| 标题 | 人民银行国库会计档案电子化管理探析 |
| 范文 | 任驰 摘要：随着国库会计核算电子化快速发展和国库会计核算业务量的不断增加，国库会计档案电子化管理需求日益迫切。本文结合广西国库会计档案管理的现状，指出档案管理存在的不足，结合国内先进的会计档案电子化管理经验，提出国库会计档案电子化建议。 关键词：国库 会计档案 电子化 一、人民銀行国库会计档案管理现状 依据《中国人民银行会计档案管理办法》，国库会计档案是指人民银行各级国库部门在处理会计业务过程中接收或形成的，记录和反映经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 国库会计档案分为会计凭证、会计账簿（包括总账、分户账、重要单证和重要印章的领发、保管和缴销登记簿、国债登记簿等）、会计报告（包括本级或汇总全辖的会计报告、预算收支报表、库存日报表、余额表等）和其他会计资料四类，保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。 （一）国库会计档案以纸质会计档案为主，档案管理工作量大 1.纸质会计档案多。如2019年广西区分库经理的三级11个库共产生会计凭证及附件20.3万张，同比增长13.47%，装订1129册，平均每天4-5册，最高达7册。预算收支报表、账表195册，各类登记簿25册;各中心支库年均装订会计凭证600册左右，平均每天2-3册;各县支库年均装订50册左右，平均3-5天一册。大量的纸质国库会计档案需专人整理、装订、保管，工作量大，工作效率低。 2.档案管理分散。一方面，同一部门产生的会计资料，保管分散。如核算部门当年形成的会计凭证和收支账表等，在会计年度终了后，可由本单位核算部门或会计监督部门临时保管一年，再移交综合档案管理部门统一保管;而各类登记簿、专夹保管的查询查复书、与事后监督部门（或事后监督员）的会计资料交接清单等其他资料，则由会计主管保管。另一方面，各级国库会计档案由各行自行管理，各中心支库和县支库需按照本行综合档案管理部门的要求编制档案号，不利于国库会档案的统一管理和调阅。 3.保管条件有限。会计资料在移交档案管理部门之前，大多国库部门没有专门的档案室，无法达到防潮、防虫等档案室的配备要求，不利于会计档案的保管。 （二）国库会计档案管理电子化水平低 一方面由于核算部门与档案管理部门对电子档案的认识和理解不一致，一些可电子化管理的资料仍需形成纸质档案。如国库数据集中系统中支付系统来往账清单、系统日志等，保存为电子表格或文本格式，易于读取和利用，且可节约大量纸张;而档案保管部门则认为电子表格或文本格式的文档不符合电子档案不可篡改的条件，因此不受理国库从系统导出的、以磁介质保存的电子会计资料作为电子档案管理。 另一方面，因未建立电子档案管理系统，纸质会计资料不能形成会计影像资料，作为电子档案保管;而直接通过计算机等设备形成、传输和存储的电子会计资料，无专门的电子档案系统管理。虽然广西区分库开发了查询系统，收集财税库银税收收入入库流水、TCBS各项预算收支报表等电子信息，对电子信息充分利用，但目前尚不能作为电子档案系统管理电子档案。 （三）国库会计档案利用水平低 由于国库会计档案以纸质档案保管为主，对会计档案利用手段，主要是现场调阅，缺少必要的科技手段对会计档案进行分析与信息共享。如针对国库业务的各项检查，必须现场调阅资料，耗费大量人力物力，无法实现系统化、精细化、科技化的数据进行针对性检查。 二、 国内商业银行会计档案管理经验 （一）统一制订会计档案管理制度 如工行，为进一步提高全行档案管理的精细化、规范化、现代化水平，对各机构档案工作开展情况进行有针对性的调研，制定档案工作的指导意见，并从档案管理的工作体制机制、档案安全保密管理、基础设施建设、电子化档案管理、档案法制意识等方面制订实施细则，确保会计档案管理工作有章可遁。 （二）统一开发功能强大的会计档案系统 如工行和交行，由总行统一开发会计档案系统，集数据采集、业务校验、事后监督、档案管理于一体，系统自动处理的业务则自动形成电子档案，人工处理的业务则分片区集中采集数据，将纸质会计资料形成电子影像，与业务系统数据进行匹配和校验，形成电子档案，以便于事后监督、档案归集管理和调阅。 （三）高度集中的管理 1.纸质会计资料集中管理。如工行南宁市及下辖六县100多个网点的会计资料，由各网点采用邮政专递方式将当日形成会计资料打包送至区分行营业部，再由营业部统一将纸质资料形成电子影像，上传至会计档案系统，而纸质资料塑封后由档案部门统一保管; 2.事后监督工作集中。工行广西区分行设立三十余人的事后监督部门，对全区所有网点业务统一进行事后监督，便于全面掌握各地区、各网点业务情况。 3.数据管理集中。所有数据都保存在总行系统数据库中，由总行设置分级调阅权限。各分支机构按照职能分工设定会计档案调阅权限，便于今后会计档案调阅。 （四）采用先进的数据处理技术提高工作效率。 1.集约型数据采集。工行由于网点多，客户多，纸质会计资料的数据采集由后台统一完成，采用二十余台高速扫描仪器，每天完成几万份的资料的数据采集工作。 2.先进的数据存储技术。由于电子档案与纸质档案的保管期限一致，大量的数据需保存10年、30年或永久保存，各行采用可扩展的存储空间、虚拟化技术等保障电子档案存储;对会计档案进行分级管理，超过一定年限则采用离线方式保存等。 （五）依托云计算进行数据处理 当前，大数据应用越来越彰显其优势，是一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。大数据技术的战略意义不在于掌握庞大的数据信息，而在于对这些含有意义的数据进行专业化处理。从技术上看，国内商业银行的大数据应用依托云计算的分布式处理、分布式数据库、云存储、虚拟化技术，有利于提升电子档案数据的利用价值，并解决档案存储空间问题。 三、相关建议 （一）建立电子档案管理规章制度，促进电子档案管理规范化 为确保国库会计档案电子化管理有章可循，应加快建立电子档案管理相关规章制度，明确管理标准和体制，从根本上保证电子档案管理的规范性。针对国库会计档案管理量大、种类繁多、纸质和电子信息并存的特点，从档案管理工作机制、安全保密管理、电子化管理等各个环节制订详尽规章制度，促进国库会计档案电子管理精细化、规范化。 （二）开发一体化系统，加快实现档案电子化管理 1.建议开发统一的集数据采集、業务处理、事后监督和档案管理于一体的系统，实现各级国库业务事前监督、事中控制、事后监督、档案管理流水线处理。国库业务处理完毕后，系统针对不同的会计资料，采取不同的策略形成电子档案。对于纸质的会计资料，通过扫描进行档案数据采集，形成影像资料，与系统中业务信息进行勾兑匹配后形成电子档案;对于已实现电子化处理的业务、系统生成的各项账表、登记簿等，可通过系统自身的存储功能形成电子档案，经事后监督系统监督无误后，传输至档案系统管理。 2.实现电子档案统一存储、分级调阅。各级国库的电子档案统一存储于总行服务器，各级国库依照权限对档案进行调阅。而纸质的会计档案则根据各地档案部门的实际情况，选择自行保管或上级主管部门统一保管。 （三）加大各项资源投入，为电子档案管理提供保障 要重视档案管理人员培养，提高其思想认识及管理水平。基础设施的投入也要加大，如采购高速扫描仪器，将纸质会计资料影像化;采用可扩展的存储空间、虚拟化等技术，保障电子档案保存10年、30年或永久保存，为电子档案管理提供保障。 （四）运用大数据平台，充分利用电子档案数据 国库业务数据体量大、类型多，充分掌握当前科技发展趋势，运用云计算的分布式处理、分布式数据库、云存储、虚拟化技术等最新科技手段，加强对数据流的实时监测，加大对国库电子档案数据的分析与利用，提高各项业务工作的针对性和有效性，为国库统计分析、监督检查等工作提供可视化的成果展示，提升国库工作的实践价值。 综上所述，在信息化背景下，需从制度建设、一体化系统开发、充分利用大数据平台对电子档案数据的利用等方面，实现对人民银行国库会计电子化管理。 参考文献： [1]人民银行国库会计档案电子化研究[J].魏潇.金融会计.2018（07）. [2]新时期商业银行加强内部控制建设研究[J].汤亚军.经济研究导刊.2014（28）. [3]国库会计档案电子化管理刍议[J].杨明，王培珍.时代金融.2017（04）. 作者单位：中国人民银行南宁中心支行 |
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