美国国家档案馆服务特色及启示
董凤凤
摘要：本文重点介绍了美国国家档案馆以人为本的服务定位、数字档案资源服务特色、服务模式的优化与创新，认为其对各类档案资源的深层次开发与利用、多样化的服务形式以及档案工作志愿者服务机制等行之有效的做法，对我国档案馆建设和档案工作的发展提供了有价值的借鉴。
关键词：美国国家档案馆档案利用服务档案数字化一、档案馆基本概况
美国国家档案馆（National Archives of the United States）作为美国保管联邦政府档案文件的机构，是根据罗斯福总统1934年签署的《关于建立国家档案馆的法令》建立的，老馆地址位于首都华盛顿哥伦比亚特区宾夕法尼亚大道700号。截至目前，美国国家档案馆形成了包括总馆（分别位于华盛顿和马里兰的老馆和新馆并立）、地区分馆（Regional Archives）、联邦文件中心（Records Centers）、总统图书馆等机构共计40多处设施在内的组织架构。
美国国家档案馆馆藏大约有100亿页文本文件，1200万张地图、图表、建筑和工程图纸，2500万张照片和图片，2400万张航空照片，30万卷电影胶片，40万盘视频和音频文件，以及133TB的电子文件，其中老馆展览厅里陈列着美国极为重要的档案——《独立宣言》《美国宪法》和《人权法案》，这些历史文献作为镇馆三宝被美国前总统乔治·布什盛赞为“一个伟大、优秀民族最珍爱的物质财富”。二、档案馆服务特色
（一）以人为本的利用服务
自创立以来，美国国家档案馆将其核心职能定位为提供利用和对外服务，即保存档案不是最终目的，让美国公众可以利用到美国政府的档案才是其核心所在，因此其各项工作都是围绕利用服务展开，《NARA2014-2018年财政年度战略规划》也明确将利用服务作为一项战略目标推进。
一是馆藏资源的丰富性。美国将档案馆视为文化遗产和社会记忆保存的地方，因此馆藏数量和种类非常丰富，涵盖政治、军事、科技、文化等多个方面。美国国家档案馆享有世界档案馆馆藏之最的称号，其馆藏不仅包括政府的历史资料，还包括各种普通民众档案，除保存联邦政府有关外交、财政等方面的文字记录外，还有社会和私人档案资源，包括手稿、家谱、口述资料等。此外，美国国家档案馆注重对不同载体档案文件的收集，具有电影胶片、相片、声像制品等丰富的特殊载体档案。美国国家档案馆既贴近民生又内容形式丰富的馆藏资源，引来大量社会公众前来查找利用档案，也最大化地发挥了馆藏档案的价值。
二是较强的开放性。美国国家档案馆确立的尽最大可能为公众提供利用服务的职能定位，决定了其档案对外开放利用的手续简便易行。美国国家档案馆规定，年满14周岁的公民，无论其是否具有美国国籍，只要持有有效身份证，就可以去档案馆查询利用已经开放的档案。在档案利用收费上规定了“政府档案馆不能通过公布档案来为档案馆或政府机关赚取任何私利，他们收取的费用仅仅是为了补偿公布和传播档案信息（包括检索工具）的成本”的原则，以保证每一个利用者都能以较低的成本利用国家的档案资源。另外，档案馆还为利用者提供由研究顾问进行解答的咨询服务，其中尤其注重满足家谱、族谱档案的利用需求，为此位于华盛顿的老馆还专门开辟了家谱、族谱档案利用室。
三是人性化的服务设施。美国国家档案馆为利用者提供先进的服务设施，有供用户使用的计算机和电视放像室，用户可以通过计算机提出利用档案的项目和内容，在档案馆工作人员电话告知调档人员后，用户即可到取卷台领取借阅的档案材料。甚至对用户的安全检查和提包存取，也已经实现电子计算机程序控制。此外，美国国家档案馆对服务设施进行改造升级，不同程度地增加了用户休闲娱乐的设施，内设餐厅、咖啡厅、商店等，使用户和参观者可以享受到便利的服务，彰显了档案馆公共服务的人性化。
四是互动体验式交流。华盛顿老馆设有一个档案整理归档的免费体验区，档案馆免费提供档案整理归档需要的所有器材，有专业的档案管理人员现场指导体验者如何进行档案的整理、归档、修缮、利用，可以让公众在互动体验中增加对档案利用维护的相关知识。美国国家档案馆还专门为教师、学生开设档案教学课程，每個课程通过讲座、演示等多种形式，综合运用文献、照片以及录音录像资料，在档案馆研究人员的指导下，分析所见档案材料，以加深印象。
（二）档案数字资源服务
一是积极推进档案数字化。美国国家档案馆高度重视并积极实施数字化战略，其档案数字化工作起始于20世纪80年代中后期，主要是通过与政府机构、教育机构、社会组织合作开展档案数字化。其专门制定了《2007-2016年美国国家档案与文件署档案数字化战略规划》，强调要通过档案数字化方式扩展公众对馆藏档案资源的利用获取。国家档案馆在Data.gov网站上建立了48个电子数据集，实现了电子数据集的可利用。同时，鼓励联邦机构移交已扫描的模拟文档的数字副本，至2013年完成纸质档案数字化近3亿画幅，其中217万幅在在线公众利用平台（OPA）上提供利用。为适应数字化时代档案信息工作的发展要求，最大化开发档案信息的利用价值，美国国家档案馆在2014年成立了数字化管理董事会，负责数字化战略的升级，并于同年启动了2015-2024年数字化战略，总体目标是到2024年完成全部馆藏档案的数字化并向公众提供在线利用。
二是提供数字检索服务。美国国家档案馆非常重视档案信息化建设，作为信息化程度非常高的一个机构，其具有十分丰富的网络检索资源。20世纪90年代中期就建成了档案信息导航系统（NAIL），收录了美国国内所有数字化档案信息资源，使用户可以直接利用获取已经公开的数字化档案，实现了全美数字档案信息资源的集中检索和利用。2002年10月在此基础上又推出档案目录检索系统（ARC），该系统作为一个在线混合型数据库，从全宗、目录、案卷和文件四个方面提供基础检索和高级检索两种途径。美国国家档案馆不断优化升级在线利用平台，于2013年8月以在线公众利用平台（OPA）取代了ARC，为用户提供国家档案馆的传统档案、实物档案及电子文件的目录，并在2014年进行了升级，改进了在线目录的可扩展性和检索功能。此外，美国档案网站还设有特色档案检索工具，如“军人档案的检索服务”“档案出版物及资料检索”，有效满足了用户多样化的档案检索需求。
三是提供在线展览服务。美国档案馆极为重视馆藏资源的宣传展示，将其作为对大众进行文化教育和知识普及的手段之一，因此在线展览服务成为了美国档案网站数字档案资源服务的重要形式。NARA网站上的在线展览形式多样、各具特色，设有政治、军事、民生等方面的数十个展览主题，如“自由宪章”“美国妇女”“总统日记”等，内容不仅有贴近大众生活的照片资料，也有美国建国的历史资料、有关总统及其生活年代的文物图片，让人民能够感悟历史，了解美国科技、文化进步的历程。网站“特色文件”中包含14个能够体现历史特色的文件，如“废除奴隶制的宣言”“日本投降书”等，并且均配有文字和照片介绍。而“我们的文献”展览区则包含1776-1965年间100份对美国历史发展产生重大影响的珍贵文献，如1776年7月4日写在羊皮纸上的“独立宣言”以及妇女选举权宣言等。此外，用户可以通过“今日的文件”这一版块，了解历史上的今天所发生的事情以及自己生日那天美国历史上发生的重大事件。
四是提供个性化与特色化服务。美国档案网站还结合本国国情，对某些特殊的馆藏资源进行挖掘开发与组织整合，开辟了多种形式的深度服务专栏，以满足特殊用户的个性化需求，比如“数字教室”、退伍军人服役档案获取、谱系资源利用等。“数字教室”是在网站首页的“教师和学生”专栏，其结合学校的教学内容，为教师、学生以及相关研究人员提供了难能可贵的档案信息，不仅丰富了教学内容，而且还培养了人民利用档案信息进行学习研究的习惯，其还被美国国家人文学科基金会、大城市学校理事会评为人文学科最佳教育站点之一。退伍军人服役档案专栏按照战争的名称，设置了有关退伍军人及军事档案资源的用户导航。此外，该网站还设立了谱系资源利用专栏，为公众了解和追溯家族谱系提供了平台，不仅提供了如何在国家档案馆中寻找资源的详细指导，而且还细分为“移民”等诸多专题，以便满足特殊用户的个性需求。
五是互联网技术应用成效显著。互联网技术的快速发展，既为档案利用服务提供了载体，也为档案的宣传工作提供了契机。美国国家档案馆注重互联网的运用，它将对美国具有里程碑式价值的100份档案文献放到互联网上，供大众学习、鉴赏。在网站志愿者的主页上，设有档案馆学有专长的工作人员的图像，生动简明地介绍他们的工作，既给对档案馆职业感兴趣的人员提供了一个了解相关工作的途径，也宣传了档案工作，突出了档案馆工作人员的自豪感与职业荣誉感。此外，美国国家档案馆已将社交媒体广泛地用于档案工作中，建立了种类形式多样的社交媒体平台，包括网络发布平台Twitter、社交网络平台Facebook、文件的分享与存储平台YouTube等，以文字、视频、图片等形式将馆藏资源分享给公众。自2009年起，美国国家档案馆在YouTube上专门推出了“美国国家档案馆”专栏，制作了具有教育意义的档案视频2000多个，吸引35000多人次关注。同时，它还开发了一个“档案中的今天”应用程序，用户可以直接通过手机和平板电脑订阅获得。
（三）服务模式的优化与创新
面对公众对档案的多元化需求，美国国家档案馆通过设计文化创意产品、开展档案文化活动、创新档案利用手段等方式，积极推动档案馆服务模式优化，不断提升档案服务质量。
1.设计体现馆藏特色的文创产品。美国国家档案馆在官网设置网上商店，销售书籍、缩微胶卷、文档复制品、照片等档案资料，比较富有特色的有镇馆之宝《独立宣言》《权利法案》的仿真件、高级裱装宪法等档案复制品、巴斯德啤酒酿造专利印刷品等。此外，还有经过精心设计和制作的周边产品，如体现馆藏资源元素的衣服、徽章、摆件等相关档案文化产品，针对不同年龄阶段青少年基于档案文件开发的玩具、书籍等档案文化衍生品。这种方式不仅带来了一定的经济收益，还无形中将宝贵的档案资源融入人们的日常生活，让更多的人了解档案和档案馆的公众服务，传播了本国的档案文化。
2.开展有特色的文化活动。美国国家档案馆结合特定的背景与氛围，緊抓“文化卖点”，开展有特色的档案文化活动。例如，2019年3月20日是美国儿童节目先驱罗杰斯的生日，美国国家档案馆为了纪念他，举办了庆祝罗杰斯生日的系列活动，并在活动中公开了其部分个人档案。此外，国家档案馆还在国家档案馆基金会的支持下，举办纪录片电影节目、作家讲座、妇女领导和通信专题论坛。
3.志愿者数量可观。美国国家档案馆十分重视培养公民档案工作者，包括华盛顿老馆和马里兰新馆、各地区分馆和总统图书馆，都大力支持开展档案志愿服务项目，目前拥有一支数量可观的志愿者队伍，承担档案收集、维护和整理工作。在美国，人们普遍认为档案工作是在保护和拯救历史，他们以能够参与档案工作为荣，所以很多人都积极加入志愿者队伍，其中有的是大学的学生，有的是退休人员，他们会同专业人员一起保护并保管档案材料，在全国范围内为利用者提供有关档案信息。档案馆还面向部分学生群体（比如喜欢历史、对档案和文件整理感兴趣的学生）提供一定的实习岗位，涉及高中生、大学本科生和研究生，为学生认知了解档案馆和档案工作提供了平台和机会，同时也为档案馆培养了潜在的专业人员。
4.注重跨界合作。美国国家档案馆与国家档案馆基金会合作，为档案文化创意产品的设计与开发提供资金支持。美国国家档案馆基金会致力在不同地区的档案馆、图书馆等场所开展多样化的档案活动，利用巡回展览、提供免费的教育项目、举办知识讲座等方式促进档案文化传播，提升美国公众对国家档案馆的认知了解，实现了档案的教育价值。此外，美国国家档案馆与波音公司合作设立波音学习中心，面向公众举办多种档案活动；与维基百科合作，将数字图像分享到维基资源共享网站，努力提高维基百科社区可利用的国家档案馆的档案数量。在数字化和在线利用方面，美国国家档案馆通过与社区、企业、学术机构建立合作项目和伙伴关系，如与美利坚大学达成新的数字化协议，将一个破产案件的卷宗数字化，为民众提供数字化图片和元数据；与野生动物署合作，将其在服务过程中产生的陈述式报告数字化。
三、对我国档案馆工作的启示
一是创新“以人为本”的档案利用服务。美国国家档案馆针对不同年龄段、不同职业和阶层的人群，提供有特色的个性化档案利用服务，尤其是深挖档案资源创新，推出档案衍生品，满足了不同用户对档案资源利用的不同需求，体现了美国国家档案馆以用户为中心、开展个性化服务的特点。我国档案馆应该牢固树立“以人为本”的利用服务理念，不仅要为党和国家守好档案，而且还要利用好档案，既要做好档案馆的硬件设施的提质升级，还要创新服务模式，进行馆藏资源的深层次开发利用，充分利用新兴社交媒体，依靠Web 2.0、大数据、云计算等新兴技术，深化档案利用服务，为用户提供所需档案信息。
二是注重发挥档案馆的文化教育功能。美国国家档案馆以馆藏档案资源为立足点，积极发挥档案资源的文化教育功能，创立了具有自身特色的公众教育服务，其不仅有丰富的档案教育主题，同时也有线上和线下相结合的多样化的教育形式。鉴于此，我国档案馆应重视对档案资源的综合开发利用，加强与国家机构、院校、博物馆、图书馆、企业进行交流合作，开展政治、历史、科技、艺术等丰富的主题讲座、展览。此外，还要注重与公众加强互动交流，利用档案馆或者设计开发教学课程，将档案信息转化为生动有趣的课堂活动。
三是引入档案工作志愿者服务机制。美国档案工作志愿服务项目，一方面解决了档案工作人员数量紧张的问题，另一方面通过志愿服务者的参与，提高了档案馆的影响力，是一个非常好的宣传渠道。随着我国各领域档案管理的不断加强以及进馆档案数量的逐渐增长，可以参考美国国家档案馆的志愿者服务模式，引入档案工作志愿者服务机制，借助志愿者的力量开展工作，既满足大学生、退休人员等不同群体从事档案志愿者工作的需求，又能突破我国档案工作比较封闭的状态，通过志愿者这一“宣传大使”，向社会积极有效地开展档案宣传工作。
四是大力推进档案数字化战略。档案数字化是信息时代推进档案工作现代化的必然要求，也是实现档案事业跨越发展的有力抓手。随着电子信息时代的到来，美国国家档案馆积极推进档案信息化建设，既重视档案馆网站的建设，也积极推进在线档案信息资源检索服务。我国档案馆也应加快推进数字档案馆建设，加强在线档案信息资源整合建设，以“用户需求至上”的理念开发多元化的检索模式，实现网络资源的高效利用和价值提升，不断提高我国档案工作的现代化水平。
注释及参考文献：
[1]美国国家档案馆网站. A History of the National Ar？ chives Building， Washington，DC[EB/OL].[2019- 5- 9]. https：//www.archives.gov/about/history/building.html.
[2]王玉珏，张晨文，陈洁.美国国家档案馆公众教育服务的发展[J].档案学研究，2017（5）：106-112.
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[4]杨豆琪.英美国家档案馆“文化创意型”服务研究及启示[J].浙江档案，2019（5）：36-37.
[5]王俐涵.美国档案馆的公共服务[J].中国档案，2014（9）：67-68.
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作者单位：北京市档案馆
