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浅谈协同办公系统的部署实施

范文

徐晓玲刘卫崔伟

【摘要】随着教育信息化发展的不断深入，高校在计算机、网络建设的基础上，开展协同办公系统建设，实现办公的无纸化、网络化和协同化，本文以兰州城市学院协同办公系统为例，详细阐述了兰州城市学院协同办公系统整体架构，实践证明该系统对提高办公效率、规范办事流程有很大作用。

【关键词】协同办公信息化技术

一、引言

随着教育信息化发展的不断深入，高校在计算机、网络建设的基础上，开展协同办公系统建设，实现办公的无纸化、网络化和协同化。协同办公系统的引入对高校提高办公效率、规范办事流程、提升管理水平、实现科学决策有着重要意义[1]。

二、协同办公系统的概念

协同办公系统是在办公自动化系统发展基础上的新概念，是将计算机网络现代化办公和现代化办公功能相结合的新型办公方式[2]。它的核心是工作流，理念是协同工作。工作流（Workflow）包括能够自动运行的工作流引擎和对流程进行配置的工具，解决的主要问题是：为某个业务目标的实现，在众多的参与者之间，让计算机按预定规则自动传递信息、文档或任务。协同工作是通过柔性协作流程的使用，以网状沟通为技术目标，实现信息、业务和资源三方面的协同。与传统办公自动化系统相比，协同办公系统具有跨平台化、个性化和随时办公的特点。

三、兰州城市学院协同办公系统的总体架构

该系统架构主要包括以下几个方面：（1）用户接入层的内网门户网站平台（2）业务层的业务应用平台（3）基础数据平台（4）应用支撑平台。

用户接入层的功能如下：用户接入层通常采用B/S结构，主要担负用户与业务应用软件的

对话功能，通常由用户登录界面和单位门户网站前台构成。

业务应用平台的功能如下：整个协同办公系统的全部功能都是通过业务应用平台实现，

且业务应用平台更多关注的是功能之间的关联。对于用户接入层提出请求，业务层根据不同的请求提供不同的服务，并且返回最终结果。业务应用平台包括辅助工作平台和办公应用平台。其中辅助工作平台能实现以下功能：即时交流、短信通知、电子邮件、移动（手机）办公、查询统计、全文检索。办公应用平台是整个协同办公的核心，能实现公务管理、会议管理、信息管理以及综合办公的功能。

基础数据平台的功能如下：：基础数据平台是系统的数据存储中心，集中存储所有文档、资料和信息，并提供数据资源和信息交换服务，包括政务办公数据库、应急处理数据库、档案管理数据库、系统管理数据库。

应用支撑平台的功能如下：以工作流技术为核心，通过该技术实现政务管理、政务处理等功能，并搭建内部办公、信息门户以及内容管理等系统。通过统一用户和统一权限管理、实现用户的单点登录，对信息资源进行统一管理和维护。该应用支撑平台不但提供二次开发接口，而且提供异构系统间的集成，跨部门的业务整合等功能。应用支撑平台主要包括系统硬件平台、系统软件平台、网络平台三个部分。

四、结束语

本文以兰州城市学院协同办公系统整体架构为例，具体阐述了用户接入层、业务应用平台、基础数据平台、应用支撑平台这四个部分的主要功能。该协同办公系统充分考虑电子政务的建设需求和通用性，注重功能组合和信息资源整合，是各单位领导日常处理政务和业务的支撑系统，在提高办公效率的同时也规范了行政流程，提高了学校行政管理水平、公众服务水平和社会满意度。

参考文献

[1]徐晓玲，刘卫，崔伟.浅析无纸化办公下档案资源整合构建的策略[J].通讯世界，2016，2： .

[2] 高兰兰，徐效丽，柴大萍. 高校办公自动化系统的现状及发展方向研究 [J]. 东华大学学报：社会科学版，2013，13（2）：135-137.

[3]李灏，叶柏龙，邓军.工作流技术在协同办公系统中的应用研究[J].微计算机信息，2010，26（03）：176-177.

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