| 标题 | 浅谈火电工程档案质量全过程控制 |
| 范文 | 韩静 摘 要：火电建设项目是一个涉及面广、建设周期长、工序复杂、作业难度大的系统工程。档案管理贯穿于项目建设活动的全过程。加强档案管理全过程控制，对提高项目档案质量有着重要意义。本文从档案管理全过程控制的人员、制度、形成、收集和验收等环节出发，浅谈对档案管理全过程控制的方法与途径。 火电工程档案是火电建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程的真实历史记录，是建设过程中直接形成的第一手材料。它反映了工程质量的全貌，是全面鉴定工程质量的见证和支撑，是项目竣工驗收、机组达标投产考核和工程创优的不可或缺的组成部分，更是机组安全运行的保障，以后进行检修、改造和改扩建的重要参考和依据。 一、火电工程档案的特点 火电工程档案的特点，将会决定火电工程档案全过程管理中采取什么样应的措施。那么火电工程档案有哪些特点呢？ 一是项目档案形成周期长。项目从酝酿、决策、跑办到开工建设，再到建成投产，时间跨度往往会长达几年甚至十几年时间。这种情况会给档案管理带来很多不利因素，如经办人员变动，文件材料未能及时移交归档;保管不善，导致文件材料缺失不全等。 二是项目档案产生涉及单位多。火电建设项目系统庞大、专业多样、涉及面广，因而在整个建设过程中，大体要涉及到国家或地方行政部门、勘测、设计、施工、调试、监理（监造）、设备厂家等众多单位或部门，而它们又分属不同的系统。但是它们都要产生与项目相关的文件材料，都是项目档案的重要组成部分，这就为项目文件材料的收集带来了困难，也为项目档案的统一协调管理带来了困难。 三是项目档案数量庞大。以新建2×600MW火电建设项目为例，包括立项文件、设计文件、招投标文件、合同文件、项目管理（资金、进度、安全、质量）文件、土建施工文件、安装施工文件、调试文件、监理（监造）文件、竣工验收文件、竣工图、设备文件、生产准备文件、试生产文件等，根据文件的形成规律和成套性特点，以及建设单位对档案组卷的不同要求和习惯，会形成7000∽10000档案案卷。 四是产生与保管使用单位分离。火电建设项目竣工后，项目参建单位应将产生的与工程相关的全部文件材料，进行收集整理组卷，最后向项目建设单位移交归档，由建设单位进行保存和使用。产生与保管使用档案的这种分离，也容易造成参建单位不重视建设过程中科技文件材料的形成和积累。 二、档案全过程管理重采取的必要措施 由于火电工程档案的唯一性和不可复制性，因此在工程建设中必须同步做好项目档案管理，而对项目档案的全过程控制是实现工程档案齐全、完整、准确极为重要的环节。如何做好项目档案的全过程管理，我认为应该在保持火电工程档案管理通常做法的情况下，还应重点做好以下工作： 一是项目前期指定专人负责文件管理。在项目前期跑办过程中，面临工作人员变动大，办公场所不固定，外来文件比重大等特点，指定专人负责项目立项文件管理很重要。这样就可以及时对收到的文件进行收集、登记;在项目工作人员变动时，及时与离职人员办理文件交接;平时在提供利用时以复印件为主，保证了前期文件的齐全、完整、原件不受损坏。 二是提前介入项目招投标和合同管理。合同具有法律赋予的约束力。档案部门应参与项目招投标工作，将档案管理要求列入招标文件中，在合同条款中明确各参建单位、设备厂家的职责，以及竣工档案的归档范围、编制质量、移交时间、套数、归档与违约责任等。合同就是参建各方参与项目档案管理的最根本的依据。 三是统一档案标准，推行档案交底。工程开工准备阶段就应该对项目档案工作统筹布局，及早明确各级档案管理职责，结合国家、行业标准结合项目实际情况编制完善的档案制度体系，明确各项管理要求。并且，在工程整体开工前、单项工程开工前、单位工程开工前，都要采用档案交底的形式，将档案管理要求传达给各参建单位和参加工程建设的技术人员、档案人员，使他们都清楚在工程建设过程中都应该遵守哪些档案规定。从源头上把握档案管理质量关，确保项目档案的完整、准确和系统。 四是实现档案超前控制，做好工程文件管理。俗话说“巧妇难为无米之炊”，工程文件就是档案人员“烹饪”的原材料。工程文件的质量直接影响着竣工档案的质量。项目施工阶段是项目文件材料形成、积累的关键阶段，因此也是我们进行档案管控的重要阶段。首先要保证工程文件格式符合技术标准的要求，明确文件编号规则，保证编号的唯一性;其次加强工程文件流转，各参建单位专业技术人员保证文件中数据真实有效、图实相符、签署完备;最后，各参建方档案人员做好工程文件的收集和积累，符合工程文件形成规律和质量监督部门检查的要求。过程中发现问题，及时解决，将问题消灭在萌芽状态。 五是开展立示范卷活动。在工程建设进入尾声，土建、安装单位工程多数已完工，则进入档案整理和预立卷阶段，重点要抓好组卷的合理性问题，更需要严格控制，只有这样才能保证纸质文件材料的形成规律和系统联系。为使整个项目竣工档案做到整齐划一，案卷题名规范、编目准确和卷内文件排列合理，可在每个参建单位找一个单位工程作为立卷编目的样板，作为“标准器”进行学习参考，既保证统一规范，又有直观了解，效果显著。 六是将档案部门纳入工程款和质保金审核程序。通过经济制约手段，建设单位档案部门可以根据参建单位在项目建设过程中是否做到档案管理“五同步”，是否及时认真地完成工程文件材料的积累、整理和归档，竣工档案质量是否符合标准要求，是否满足合同中档案条款等情况，来决定支付工程进度款、尾款和质保金等。避免出现工程款等已支付，导致档案部门多次向参建单位催要应归档案卷，或虽然移交但档案质量不符合要求的情况。 七是严格进行档案移交审查。竣工档案验收移交是档案部门控制项目档案质量的最后一道关口。重点对移交的项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性及案卷质量进行审查。建设单位应组织监理单位、施工单位的人员，从不同的角度，分别对项目档案进行全面的、逐卷逐页的档案审查和技术审查，共同对档案案卷质量把关。如果发现问题，责令限期进行整改，直至符合规范要求，才能进行移交。 总之，火电工程档案管理是项目管理的重要组成部分，档案质量也是工程质量的重要组成部分。必须要对档案管理的全过程进行控制，不断完善档案质量控制和档案监督机制，切实提高火电工程档案的质量。虽然过程较为复杂和繁琐，涉及的时间周期较长，涉及的单位较多，涉及的范围较广，但是通过采取必要的措施和手段，加强档案管理，必将得到完美的结果。 参考文献： [1]《论如何做好档案管理过程控制》、马蓬华、《兰台世界 》2014 [2]《电力工程档案质量管理控制要点探析》 张淑婷 《中国高新技术企业》2015 |
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