| 标题 | 人事档案信息化管理问题与应对措施探讨 |
| 范文 | 摘 要：近些年我国科学技术不断发展，信息技术在各行各业都得到了广泛应用，人事档案管理模式也得到了创新，特别是互联网的普及，促进了人事档案的发展，提升了人事档案管理工作的水平。在现代化发展过程中，需要不断优化人事档案管理模式，使之符合时代发展规律。本文分析了人事档案信息化管理过程中存在的问题，并提出了相应的解决措施。 关键词：人事档案;信息化管理 人事档案记录了个人的工作经历、政治面貌、思想品德等有关内容，这些内容在职称评定、定级等环节有重要意义。档案管理就是要收集和整理单位职工有关的档案信息，是人事管理的重点内容之一。随着时代不断发展，档案管理工作也更为复杂。在社会形势的影响下，人事制度的改革、择业观念的变化，也为档案管理带来了新的挑战。目前我国科学技术发展迅速，信息技术在各行各业都得到了广泛应用，档案管理工作也需要在原有基础上不断创新升级，朝着现代化的方向发展，为提升工作效率、保证工作质量奠定基础。 一、档案管理中存在的主要问题 （一）档案管理方式陈旧 目前很多单位的领导人员并未充分认识到信息化技术的重要性，在档案管理工作上还是以传统纸质化管理模式为主，这种管理方式效率低下，且十分容易受到外界因素的干扰，例如档案遗漏、损坏等，在翻阅过程中也会导致内容褪色、模糊不清;且部分单位纸质档案存在一定问题，无法进行长期保存，在档案更新时所需要的流程较为繁琐;不仅如此，在调取档案的过程中，往往需要经过上级层层批准，这个过程会耗费大量的人力成本，工作效率极为低下。 （二）档案管理人员队伍建设工作有待加强 就目前人事档案管理工作的开展情况来看，其侧重点依然在传统纸质档案管理方面，并没有意识到服务的重要性。出现这种问题的本质原因在于档案管理人才的缺乏，个人能力低下，无法利用先进的工作理念来对其行为进行正确引导。不仅如此，也没有专业人员对档案人才管理队伍进行领导，使得这一群体无法对于档案工作产生足够的重视，对工作也没有什么积极性，无法做到主动履职。 除此之外，部分档案管理人员个人能力不强，专业素质低下，很多人员在上岗之前并未接受系统的培训，不管是在思想意识还是实践技巧上来看都有所欠缺，在档案管理方面意识不足。而人事档案管理的复杂性较高，所涉及到的内容十分广泛，在没有经过专业化培训的前提下，很难适应繁琐工作带来的挑战，且在部分单位中，根本没有设置人事档案管理相关的职务，该岗位都是由其他人员来担任。以上种种都充分体现出当前人事档案管理队伍建设工作落实程度并不高，还有待改善。 （三）安全性有待提升 在档案管理开展的过程中，需要充分保证其安全性，只有实现了安全性和保密性管理，才能为员工提供保障。很多单位在档案管理的过程中，都没有意识到安全管理的重要性，在处理档案时随意性较强，导致很多档案丢失、遗漏、内容不全，甚至被非法利用。 二、档案信息化管理策略 （一）健全优化档案管理制度 有关单位需要以自身实际发展情况为主要依据，设置独立的人事档案管理系统，从档案数据收集、整理、归纳等各个方面加强管理，其中还包括文件的存储、检索和使用，要制定严格的管理体系来完成各项工作。在大数据时代背景下，要满足人事档案管理工作的发展需求，建立身份档案系统、档案搜索、借阅系统，建立信息化平台，实现档案文件、档案资料的共享，加强各部门之间的联系，同时还需要做好保密工作，认识档案管理人员要坚守职业道德底线，在处理各种档案事务的过程中，一定要有自己的工作原则，要注意保护员工的隐私，如果没有上级领导的批准，不得随意将档案给予他人查看;不能利用他人档案谋取个人利益;一切工作都需要严格按照规章制度和流程进行，做到不转移人事档案、不滥用他人档案。 （二）加强法律法规建设，严肃档案管理纪律 人事档案管理工作涉及到个人隐私和国家机密，在日常工作中一定要严格按照规定进行操作，确保档案管理流程符合国家法律要求。①在人事档案管理工作中，要以国家法律法规为主要依据，各项操作不能超过法律界定的范围，档案管理工作要做到与时俱进，有关人员要充分了解国家政策和法律中的相关内容;②在科学技术不断发展的时代背景下，加强应用信息技术，将传统纸质档案管理转变为电子档案管理，避免纸质文件遗失、破坏，电子档案也更方便查询，减少工作量。在信息化管理过程中，还需要创建独立网站，设置访问权限，将档案管理人员和使用人员的权限区分开。在该网站中，管理人员负责上传和更新人事档案信息，做好管理工作;使用人员需要利用个人账号登录，进行档案查询、检索，如果有需要的地方可以联系管理员。这种方式能够提升档案管理、借阅效率，为相关单位节省人力资源成本，人事档案资料的安全性也能够得到保障。有关单位还需要根据自身实际发展情况，建立人事档案科学管理体系和规章制度，明确规定各岗位人员的工作内容以及创新方向。如果工作中出现态度散漫、弄虚作假的情况，一律按照规定进行处理，起到警示效果，提升人事档案信息的真实性和准确性;③传统的人事档案管理部门需要紧跟时代发展潮流，朝着信息化、现代化的方向不断发展，创新档案管理模式，在人事档案管理模式不断转型升级的过程中，领导班子的意识也要發生转变，使人事档案管理工作和时代发展趋势相匹配。 （三）加强人才队伍建设 档案管理信息化工作涉及范围较为广泛，管理人员需要全面提升自身综合素质。人事档案涉及到更多机密文件，部分文件并不能给其他部门人员查看或借阅，除了这部分文件之外，在档案管理过程中，可以适当拓宽其他档案的服务领域，为需要的人群提供更为优质的服务。往往在人事档案管理过程中，国家、地方政府会投入较大的人力和财力，有关部门要加强监督，确保各项资源都用到实处。单位领导人员要转变思想观念，重视人事档案管理工作，对基层员工日常工作内容、工作态度进行检查，加强对文件管理的指导力度，一旦发现问题就要及时解决。与此同时，要将人事档案管理工作和单位战略发展目标结合起来，做好规划，确保各项工作能够有效落实。要定期开展教育培训工作，让基层工作人员具备与时俱进的思想理念，能够适应时代发展给传统档案管理工作带来的变化，不仅要丰富其理论知识储备和实践技巧，还需要让其具备计算机软件操作能力和服务意识，树立正确的工作理念，完善知识结构，打造出一支高水平的人事档案管理队伍。 （四）加强档案信息的安全保护 人事档案信息化管理工作需要以优秀的硬件设备作为支撑，想要让各项工作得到有效落实，需要首先从设备管理做起。领导班子和档案管理人员需要改变观念，意识到这项工作的重要性，在资源分配的选择上，尽可能以高质量的档案管理设备为主，在人事档案管理工作中，想要实现传统纸质管理向数字化管理的转变，就需要利用专业化的设备进行辅助，主要包括高性能的设备主机、摄像机、扫描仪等，每份档案在上传之前，就需要进行扫描，做好备份工作，避免档案遗失，这能够实现“纸质+电子”的双重保障。只有做好了硬件设备工作，档案信息化建设才能够稳步推进。不仅如此，还需要进一步提升人事档案信息化管理的安全性，避免文件出现遗失和损坏。提升档案管理人员对档案安全性的认识尤为重要。在当前时代环境之下，系统的安全性也是档案管理中不可忽视的一个部分。就目前情况来看，人事档案信息化管理工作所面临的威胁主要来自两个方面：①电脑、计算机等硬件设备;②互联网环境、黑客攻击。因此想要全面提升档案管理的安全性，就要从这两个方面努力，具体可以从以下几个环节做起：①全面提升人事档案管理人员的安全责任意识，在日常工作中要做好设备的维护和保养，如果设备出现问题要及时维修或更换;②聘请专业人士，建立网络安全屏障，安装杀毒软件，提升网络环境的安全性。在这两项工作开展的过程中会让有关单位投入较多成本，但为了档案的安全性考虑，一切都是值得的。 （五）建立完善的信息化数据库 想要提升档案管理水平，就要做到与时俱进，结合当下最流行的信息技术，转变传统档案管理模式，提升档案管理效率，建立信息化的档案管理数据库。在建立过程中，要以法律法规、单位规章制度为基本原则，加强硬件、软件建设，全方位提升档案的管理水平。不仅如此，还需要及时更新档案信息，做好信息核对工作，避免出现恶意篡改档案的行为，本着动态化管理理念，使人事档案管理工作更科学、更高效。 三、结语 总而言之，在当前的时代背景下，人事档案管理工作想要顺应时代发展潮流，就必须要在原有基础上不断进行创新，结合当下流行的信息技术，建设信息化人事档案管理系统，要全面提升档案管理人员安全责任意识和个人能力，建立完善的信息数据库，做好档案备份，建立网络安全屏障，推动中学人事档案管理事业稳定发展。 参考文献： [1]戴慧琴.刍议如何优化中学人事档案管理工作[J].办公室业务，2018（19）：142-143. [2]戴慧琴.中学教职工人事档案信息化管理[J].现代信息科技，2018，2（08）：145-146. [3]普瓊.优化中学人事档案管理工作之我见[J].办公室业务，2017（10）：139. [4]李炎培.中学教职工人事档案信息管理系统设计[J].科技广场，2017（01）：165-168. [5]许世英.中学教职工人事档案信息管理探讨[J].人力资源管理，2016（07）：314-315. 作者简介：遇晓红，女，1979年11月生，籍贯山东龙口，汉族，龙口第一中学教师，大学本科学历，研究方向：人事档案信息化，目前职称助理馆员。 |
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