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浅谈商贸企业预付卡的内部控制及财税处理

范文

林久生

摘要：本文针对单用途预付卡发行和使用中存在的突出问题，从审批备案、资金管理、发行销售环节的流程设计、内部控制及销售后的账务处理、发票开具和税务处理等方面进行了详细论述，针对性、适用性及可操作性很强，对商贸企业加强预付卡的管理有很好的借鉴作用。

关键词：预付卡;资金管理及内部控制;会计及税务处理

一、引言

单用途预付卡是由发卡单位发行的，只在本单位或加盟商户购买商品或服务的一种预付卡，广泛用于综合商场、超市、餐饮、住宿、健身娱乐、美容理发和居民服务等行业。对于发卡企业缓解资金压力、稳定客源、促进销售和快速扩大经营规模起到非常积极的作用。同时也给广大消费者带来很多的优惠和便利，总之预付卡的使用极大地促进了社会主义商品经济发展，但在发行和使用过程中还存在以下问题：（1）发行过量，并挤占挪用预付卡资金，财务风险大，造成购卡人不能及时足额使用，损害了广大消费者的利益;（2）管理不善，内控不严，账目不清，预付卡资金不能及时足额入账，存在贪污失盗的风险;（3）会计核算不符合国家财经法规的要求，发票开具，税务处理不符合税法规定，存在税收风险。针对上述问题，根据国家的政策法规结合自己多年的工作实践做一下探讨。

二、预付卡发行及资金管理

1.发卡企业首先应向其机构所在地的商务部门备案。

2.发卡企业应确定一家商业银行账户作为资金存管账户，预收资金全额存入该账户，专款专用。专项资金存管比例不低于上一季度预收资金余额的20%。

3.发卡企业单张预付卡的限额不得超过5000元。

4.发卡企业预收资金余额不得超过其上一年度营业收入的40%，超过后应暂停销售预付卡。

5.发卡企业应对预付卡资金进行严格管理，预收资金只能用于企业的正常经营活动，严禁挪用资金用于与企业经营无关的业务，绝不能用于房地产、股权和证劵等投资，更不能用于借贷行为。

6.发卡企业应定期组织召开资金调度会或资金安全检查，对预付卡资金的使用、结存情况进行综合分析，发现异常情况，及时采取措施妥善处理，避免资金冗余或资金链断裂。

7.发卡企业自身应加强对预付卡资金的风险管理，设定企业的风险容量和容限，定期进行风险评估，及时采取风险应对措施，绝对不能发生预付卡不能兑付的事情，增强企業信誉，维护社会公平和安定。

三、发卡流程及内部控制

1.发卡企业应建立与发行单用途卡规模相适应的业务处理系统，确保预付卡的充值、销售、刷卡使用、退还，充磁、修复等顺利进行，确保预付卡系统安全平稳运行。

2.根据不相容岗位相分离的原则，充卡人、售卡人、退卡人、收银员、记账员和系统维护人员应分别由专人负责，各负其责，互相制衡。

3.系统主管人员分别设定上述人员在购物卡系统的权限和业务范围，相关人员只能在各自的权限和业务范围内开展工作。

4.发卡企业应安排专职会计负责预付卡充值业务，设有专门的充值密码，企业财务总监定期设定充值限额，充卡人员在限额以内，根据销售情况确定充值金额，确保预付卡金额既能满足销售需要，又不能库存过大带来安全隐患。

5.企业设专门的售卡人员，每人都有专门的售卡密码，售卡人员根据预付卡销售状况提前从充卡会计领取备用卡，填写预付卡领用单。见表1。

? 6.售卡人员在售卡时应填写预付卡销售明细表，并由顾客签名确认，所收现金当天存入指定银行，当班末了登记售卡明细账并盘点，做到账卡相符，账款相符。明细表如下。

7.充卡会计每天登记充卡、发放、销售台账，定期核对售卡人员销售及库存状况，检查售卡资金是否及时存入预付卡指定账户，账卡金额是否相符，库存额度是否恰当，据此编制记账凭证，计入公司预付卡账户，并编制购物卡充值领用销售及库存报表。见下表3。

8.收银会计每天核算预付卡消费使用状况，编制记账凭证，计入相关明细账户。

9.财务主管每月底核对系统充值金额是否与账面记录相符，销售金额是否都进入公司指定账户，库存金额是否正确，返利是否恰当，本企业及加盟商户预付卡消费情况核算是否正确，有没有舞弊行为，账务处理是否符合国家规定，据此编制汇总记账凭证，登记预付卡充值、销售及库存总账。

10.财务总监定期组织检查预付卡的发卡流程及内部控制是否得到有效执行，并评估系统是否存在安全隐患，以便及时采取措施，确保预付卡的发行及资金安全。

四、会计及税务处理

1.发卡企业

（1）发卡企业销售预付卡时，给客户开具编码为“未发生销售行为的不征税项目”下设的601“预付卡销售和充值”的增值税普通发票。发卡企业进行以下账务处理：

借：银行存款（或现金）

贷：预收账款-预付卡

返利时，

借：营业费用

贷：预收账款-预付卡

（2）客户持卡到发卡企业购物或接受服务时，发卡企业应根据销售清单做以下财务处理：

借：预收账款-预付卡

贷：主营业务收入

销项税额

借：主营业务成本

贷：库存商品

销项税额按所购商品或接受服务的适用税率分别计算，分类申报，不再给客户开具发票。

（3）客户持卡到加盟商户购物时，应根据消费明细，做以下账务处理：

借：预收账款-预付卡

贷：其他应付款-xx商户

（4）与加盟商户结算款项并收取手续费时，应取得加盟商户开具的在备注栏注明“收到预付卡结算款”的增值税普通发票，发卡企业作为销售预付卡收到资金不缴纳增值税的凭证，留存备查，并做以下账务处理：

借：其他应付款-xx商户

贷：其他业务收入-手续费

贷：销项税额

贷：银行存款（或现金）

同时发卡企业应给加盟商户开具6%的经纪代理服务业增值税专用或普通发票。

2.加盟商户

（1）客户持卡购买商品和服务时，加盟商户不再开具发票，凭消费清单做以下账务处理：

借：应收账款-预付卡

贷：主营业务收入

贷：销项税额

借：主营业务成本

贷：库存商品

（2）与发卡企业结算款项并支付手续费时，应向发卡企业开具增值税普通发票，在备注栏写上收到预付卡结算款，同时取得手续费的增值税专用发票，并做以下账务处理：

借：银行存款（或现金）

借：营业费用

借：进项税额

贷：应收账款-预付卡

3.购卡企业

購卡企业只能在购卡时取得增值税普通发票，在消费环节不允许再次取得发票，购卡企业可根据处置预付卡的不同情况进行如下处理：

（1）购卡赠送客户，凭发票和客户清单做以下处理：

借：管理费用-招待费

贷：银行存款

（2）购卡作为促销方式赠送给消费者，凭发票和买赠清单做营业费用处理：

借：营业费用-促销费

贷：银行存款

（3）购卡作为福利发放给员工，凭发票和员工名单做以下处理：

借：应付职工薪酬-福利费

贷：银行存款

（4）购卡自己消费

企业为了方便业务，购买预付卡自己使用，这种情况在购卡环节不能凭借发票直接税前扣除而应在消费环节根据其实际用途计入管理费用、营业费用、生产成本、制造费用等科目：

购入时：

借：预付账款-预付卡 ? xxx元

贷：银行存款 ? ? ? ? ? xxx元

消费时根据实际用途：

借：管理费用（营业费用、制造费用或生产成本）xxx元

贷：预付账款-预付卡 ? ? ? ? xxx元

五、结论

本文全面详细论述了预付卡的发行规定及资金管理、企业发行流程及各个环节的内部控制，发卡企业、加盟商户和购卡企业如何进行财务处理、发票开具、税务处理等，对于企业规范预付卡管理，堵塞漏洞，规避资金风险及财务税收风险起到很好的借鉴作用。

参考文献：

[1]《单用途商业预付卡管理办法（试行）》商务部.

[2]《国家税务总局公告2016第53号》.

[3]崔纯垲，张秀莲.《预付卡税前扣除要跳出两个盲点》[N].中国税务报，2017年8月11日.

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