企业文件与档案管理体系的转型与发展

    吴志杰

    摘要：《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》是数据时代指导企业文件与档案管理体系转型与发展的一部力作。本文以“理念架构—框架解构—方案建构”的评析思路分析了该书的主要内容及特点，认为该书为数据时代企业文件与档案管理体系的转型与发展提供了理念指引、框架指南和实践指导。

    关键词：企业文件与档案管理知识共享管理理念管理框架

    文件形成领域技术的变化导致文件形态发生了“模拟态—数字态—数据态”的嬗变，数据日益成为文件与档案管理的主要管理对象。[1]管理对象不同，与之匹配的管理理念、方法与工具也需要调整与更新。所以，如何重构数据时代的文件与档案管理理念、如何完善数据时代的文件与档案管理体系以及如何选择数据时代的文件与档案管理策略，以实现文件与档案管理工作的转型与发展，是每位档案工作者和研究者都需要解答的时代问题。

    2019年河北大学李颖副教授出版的专著《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》一书即对这些命题进行了积极探索并尝试进行回答。该书立足于“数据作为重要生产要素”的时代背景，聚焦企业文件与档案管理工作，以知识共享和文件与档案管理的融合与互动为线索，介绍了面向知识共享的企业文件与档案管理的科学理念、框架构建，分析了知识共享环境下企业文件与档案管理的困境及成因，并提出了面向知识共享的企业文件与档案管理的实现路径和关键策略。该书思路清晰、观点明确、论证严谨、结论合理，是兼具理论创新性和实践指导性的一部力作。

    一、《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》简介

    除了绪论部分之外，全书共分为七部分。在第一部分中，作者从概念实质和价值内涵角度明确了知识共享和企业文件与档案管理的契合性。在第二部分中，作者提出了诠释组织记忆、以全面质量管理确保企业文件与档案的价值实现、维持企业信息生态系统平衡和“蓝海战略”的价值创新理念四种面向知识共享的企业文件与档案管理的科学理念。作者重点论述了第三部分，即面向知识共享的企业文件与档案管理框架构建。该部分包括框架特征分析、框架内容阐述和框架保障研究。为了增加现实关照，作者在第四部分中归纳出了知识共享环境下企业文件与档案管理工作存在的主要困境及其成因。作者按照“啟动—转动—推动”的整体思路，设计出了环环紧扣的、具有复用性的实现路径，这构成了第五部分的主要内容。在第六部分中，作者分别从知识共享和企业文件与档案管理方面探讨了面向知识共享的企业文件与档案管理的关键策略。最后，作者在第七部分中选取了国家电网档案馆、中国中化集团和沙特阿美石油公司三个案例来考察企业文件与档案管理和知识共享的融合程度。

    二、《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》评析

    （一）理念架构：经典理念的继承与创新理念的提出

    “组织记忆观”是档案记忆观在企业文件与档案管理领域的具体应用。20世纪末以来，越来越多的学者开始关注并认可档案的记忆属性，形成了档案记忆观的档案学新视点，档案记忆观为档案和档案管理的研究与实践提供了新的视角和思维方式。[2]作者提出的以诠释组织记忆为核心的“组织记忆观”是档案记忆观在企业领域的具体应用。该理念能够指导企业提升核心竞争力并对社会记忆的留存予以相应补充。

    “全面质量管理观”是“一个组织以质量为中心，以全员参与为基础，目的在于通过让顾客满意和本组织所有成员及社会受益而达到长期成功的管理途径。”[3]企业文件与档案管理工作是多元主体参与的、由一系列紧密联系的活动组成的一项工作，以“全面质量管理观”为指导，能够保证企业文件与档案管理的高效运转，进而有利于企业文件与档案价值、企业文件与档案管理活动价值的实现。

    “生态系统观”是实现企业信息生态系统健康发展的必要理念。文件与档案管理既是企业信息生态系统中的一个重要子系统，作为有机整体直接影响着企业信息生态系统的平衡，又能够从信息、信息人、信息环境等方面对企业信息生态系统的平衡有决定性影响。

    “蓝海战略观”是推动企业知识共享和文件与档案管理活动价值创新的有效指引。“蓝海”代表新兴市场，蕴含巨大的利润高速增长的机会。在面向知识共享的企业文件与档案管理中，“蓝海战略观”指导我们既应立足企业文件与档案，因人而异、因地制宜地实施显性知识共享、挖掘隐性知识，又要探索企业文件与档案的有效管理与共享，以便输出更多的活性知识（见图1）。

    （二）框架解构：从理论分析到实践保障的框架

    面向知识共享的企业文件与档案管理框架的理论分析是对框架特征及内容的识别与阐述。知识共享和文件与档案管理根本目标的一致性决定了两者之间存在双向互动关系。知识共享既可以被视为企业文件与档案管理的目标，又可以被视为良好的企业文件与档案管理的结果；良好的企业文件与档案管理既是知识共享的实现途径，又是知识共享的重要内容。基于此观点，作者从稳定性、完整性和动态性三个方面对面向知识共享的企业文件与档案管理框架的特征进行了阐述。在框架特征的指导下，结合数据时代知识共享的需求，作者认为可信任的领导主体、健全的制度体系、企业文件与档案的资源聚合体以及先进的信息管理技术是面向知识共享的企业文件与档案管理框架的主要内容。

    面向知识共享的企业文件与档案管理框架的实践保障包含“科学的战略定位”和“协同论的全局观”两个方面（见图2）。其一，作者创新性地提出了颇具辩证意味的“化整为零战略：档案数据化”和“合零为整战略：数据档案化”两大基本保障战略。“档案数据化”是根据企业管理和决策需求，将文件与档案分解为适合的信息单元，以便与其他不同来源、不同类型的数据进行整合分析。[4]“数据档案化”是指从时间和空间的不同维度，从形成主体到各项活动，全面统合企业的文件与档案，构建完整的企业记忆框架和丰富的记忆素材库，凝练、解读和彰显企业文化。[5]此两种战略着眼于从整体上增加档案资源的总量、优化档案资源结构以使其更加完整和全面。其二，面向知识共享的企业文件与档案管理体系是一个复杂的开放系统，涉及多个子系统，因而如何实现不同子系统之间的协同，以推动企业整体文件与档案管理体系功能的实现是实践保障需要解决的主要问题。结合协同论的全局观，作者提出“人—人协同”“人—技协同”“文件与档案—非文件与档案协同”的协同战略。该战略从系统视角出发，强调企业文件与档案管理体系内部的各个子要素之间以及企业文件与档案管理体系和外部其他各种相关事物之间的协同作用，以便发挥“1+1>2”的管理效果。

    

    （三）方案建构：融合路径和策略的实施方案

    构建面向知识共享的企业文件与档案管理体系依赖于合理的实施路径与有效的应对策略。于实施路径而言，基于面向知识共享的企业文件与档案管理框架之应然与企业文件与档案管理之实然的对比，作者描述了实现面向知识共享的企业文件与档案管理的轨迹全景，即“启动—推动—转动”[6]。首先，作者认为启动面向知识共享的企业文件与档案管理的关键在于识别共享环境和培育共享文化，以便形成“共享文化+文档管理”的融合。其次，作者指出高效转动的面向知识共享的企业文件与档案管理必须依赖完善的共享制度和合理的共享方式。最后，作者认为共享成效的正确评估和共享结果的及时反馈能够使面向知识共享的企业文件与档案管理在持续推动中实现螺旋上升式发展。于应对策略而言，作者提出了“文件与档案管理之知识共享”和“知识共享之文件与档案管理”的双向实施策略（见图3）。具体来说，面向知识共享的企业文件与档案管理中知识共享和文件与档案管理是可并行开展而又互为支持的两项管理活动。在文件与档案管理视角下，为了实现有效的知识共享，不仅应该在文件形成之初就要对文件的拟制进行精细化管理以优化文件质量，而且还需要将大众分类法与传统分类法相融合以有效整合碎片化的信息。此外，还应提升文件与档案服务的可感知性以最大化地发掘文件与档案的知识价值。在知识共享视角下，一方面文件与档案管理能够有效推动知识共享中“创始场”“对话场”“系统场”和“实践场”的建设，以形成知识共享良性循环的长效机制；另一方面对知识共享中文件与档案形成的控制能够实现企业内部知识的积累、获取并固化企业外部知识和推动企业知识向外扩散，以提升知识共享相关效率并降低共享成本。

    三、《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》的价值

    对面向知识共享的企业文件与档案管理的理念、框架、实现路径和关键策略的细致阐述与详细论证既构成了本书的主要研究内容，又体现了本书的基本价值贡献。

    其一，本书是对转变数据时代企业文件与档案管理理念的积极回应。传统被动、单一的管理理念难以适应数据时代企业文件与档案管理的管理对象、管理环境、管理方法和工具发生的巨大变化。本书立足于继承与发展的角度提供了适应数据时代的企业文件与档案管理理念。

    其二，本书提供了解决知识共享环境下企业文件与档案管理困境的有效探索。企业文件与档案管理是一项实践性很强的工作，必须立足实践、服务实践和指导实践。作者通过充分的实践调研来聚焦实践中突出存在的问题，为解决实际管理困境提供了有效的路径和策略指导。

    其三，本书为构建面向知识共享的企业文件与档案管理体系提供了科学指导。纵观全书，本书包含继承与发展的理念指引、理论与实践的框架分析以及路径与策略的实践指南，能够为面向知识共享的企业文件与档案管理体系的建设提供全面合理、科学有效的指导。

    四、研究展望

    該书以翔实的叙述、严谨的论证明确了知识共享和企业文件与档案管理具有的双向互动关系，这种双向互动关系使得二者能够在管理目标、管理内容、管理手段上融合共生、协同发展。然而，数据时代无论是文件与档案还是知识都能够“降维”至数据维度进行分析、关联、挖掘和序化。[7]数据成为重塑知识共享和文件与档案管理关系的重要影响因素。所以，未来应就如何从数据视角审视知识共享和文件与档案管理关系、如何从数据视角促进知识共享和文件与档案管理等问题进行深入研究。

    注释及参考文献：

    [1]钱毅.技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探[J].档案学通讯，2018（2）：10-14.

    [2]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J].档案学通讯，2012（3）：4-8.

    [3]伍爱.质量管理[M].广州：暨南大学出版社，1996：58.

    [4][5][6]李颖.面向知识共享的企业文件与档案管理的路径设计[M].北京：人民出版社，2019：116，117，136.

    [7]王协舟，李典诰.“互联网+档案”新业态发展动力的新特点[J].北京档案，2019（9）：12-15.

    作者单位：中国人民大学信息资源管理学院