“互联网+ 档案”新业态发展动力的新特点

    王协舟 李典诰

    摘要：在“互联网+”思维下，“互联网+档案”新业态的发展呈现出新特点。内部结构扁平化、团队组成灵活化、信息服务主动化、工作手段智能化，推动了档案工作业务流程重组。大档案观突破档案数据资源的传统范畴，强调档案数据资源的有效整合，促进档案数据资源的开放共享，拓展档案业务范围。思维跨界转换档案视角，研究跨界拓展档案认知，服务跨界激活档案效能，宣传跨界升华档案魅力。认清以上新特点，有利于寻找“互联网+档案”新业态的新引擎。

    关键词：“互联网+档案”组织变革大档案观跨界合作

    Abstract：Under the "Internet +" thinking， the de？ velopment of the new format of "Internet + Archives" presents new features. The internal structure is flat， the team composition is flexible， the information ser？ vice is active， and the working methods are intelli？ gent to promote the reorganization of the archival work business process. The large archives view breaks through the traditional scope of archival data resources， emphasizes the effective integration of ar？ chival data resources， promotes the open sharing of archival data resources， and expands the scope of ar？ chival business. The thinking cross- border trans？ forms the archives perspective， studies cross-border development of file cognition， service cross- border activation of file performance， and promotes the charm of cross-border sublimation archives. Recog？ nizing the above new features is conducive to finding a new engine for the new format of "Internet + Ar？ chives".

    Keywords：“Internet + Archives”， Organizational change； The concept of big archives； Cross- border cooperation

    為推动“互联网+档案”新业态的培育，档案部门必须充分考虑当前档案职业发展动力的特点和趋势，按照适应新特点、把握新特点、引领新特点的目标进行精准分析、谋划布局、开拓发展。一、组织结构变革推动档案工作业务流程重组

    组织结构是组织内部分工协作的基本形式或框架。基于“互联网+档案”新业态的要求，档案管理机构的组织结构发生了明显的变革，有效地推动了档案工作业务流程重组。

    （一）内部结构扁平化

    传统的档案馆组织设计是以职能为中心，其严格的等级制度和重管轻用的工作思维限制了档案数据的开放，导致上下沟通不畅、工作效率低下等一系列问题，无法满足用户的档案需求，与“互联网+档案”的发展理念也格格不入。互联网时代的数字技术、通讯技术和网络平台的发展，给档案馆组织机构扁平化提供了有效的基础支撑，有利于档案机构各职能部门发挥其作用和能力，也有利于档案工作人员释放主观能动性和实现个人价值。一方面，档案工作人员可以和档案用户进行直接沟通，改善档案服务质量；另一方面，档案工作人员之间的上传下达在很大程度上被通信技术占领，提高了工作效率。

    （二）团队组成灵活化

    传统档案机构根据分工的原则将档案工作人员固定在收集、鉴定、咨询和保管等不同部门中，结果是档案机构规模越来越大，数量越来越多，造成了档案机构臃肿、工作反应迟缓等问题。“互联网+档案”新业态注重档案数据的开放共享，会出现更多的跨职能业务，如微信服务、私人定制服务的出现，就需要档案机构不同部门去除固有的职能认知，紧密合作进行高效服务，针对不同的用户需求，将档案工作群体划分成灵活性更好的特定团队以做出快速反应。

    （三）信息服务主动化

    档案馆、档案室等传统档案机构不再是人们获取档案信息资源的主要渠道，人们可以通过网络技术、现代通讯技术等更加便利地获取所需的档案信息，档案工作者对档案信息资源的限制性受到了技术变革的巨大冲击。与此同时，受档案信息资源带来的经济效益影响，国家制定了一系列档案开放政策和档案信息资源开发利用方针，加快了档案机构主动向用户开放档案信息资源的步伐。这使得档案工作者对档案信息资源的限制力下降，对档案工作者的主动服务能力提出了新的要求。

    （四）工作手段智能化

    传统时期的档案实体管理是按照“收集—整理—鉴定—入库—利用”的固定顺序进行操作的，这种“按部就班”的经典工作模式使得档案管理工作更加有序，且保证了档案收录的整齐性，但给档案信息资源共享、档案工作创新带来了极大的障碍。“互联网+档案”注重运用先进的信息技术和档案处理系统，逐步实现档案实体管理工作智能化。这意味着档案实体在管理过程中可以利用数字技术进行档案收集、整理、编辑等工作，并直接提供利用，打破了传统档案的固有管理模式。同时，利用大数据技术与档案处理系统可以实现档案信息资源的快速分类、深度挖掘和分级管理，实现档案信息资源输出和档案服务的智能化。档案管理手段智能化将档案管理工作由顺序操作变为协调联动，为档案业务流程重组提供了基础。档案部门可以积极采用新型的大数据档案信息管理技术，根据用户搜索的关键词对用户潜意识需要搜索的内容提取关键词进行系统提醒。[1]