| 标题 | 关于大中型项目文控管理的研究探讨 |
| 范文 | 白杨 摘 要：项目的顺利推进，离不开文控工作，文件管理贯穿于整个设计项目的始终，在项目中发挥着不可替代的重要作用。文控管理使项目的文件资料处于一种受控状态，提高了项目的管理质量。本文以福建长汀催化剂项目举例，希望能为文控管理工作人员提供有益的借鉴。 关键词：设计项目;文件资料;管理 文控管理工作是大中型设计项目不可或缺的一项工作环节。大中型项目参与专业和人员较多，项目内外部各种文件来往频繁且复杂，需要专职的文控人员进行管理。在此，本人以负责文控工作的福建长汀催化剂项目为例子，对文控管理提出一些意见，以供大家研究探讨。 1、项目概况 中国石油福建长汀催化劑项目是中石油集团对长汀县进行对口技术帮扶的重要项目。项目的规模较大且为全厂性建设项目，主要包括项目的装置主要包括催化裂化催化剂装置、辅助原材料装置、配套的公用工程设施、生产辅助设施等共计24个单项工程，图纸文件资料较多，需要文控人员整理记录，在需要某项资料时，能够快速查找提供相关文件。 在详细设计中，由于装置设施多设计工作负荷较大，主体院建筑、结构设计人员紧张，为保证工期要求，特委托甘肃省土木工程设计研究院有限公司、天华化工机械及自动化研究设计院有限公司、甘肃省建材科研设计院三家设计院进行分包设计。由于三家设计院的设计习惯、标准不同，需要文控进行协调控制，确保各单项工程出版图纸设计风格统一、执行标准统一，达到工程设计项目质量，满足建设单位及施工单位的要求。本文就对此设计项目中的文控管理进行研究探讨。 2、文控管理 文控是文件控制管理的简称。 设计项目文控管理就是指在设计项目过程中对文件的分类、处置和保管。规范项目文件控制工作，建立有序、可控、可追溯的文件管理体制和方式，对文件的发布、流转、审批、版次、分发、移交、归档、利用进行管理，对文件的流转状态进行控制，保证文件运行中所以过程均有记录，均可追溯，项目结束后可以自动实现移交归档，实现文档一体化管理。【1】 3、大中型项目文控管理方法 在中国石油福建长汀催化剂项目中，文控工作主要分为三个方面。 3.1项目内部文控管理 项目开工后，由文控工程师编制项目统一规定发给各个专业设计人员，明确设计文件格式及编号标准，设计文件包括目录、说明书、表格、图纸、计算书、设计变更、材料代用单等。保证设计资料按照统一规定中编号规则进行编制、文件格式与模板统一。为保证设计文件的可控与可追溯，所有来往文件都需项目文控接收与发送。文控要对所有的项目文件进行编号，保证编码具有唯一性，并对项目文件分类保存，确保项目文件科学管理。 文控人员需要认真全面的管理文件，设计文件发布时，要审阅文件的日期、版次、图签、编号等，并登记文件的发送状态，确保项目文件在运转过程都有详细的记录，都可追溯，以便有效管控项目文件。 文控人员要严格执行公司规定的保密制度，做好文件资料的保密和守密工作，对设计文件的知识产权进行保护，只能将相关文件发给相关专业，不可将资料外发无关人员。也要做好纸质文件的防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料的安全，以便在项目结束时对项目文件进行最终归档。 文控人员应每周编制项目周报明确各专业本周完成的工作内容与下周的工作计划，发予公司领导审阅。 3.2设计分包中的文控管理 福建长汀催化剂项目设计内容较多且工期紧张，为了保证项目的顺利推进，特委托天华化工机械及自动化研究设计院设计硫酸铵-氨氮处理装置，甘肃省建材科研设计院设计产品库房土建部分，甘肃土木工程科学研究院设计厂前区行政生活设施、公用工程设施、储运设施、生产设施的土建部分。 在与设计分包单位文件往来中，要求各个分包单位设立专门文控人员的收发资料，项目文控与各分包单位文控一对一传送文件，再由文控专员对收到文件进行分类识别，登记存档并发送给相关设计人员，这样可以有效的控制设计文件。主要工作分为下面五点： （1）对分包设计单位的文控人员进行了严格培训，使其了解总体院的设计风格、文件编号规则等，保证最终成品文件风格统一。并对设计分包单位签署了保密协议，资料不得外传，使设计文件知识产权具有保障。 （2）发送给各个分包设计单位的设计条件扫描存档并登记在设计条件发送表中，写明设计条件编号、条件具体名称、发送时间等作为文件管理依据。 （3）收到分包设计单位的电子版图纸格式、编号进行审核，是否按照项目统一规定编制，无误后发送给下游专业设计人员，并登记到外来文件接收表中。 （4）对于分包单位出版设计文件，检查签署是否齐全、盖章是否有效，对设计关键部分由专业工程师审核把关，经过严格审核后方可批准出版，发给建设单位用于施工。 （5）建设单位发来的审图意见、工程联络单等，先发给专业工程师进行审核，审核后对同意建设单位修改的部分签署后发放设计分包单位。对不同意修改的意见，由总体院统一与建设单位沟通协调并说明原因。 3.3项目外部的文控管理 设计项目中，外部的文控工作主要是与建设单位的文件往来。在福建长汀催化剂项目，同样是建设单位文控与设计文控一对一传送资料，保证文件往来的单一性，使文控人员成为文件收发的唯一有效通道。主要工作分为下面五点： （1）对外发的文件进行分类登记并建立独立的文件夹存放文件，如：MR文件发送表、函件发送表、图纸发送表等。 （2）对建设单位发来的文件资料检查编号、签署、盖章是否齐全，专业工程师审格同意后根据内容对文件分类登记，转发给相关设计人员。 （3）对于供货商、施工单位、检测单位等协作单位提供的设计项目有关的文件资料都经过业主文控审阅盖章后发至设计文控，保证建设单位所发的任何文件，都是有据可查、有效的文件，使业主及时了解项目的真实动态。 （4）收到供货商的订货资料时，首先检查厂家是否签字盖章，其次建设单位是否对资料进行确认盖章，最后订货资料需根据MR文件要求标明具体的设备位号，如都合格方可接收资料，登记后发予设计人员。 （5）设计成品图纸在检查图纸签署、图签格式、图纸编号全部合格后，及时发予建设单位进行现场施工，施工蓝图与PDF电子版图纸同时发送，保证纸质图纸与电子版图纸名称内容完全一致。 4、不足之处与改进办法 4.1提高信息化水平 在福建长汀催化剂项目中，虽然采用了专业的文控办公软件Project Wise（简称PW），但是利用率较低。希望在未来的大中型项目中，加强对PW软件的开发使用，争取实现文控管理电子化办公。在项目运作过程中，电子文件资料都可以上传到PW软件中来进行存档，保证了设计项目资料的完整性;各个专业都可以登录PW软件来查找需要的文件资料，节省了时间;在PW软件中构建清晰、合理设计项目文件目录，提高文件和数据查找的准确、便捷程度，能够实现设计文件的全过程追踪及查询。 5、结论 文控作为项目运行过程的中转站，集中了大量的文字信息，掌握了项目的最新动态，拥有所有项目文件资料，是设计项目运作过程中不可或缺的控制过程。作为文控专员，我们要在工作中学习总结文控管理经验，保证在整个项目进行中文件都处于受控状态，并且严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。在未来的大中型项目中，采用先进的软件系统进行文控管理，提高信息化标准。同时，也要加强学习，提高自身素质，增强工作水平，寻找更高效的文控管理模式，为公司的发展贡献力量。 参考文献： [1]邵化梅.总承包项目文控管理初探[J].电力勘测设计，2010，4：76-78. |
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