| 标题 | 基层检察院数字档案室建设 |
| 范文 | 赵燕 罗飞 摘要：随着互联网时代的到来以及司法改革进程的进一步加速，检察档案工作也面临新形式、新挑战、新需求、新机遇，建设数字档案室是未来检察档案管理工作发展的必然趋势。笔者结合基层检察机关档案实际工作情况，对基层检察院建设数字档案室面临的现状、问题及原因提出有效解决措施。 关键词：数字档案室;检察档案;现状;措施 一、基层检察院档案工作的现状、问题及其原因 （一）检察档案归档问题多 在检察档案工作中，为了保持文件之间的相关性和保证文件的完整性，应该在案件办理完毕后对相关的文字、声像材料尽快加以整理并归档。但是在实际检察工作中，检察档案尤其是诉讼类档案在案件办理完结后不按要求整理、不及时移交归档的情况比较常见。部分检察干警存在重办案轻档案的问题，对于怎样准确把握犯罪事实、运用相关证据证明犯罪事实注重的多，而对档案资料的完整性、规范性、及时准确归档关注的少。不及时归档不仅会给档案管理部门带来极大的不便，也会影响到检察档案的利用。同时，在立卷过程中存在档案编号随意、档案排列无序、档案移交手续不规范等情况，检察档案的功能被严重制约，难以发挥更大的效用，使档案利用的便捷性大大降低，进而影响了检察档案的利用。 （二）档案人员业务水平低 档案专业人才缺失。长久以来，基层检察院引进或招录的都是法律专业人才，极少招录过档案专业人才。甚至在一些基层检察机关内部，检察档案工作被认为是一个副业，将档案管理工作岗位作为老同志发挥余热的平台，或者作为新入职干警熟悉工作的途径。 档案人才配置受限。受司法改革的影响，检察院转隶人员较多，导致人才流失，以我院为例，办公室正式员工仅有2人，人员不够导致档案员需要兼顾办公室其他工作，面对基层日益繁重的工作量以及不断提升的工作标准，档案员很难有精力、有时间关注检察档案的开发利用，一旦人手不够或是任务繁重，便将档案员作为机动人员，随意调派。 档案员专业培训有限。档案工作培训较业务部门，专业培训与跟班参训的机会较少，档案员虽然通过网络视频学习、咨询相关单位等方式学习了档案专业知识，但仍不能应对检察档案岗位需求。长期如此，必会影响了检察档案管理工作，进而影响检察档案利用工作。 （三）检察档案安全无保障 在当前的网络环境下，面对黑客、木马病毒等威胁，检察档案的安全保密工作也面临极大的挑战。基层检察院在数字档案室建设的过程中，安全保密工作与数字化进程同步发展难以兼顾。主要表现在：硬件设施、设备未能按相关要求配备齐全，缺少中心机房和专门的服务器;档案软件未能跟上数据安全存储的步伐，库房电子眼未能实现全覆盖、无死角。 二、下一步的重点工作和相关措施 （一）加强档案归档工作，提高档案质量 提高思想认识，增强档案意识。检察干警要转变思想观念，增强档案意识和提高服务意识，为检察档案的利用工作开展奠定基础。针对检察干警档案意识不强的情况，应将档案工作纳入党组议事日程，将是否按照规范化要求及时归档纳入年度考核内容。高度重视档案工作中亟待解决的人员、设备、经费等具体问题，充分满足档案软硬件设施，使其能够适应档案工作的要求。检察档案管理部门要加大《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规的宣传力度，使得全体干警明确檢察机关的所有档案都应由档案管理部门集中统一保管，各部门或个人不得私自存留，从而提高全体干警的立卷归档意识。要转变“重办案轻档案”的思想观念，增强时间观念，案件办理完结后，案卷材料及时整理、装订、移交档案室归档。重视档案材料的完整性和规范化，做到档案材料保存完整，有保存价值该归档的都要归档。在整理材料过程中既要注重数量，也要注重质量，并严格依照归档工作标准，避免归档案卷中页码缺失、顺序错乱等问题，确保归档质量。 健全归档制度，提高档案质量。检察机关档案部门应积极建立健全立卷归档各项制度，规定各业务部门和文书处理部门定期将已办结案卷材料和处理完毕的文书材料整理后移交档案室归档，归档的案卷材料、文书应完整齐全，达到《档案法》及国家档案局、最高人民检察院规定的案卷、文书的归档标准。 （二）提升档案员业务水平，培养专业人才 提升人才素养，注重工作衔接。档案工作具有一定的专业性，结合实际工作，笔者认为可以从以下几个方面着手：注重引进或招录档案专业人才，专业的事情交给专业的人做;通过跟班学习、系统学习、档案工作教育培训等方式，增强档案人员业务能力，提升专业素养;新老档案员之间要加强工作上的衔接，做到手把手教学，使得新档案员能尽快熟悉检察档案工作。 明确职权划分，保障工作开展。各级领导要加强档案工作的组织领导，合理配置档案人员工作，档案人员工作上遇到难题要积极寻求上级、同级之间的支持和帮助，确保档案工作能够顺利的开展。 加强后期学习，保障队伍稳定。营造主动学习的良好氛围，并给予档案人员外出培训、挂职锻炼、职位晋升等机会，使其能够实现自身与职业的共同发展，做到既留住人也留住心，保障专业队伍的稳定性。 （三）构建安全体系，防止信息泄露 检察档案包含了大量的个人信息和隐私，有的甚至包含国家机密和商业秘密，国家法律监督机关的权威和尊严与检察档案的妥善保管密切相关，结合基层检察院实际情况，笔者认为可从硬件、软件、人员三个方面加强联动，构建安全保障体系。 保障硬件。保障硬件专业化配备：以高标准建设档案室，将阅览、整理、库房三室分开，保证原始纸质档案存储规范、合理、安全;按高要求建设中心机房，采购专业服务器，配备高性能微机，存放纸质档案扫描件，从硬件上确保数字档案的安全储存;合理布置电子眼，实现库房监控全覆盖、无死角。 提升软件。升级软件保护数据：按高要求采购单机版或网络版的档案管理软件，进行身份识别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪等安全保密措施，在保证档案数据安全的同时确保全体干警可以在自己的电脑上通过申请权限来查阅档案，充分做到档案查询更快速、更便捷。 参考文献 【1】黄婉.检察机关数字档案室建设问题研究，珙县人民检察院网，2011。 |
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