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团队项目量化管理有效沟通率的研究及应用

范文

张凌霄王海峰

摘要：本论文通过对企业经营管理中小团队项目管理量化指标的研究，以及对研究结果的合理应用，结合济南XD公司阿米巴经营模式中小团队在工作中的实际情况，全面分析了济南XD公司小团队的量化管理体系，并以此为基础，以量化管理相关理论知识为指导，发现了济南XD公司以往现有的量化指标中的许多不足和问题，阐述了以往现有的量化指标的不足和缺陷所在，指出了建立起新的量化指标的必然性和关键性，并从企业经营发展的角度分析了新的量化指标提出和建立的可行性和重要性。最终目的可以提高企业的竞争优势，使得企业可以得到更高水平的发展。

关键词：项目管理量化指标;量化管理;小团队;竞争优势

1.设计原则

从核心小团队人员的基本特点和量化管理现状出发，完善核心小团队人员的量化体系指标应遵守如下原则：

（1）个人量化和团队量化相结合

（2）重视量化指标改进的反馈沟通

（3）参考弹性工作制

（4）工作结果指标和工作过程指标相结合

2构建思路

新的量化体系指标的构建思路是本着规范量化体系的原则进行，即首先制定科学的调研计划，对实际情况进行调研，然后对调研结果进行分析，在调研分析过程中及时存储相关信息，合理的分析指标中分指标的权重构成，并配套相应的反馈沟通机制，最终合理的应用量化指标结果。

（1）科学的制定调研计划

量化管理指标调研作为整个量化指标构建模型的第一步，合理且科学的计划是整个量化管理指标构建的起点，所以慎重的制定调研计划至关重要。

（2）合理的选择调研方法和周期

调研方法应该针对公司和人员的特点进行选取。对于公司来说，调研方法应该取决于调研的最终目的，在不影响公司正常经营的情况下进行。对于员工来说，调研方法应该取决于员工的特点和工作性质，多长时间进行一次调研，调研的方式，以及如何打消员工顾虑，都是选取调研方法需要参考的因素。

（3）科学的设定分指标占总指标的权重

调研分析后，对于构成总指标的分指标，应该根据调研结果和实际情况，结合相关理论基础和知识，得出科学的权重配比，同时选择实例团队进行试用，减小理论和实际的误差，取得最合适的权重，构建最合适的量化指标。

（4）设定相配套的反馈沟通机制

在实例团队试用新的量化指标时，应该配套试用相应的溝通反馈机制，鼓励员工对新的量化指标提出问题，反馈问题，及时备份问题数据，做好数据分析，对指标中不合理的地方进行修改，使得新的量化指标可以更科学化、人性化、合理化，从而达到构建新的量化指标的目的。

（5）合理的应用新的量化指标结果

合理的应用新的量化指标结果，要根据不同的岗位配比不同的权重分指标，例如项目开发小团队和营销小团队就不能配比同样权重的分指标，而要考虑工作岗位的特点，配比不同权重的分指标，构建最合适岗位的新的量化管理指标。

（6）新的量化指标应用情况及时跟踪

对于新的量化指标应用情况应该及时进行跟踪调研，发现新的量化指标中存在的不合理的地方，和被量化人员通过沟通等方式协商出一个最优结果，不断的优化量化指标，从而得到适用性最强，实用性最强，应用性最强的新的量化指标。在及时跟踪的过程中，要注意对应用结果进行收集和存档，数据的收集和存档是为了给新的量化指标的更新提供最客观的依据，新的量化指标的更新不能光凭感觉，也不能光凭反馈，要根据小团队应用后所带来的能力提升数据和企业应用后所带来的业绩提升数据作为参考，客观、准确的进行不断优化更新。

3新量化指标有效沟通率模型建立

本论文中新的量化指标——有效沟通率是针对IT企业小团队进行展开的，因此实例部分均以济南XD公司中的小团队为例。

确定本次新的量化指标模型建立的计划，研究对象是济南XD公司的项目小团队，采用问卷调查法和实地调查法等调研方法，调研对于新的量化指标设立员工的反应。在此次调研中，向员工明确表示了本次调研结果完全不记名的方式，不会对个人有影响。同时也调研了相关公司领导对于此次新的量化指标设立的态度。调研结果如下图所示：

由调研结果可以看出，大多数员工和领导还是对本次调研和试用持支持态度，于是选取了其中一个契合度最高的团队作为了本论文的实验小团队，也是本章论文以下称的实例。

考虑到调研小团队人员担心隐私问题，于是采用不记名问卷调查的方式调研后续相关数据。为了针对有效沟通率这一信息传达程度进行科学合理量化，采用实地调查法调研公司运营支撑系统记录的往年信息传达所采取的方式，主要有同级传达、跨级传达和文字传达三种方式。且各占比重如下图1-3所示：

以管理学相关基础理论和知识为基础，通过查阅相关文献资料，结合调研得出的公司信息传达的方式所占权重，得出新的量化指标有效沟通率应该具有四个分指标：同级传达率、跨级传达率、文字传达率、个体理解差异率，有效沟通率的最初量化公式为：有效沟通率=同级传达率*55%+跨级传达率*30%+文字传达率*20%-个体理解差异率*5%。这四个分指标都具有主观性，为了便于量化管理，要对其进行客观量化处理，把每一项分指标都化为0-1里的区间值，即按照工作任务要点（信息传达要点）的每一点理解程度进行量化，更通俗的来说，即每个员工对于每次工作要点复述情况来进行量化，能完全复述即得分为1，可以复述80%即得分0.8，复述50%即得分0.5。以此作为定量标准。即最终确定的有效沟通率模型为：有效沟通率=同级传达方式复述率*55%+跨级传达方式复述率*30%+文字传达复述率*20%-个体理解概括复述率*5%。则有效沟通率该量化指标越高，代表着该小团队信息传递能力越强，信息消化能力越准确，业务水平越高。

这一量化公式是通过理论得来的，具有一定的参考性，为了保证科学性和合理性，于是对实例小团队进行实例试用验证更新，通过实验减少理论和实际的差异值，力求获得最佳分指标权重构成。

在新的量化指标在实例小团队试行的同时，实验同时配套推出了相应的反馈沟通机制，并设置了相应的激励政策，鼓励实验者积极实验、主动思考、提出问题，促进实验的高效进行，以及实验结果的真实性。反馈沟通机制如下：

1.实验者应自觉、积极的记录新的量化指标相关实验数据。

2.实验者每次向实验组反馈问题并提供参考数据，如问题具有研究价值，则由公司提供100元奖金，随下月工资发放。

3.本次实验者反馈问题均采取匿名制度，仅由实验组内部知晓并确保数据不会流出。只有被奖励者将由实验组向公司统一汇报名单。

4基于济南XD公司小团队有效沟通率应用

本次实验持续追踪了该项目小团队为期一个季度的项目工作情况，下面将通过真实数据展示有效沟通率的建立对于小团队工作质量的提升。以下选取销售合同管理这一模块部分数据进行展示。

通过从济南XD公司运营支撑系统中导出的一月份客户经理满意度调查表和收入统计表可以看出，该团队虽然已经连续做了客户公司项目两期之久，但是还是存在同客户沟通能力差，业务问题理解程度低等问题，进而导致客户对项目价格定位态度也处在一般水平，这就直接影响了该小团队可以为公司创造的价值。

于是针对此问题，实验组给出了提升有效沟通率的方法：

1.针对跨级传达提升跨级传达率的方法

2.采用传达后被传达者反问，或者传达者随机提问的方式进行提升。应用实例：项目经理向开发工程师进行需求讲解。需求人员同客户项目经理沟通需求功能点。

3.针对同级传达提升同级传达率的方法

4.采用多轮次的方式进行提升。举例：需求设计师同开发工程师传达功能点业务逻辑时每天早上说一次，中午说一次，晚上说一次。

5.针对文字传达提升文字传达率的方法

6.采用规范公司信息传达文件格式，以及由小团队人员轮流书写小团队内部信息传达文件的方式进行提升。

7.針对个人理解差异降低个人理解差异率的方法

采用定期开展头脑沙龙的方式进行提升。定期在小团队内部推荐一本书籍，然后在大家阅读完以后交流阅读心得，使得大家增加互相的了解程度和理解方式，减小个人理解差异率。

为了减少实验的无关变量，排除小团队成员这三个月内对于销售合同管理模块业务学习所带来的实验误差，实验组选择全新的业务模块回款管理模块进行了有效沟通率的调研。调研结果如下：

通过以上数据的对比可以看出：经过新的量化管理指标——有效沟通率的建立，以及针对提高有效沟通率所采用的小团队改进办法，随着有效沟通率的提高，客户对于项目小团队的满意程度在不断提高，项目开发进度在总人天相差不大的环境下效率有着提高，同时项目在安全缺陷测试过程中所产生的安全缺陷在减少，小团队为公司所创造的价值也在不断的提高。证明了新的小团队项目管理量化指标——有效沟通率会对IT企业中小团队提升团队业务水平，提高项目团队收益存在着实际应用意义。

5小结

通过济南XD公司小团队为实例，实验求证了新的量化管理指标有效沟通率的建立和针对有效沟通率提升给小团队项目管理所带来的提升，解决了现有小团队项目管理量化指标所存在的部分问题，阐述了新的量化管理指标为小团队业务能力带来的提升，公司生产经营带来的价值。

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作者简介：

张凌霄（第一作者），临沂大学信息科学与工程学院，男，汉族，1997年生，山东济宁人，本科，研究方向为项目管理。

王海峰（通信作者），男，1976年生，博士，教授，硕士生导师，研究方向为高性能计算，大数据分析，中国计算机学会会员。

单位：临沂大学信息科学与工程学院。

本课题得到山东省重点研发项目（No. 2018GGX101005，2017 CXGC0701，2016GGX109001），山东省自然科学基金面上项目（No. ZR2017MF050），山东省高等学校科学技术计划项目（No. J17KA049）资助。

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