| 标题 | 电子档案整理保护存在的问题及解决策略探究 |
| 范文 | 崔运玲 摘 要：当前经济社会发展很多方面都在应用大数据技术，电子档案管理工作适度应用大数据技术，用数字形式进行相关档案资源的收集、储存工作，有利于后期的维护与利用，提升管理效率与质量。对大数据背景下电子档案管理的重要性、存在的问题及创新途径进行分析，有针对性地提出多种创新途径，推动电子档案管理的创新发展进程，是需要我们认真面对和解决的一个重要课题。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对电子档案整理保护存在的问题及解决策略探究提出了一些建议，仅供参考。 关键词：电子档案;整理保护;问题;解决策略 引言 目前，电子档案受到社会各界人士的一致好评，其具有收集简单、查阅方便、管理容易等优点，但也存在安全方面的问题。为此，构建完善的电子档案安全保障管理机制尤为重要，档案管理部门应该全面建设电子档案管理标准，加强基础设施建设，加强电子档案管理组织建设，进而推动电子档案安全保障管理机制的构建，营造稳定、安全的电子档案管理环境，保证电子档案的安全。 1电子档案安全管理的意义 电子档案管理一般需要以先进的计算机技术及网络技术为基础，因此在工作效率方面相比传统档案管理，效率要高，方便用戶使用和查询等。但是由于是借助网络，因此不可避免带有网络技术特有的缺点，那就是信息数据很容易被网络病毒及黑客等所攻击，使得档案信息资料在传送、保存、查找过程中出现信息丢失、资料泄露等安全问题，这种安全的危险性对于档案管理信息化发展来说有着巨大的影响，对人们的工作和生活带来巨大的影响。所以在电子档案管理工作中，应该使用专门的软件，建立统一的共享平台，促进数据信息的共享，提高安全性能。 2电子档案管理存在的主要问题 2.1电子档案管理模式不合理 传统的电子档案管理的工作模式基本为零散模式。该模式可一定程度节约档案管理的成本，但也会出现不同程度的问题，会导致电子档案资料的不齐全，没有完善的档案资料，就很难查找到相应的电子档案资料，整体的档案资料的应用效率就会很低，不利于电子档案管理的可持续发展。 2.2基础设施建设不到位 电子档案安全保障管理机制的构建需要有一定的基础设施进行支撑，主要包括硬件设施及软件系统等。但是，由于档案管理部门对电子档案的安全保障管理的重视程度不高，在基础设施上的投入比较少，从而导致电子档案安全保障管理基础设施的建设不到位，无法提供良好的管理环境以及技术支持，制约着电子档案安全保障管理机制的构建与发展。 2.3整体电子信息档案的精细化管理程度不足 一些企事业单位的在实际业务工作过程中会积累大量的信息，导致多种多样的电子档案资料产生，而受到传统档案管理技术的局限，导致大数据技术无法发挥出电子档案管理作用，不利于电子档案管理工作的精细化发展。 3电子档案安全保障管理机制的构建策略 3.1完善管理制度 《加强信息安全保障工作意见》中提出了对电子档案安全保障管理的指导意见，并且明确了电子档案安全保障管理机制的构建内容。工作人员可以借助密码技术，实现对其安全应急处理、监控信息安全、研发安全保障相关技术以及实施信息化规范管理等。此外，还应该制定合理的安全保障管理质量标准，用来严格要求管理人员的工作行为，保证安全保障管理工作能够切实落在实处，得到有效的开展。所以，电子档案安全保障管理部门应该根据《电子文件归档与管理规范》《电子档案移交与接受办法》以及《电子档案馆评估指标体系》等规范性文件，结合自身工作的现状，制订符合自身发展方向和管理需求的电子档案安全保障管理质量标准，进而提高安全保障管理效率，加快电子档案安全保障管理机制的构建。 3.2改进档案管理模式 传统的分散管理电子档案的模式，会造成电子档案的遗漏与丢失，不利于电子档案管理。为了更好地将电子档案管理模式融入到电子档案信息管理工作中，应改进档案管理模式，转变分散档案管理模式为集中式的档案管理模式，形成纸质与电子融合的档案管理模式，并且进一步细化整体的档案信息管理流程，让海量的档案信息得到有效的管理。另外，大数据技术可以适度整合相关的电子信息数据，满足信息的增加、删除、修改以及查询等功能，从具体的管理流程功能上提升工作效率。 3.3树立风险意识，提高电子档案的安全性能 虽然电子档案避免了查找困难、容易丢失和损坏等问题，但仍然存在着很大的风险。网络的出现必然会孕育出一些心术不正却技术高超的“黑客”。他们可以攻克网站的重重守卫，篡改文档或者使其丢失。由于电子档案从空白到完善需要经历好几个阶段和步骤，从生成到共享，每一步都蕴含着无形的危险，如果档案管理人员没有发现这些隐形的危险，就不能做到对症下药。电子档案无论是对个人还是对企业单位的重要性都是不言而喻的，管理工作人员务必拥有面对随时可能出现危险的意识，对平常运营和管理中经常出现的危险熟记于心，对于破解这些危险的方法更要牢牢掌握，以谨慎从容的办事心态面对无形的风险，争取将危险消灭在萌芽状态。 3.4加大对电子档案的安全保障管理投入 电子档案安全保障管理机制的构建，除了要考虑到制度的完善，人员的培养以外，还应该注重电子档案安全保障基础设施的建设问题，尤其是电子档案的存储环境和数据安全保障方面。第一，在选用电子档案存储载体方面，必须要选用高质量、性能良好的存储载体，减少存储载体损坏的几率，延长存储载体的使用寿命，保证电子档案储存安全性;第二，电子档案管理人员要定期对存储设备内的电子档案进行重新拷贝，必要的情况下可以转移到新的存储载体上，以此保证电子档案信息的可持续应用。 结束语 电子档案安全保障管理机制的构建要从电子档案基础设施的建设，管理人员的意识培养，业务能力的提升以及安全保障制度的建立等方面入手，不断改善电子档案存储环境，提高电子档案安全保障管理水平，提高电子档案存储的安全性与可靠性，为电子档案的信息化发展提供安全保障。 参考文献： [1]张艳丽.当前形势下电子档案整理保管及应用相关问题研究[J].科技经济导刊，2019，27（27）：242. [2]杨天骄，牛文贺.浅谈电子档案的安全管理[J].机电兵船档案，2019（02）：117-119. [3]李莹.电子档案整理保护存在的问题及解决策略[J].办公室业务，2017（11）：96. |
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