电子档案管理存在的问题及对策分析
摘 要：随着社会的加速进步，信息技术得到了快速发展，社会生活逐步进入自动化、信息化、网络化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。企业科研生产和经营管理也呈现文件形成电子化，文件传输网络化，文件存储数字化，文件管理动态化等特点，这也是办公信息化建设的具体表现。信息时代的到来提供了创新性的信息技术，为档案管理提供了有效支持，促使其由传统纸质化档案管理向数字化档案管理转变，能够有效的改善之前档案管理中存在的种种局限和不足，有利于促进档案管理效率提升。但是這种以信息技术为支撑的电子档案管理模式还处于起步阶段，存在着很多问题，本文将对数字化背景下的电子档案管理所面临的问题和解决途径进行探究与探讨。
关键词：电子档案；档案管理；现状问题
1 档案及电子档案管理的简述
档案工作是各项管理工作中必不可少的重要组成，它真实的记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。档案管理是任何单位的管理工作中不可或缺的重要组成部分，有其特有的科学价值和存在属性。
而电子档案则是指各级各类单位对本单位在办公过程中由各种电子设备生成的有保存和利用价值的声音、图像等的得到归档的电子文件。电子档案能够及时归档，接受方便；能够较为齐全的进行归档，但是所利用的存储空间却词普通档案小的多，方便管理；由于电子档案通过电子软件进行管理存储，方便共享；利用网络信息技术能够释放档案工作人员的双手，从而减轻工作压力，提高工作效率。
总之，运用现代信息技术建立电子档案管理系统，实现档案管理的信息化，能够使档案管理更加高效，更加智能，从而进一步加强档案管理工作的使命感和责任感。
2 电子档案建设的现状
1.理论与实践的匹配度有待提高
据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的电子档案管理场所。单位领导对此虽然开始重视，但是由于资金支持投入不够，难以满足信息时代改进电子档案管理软件的需要。在日常工作中，员工只能采用通用的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的工作进度和成效，更使得工作人员对档案管理工作的热情下降。由于缺乏一套完善的档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏规范化的借鉴，没有一个准确的指导，只能凭借一腔孤勇向前摸索。另外，电子档案建设模式的落后使得档案的分类、整理、归纳落后于其他领域，随着档案事业的规模不断扩大，数量也日益增加，档案的内容愈加丰富，传统的档案管理工作模式还是不太适应满足当前社会的需要。
2.电子档案管理队伍质量需随时代要求提高
目前，虽然大多数的档案管理工作人员都是科本出身，工作与所学专业实现了专业对口，保证了档案管理工作能够有序进行。但是随着电子档案的建立，进一步提高了对工作人员的综合素质要求，而部分工作人员对现代信息技术及档案管理相关软件的应用不太熟悉，容易造成档案管理工作的安全隐患，进而导致电子档案管理工作的效率和成果落后。另外，由于档案管理是一项枯燥无味的工作，工作程序单一而且琐碎。长此以往，一些工作人员出现会工作积极性下降，对工作缺乏热情，为了完成工作而工作，缺乏主动性，拉低了电子档案管理工作的效率。
3.对新媒体技术运用不到位，电子信息保密工作有待加强
虽然现如今很多单位已经实现数字化的档案管理，建立了电子档案。利用电子档案进行归类管理和储存，改善了之前档案管理中存在的种种局限和不足。但是对电子档案管理的安全这方面，仍然没有一套有效的管理方法。安全保密软件的仍然不够完善，加之工作人员对软件应用的熟悉度不高，对计算机杀毒知识了解较少，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失。这对单位管理建设来说，是一个极大的隐患。
3 电子档案管理的新对策
1.不断更新自我观念，加深对电子档案的重视
电子档案管理是新时期新形势下，信息技术在档案管理系统中的重要应用，推动了档案管理的实际工作的效率提升。单位领导对电子档案的重视与认识，是档案管理质量提升的前提。各级各类单位对档案管理的重要地位有了初步认识，但是毕竟档案管理随着档案数量和质量的提升变得日益复杂，面对档案文化性质和社会性质逐步被弱化，但被利用的范围却在逐步扩大的现象。所以必须要高度重视信息技术在解决档案管理中的重要性。
2.协调好电子档案与纸质档案的保存双套制
目前纸质档案数字化工作快速发展，国家层面上也进一步出台了档案保存的相关标准和战略规划，实行双套制保存，即纸质一套，数字化一套。这是因为纸质化的档案物理上更易于保存，科学维护下保存几百年也不成问题，并且现在国家政府各个部门并没有统一的实行无纸化办公，这些直接产生的纸质记录必须要保存的。而电子档案的建立，则是为了安全备份，便于查询和未来的开发利用。在单位的档案建设与管理过程中应该协调好两者的关系，共同促进档案管理质量提高。
3.规范化归档，保证电子档案的真实性
电子档案管理是传统档案管理信息量的上百倍；信息化的档案管理是一项系统性、复杂性的工程。对本单位的档案状况进行系统规划，是信息技术在档案管理中的必然要求。例如，要对单位档案的馆藏状况进行系统化的摸底排查，对原有档案的载体、类型、实物、形态、状态、数量等基本信息要做到真实、准确的摸底；根据对原有档案资料的实际情况再选择合适的信息技术手段，包括扫描仪、相机、摄影机等信息设备的应用。数字化是档案信息化过程中的一个主要特点，所以要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应从坚持矛盾的普遍性与特殊性原则，明确重点，分步推进的原则对原有档案的项目首先进行数字化；要对档案资料做到具体问题具体分析。
4.加快并稳步实现档案管理的数字化管理和应用
面对众多庞大的资源和内容，逐步实现数字化管理是十分必要的。所以要加快实现档案管理数字化的发展迫在眉睫。实现档案管理的数字化可以极大提高档案的高利用率，更好的服务于生产和生活。档案实现数字化的过程中要针对性的做好相关参数的优化设置工作，因为在一些档案中参数不同，成像的质量和效果也就不同。
4 总结
新的社会与科技发展环境下，电子档案的管理与建设进步已经成为一种不可逆转的趋势，也是时代发展的必然要求。电子档案管理就是推进档案信息化建设，它不仅能够进一步为单位发展做出贡献，更是满足人们日益增长的需求的必要途径。可以肯定的是目前档案信息化正在如火如荼的开展，政府和学界都在努力，需要法律的修改，制度的完善，技术的发展，观念的转变，人才队伍的建设等等因素共同作用，才有可能未来实行完全的信息化档案管理。
参考文献：
[1]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[j].韶关学院学报：社会科学，2009，30（7）.
[2]江微.浅谈电子档案的保管与利用[j].办公自动化，2010（6）.
[3]路玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[j].河南科技， 2009（10上）.
作者简介
王晓欠（1983-），女，陕西西安人，本科，毕业于郑州大学，馆员，研究方向：档案管理。
关键词：电子档案；档案管理；现状问题
1 档案及电子档案管理的简述
档案工作是各项管理工作中必不可少的重要组成，它真实的记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。档案管理是任何单位的管理工作中不可或缺的重要组成部分，有其特有的科学价值和存在属性。
而电子档案则是指各级各类单位对本单位在办公过程中由各种电子设备生成的有保存和利用价值的声音、图像等的得到归档的电子文件。电子档案能够及时归档，接受方便；能够较为齐全的进行归档，但是所利用的存储空间却词普通档案小的多，方便管理；由于电子档案通过电子软件进行管理存储，方便共享；利用网络信息技术能够释放档案工作人员的双手，从而减轻工作压力，提高工作效率。
总之，运用现代信息技术建立电子档案管理系统，实现档案管理的信息化，能够使档案管理更加高效，更加智能，从而进一步加强档案管理工作的使命感和责任感。
2 电子档案建设的现状
1.理论与实践的匹配度有待提高
据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的电子档案管理场所。单位领导对此虽然开始重视，但是由于资金支持投入不够，难以满足信息时代改进电子档案管理软件的需要。在日常工作中，员工只能采用通用的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的工作进度和成效，更使得工作人员对档案管理工作的热情下降。由于缺乏一套完善的档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏规范化的借鉴，没有一个准确的指导，只能凭借一腔孤勇向前摸索。另外，电子档案建设模式的落后使得档案的分类、整理、归纳落后于其他领域，随着档案事业的规模不断扩大，数量也日益增加，档案的内容愈加丰富，传统的档案管理工作模式还是不太适应满足当前社会的需要。
2.电子档案管理队伍质量需随时代要求提高
目前，虽然大多数的档案管理工作人员都是科本出身，工作与所学专业实现了专业对口，保证了档案管理工作能够有序进行。但是随着电子档案的建立，进一步提高了对工作人员的综合素质要求，而部分工作人员对现代信息技术及档案管理相关软件的应用不太熟悉，容易造成档案管理工作的安全隐患，进而导致电子档案管理工作的效率和成果落后。另外，由于档案管理是一项枯燥无味的工作，工作程序单一而且琐碎。长此以往，一些工作人员出现会工作积极性下降，对工作缺乏热情，为了完成工作而工作，缺乏主动性，拉低了电子档案管理工作的效率。
3.对新媒体技术运用不到位，电子信息保密工作有待加强
虽然现如今很多单位已经实现数字化的档案管理，建立了电子档案。利用电子档案进行归类管理和储存，改善了之前档案管理中存在的种种局限和不足。但是对电子档案管理的安全这方面，仍然没有一套有效的管理方法。安全保密软件的仍然不够完善，加之工作人员对软件应用的熟悉度不高，对计算机杀毒知识了解较少，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失。这对单位管理建设来说，是一个极大的隐患。
3 电子档案管理的新对策
1.不断更新自我观念，加深对电子档案的重视
电子档案管理是新时期新形势下，信息技术在档案管理系统中的重要应用，推动了档案管理的实际工作的效率提升。单位领导对电子档案的重视与认识，是档案管理质量提升的前提。各级各类单位对档案管理的重要地位有了初步认识，但是毕竟档案管理随着档案数量和质量的提升变得日益复杂，面对档案文化性质和社会性质逐步被弱化，但被利用的范围却在逐步扩大的现象。所以必须要高度重视信息技术在解决档案管理中的重要性。
2.协调好电子档案与纸质档案的保存双套制
目前纸质档案数字化工作快速发展，国家层面上也进一步出台了档案保存的相关标准和战略规划，实行双套制保存，即纸质一套，数字化一套。这是因为纸质化的档案物理上更易于保存，科学维护下保存几百年也不成问题，并且现在国家政府各个部门并没有统一的实行无纸化办公，这些直接产生的纸质记录必须要保存的。而电子档案的建立，则是为了安全备份，便于查询和未来的开发利用。在单位的档案建设与管理过程中应该协调好两者的关系，共同促进档案管理质量提高。
3.规范化归档，保证电子档案的真实性
电子档案管理是传统档案管理信息量的上百倍；信息化的档案管理是一项系统性、复杂性的工程。对本单位的档案状况进行系统规划，是信息技术在档案管理中的必然要求。例如，要对单位档案的馆藏状况进行系统化的摸底排查，对原有档案的载体、类型、实物、形态、状态、数量等基本信息要做到真实、准确的摸底；根据对原有档案资料的实际情况再选择合适的信息技术手段，包括扫描仪、相机、摄影机等信息设备的应用。数字化是档案信息化过程中的一个主要特点，所以要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应从坚持矛盾的普遍性与特殊性原则，明确重点，分步推进的原则对原有档案的项目首先进行数字化；要对档案资料做到具体问题具体分析。
4.加快并稳步实现档案管理的数字化管理和应用
面对众多庞大的资源和内容，逐步实现数字化管理是十分必要的。所以要加快实现档案管理数字化的发展迫在眉睫。实现档案管理的数字化可以极大提高档案的高利用率，更好的服务于生产和生活。档案实现数字化的过程中要针对性的做好相关参数的优化设置工作，因为在一些档案中参数不同，成像的质量和效果也就不同。
4 总结
新的社会与科技发展环境下，电子档案的管理与建设进步已经成为一种不可逆转的趋势，也是时代发展的必然要求。电子档案管理就是推进档案信息化建设，它不仅能够进一步为单位发展做出贡献，更是满足人们日益增长的需求的必要途径。可以肯定的是目前档案信息化正在如火如荼的开展，政府和学界都在努力，需要法律的修改，制度的完善，技术的发展，观念的转变，人才队伍的建设等等因素共同作用，才有可能未来实行完全的信息化档案管理。
参考文献：
[1]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[j].韶关学院学报：社会科学，2009，30（7）.
[2]江微.浅谈电子档案的保管与利用[j].办公自动化，2010（6）.
[3]路玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[j].河南科技， 2009（10上）.
作者简介
王晓欠（1983-），女，陕西西安人，本科，毕业于郑州大学，馆员，研究方向：档案管理。
