征求档案形成单位意见的思考

    李瑛

    摘要：本文立足档案开放鉴定工作实际，分析了在档案开放鉴定中征求档案形成单位意见环节常见的问题，总结了面临的主要矛盾和难点，提出将征求档案形成单位意见环节前置，统一开放鉴定标准，加强开放鉴定人员队伍建设等建议。

    关键词：档案开放鉴定征求意见矛盾和难点

    档案开放鉴定是档案馆工作的重要组成部分，也是深化档案信息资源开发，扩大档案利用服务范围，保障公民知情权的重要途径。因此征求档案形成单位意见作为档案开放鉴定工作中的一个关键环节，直接影响着档案开放的质量与利用效果。一、征求档案形成单位意见的依据和目的

    依据《中华人民共和国档案法》第二十五条第（一）款、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十三条第（一）款：“保存在档案馆的，由档案馆公布，必要时还应当征得档案形成单位的同意，或者报请其上级主管机关后批准公布”及《北京市区县档案馆馆藏档案开放工作管理办法》（京档发﹝2014﹞8号）第四章第十二条：“档案鉴定工作小组要逐件逐页鉴定档案，必要时，征求档案移交单位或相关单位意见”的要求，各档案馆对馆藏档案开放鉴定工作一般都采取初审、复审、审批的步骤进行实施，即由开放鉴定工作小组初审，档案鉴定工作委员会复审，档案局（馆）长会审批。为此，一些档案馆在初审后都设置了征求档案形成单位意见这一环节，这一环节的设置主要是基于以下几个方面的考虑：

    一是档案形成单位的档案与其业务工作联系密切，相对档案馆来说对档案的具体内容了解比较透彻；二是对涉及本单位不宜开放的档案内容能够把握得比较准确，尤其是涉及本单位内部或专业性较强的档案时更容易区分哪些可以开放，哪些应该控制使用；三是在征求意见的过程中便于档案形成单位进一步了解本单位以往工作的经验、方法，增进对本单位的全宗概览和组织沿革的认识。二、征求档案形成单位意见环节的常见问题

    笔者在开放鉴定工作中发现，征求档案形成单位意见过程中存在着一些现象和问题。一是有的单位对档案开放鉴定的意义认识不够，对此项工作有排斥心理，简单地认为征求意见加大了本单位、本部门的工作量，不愿意过多投入精力做好这项工作。二是有的单位虽然从思想上重视，但在实际给予开放鉴定意见时走马观花，蜻蜓点水似地走走过场，对所征求意见的档案内容没有细致的把关。三是有的单位保密意识过强，有“重藏轻用”观念，过度重视对档案的保管和保密工作，抱着能不开放就不开放，能少开放一点就少一点的心态，或者害怕本单位的档案开放出去有不良影响，从而大大降低了档案的开放率。为此，我们要进一步从思想上、行动上扭转这些片面认识。三、征求档案形成单位意见环节面临的主要矛盾和难点

    当前，在征求档案形成单位意见过程中面临着一些主要矛盾和难点，这些矛盾和难点解决与否直接关系到征求档案形成单位意见的实效，需要认真进行研究和探讨。

    难点一：征求档案形成单位意见的先后顺序问题。

    档案开放初审鉴定工作是先征求档案形成单位意见还是本馆初审鉴定后再征求意见，如果先征求意见可能会造成档案形成单位的误解，认为档案馆在推卸鉴定责任，将本该档案馆鉴定的任务交给了档案形成单位；如果初审鉴定完再征求意见，若遇到档案形成单位反馈回来的目录全部或部分不开放，则工作人员需要进行二次鉴定，无形中加大了档案馆工作量，浪费人力。

    難点二：征求档案形成单位意见的标准统一问题。

    目前北京市各档案馆判定档案开放与否的依据，主要是《北京市区县档案馆馆藏档案开放工作管理办法》（京档发﹝2014﹞8号）中第五款第（一）至（十一）条所涉及的不宜公开内容的档案的相关条款，这些条款只是在原则和范围上做了规定，却无法精确到每一件档案。同时，在实际工作中，档案形成单位的领导及档案员不是一成不变的，在征求开放意见时，由于历史背景及个人主观意识的不同，以前征求意见时确定可以开放，而现在征求意见时，某些内容相近的档案（文件及报表）又不能开放，这样势必出现同类型或相似内容的档案开放鉴定标准前后不一致的问题。

    难点三：征求档案形成单位意见时以全宗为单位还是以卷宗内文件责任者为单位的问题。

    以全宗为单位还是以卷宗内文件责任者为单位征求档案开放意见需要根据实际情况而定，采用不同的单位征求开放意见的效果则不同。一般情况下，档案馆是以全宗为单位征求意见，但在实际工作中笔者发现，若以全宗为单位征求意见，全宗单位势必对全宗内不是本部门形成的档案难以给出鉴定意见，有的单位会采取再发函征求相关单位意见的方式，无形中加大了向档案馆反馈意见的时间成本；有的单位会以这部分档案不是本单位形成的文件为由，直接在反馈给档案馆的单位意见栏中填写“非本单位鉴定权限或无权认定”等理由，反馈意见效果与不征求意见效果实际相当。但是，若以档案卷宗内文件责任者征求立档单位意见，又会出现档案形成部门在确定开放与延期问题时要查看档案实体，而归档文件又不在本单位全宗内的问题，查阅时则必须要征求全宗单位意见，从而会给全宗单位及档案形成单位增加一些不必要的工作量。

    难点四：档案内容的利用查阅与控制问题。

    在征求档案形成单位意见时，各单位会到档案馆利用窗口查询相关档案内容，并需要将某些把握不准的档案内容进行复印带回单位给主管领导审核，这样不仅增加了查档利用的工作量，而且增加了对档案内容的控制难度，造成档案内容的扩散和管理上的不便。四、征求档案形成单位意见的建议

    （一）打破既定环节，进一步改进开放鉴定工作流程和标准

    改进档案开放鉴定工作流程可以更好地缩短档案开放鉴定的时间，笔者建议将征求档案形成单位意见环节前置，即各档案形成单位在本单位档案进馆前给出开放与否的预判意见及原因，进馆后则由档案馆在充分考虑档案形成单位给出的预判意见的基础上进行开放鉴定即可，这样将会大大节约开放鉴定的时间成本。同时，档案行政执法部门可以将档案进馆前的预判意见纳入执法检查的内容，更好地督促各单位开展档案开放鉴定工作。

    （二）扩大培训范围，提高档案开放鉴定业务能力水平

    在做好本档案馆鉴定人员业务培训的前提下，主动将档案形成单位的档案员、办公室主任和分管领导纳入开放鉴定工作业务培训的范围。通过培训使他们不仅熟悉档案开放鉴定工作的流程，还进一步加强了对档案开放鉴定工作标准和操作方法的学习，提高了对本单位档案的开放鉴定能力。

    （三）夯实业务能力，建设一支专业的开放鉴定人员队伍

    培养和造就复合型档案专业人才是档案事业可持续发展的有力保证，努力建设一支高素质档案干部队伍是各级档案部门面临的一项重大而紧迫的任务。随着各档案馆档案开放鉴定数量的不断增多，使得档案开放鉴定的工作量大与现有鉴定人员少之间的矛盾日益突出。为此，各档案馆应该在人员编制紧张的情况下，大大调动现有档案馆工作人员的学习积极性，建立奖励激励机制，营造“想干事、能干事”的良好环境，鼓励他们提高档案专业技术水平，进一步全方位、多层次培养一批工作严谨踏实、专业素质过硬的档案开放鉴定专业人员，为档案开放鉴定人员队伍不断注入新鲜血液，为开创档案事业发展科学性、规范性、创新性的新格局发挥重要作用。

    （四）利用社会资源，改善开放鉴定专职人员不足的局面

    当前，有的档案馆通过政府购买服务的方式与社会上的数字化、信息化公司签署合同开展档案目录的完善工作，由于在长期的合作过程中，某些相对固定、有经验的公司人员可以通过培训手段达到从事档案开放鉴定工作初审的要求，因此可以尝试与其签订服务协议和保密协议后聘用为开放鉴定工作专职人员，解决档案馆开放鉴定人员不足的问题。

    总之，征求档案形成单位意见虽然看起来只是档案开放鉴定流程中的一个环节，但具有基础性、全局性意义，与其他各环节密切相关，我们只有着眼于新时代的使命、任务，始终强化政治意识、担当意识、创新意识，深入挖掘档案文化，着力丰富档案资源，才能使档案开放鉴定工作更加契合档案的政治属性、历史属性、文化属性，才能真正发挥档案资政育人的重要作用，才能向着档案工作发展建设的全新目标前进。

    作者单位：北京市丰台区档案馆