奥运工程档案业务指导工作之实践与思考

    赵丽萍

    完整记录奥运工程建设历程，保留完整的奥林匹克文化遗产是档案工作者义不容辞的历史使命。本文拟从三个方面综述笔者的工作体会及思考。

    一、部门联动的方式有助于规范档案工作

    北京市承担建设任务的各类奥运工程总计一百余项，数百家参建单位管理层级极为复杂。奥运工程档案数量浩繁，内容庞杂，载体多样，档案工作政治性、科学性、服务性的特点尤为突出。面对复杂的奥运工程档案工作形势，改变传统的建设主管单位与档案行政管理单位各自为政、“单兵作战”的档案业务指导工作模式，整合现有工作资源，采取部门联动、团体作战的方法，有利于提高工作效率。

    （一）构建职责清晰的档案工作组织管理体系

    奥运工程参建方既有中央在京行政单位，也有北京市、区企事业相关单位等。针对这一特点，奥运工程档案组织管理体系的构建工作着重于两个方面。一是落实奥运工程项目业主单位与项目法人负责制，逐级明确各有关单位档案业务指导工作职责。即横向以奥运工程主管单位为龙头，与同级档案管理部门沟通与协调，共同统筹规划奥运工程档案工作；纵向以各奥运工程业主单位为结点，逐级依法对工程设计、施工、监理单位档案工作予以监督管理。在此管理系统中，各奥运工程业主单位对上接受各级主管单位档案部门的监督检查，对下指导帮助工程设计、施工、监理单位开展档案工作。各奥运工程项目法人对档案资料的齐全与完整担负行政管理责任。二是以条块结合的管理模式为基础，强化档案工作属地管理。依据我国档案工作法规，明晰中央在京单位、北京市、区两级相关部门对奥运工程档案工作的管理职责。北京市奥运工程主管部门总体负责档案工作的组织协调与监督管理。各区县档案行政管理部门对本行政区域的奥运工程档案工作予以业务监督指导，并纳入其管理范畴。

    （二）构建完整的档案工作法制化管理体系

    一是深入研究分析国家及北京市建设主管单位与档案行政管理部门制定的重大建设项目档案工作规范性文件，找准它们之间的契合点，并围绕奥运工程建设特点制定兼容广泛、操作性强、创新性突出的奥运工程档案工作宏观指导性文件，并以之付诸实践检验、校正。二是将档案工作列入工程合同制管理，在工程设计、施工、监理合同中明确规定工程参建方的档案管理职责、档案编制责任、档案编制套数与费用等条款，使档案工作具有法律效力。三是以突出实效性为着眼点，督促指导工程参建各方结合实际建立健全各项适用的档案工作制度。

    实践中，《北京市奥运工程建设档案管理指南》、《北京市奥运工程声像档案整编办法》、《北京市奥运“三大理念”科研项目档案管理指南》、《北京市奥运工程档案工作检查标准》等八个奥运工程档案工作宏观指导性文件从不同侧面强调了奥运工程参建各方档案管理职责，详尽规定了各类载体档案归档内容与考核方法。它们既是对现有档案工作规章的延伸与补充，又是对奥运工程档案工作规律的探索。它们从源头规范了奥运工程档案工作程序与管理方法，促进了奥运工程档案工作的有序开展。

    （三）档案培训要突出科学性和实效性

    所谓科学性，就是要以广泛调研为基础，针对不同培训对象分层次设置档案培训课程。例如，在奥运工程建设前期准备阶段，档案工作培训对象主要为各工程业主单位，课程内容主要涉及与档案工作相关的法律法规知识与职业道德，同时剖析违法案例，以提高全员档案意识。随着奥运工程相继开工建设，档案培训工作则针对奥运工程建设单位、施工与监理单位等不同培训群体，结合奥运工程建设各阶段特点，重点培训档案管理职责、档案编制程序与要求。在奥运工程竣工验收阶段，档案培训教育工作的重点落在竣工档案编制与移交方法等方面。

    所谓实效性，是以传统与创新并举、理论与实践相结合为原则，以提高档案工作水平为目的，将档案工作理论与相关行业知识融为一体来确定档案工作培训教育内容。既要注重档案工作理论知识的培训，也要关注传统纸质载体与新型载体档案实操技能的培养。不仅如此，还要注重与档案工作相关的其他技能的传授。工作中，市“2008”工程办公室免费主办的八期奥运工程档案管理专题培训班中，曾将声像档案管理知识与摄影、摄像实操技能列入培训内容，有效地提高奥运工程参建各方的声像档案管理水平，受到档案管理人员的广泛欢迎。

    （四）开展全程跟踪式的档案检查工作

    适时开展档案检查工作，可敦促奥运工程参建各方加强档案组织管理工作、夯实档案基础业务建设，确保奥运工程档案工作与工程同步验收，并为奥运会“保驾护航”。为防止档案检查工作流于形式，应加强其计划性与实效性。

    第一，档案检查工作的节点应先于工程建设进度。为此，奥运工程建设主管单位档案部门应及时掌握奥运工程建设计划与进度，并于工程建设重大节点任务部署前制定阶段性档案工作检查计划，并及时告之于奥运工程参建各方。这样做，能及时督促各有关单位及时自查整改档案工作相关问题，以达到奥运工程档案工作与工程建设同步延伸的良好效果。

    第二，档案检查工作的内容应于奥运工程建设不同阶段有所侧重。即：结合奥运工程建设的重点环节确定档案检查工作内容。具体讲，奥运工程建设前期阶段应着重检查档案工作的组织管理与档案资料同步形成、积累情况。在奥运工程施工阶段则全面检查档案安全保管设施的配备与落实以及施工资料真实、完整与准确程度。在奥运工程竣工验收阶段重点检查档案编制质量、档案移交计划制定与完成情况。

    第三，档案检查工作应创新形式，注重信息反馈与跟踪落实。为此，除档案检查工作节点与工程建设进度相衔接外，还应注重档案检查工作的可追溯性。一要强化档案检查的组织管理工作。检查前应明确检查人员工作职责，统一检查工作标准、程序与方法。二要细化档案检查工作程序。检查中采取“听、看、记”相结合的方法，强化检查情况记录、整改意见的现场反馈与确认和存档备查工作。三要注重档案检查工作成效。检查工作结束后，检查组应认真剖析相关问题，确定档案业务指导工作重点，有针对性跟踪监督各有关单位落实档案工作整改措施。

    几年来，北京市 “2008”工程建设指挥部办公室在做好500余次的奥运工程档案日常监督指导工作的同时，还会同市档案局、市规委和有关区县档案局组织开展三次大规模覆盖式奥运工程档案检查工作，有效地确保了奥运工程如期竣工验收。

    二、强化档案基础建设

    落实奥运“三大理念”，实施“阳光工程”是奥运工程建设的特色。与之相对应，奥运工程档案业务指导工作也以突出档案内容特色为核心，监督工程参建方强化档案基础业务建设工作。

    一是注重管理奥运“三大理念”科研项目档案资料。即广泛收集体现绿色、科技、人文奥运理念的建筑节能、水资源利用、环境与生态保护、绿色环保建材运用、高科技信息服务基础设施建设以及“四新”技术推广和场馆人文环境设计的重点科研项目档案资料，参照国家及北京市科研项目档案工作规章制定相关制度，并予规范整理。

    二是注重 “阳光工程”档案管理工作。将落实公开、公正、公平奥运“阳光工程”措施的各种检查记录，培训教育与会议文件、各种责任书与合同及履责监督和廉政建设文字资料等单独分类、编目与开发利用。

    三是强化声像档案管理工作。从奥运工程建设伊始，指导帮助有关单位全程跟踪拍摄奥运工程建设进程，并将影像资料刻录为光盘形成电子档案予以备份管理。以此为基础，运用现代化高科技手段编辑制作各类专题片、宣传册及电子图集等，并使用于奥运会赛前与赛时宣传教育等各项工作。

    事实表明，奥运工程参建方形成的百万余件的载体多样、内容丰富、具有特色的档案资料不仅全面反映了奥运工程建设成就，还为今后各届奥运会的组织筹备工作提供了翔实的参考依据。

    三、分期分批移交竣工档案有利于维护档案的安全

    按照传统工作方法，竣工档案移交工作应于工程竣工验收后三个月内展开。而奥运工程档案数量多，内容复杂，档案整理工作浩繁，工程管理机构多为临时机构，人员流动频繁。相对于一般工程而言，奥运工程竣工验收后档案移交工作难度较大。因此，适应奥运工程档案形势需要，探索奥运工程档案资料分期移交的工作方法成为当务之急。首先，按照奥运工程竣工验收时间制定档案预验收与移交计划。其次，按照既定的奥运工程竣工档案移交计划，以单项、单位工程为档案整理单元，将已通过各项验收的档案资料实时分批移交有关单位集中保管。按此方法，奥运会前已有95%的奥运场馆以及50%的市政基础设施竣工档案资料移交市城建档案馆。实践证明：分期、分批地移交档案既能减少工程总体验收后有关单位的工作压力，又能维护档案的完整与安全，更利于档案提供利用工作。

    作者单位：北京市“2008”工程建设指挥部办公室