我国智慧档案馆研究综述

    容依媚 肖秋会

    摘要：文章对我国智慧档案馆研究的相关文献进行了梳理，从智慧档案馆的概念和特点、结构和功能、关键技术、建设方案、信息服务等五个方面进行了系统分析。

    关键词：智慧智慧档案馆研究综述

    Abstract： Based on the published literature of Smart Archives in China， this paper analyzes the con？ cept and feature， the structure and function， the key technology， the construction plan and the information service of Smart Archives.

    Keywords： Smart； Smart archives； Research re？ view

    

    21世纪以来，随着互联网、物联网、人工智能等技术在人类生产、生活中的普遍应用，智慧城市、智慧交通、智慧医疗等不断涌现，出现了“智慧”研究热潮，智慧图书馆、智慧档案馆也开始受到图情档业界和学界的关注。本文对我国近5年来智慧档案馆的研究论文进行了梳理，旨在厘清概念，认识智慧档案馆的实质和功能，为我国智慧馆建设提供参考。一、论文年度分布及研究热点

    本文选择CNKI的CAJD、CMFD、CDFD数据库作为数据来源，以“主题=智慧档案馆”作为检索词进行检索，共检索出文献226篇，剔除无关文献后共计167篇，其中硕士论文8篇，期刊论文159篇，文献来源期刊属于北大核心的期刊论文65篇，占38.9%，文献总体质量良好。

    2013年2月，杨来青、徐明君等人发表了我国有关智慧档案馆研究的第一篇论文——《档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆》，该文以青岛市档案馆为例，阐述了智慧档案馆建设的总体构想[1]。此后，该领域的发文量迅速上升，2016年以后趋缓，但年发文量仍保持上升趋势（见图1）。

    通过对智慧档案馆领域的高频关键词统计和聚类分析，发现数字档案馆、智慧城市、信息服务、大数据、物联网、云计算、智慧化、顶层设计等为高频词汇。研究热点主要集中于：智慧档案馆概念研究，包括智慧档案馆与数字档案馆、智慧城市等相关概念的辨析；智慧档案馆的智慧化特点分析；智慧档案馆相关技术的研究，如大数据技术、物联网技术和云计算技术；智慧档案馆建设典型案例分析；智慧檔案馆的信息资源建设及信息服务研究；智慧城市建设背景下的智慧档案馆建设研究等。二、主要研究内容

    笔者在对智慧档案馆研究论文进行计量分析的基础上进一步梳理文献的研究内容，对现阶段我国智慧档案馆的研究内容总结为如下五个方面：智慧档案馆的概念和特点、智慧档案馆的结构和功能、智慧档案馆的关键技术、智慧档案馆的建设方案、智慧档案馆的信息服务。

    （一）智慧档案馆的概念和特点

    智慧档案馆目前尚未有公认的定义，人们多从技术基础、业务流程、管理对象、信息服务等方面对智慧档案馆进行界定。杨来青、徐明君等认为“智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式”，“智慧档案馆的管理对象为多元化档案资源”，“智慧档案馆和数字档案馆的根本区别在于前者具有档案信息感知与协同处置的功能”[2]。傅荣校、施蕊认为“智慧档案馆是采用物联网、云计算等新兴技术对多元化的档案资源进行整合、感知、挖掘，并提供多方位、多层次、多渠道的档案共享利用服务的一种档案馆模式”[3]。杨智勇、周枫认为智慧档案馆是“综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台”，智慧档案馆的“智慧”来源于包含感知、获取和应用三大要素的智慧化系统[4]。巨珺认为“智慧档案馆是以传统实体档案馆和数字档案馆为基础，以物联网和云计算技术为依托，以资源整合、业务协同、信息共享为主线，通过全面和深入感知建筑与设备、档案实体与档案信息，实现多元统一的档案智慧化管理；通过搭建立体互联、共享协同的档案信息网络，实现无线泛在、个性互动的档案智慧化服务”[5]。杨桂明认为“智慧”既指管理对象，即“社会各领域在智慧管理中形成的档案资源”，也指管理手段，即“通过高新技术能主动感知、处理多元化档案信息资源并提供类似人脑的智慧服务”[6]。蒋建峰、金怿认为狭义的智慧档案馆“特指各级档案馆实体的智慧化”，广义的智慧档案馆管理的范围还包含“档案的收、管、存、用、监督、培训等”[7]。毕娟用公式“智慧档案馆=档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆舍+信息资源+人力资源”定义智慧档案馆[8]。吴绪成认为“智慧档案馆是适应大数据时代要求的第四代档案馆”，其目标是“应用新一代信息技术及相关工具和方法，最大限度地提高档案资源的整合建设能力和开发服务能力”[9]。

    可见，智慧档案馆最鲜明的特点是具有智慧，且这种“智慧”贯穿于档案收集、管理、保存、利用等全部业务流程中。智慧档案馆概念界定的关键在于对“智慧”的理解。实际上，早在2003年波兰奥卢大学艾拓拉（Aittola）已提出“智慧图书馆（Smart Library）”概念，但没有引起社会关注[10]。2008年，IBM提出以物联网为技术支撑的“智慧地球”（Smart Planet）概念，掀起“智慧”研究热潮，智慧城市、智慧交通、智慧医疗等不断涌现，智慧档案馆“Smart Archives”也随之出现。牛津词典中Smart的解析多种多样，较符合语境的有“人或物快速的反应能力”“聪明、能干、智能地应对情况”[11]。因此，智慧档案馆的“智慧（Smart）”可理解为快速、智能应对变化的能力。需要指出的是，部分研究存在将Smart与Wisdom混淆的问题。在DIKW（data -infor？ mation -knowledge-wisdom）金字塔模型中，Wisdom处于模型的顶端，拥有对知识的推理以及明辨是非对错的能力，包括个体智慧、集体智慧和机器智慧[12]。Smart与Wisdom相比，智能程度相对低一些。某种程度上可以说Wisdom一定是Smart的，而Smart在某些领域未达到Wisdom，在智慧档案馆中Smart仅指机器智慧，本质上是人工智能。

    综上，笔者认为智慧档案馆是指应用物联网、移动互联网、云计算和大数据技术等新一代信息技术使档案馆具备感知、互联、数据挖掘和知识发现等机器智慧，从而更智能地应对变化和提供泛在档案信息服务的新型档案馆模式。

    （二）智慧档案馆的结构和功能

    智慧档案馆的结构在广义上是指基础架构。薛四新、卫化昱等将智慧档案馆的基础架构划分为“双层四系统”，即：技术层、应用层和支撑保障系统、档案仓储系统、智慧服务系统、智慧管理系统。其中，技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统实现智慧感知，并将感知信息“传递到海量数据中心，实现档案资源的集约管理和全面整合”；应用层“通过智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求，提供档案信息的集成服务和智慧启迪”[13]。莫家莉、史仕新等人则划分为“三层七子系统”，即核心层、应用层、服务层和七个子系统。其中，核心层由文化价值系统构成，是智慧档案馆的价值基础；支撑层由资源系统、技术系统、管理系统、制度系统、安全系统构成，是系统运行的支撑条件和运行环境；应用服务层由应用服务系统构成，是整个架构的落脚点[14]。

    智慧档案馆的结构在狭义上是指技术系统架构（也称技术架构）。田雷认为智慧档案馆的物联网技术结构包括七层，即“用户层、终端展示层、应用层、平台层、网络层、设备层和感知层”，以及两个保障体系：“标准规范体系和安全保障体系”[15]。杨艳、薛四新等认为智慧档案馆技术系统包括档案感知与获取系统、档案馆管理系统、档案智慧服务系统、档案文化社区系统和档案数据库管理系统[16]。蒋建峰、金怿将张家港市智慧檔案馆的架构分为服务层、分析处置层、通讯层和感知层，实现“用、知、传、感”四大功能[17]。

    智慧档案馆的功能需求影响结构设计，结构设计决定功能实现，二者不可分割。杨来青、李大鹏对智慧档案馆的功能进行了系统论述，认为智慧档案馆的功能体系由“社会功能——基本功能——业务功能——基础功能”构成，社会功能即档案记忆和档案信息服务，基本功能指档案的收、管、存、用等，与数字档案馆相比没有大的变化。业务功能则增加了8项：档案归档（进馆）业务控制、档案实体管理控制、数据化档案信息资源管理、档案资源数据挖掘、档案信息知识管理、档案利用智慧服务、档案信息移动服务、档案馆业务工作信息化管理。这8项业务功能使智慧档案馆“具有档案实体管理信息化、档案资源数据化、资源开发知识化、档案服务泛在化、档案业务管控全程化等新特点”。基础功能包括信息感知、智能处置、整体协同和泛在服务，为其他功能的实现提供技术支撑。杨来青、李大鹏进一步指出，“与数字档案馆相比，智慧档案馆的创新之处在于具有信息感知、智能处置、整体协同、泛在服务功能”[18]。

    可见，信息感知、智能处理、业务协同和泛在服务四大基础功能是智慧档案馆创新的突出表现。智慧档案馆上述结构和功能实现可以优化档案馆的工作环境，改革档案馆的运行模式，重塑档案馆的社会形象。它将档案管理员从简单重复的工作中解放出来，使其能够集中精力深入档案信息组织，提供更精准的档案利用服务及智慧决策服务。

    （三）智慧档案馆的关键技术

    物联网、移动互联网技术、无线射频识别（FRID）技术、云计算、大数据技术、虚拟现实技术等新一代信息技术使智慧档案馆具备感知、互联、数据挖掘和知识发现等机器智慧，被认为是智慧档案馆的关键技术。杨智勇、周枫认为，物联网技术在档案信息智能化识别、定位、跟踪监控和管理方面具有重要应用价值，云计算技术对处理智慧档案馆海量数据有重要意义，移动互联网技术为实现随时随地检索、个性化智能服务和高质量的档案信息安全传输创造条件[19]。牛力、裴佳勇认为，物联网技术极大地拓展了资源的收集范围、覆盖面和资源类型；云计算技术能够减轻海量技术带来的库存压力，避免重复建设；FRID技术将档案工作人员从重复劳动中解放出来，提高了效率；大数据技术有助于充分了解档案资源和用户的需求，实现档案信息服务的个性化、主动化和精准化；移动互联网技术使档案信息传播更加方便快捷[20]。田雷分析指出，物联网技术在档案保管、访客管理和物业管理方面的应用很有价值，但随着纸质档案调卷频率降低，在实体上植入物联网射频识别技术投入大、收益小[21]。陶水龙指出智慧档案馆的四大核心技术是智能楼宇技术、物联网技术、云计算和大数据技术[22]。刘俊恒、谭爽等对43家档案馆进行了调查，认为智慧档案馆的建设离不开物联网技术、大数据技术、云计算技术和虚拟现实技术等信息技术[23]。

    （四）智慧档案馆的建设方案

    学者多从建设阶段、建设重点、建设主体等方面对智慧档案馆建设方案进行研究。杨桂明认为，智慧档案馆建设可分为循序渐进的三个阶段：初级阶段是数字档案馆，这是智慧档案馆的基础，也是最重要、最关键的一步；中级阶段是智能档案馆，运用最新的科技手段及设备，创造舒适、便捷、高效的环境，提高档案管理和利用的效率，使档案的管理和利用实现人工管理向现代化、科学化、智能化、人性化、智慧化管理的跨越；高级阶段是智慧档案馆，强调档案信息感知和协同处置，主要任务是利用新技术实现资源开发、管理和利用的智慧化、人性化[24]。巨珺将智慧档案馆建设划分为感知化、智能化和智慧化三个层次：感知化是信息感知的全覆盖，对档案馆中物与人的变化实时感知，实现档案馆监控和管理一体化；智能化是在感知的基础上，构建信息共享网络，对信息资源进行聚合和挖掘，为智能化管理和服务提供决策支持；智慧化通过构筑集群化、协同化与泛在化的应用体系，实现档案管理与档案服务的智慧化[25]。李广都、叶毅则将智慧档案馆建设划分为馆库智能化管理、智慧档案社区和智慧档案馆门户（群）三个阶段[26]。陶水龙提出智慧档案馆建设重点在于与智能楼宇技术、物联网技术、云计算和大数据技术融合，即档案馆与智能楼宇技术融合“获得自动化的总控能力”，与物联网技术融合“获得更为全面和智能的自主‘思考和‘决定的自我控制能力”，与云计算和大数据技术融合实现“区域内各家档案馆联动，形成智慧档案群”[27]。李璐从智慧档案馆建设主体的角度进行研究，指出管理主体是政府，执行主体是档案部门、各类机构企业、高校研究者，对象主体是社会组织和公众，各个主体间通过内、外部协同机制实现紧密结合[28]。可见，智慧档案馆建设的核心在于数字档案资源的积累与深度加工、智能馆库建设、主体协同合作及共享互联。

    （五）智慧档案馆的信息服务

    人们从服务需求、服务实现和服务模式三个方面对智慧档案馆的信息服务进行了探讨。王平、李沐妍将智慧档案馆信息服务需求分为三类，即业务需求、用户需求和社会需求。业务需求以档案管理为核心，包括档案收集、整理等业务过程的信息需求；用户需求以档案开放利用为核心，包括知识汲取、社交共享、记忆存储和安全保障四个方面；社会需求以智慧城市建设为核心，包括城市持续发展、社会公共服务、文化遗产保护三个方面[29]。罗琳娜将智慧档案馆信息服务模式分为三种：泛在智能为主导模式、个性共享为重点模式、知识创新为目的模式，其中，泛在智能为主导的利用服务模式将档案馆服务嵌入用户学习生活过程当中；个性共享为重点的利用服务模式通过分析用户习惯，主动提供服务；知识创新为目的的利用服务模式将海量档案信息资源进行整合、加工创造，实现档案资源增值[30]。她进一步指出，技术支撑平台、资源整合存储平台和智慧档案管理平台是实现上述服务的基本条件[31]。牛力、裴佳勇认为智慧档案馆包括以资源为中心、以技术为中心和以用户为中心三种服务模式[32]。傅荣校、施蕊认为，智慧档案馆的信息服务要融入智慧城市建设，一方面，“档案服务理念要融入智慧城市建设理念”，另一方面，“档案应用系统融入智慧城市的公共信息服务平台”[33]。

    可见，智慧档案馆信息服务需要融入智慧城市的服务系统之中，既要满足档案部门的业务需求，又要满足社会公众的普遍需求，以公共服务平台和档案信息服务平台为依托，提供泛在信息服务。三、结语

    综上所述，智慧档案馆是采用物联网技术、移动互联网技术、云计算和大数据等新一代信息技术实现信息感知、智能处理、业务协同和泛在服务功能的新一代档案馆。智慧档案馆能够提高档案管理的效率，创造更加安全的传输和保管环境，促进档案信息资源的整合和共享，实现知识服务和智慧决策。但是，智慧档案馆建设也存在一定的风险。比如，智慧档案馆要求信息互联和共享，存在信息安全的风险；档案人才队伍中缺乏精通信息技术的综合型人才，存在运营风险；智慧档案馆建设若先于现行制度改革则存在管理和制度上的风险。明确智慧档案馆建设的风险，有助于理性投入、准确定位、合理规划，避免盲目建设而导致资源的浪费。

    注释及参考文献：

    [1][2]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案， 2013（2）：68-70.

    [3][33]傅荣校，施蕊.论智慧城市背景下的智慧档案馆建设[J].浙江档案，2015（5）：14-17.

    [4][19]杨智勇，周枫.试析智慧档案馆的兴起与未来发展[J].档案学通讯，2015（4）：45-50.

    [5][25]巨珺.智慧档案馆的“智慧层次”分析[J].北京档案，2015（10）：31-32.

    [6][24]杨桂明.从数字、智能和智慧的视角论档案馆建设的三个阶段[J].档案学通讯，2018（2）：110-112.

    [7][17]蒋建峰，金怿.智慧档案馆建设的实践与探索[J].档案与建设，2019（2）：46-50.

    [8]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013（2）：13-16.

    [9]吴绪成.浅谈大数据背景下的第四代档案馆建设[J].湖北档案，2013（3）：9-12.

    [10]Aittola M， Tapio Ryhanen， Ojala T . SmartLibrary–Location- Aware Mobile Library Service[C]// HumanComputer Interaction with Mobile Devices and Services， 5th International Symposium， Mobile HCI 2003， Udine， Italy， September8-11，2003，Proceedings.DBLP，2003.

    [11]Oxford English Dictionary.Smart[EB/OL].[2019-05-16].https：//www.oed.com/view/Entry/182448？rskey= dt7Fm0&result=3&isAdvanced=false#eid.

    [12]Jifa， Gu. Data， Information， Knowledge， Wisdom and Meta- Synthesis of Wisdom- Comment on Wisdom Global and Wisdom Cities[J].Procedia Computer Science， 2013（17）：713-719.

    [13]薛四新，衛化昱，杨艳.智慧档案馆研究思考[J].北京档案， 2014（5）：28-30.

    [14]莫家莉，史仕新，许杨.智慧档案馆顶层设计研究：总体架构及运行机理[J].浙江档案，2016（8）：6-9.

    [15][21]田雷.物联网技术在智慧档案馆建设中的应用研究[J].档案学通讯，2015（1）：60-64.

    [16]杨艳，薛四新，徐华，苏龙高娃.智慧档案馆技术系统特征分析[J].档案学通讯，2014（4）：66-69.

    [18]杨来青，李大鹏.智慧档案馆功能及体系结构[J].中国档案，2015（7）：59-61.

    [20][32]牛力，裴佳勇.面向服务的我国智慧档案馆建设探析[J].档案学研究，2018（2）：89-96.

    [22][27]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案，2014（6）：67-69.

    [23]刘俊恒，谭爽，翟鑫鑫.智慧档案馆建设条件与原则探析——基于我国43家档案馆的调查[J].档案与建设， 2017（4）：24-27.

    [26]李广都，叶毅.智慧档案馆构建中的阶段划分及要点分析[J].中国档案，2017（11）：68-69.

    [28]李璐.智慧档案馆建设主体因素分析及协同机制研究[J].档案与建设，2017（7）：8-11.

    [29]王平，李沐妍.基于TOGAF架构的智慧档案馆信息服务研究[J].图书与情报，2018（2）：24-32.

    [30]罗琳娜.智慧档案馆利用服务模式探析[J].北京档案，2017（5）：23-25.

    [31]罗琳娜.智慧档案馆服务功能实现研究[J].档案管理，2017（4）：10-13.

    作者单位：武汉大学信息管理学院