企业办公管理现状及发展趋势
李丹
摘要：企业办公管理效率的高低对于企业是否能够稳定发展有着重要的关联。因此，当企业在进一步深化改革的时候，市场竞争和业务发展更加繁重，而企业更好地发挥职能作用和为中心工作服务，是一个需要认真思考的问题。本文首先分析了企业办公管理的重要作用，其次详细探讨了企业办公管理的职能，并对企业办公管理应用和发展趋势进行了分析。
关键词：企业办公 管理 稳定 改革 职能 信息化 分析
0 引言
办公室的管理职能的发挥就企业而言是很重要的。因为新时期的企业科学管理，对企业办公室工作的提出有更好的要求。企业办公室只有以科学发展观为统领，坚持以人为本，大力提高行政效能，才能保证企业沿着科学发展的正确道路运作，以此取得显著的经济、政治和社会效益。
1 企业办公管理概述
办公室作为单位的一个综合管理部门，其职能主要是渗透到单位各个部门之中的综合职责和权力的表现。而办公室作为综合性能强的行政管理部门是员工和企业之间的桥梁，起到承上启下的作用。而且工作范围广，参与的行政事务多，较为复杂。其次是服务面宽，所有的事情都汇集到办公室，然后再整体进行落实。由此我们可以看出，办公室的工作人员有较强的办事能力和办事效率。
在新形势的市场发展下，企业办公室为了适应发展需要坚持“科学、规范、高效”的原则，还要按照“高标准、高质量、高效益”的要求，多管齐下、综合治理，以此来建立健全新的管理工作机制。为了做好办公室工作，就需要善于观察、以此来研究办公室的服务制度，从中找出规律性的东西，形成相互衔接的制度和体系，要保证各方面的工作都有章可循、井然有序，步入规范化道路。因此，就需要构建“工作有标准，过程有监督，结果有考核”的管理机制，以此来充分调动办公室工作人员的积极性和主动性，这样能够应对人员缺少又任务重时的工作。我们还要坚持从基础工作入手，建立健全的各类管理制度，对各个岗位人员的素质要求进行考察，这样能够更好地监督考核指标，将繁杂的办公室工作纳入标准化管理体系中，开创各种工作忙而不乱，有条有理的进行，保持各类人员各司其职、各尽其责的良好局面。
2 企业办公管理主要职责
2.1 促进企业发展 办公室作为企业的办事部门，其工作的出发点和落脚点都是建立在适应市场发展要求和促进企业的发展上的，由于当前企业正处在激烈的市场竞争和生存压力之中，为了避免各种矛盾的交织，就需要办公室能从其职能出发，以适应新型市场发展为目标，更好的做好参谋设计部门。而企业在发展中的种种现实矛盾和需要，都是因为需要办公室从新认识发展中的市场，以此来了解和掌握企业应该朝向哪个阶段发展，起到促进、推动和导向企业发展的重要辅助作用。
2.2 沟通协调各部门工作 在其职能发挥上，主要是由单纯的服务转向深入服务上，这样能够更好地参与到中心工作的推进和决策的贯彻落实上。而办公室的工作出发点和主要检验标准就是从其是否为企业能够更好地服务，其成果能否落实到中心工作的推进上，因此，就需要办公室抓住全局中的一些主要问题，进行深入研究和超前思考，这样才能广泛及时的了解企业各个方面的动态，能够及时掌握信息，让各部门和领导能够更好地把握全局，制定决策，为工作提出更好地参考和依据，还要把握工作进展，了解发展的走向问题，还要借鉴各方面成功的经验，为领导指导工作，提出切实可行的操作意见。
2.3 明确员工岗位权限和责任 岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其主要职责就是明确办公室各个科室的职责权限的基础，然后划分好每个岗位的权责，做到办公室每个人都能各司其职，使工作能够更加高质量、高效率地完成，避免出现相互推脱的现象，把一切不良现象扼杀在摇篮里。就需要我们在制定岗位责任制时，坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的原则，坚持从办公室的主要工作入手，但凡重复的工作科室都要进行合并；一人能完成的工作，就不需要两人共同完成。这样既能充分发挥岗位责任制，也能坚持职权责任制相一致的原则，使每个岗位都能尽职尽责的完成任务，工作规定都要尽可能的量化，以便进行考核。
2.4 推动各项工作程序化 程序办事需要分清主次。一般程序化的各项管理活动都是按照一定的秩序有准备、有步骤、有条不紊、循序渐进地进行的，使得办公室管理的正常化进行。主要包括以下4项程序，即公文处理程序、会议安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。实现办公室管理程序化的关键在于优化程序，为此，我们在制定程序的时候就要注意程序的可行性、有序性、系统性和便捷性。而在工作实际上的前提就是可行性即程序必须要明确。否则，再好的程序都是毫无意义的。系统性即程序本身就是一个有机系统，它必须考虑到各方面的因素和主客观条件，尽量预见到可能发生的情况，力求全面周到，统筹兼顾，不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接，不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化，可有可无的程序一概删除。因为多一道程序就意味着多一道麻烦，就要多花人力、物力、财力和时间。因此，程序设计是越少越好，要确定关键路线，减少重复，提高工作效率。
2.5 推动企业管理信息化 计算机技术、“Intranet和网络数据库技术的迅猛发展，为企业办公自动化信息管理提供方便的条件，创造了必要的集成化的办公环境。办公自动化使企业充分有效地传递、利用信息，完成各种办公业务，提高办公效率和质量，实现多种资源共享，信息时代将先进的管理模式和工作方式有效的结合起来，熟练运用计算机和通讯技术与企业能够更好地相结合，通过先进成熟的计算机和通讯技术手段构成一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为企业领导对日常办公管理提供决策权的信息服务，进而提高办公效率，减轻工作人员的工作负担，节约宝贵的时间，改变传统的管理思路和管理模式，就需要提高工作人员的综合素质，实现企业的电子商务化、办公无纸化和决策科学化等。以此来适应新形式下企业的办公要求。
3 企业办公管理的发展趋势
随着全球信息化时代的到来，人们的生活方式已经发生翻天覆地的变化，因此就需要以纸张为基础的人工办公管理方式进行重要的改革，以适应新的发展趋势。提高企业办公管理的质量和效率，这也是企业办公管理系统重新设计与实现的主要目的，以此来满足解决企业的日常工作处理的问题。在对目前的旧办公管理系统框架的结构上，需要我们全面分析企业办公室管理方式，以此来让企业办公管理能够更加系统化和自动化，因此，就需要我们采用JSP面向对象技术和SQL Server数据库提出了一个基于B/S结构的企业办公管理系统的架构。其主要特色如下：①总结企业办公的业务流程模式，利用UML建模语言，建立了办公管理系统的模型，提高了模块的实用性并降低了其耦合度。②系统基于B/S的三层结构建立，避免了C/S架构需要安装、不易维护的困难。③系统模块主要包括公告管理、会议管理、文档管理、人力资源管理、通讯录管理、论坛管理、系统设置等七大模块，能够更快地实现以单位内部的信息传递的联系，便于单位内部协同工作的无纸化办公。这样信息系统才能更好的实现计算机技术、网络技术和软件开发技术的现代化管理系统，更好地实现办公的信息资源化、传输网络化和管理人性化的办公管理软件系统。我们在结合实际工作，能够看出，信息系统化能够满足企业日常管理的需求，具有较好的可维护性和开放性。
信息化办公为企业创造的是一个集成的办公环境，所有的工作人员都在同一个环境下一起工作，摆脱时间和地域的限制，就能更好地实现电子化工作与知识的共同管理。能满足企业个性及灵活的需求；数据的三维动态显示，轻松快速决策企业资源的应用；全部操作是在WEB界面完成，简单易用，界面直观清晰；信息化安全设计贯穿信息办公管理全过程，为办公管理提供保障。
4 结束语
作为企业办公室部门，在整个企业的工作中处于举足轻重的地位，是为企业工作提供各项保障的部门，也是企业的中心任务。对于现如今的企业来讲，任何具有优势的产品都是暂时的，因为随着企业的发展，很多事物都会随之发展的。而随着网络与信息技术的发展及计算机应用水平的提升，网络技术的引入也很大程度上改变了传统企业的管理模式，引起新一轮的市场竞争，企业就需要通过先进的技术来改变日常业务处理预计行政管理的信息系统，并不断进行管理创新，才能使企业稳定发展，立于不败之地。
参考文献：
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究，2000（07）.
[2]陈珂，殷国富，姜华，张震.计算机辅助设备管理信息系统设计[J].四川大学学报（工程科学版），2004（06）.
[3]李薇.办公管理信息系统研究及日常办公、会议管理、查询等模块的开发[D].西安理工大学，2001.
摘要：企业办公管理效率的高低对于企业是否能够稳定发展有着重要的关联。因此，当企业在进一步深化改革的时候，市场竞争和业务发展更加繁重，而企业更好地发挥职能作用和为中心工作服务，是一个需要认真思考的问题。本文首先分析了企业办公管理的重要作用，其次详细探讨了企业办公管理的职能，并对企业办公管理应用和发展趋势进行了分析。
关键词：企业办公 管理 稳定 改革 职能 信息化 分析
0 引言
办公室的管理职能的发挥就企业而言是很重要的。因为新时期的企业科学管理，对企业办公室工作的提出有更好的要求。企业办公室只有以科学发展观为统领，坚持以人为本，大力提高行政效能，才能保证企业沿着科学发展的正确道路运作，以此取得显著的经济、政治和社会效益。
1 企业办公管理概述
办公室作为单位的一个综合管理部门，其职能主要是渗透到单位各个部门之中的综合职责和权力的表现。而办公室作为综合性能强的行政管理部门是员工和企业之间的桥梁，起到承上启下的作用。而且工作范围广，参与的行政事务多，较为复杂。其次是服务面宽，所有的事情都汇集到办公室，然后再整体进行落实。由此我们可以看出，办公室的工作人员有较强的办事能力和办事效率。
在新形势的市场发展下，企业办公室为了适应发展需要坚持“科学、规范、高效”的原则，还要按照“高标准、高质量、高效益”的要求，多管齐下、综合治理，以此来建立健全新的管理工作机制。为了做好办公室工作，就需要善于观察、以此来研究办公室的服务制度，从中找出规律性的东西，形成相互衔接的制度和体系，要保证各方面的工作都有章可循、井然有序，步入规范化道路。因此，就需要构建“工作有标准，过程有监督，结果有考核”的管理机制，以此来充分调动办公室工作人员的积极性和主动性，这样能够应对人员缺少又任务重时的工作。我们还要坚持从基础工作入手，建立健全的各类管理制度，对各个岗位人员的素质要求进行考察，这样能够更好地监督考核指标，将繁杂的办公室工作纳入标准化管理体系中，开创各种工作忙而不乱，有条有理的进行，保持各类人员各司其职、各尽其责的良好局面。
2 企业办公管理主要职责
2.1 促进企业发展 办公室作为企业的办事部门，其工作的出发点和落脚点都是建立在适应市场发展要求和促进企业的发展上的，由于当前企业正处在激烈的市场竞争和生存压力之中，为了避免各种矛盾的交织，就需要办公室能从其职能出发，以适应新型市场发展为目标，更好的做好参谋设计部门。而企业在发展中的种种现实矛盾和需要，都是因为需要办公室从新认识发展中的市场，以此来了解和掌握企业应该朝向哪个阶段发展，起到促进、推动和导向企业发展的重要辅助作用。
2.2 沟通协调各部门工作 在其职能发挥上，主要是由单纯的服务转向深入服务上，这样能够更好地参与到中心工作的推进和决策的贯彻落实上。而办公室的工作出发点和主要检验标准就是从其是否为企业能够更好地服务，其成果能否落实到中心工作的推进上，因此，就需要办公室抓住全局中的一些主要问题，进行深入研究和超前思考，这样才能广泛及时的了解企业各个方面的动态，能够及时掌握信息，让各部门和领导能够更好地把握全局，制定决策，为工作提出更好地参考和依据，还要把握工作进展，了解发展的走向问题，还要借鉴各方面成功的经验，为领导指导工作，提出切实可行的操作意见。
2.3 明确员工岗位权限和责任 岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其主要职责就是明确办公室各个科室的职责权限的基础，然后划分好每个岗位的权责，做到办公室每个人都能各司其职，使工作能够更加高质量、高效率地完成，避免出现相互推脱的现象，把一切不良现象扼杀在摇篮里。就需要我们在制定岗位责任制时，坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的原则，坚持从办公室的主要工作入手，但凡重复的工作科室都要进行合并；一人能完成的工作，就不需要两人共同完成。这样既能充分发挥岗位责任制，也能坚持职权责任制相一致的原则，使每个岗位都能尽职尽责的完成任务，工作规定都要尽可能的量化，以便进行考核。
2.4 推动各项工作程序化 程序办事需要分清主次。一般程序化的各项管理活动都是按照一定的秩序有准备、有步骤、有条不紊、循序渐进地进行的，使得办公室管理的正常化进行。主要包括以下4项程序，即公文处理程序、会议安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。实现办公室管理程序化的关键在于优化程序，为此，我们在制定程序的时候就要注意程序的可行性、有序性、系统性和便捷性。而在工作实际上的前提就是可行性即程序必须要明确。否则，再好的程序都是毫无意义的。系统性即程序本身就是一个有机系统，它必须考虑到各方面的因素和主客观条件，尽量预见到可能发生的情况，力求全面周到，统筹兼顾，不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接，不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化，可有可无的程序一概删除。因为多一道程序就意味着多一道麻烦，就要多花人力、物力、财力和时间。因此，程序设计是越少越好，要确定关键路线，减少重复，提高工作效率。
2.5 推动企业管理信息化 计算机技术、“Intranet和网络数据库技术的迅猛发展，为企业办公自动化信息管理提供方便的条件，创造了必要的集成化的办公环境。办公自动化使企业充分有效地传递、利用信息，完成各种办公业务，提高办公效率和质量，实现多种资源共享，信息时代将先进的管理模式和工作方式有效的结合起来，熟练运用计算机和通讯技术与企业能够更好地相结合，通过先进成熟的计算机和通讯技术手段构成一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为企业领导对日常办公管理提供决策权的信息服务，进而提高办公效率，减轻工作人员的工作负担，节约宝贵的时间，改变传统的管理思路和管理模式，就需要提高工作人员的综合素质，实现企业的电子商务化、办公无纸化和决策科学化等。以此来适应新形式下企业的办公要求。
3 企业办公管理的发展趋势
随着全球信息化时代的到来，人们的生活方式已经发生翻天覆地的变化，因此就需要以纸张为基础的人工办公管理方式进行重要的改革，以适应新的发展趋势。提高企业办公管理的质量和效率，这也是企业办公管理系统重新设计与实现的主要目的，以此来满足解决企业的日常工作处理的问题。在对目前的旧办公管理系统框架的结构上，需要我们全面分析企业办公室管理方式，以此来让企业办公管理能够更加系统化和自动化，因此，就需要我们采用JSP面向对象技术和SQL Server数据库提出了一个基于B/S结构的企业办公管理系统的架构。其主要特色如下：①总结企业办公的业务流程模式，利用UML建模语言，建立了办公管理系统的模型，提高了模块的实用性并降低了其耦合度。②系统基于B/S的三层结构建立，避免了C/S架构需要安装、不易维护的困难。③系统模块主要包括公告管理、会议管理、文档管理、人力资源管理、通讯录管理、论坛管理、系统设置等七大模块，能够更快地实现以单位内部的信息传递的联系，便于单位内部协同工作的无纸化办公。这样信息系统才能更好的实现计算机技术、网络技术和软件开发技术的现代化管理系统，更好地实现办公的信息资源化、传输网络化和管理人性化的办公管理软件系统。我们在结合实际工作，能够看出，信息系统化能够满足企业日常管理的需求，具有较好的可维护性和开放性。
信息化办公为企业创造的是一个集成的办公环境，所有的工作人员都在同一个环境下一起工作，摆脱时间和地域的限制，就能更好地实现电子化工作与知识的共同管理。能满足企业个性及灵活的需求；数据的三维动态显示，轻松快速决策企业资源的应用；全部操作是在WEB界面完成，简单易用，界面直观清晰；信息化安全设计贯穿信息办公管理全过程，为办公管理提供保障。
4 结束语
作为企业办公室部门，在整个企业的工作中处于举足轻重的地位，是为企业工作提供各项保障的部门，也是企业的中心任务。对于现如今的企业来讲，任何具有优势的产品都是暂时的，因为随着企业的发展，很多事物都会随之发展的。而随着网络与信息技术的发展及计算机应用水平的提升，网络技术的引入也很大程度上改变了传统企业的管理模式，引起新一轮的市场竞争，企业就需要通过先进的技术来改变日常业务处理预计行政管理的信息系统，并不断进行管理创新，才能使企业稳定发展，立于不败之地。
参考文献：
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究，2000（07）.
[2]陈珂，殷国富，姜华，张震.计算机辅助设备管理信息系统设计[J].四川大学学报（工程科学版），2004（06）.
[3]李薇.办公管理信息系统研究及日常办公、会议管理、查询等模块的开发[D].西安理工大学，2001.
