《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）解读及相关问题思考
刘林子洋
印章档案是一种特殊形态的档案，在历史研究、档案考证、文物收藏、艺术鉴赏等方面具有重要价值。为使印章档案符合长久保存和利用的需要，提供管理原则与方法，明确其在清洗、分类、排序、编号、装盒等具体环节的操作规范，国家档案局于2008年6月20日发布《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008，以下简称《规则》）。《规则》属于我国档案行业标准中的推荐性标准，由湖北省档案局提出、起草，于2008年9月1日实施。本文将对《规则》的制定背景、特点、内容进行解读，并就其存在的不足给出改进建议。一、《规则》的制定背景
印章被各类国家机关、企事业单位和个人在政治、军事、经济、文化、科学、技术等社会活动中广泛使用。当这些印章失去现行效用，以实物形态构成集合，就成为了印章档案。然而在《规则》颁布之前，我国仅有少数地方档案管理机构出台了印章档案行业相关标准（如《云南省印章档案管理办法（暂行）》），缺乏中央层面的统一指导性标准文件。《规则》的实施，填补了国家印章档案行业标准的空白。同时，这也是档案学和印章学领域的一项重要突破，为今后组织和个人开展印章档案管理的工作实践提供了标准参考。二、《规则》的主要特点
（一）注重与已有标准的协调统一
印章档案作为一种特殊载体形式的档案，其整理规则可参考归档文件的整理方式，因此引用了《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）。在印章档案的整理过程中，会涉及分类、排序、编号、著录等若干具体环节，所以还引用了《档号编制规则》（DA/T 13-1994）和《档案著录规则》（DA/T 18-1999）。《规则》涵盖的这三部规范性引用文件，均为档案行业的推荐性标准，在保证了权威性的同时，还维持了与已有标准的通用统一。
（二）条款具体可操作性强
印章档案的整理是一项强调实践性的活动，其最终目标和落脚点是为了更好地长期保存印章档案和开展利用。因此，除了必要的理论和原则，卓有成效地指导工作人员开展印章档案具体工作才是《规则》制定和实施的目的。《规则》的正文对各个整理环节做出了具体规定，避免了空洞口号式的文字。《规则》的附录也十分翔实，附录B按照实际操作顺序给出了印章档案整理的全套步骤，附录C则将装具、目录、备考表的具体样式尺寸、著录内容等一一呈现。该标准具体、便于操作的特点使其可以作为档案机构开展相关业务的指南和工具。三、《规则》的主要内容解读
（一）总体结构
《规则》的主体结构由正文和附录组成。正文部分包含9章，共71条条款，其中一级条款9条，二级条款25条，三级条款23条，四级条款14条。这些条款明确了《规则》的使用范围、规范性引用文件、术语和定义以及印章档案整理的具体原则和方法。附录共有三个：附录A“国家综合档案馆印章档案进馆范围”、附录B“印章档案整理步骤”、附录C“印章档案盒、目录及备考表图示”，均为规范性附录，与标准正文具有相同效力。附录内容可视作印章档案整理中的具体操作指南，因其内容集中且篇幅较长，故独立于正文之后编为附录。
（二）术语及定义
《规则》对4个术语的概念进行了界定，包括：印章Seal、印章档案Seal Archives、印模Moulage、印纽Seal Handle。
《规则》对印章的定义是：“将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽（执柄）和印材5个构成要素。作为在社会交往中象征和证明身份、权利与地位，起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信；作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。本标准以下有关印章的表述，未作特殊说明的，均指实用印章。”
除《规则》外，目前我国其他法规或标准中鲜有对印章的概念界定，本文仅找到一处，《文具用品术语及分类》（GB/T35600-2017）对印章的定义是：“刻在特定材质上，代表特定信息标记或符号的凭据。”对比这两个标准，可以发现T35600基于文具角度认为印章是一种凭据；而《规则》概念外延更广，仅是起凭证作用的实用印章即涵盖了T35600的内容，另外还提出了以欣赏为目的的艺术印章，因此《规则》所表达的概念更为全面。《规则》采用“信物”当作实用印章的属概念（为直观对比，暂不讨论“艺术印章”的属概念）；T35600以“凭据”作为属概念。“信物”和“凭据”意思相近，都可表示凭证，但“信物”还强调被作为凭证的物品，十分贴切地表达了印章具备实物属性这层含义。
比较而言，《规则》的印章定义更具科学性，但仍有值得完善之处。第一，用“物体”指代印章的载体形式过于空泛。自然界中客观存在的一切个体都可称物体，但很显然并不是任何物质都能成为印章的载体。这里的物体实际是指印章的印材，通常要求质地坚硬、印迹清晰、稳定耐久，如金属、木、塑料等，因此建议将“物体”改为“特定材质”。第二，印章的分类结果取决于我们选取何种特征作为分类标准。按照印章的使用主体，可以分为公章和私人印章。按照印章的使用效力，可以分为历史印章和现行印章。条款中实用印章和艺术印章的分类，显然是基于使用性质进行的类别划分，因此建议补充这一分类依据的表述。第三，现有定义考虑到实用印章和艺术印章的区别，用“信物”和“艺术品”分别作为其属概念，这种表述从逻辑上讲十分严谨，但定义中出现两个并列的属概念显得有些赘余。由于《规则》关于印章的表述主要针对实用印章，本文认为可从形式上弱化“艺术品”这一属概念，不妨将其作为补充内容置于括号中，使印章的属概念更加简洁突出。
综上所述，对印章的定义可以修改为：“将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在特定材质上，形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物（或艺术品）。印章通常包括印面、印文、边款、印纽（执柄）和印材等构成要素。按照印章的使用性质，可分为在社會交往中象征和证明身份、权利与地位，起凭证信物作用的实用印章（也称印信），和以欣赏和表现篆刻艺术为目的的艺术印章（也称文人印章）。本标准以下有关印章的表述，未作特殊说明的，均指实用印章。”
《规则》对印章档案的定义是：“国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。”首先，该表述把“印章”作为印章档案的属概念，这种认识存在逻辑错误。在辨别文件与档案概念时，我们说文件和档案是同一事物处在不同运动阶段上价值形态变化的体现。文件强调个体概念，而档案强调集合概念。文件只有依照一定的内在联系发展成为体系，才能称为档案。文件“生长”成档案的过程不是简单通过归档就能实现的，因此不能认为归档文件就是档案。印章和印章档案的关系可以类比上述观点，印章是个体，而印章档案应表达集合概念。另外，历史研究、档案考证、文物收藏、艺术鉴赏等价值虽然是印章档案客观具备的，但并非是印章档案有别于其他类型档案的本质属性，文书档案、艺术档案同样可具有这些价值，故没有必要在定义中强调。对印章档案的定义可以修改为：“国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的有保存价值的印章实物的集合。”
《规则》对印模的定义是：“采用反扣法将印章钤盖或压盖（俗称盖章）在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。其中，专门用于鉴别真伪印章的存底印模又称作印鉴。印模不同于印刷厂使用的印章模具。”我们日常口语中所说的“印痕”即为这一概念。通过对印模的制作和编辑从而间接协助印章档案实物的整理一定程度上提高了印章档案管理的效率。
《规则》对印纽的定义是：“印章顶端用于穿线和执握的部位，通常被雕刻成动物等各种形状。现代机构法人使用的印章已较少制作印纽，其印纽部位已逐渐被执柄所取代。”古人习惯随身携带印章，或佩于腰，或系于臂，因此在印章顶部钻孔。在封建社会，统治者利用印纽的不同兽形来显示职位官阶，以别尊卑。秦汉六朝以来，官印多用纽制。现代社会使用的印章特别是实用印章，不再需要随身携带，印纽也已被执柄代替。
（三）印章档案的整理原则和质量要求
《规则》第4章和第5章分别规定了印章档案的整理原则和质量要求，可以视为后续具体整理环节的宏观目标，在标准全文的结构中起到类似总则的作用。
整理原则包括四项：“遵循形成规律”是指档案整理应充分利用原有整理基础，尊重和继承前人已有成果；“集中整理分类”要求印章档案按馆藏集中，统一整理，不宜按来源划分全宗，这是对既有档案全宗理论的一次创新（具体分析见下文“整理方法”部分）；“区分保管价值”是划分保管期限的前期准备；“便于保管利用”则是档案整理的落脚点和最终目的。
在质量方面，要求印章收集齐全、完整、真实；整理方法科学规范；整理印章档案所使用的材料符合长期保管需要。
（四）印章档案整理具体环节
第6章至第10章分别对清洗方法、整理方法、装具、目录与备考表、制作印模给出了详细规定，可具体指导印章档案整理工作实践中的具体环节。
1.清洗方法
第6章规定了印章的一般清洗方法、清洗剂的选择和清洗要求。清洗是印章档案整理环节中的第一步骤和后续工作开展的必要前提。若清洗质量不达标一方面会影响整理环节的后续操作，另一方面会给日后印章进馆的长期保存埋下隐患，因此需对此步骤给予足够重视。
印章在清洗时应将印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。
另外《规则》针对竹木类、金属类、矿物类、橡胶塑料类、骨质类等不同材质的印章给出了相应推荐的清洗剂种类及浓度。这是出于化学性质的考虑，既要有效清除污渍，又不能使清洗剂中的成分与印章材质发生反应损坏印章。
《规则》对清洗的操作过程和效果提出了以下五点要求：
第一，清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。
第二，清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。
第三，使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应注意防火。
第四，使用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，防止损坏印面。
第五，用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃（塑料）等印柄上的印章，对其清洗时，应避免长时间浸泡和用力过猛，以防止印面老化和脱落。
2.整理方法
第7部分规定的内容较多，包括集中印章、划分保管期限、分类、排序、装盒和编制档号等六个方面的问题。
《规则》对档案馆和档案室分别提出了集中印章的要求：“档案馆保管的印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗。档案室保管的本单位内设机构和专业活动使用的印章档案可以按全宗集中，也可以按室藏集中，进行整理。”该条款是对既有全宗理论的突破，是《规则》的创新之处。来源原则是档案学重要的基本原则，其核心内容是同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。该原则在档案整理工作中的具体表现，是将源自同一形成者的档案组成一个全宗，并以全宗作为实体整理的基本单元。本文认为印章档案有其自身特殊性，可以针对其特点和形成规律，打破固有原则，采用便于印章档案保管和利用的集中方式，避免教条。若按来源原则划分全宗，首先会使得印章档案分散至各个全宗，同一全宗内部纸质载体和实物载体档案混杂给保管增加难度；另外印章在制作、使用、收缴、归档等生命周期中经手主体较多，全宗归属界限较为模糊。因此，档案馆应将馆藏印章档案集中起来、统一整理，按照印章档案的实物载体特点设置客体全宗。
《规则》规定的印章档案保管期限是永久和定期（15年）两种。“对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；其它内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。严重破损和一般事务性工作（收发文等）使用的无档案保管价值的印章，不列入归档整理范围，已进馆的，应按照国家有关销毁档案的规定统一组织销毁。反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限為永久。”该条款实则包含了归档范围和保管期限两部分内容，但由于《规则》中没有关于归档范围的单独条款，因此显得内容有些杂糅，层次不清。建议设置独立条款对印章档案的归档范围进行说明。
《规则》推荐的印章档案分类方法是按照历史时期（中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后）、印章属性（机构、个人）、机构类型（党政机关、社会组织、企业、事业单位等）或人物类别等特征进行分类。《规则》在此处还附图表作为举例，具体展示了条款中所述分类方案。一方面，该分类方法所选用的分类标准较为客观，不会因工作人员主观认识差异造成分类结果不同；另一方面，三级分类层次适中，各类之间无交叉，分类体系具备逻辑性（见表1）。对于艺术印章，《规则》推荐根据作者进行分类。此外，《规则》还鼓励各单位根据馆藏印章档案的实际合理地选择和确定具体分类的依据、分类层次的多少和各级类目的名称。
《规则》推荐的排序方式是按印章档案的保管期限—分类号—枚号顺序逐盒组织排架。相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次—机构（或人名字顺）—形成时间顺序组织排序；相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次—作者（人名字顺）—形成时间顺序组织排序。装盒时，相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序装盒。可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。
《规则》对档号结构和编号方法做出了规定。印章档案的档号由“印章档案代号”“保管期限代号”“分类号”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“─”混合编制，书写格式为“印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号”。印章档案代号使用“YZ”代表“印章档案”；保管期限代号以“YJ”和“DQ”分别代表“永久”和“定期”；分类号用阿拉伯数字加间隔符“.”表示，其中间隔符“.”用以区分分类层次；印章枚号根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序用阿拉伯数字流水编制。该条款下附上了档号连续书写示例图。
3.装具
第8章对装具形式、材质要求、格式要求、填写项目进行了说明。附录C“印章档案盒、目录及备考表图示”涵盖了丰富、详细的图示，已经可以全面反映装具的形态、尺寸、填写内容等，故该部分的条款文字较为简略，且多有“见附录C”的补充说明。在实际工作中可参照附录C来完成印章档案的装盒工作。
4.目录与备考表
第9章规定了印章档案保管目录和备考表的相关内容。
目录部分，条款对目录规格与项目、著录方法进行了规定。其中，目录的纸张规格、著录项目、封面样式均已在附录C中以成品表单的形式出现，打印后仅需填空即可完成目录。条款主要对著录项目的含义及著录方法进行了说明，包括7项著录内容：（1）保管期限：填写印章档案的保管期限，方法同本标准7.6.3.2。（2）分类号：填写印章档案的分类编号，方法同本标准7.6.3.3。（3）枚号：填写印章档案的枚号，参见本标准7.6.3.4。（4）印文（边款）：“印文”填写印章印面上的文字内容，“边款”填写印章边款中的文字内容，填写的边款文字两端应加注圆括号“（）”，无边款的印章可不填“边款”，示例：剿匪总兵关防（1651年制）。（5）使用起止时间：填写印章启用（或制作）和印章失效的时间，用8位阿拉伯数字标注年月日，中间用起止符“—”连接，时间无法确定的用空格“□”表示，示例：19850212—1999□□□□。藝术印章可只填写制作时间，示例：19990123。（6）印材：填写印章的制作材料，如：竹、木、根、铜、钢、铁、合成金属、玉、石、玛瑙、翡翠、橡胶、有机玻璃、骨、角、牙等。当印章的印面与执柄分别采用不同材料制作时，只填写印面的制作材料。（7）备注：注释对印章需要说明的情况，如与文书档案及其他相关档案的参见号等。
备考表的规格样式同样也在附录C中以成品表单形式出现，因此条款正文也采用了简略表述并注明参见附录的方式。条款还对“本盒印章情况说明”“整理人”“整理时间”三项填写内容进行了含义说明。备考表的位置应于印章档案盒内，排在印模单之后，印章之前。
5.制作印模
第10章对印模提出了材料、制作、编辑三方面推荐性要求。
制作印模所需材料包括宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。
制作印模时需遵循以下六点要求：（1）盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁；（2）印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料；（3）盖制印模使用的宣纸应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上，盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型；（4）盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观；（5）对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑；（6）钢印可直接在80克以上的平板纸上压制印模。
编辑部分的相关条款明确了印模的编辑可采用计算机或手工两种方式，并提出作为目录使用的印模单和用于检索、利用、宣传的印模集或印谱。
本文认为，印模的使用贯穿于印章档案整理的多个环节，可以很大程度助力印章档案管理工作。从印模的形式和作用方面来讲，卡片印模是组织印章鉴定、分类、排序、编号的工具，也可以发挥检索作用；装具盒内单页纸印模作为目录使用；印模集或印谱是经编研加工的二次文献，可供宣传或作为艺术品收藏；数字印模将印章档案从线下搬到了线上，通过建立数据库等手段可以实现馆藏共享、在线查询利用。印章档案由于以实物载体形式存在，直接对实物进行整理既不便于操作，又易损坏印章。在实际场景中，人们对印章档案最基础、最高频率的利用需求在于其盖章留下的图样（即印模），而非印章实物整体。因此，借助印模对实体进行管理，提高了印章档案管理效率，更便于印章记录信息的传播与利用，符合效益至上原则。
四、《规则》存在的问题及改进建议
（一）时效性不足
《规则》出台至今已超过十年，期间未经过重新修订，其中一些内容和思想已显过时。《规则》引用了《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）中的部分条款，但2015年修订的新版《规则》已代替原有版本。DA/T 22-2015中的一大变化是将标准适用范围由原有纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料，因此《规则》除了现有对印章档案实物的整理内容外，还应增加电子环境下印章档案整理的相关内容，例如数字印模的整理方法。类似地，DA/T 22-2015中整理原则部分的新条款“归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一”也应在《规则》中有所对应，建议陈述为“印章档案整理应保证印章实物和数字印模整理协调统一”。
（二）部分章节间关系逻辑混乱
《规则》的10个章节标题分别为：范围、规范性引用文件、术语和定义、整理原则、质量要求、清洗方法、整理方法、装具、目录与备考表、制作印模。仔细观察不难发现，这些一级标题存在逻辑层级不一致的问题。例如，清洗只是印章档案整理中的某一具体环节，却将其独立成章，与宏观层面的整理原则和质量要求并列，显然不合逻辑，建议将该部分并入整理方法章节，《规则》最核心、最充实的章节显然应是整理方法。同理，装具、目录与备考表、制作印模也都是整理过程中的具体问题，不需设为一级章节，一并作为整理方法部分的二级章节即可。
（三）缺乏对归档范围的说明
上文内容解读部分提到过，《规则》的保管期限表述中夹杂了一些归档范围的信息，但暧昧不清，没有明确给出印章归档范围应具体包括哪些内容，无法指导实际归档。建议单独设立归档范围的条款，例如：上级制发给本单位对外行文使用，使用期结束后，因各种原因未上缴的单位法人、相关组织、法人代表及其办事机构的印章；本单位制发使用到期的有保存价值的内设机构和业务工作印章；本单位制发给下级单位使用，使用到期后收缴回来的下级单位法人、相关组织、法人代表及其办事机构的印章；历史上接收的各种有保存价值的印章；反映篆刻艺术成就的艺术印章。
另外，现有附录A“国家综合档案馆印章档案进馆范围”列出了接收和征集范围，由于该部分内容篇幅较小，不妨将其与归档范围一同列入正文部分，整合为“印章档案归档与进馆范围”。
参考文献：
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[3]國家档案局. DA/T22-2015归档文件整理规则[EB/OL].[2019-11-27]. http：//www.saac.gov.cn/daj/ hybz/201806/b305d0d06b864f81bdad2bbc4672bc9d/ files/9e059b683ad44ed992bc7680e1c26d2c.pdf.
[4]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005.
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院
