“互联网＋”环境下档案管理模式探析

    夏明辉

    摘要：新时期，在网络强国的战略部署下，国家档案局积极推进“互联网+”档案的研究和运用，将大数据、云计算等先進信息技术与档案管理全面融合，但传统的档案管理模式无法满足“互联网+”环境下数字档案管理发展需求。鉴于这样的发展状况，本文主要从“互联网+”环境下档案管理的新趋势与创新思维、国内外“互联网”+档案的建设现状和“互联网+”档案管理模式创新等方面进行了重点研究与分析。

    关键词：“互联网+”档案管理模式创新

    习近平总书记指出：“我们要深刻认识互联网在国家管理和社会治理中的作用，以数据集中和共享为途径，建设全国一体化的国家大数据中心，推进技术融合、业务融合、数据融合，实现跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务的协同管理和服务。要强化互联网思维，利用互联网扁平化、交互式、快捷性优势，推进政府决策科学化、社会治理精准化、公共服务高效化。”“互联网+”档案是档案事业发展和建设的必然趋势，传统档案管理模式正在被数字档案管理模式所取代，新型管理模式正在构建、发展与完善中。但对“互联网+”环境下档案管理模式的创新分析，必须从传统档案管理模式的局限性入手。一、传统档案管理模式的局限性

    我国档案事业在党和国家的高度重视下，取得了长足的进步。但由于种种原因，很多宝贵的“社会记忆”档案，没有引起足够的重视，传统档案管理模式存在着诸多的局限性，发展至今难以发挥其应有的作用。

    1.档案服务的受众面小。传统档案管理有严格的管理制度，并按照各级管理权限提供查询和利用服务，各级档案馆以自身为中心进行孤立、封闭式管理，在一定程度上，档案的利用和服务缺乏广泛性和普遍性，受众面小。

    2.社会公众对档案认知度低。传统档案管理模式受行政管理体制影响较大，形式单一，造成社会公众对档案的认知度不高，公共服务能力薄弱。

    3.传统档案管理思维陈旧。传统档案管理思维往往停留在对纸质档案的接收、征集等方面，很难适应档案信息化的需求，新时期要有新思维、新理念、新举措，借助现代化手段推动档案建设和发展。

    4.档案管理者的信息化管理能力不足。在传统档案管理工作中，以纸制档案管理为主，现有的档案管理者难以胜任大数据时代的需求。二、“互联网+”环境下档案管理的新趋势

    “互联网+”档案是新时期档案建设与发展的创新动力，“互联网+”思维使传统档案管理发生了质变，主要有以下三个方面：

    1.管理目标的变化。21世纪的档案管理，从继承向创新转变，继承与创新并存。伴随着互联网时代的到来，档案管理的创新是档案事业适应国家发展的必然要求。

    2.管理对象的变化。从实体档案管理研究向档案信息资源研究转变，传统档案管理以实体档案管理为主，“互联网+”环境下的档案管理利用先进信息技术对档案资源优化、整合，再进行开发和利用，更充分地发挥了档案的价值。

    3.研究内容的变化。从内在关系研究向外在联系研究转变。互联网时代档案学科不再故步自封，而是不断吸收其他学科的优秀理论和先进技术，加强学习整合，融合创新。三“、互联网+”环境下档案管理模式的创新思维

    “互联网+”档案的创新思维，在档案的信息化建设中发挥了显著的作用，促进了档案管理由传统模式向现代模式的自我变革，这种创新思维表现在以下“四个转变”上：

    （一）由传统依赖式档案管理转变为“互联网+”档案的驱动创新档案管理

    我国传统的档案管理模式主要依赖政府行政部门相关规定管理档案，并为政府行政事业管理服务，基本是以集权式管理为主，以简单粗放式资源投入来驱动其发展。新形势下档案管理逐渐退去政治色彩，在数字化档案管理中呈现出各种不适应。为了更好地满足数字化档案管理模式需求，我们要借助于互联网思维和理念，以优化和融合为导向，驱动创新发展新的档案管理模式，推动档案管理完成传统模式向数字信息化模式的转化。

    （二）由为政府行政事业服务转变为侧重于公共服务的模式

    传统档案管理主要为政府行政事业服务，有限地发挥档案的作用。新时期，利用“互联网+”技术，将档案信息资源与互联网有效融合，为社会公共体系服务，建立良好、广泛的公共关系，提高公众对档案的认知度，扩大档案的影响力。服务对象的转化对档案管理的机制、体制和方式等提出了新的要求，要求树立用户至上的理念，优化服务利用手段，为档案用户提供更为满意的互联网服务。同时，各级档案部门可以开展具有一定规模和影响力的档案活动，改变公众固有的观念和认识，提高档案意识和认知度。

    （三）以封闭式管理转变为跨界融合档案管理

    长期以来，我国档案部门都是以保密和封闭式管理为主，为社会公众服务水平远远落后于发达国家，档案的难以利用和公众的档案意识薄弱影响了档案作用的发挥和在公众中的形象，甚至在一定程度上影响了档案事业的发展。近年来，档案管理者在国家信息化战略的大环境下，积极开展创新研究，秉承“互联网+”档案的跨界融合思维，突破单纯的档案管理界限，推动档案信息资源的开放共享建设，从而提升档案信息资源的转化和价值，逐步构建互惠互利的档案管理和服务生态圈，促使档案事业发展进入一个崭新的阶段。

    （四）以个体为中心的被动式管理转变为协作互动式档案管理

    “互联网+”档案的开放共享不是单纯地将互联网与档案嫁接，而要考虑如何将互联网所需的档案信息资源在每份档案、每个数据和每个工作环节中进行有效对接。这需要技术、人员、资金等各方面的支持，改变以往档案的独立管理模式，注重整体性管理研究，强调档案管理人员与相关部门间的协调配合，力争实现互动性、协作性管理。四、借鉴国内外“互联网+”环境下档案管理的经验

    （一）国外“互联网+”环境下档案管理发展经验

    对比发达国家档案馆在互联网时代的建设和发展，我们还有相当大的差距，接下来本文以美国互联网档案馆和英国国家档案馆为例进行介绍。

    美国互联网档案馆率先开展了创新研究，发展态势良好。1996年美国互联网档案馆成立，20多年来成长为一个在全世界范围内拥有庞大用户群、世界上最大的在线档案馆，其组织架构、技术特点、运行方式等对于国内的数字档案馆建设具有较大的参考价值与借鉴意义。目前，互联网档案馆拥有3个主要的数据中心，从成立伊始就开始对互联网上的信息进行搜集建档，互联网档案馆每天都会运行数以千计的网络爬虫程序，将网页数据传回到处理服务器，处理服务器经过对网页数据的清理、分类、压缩，最后将数据存储到数据节点内。用户对互联网档案馆所藏网页资料的查询主要通过时光机器（Wayback Machine）程序来进行。从2001年开始，互联网档案馆开始提供在线查询功能，提供包括互联网网页、书籍文字、图片资料、视频资料、音频资料和电脑软件资料。每一个类型的数字化资料容量都十分庞大，而且各有特色。根据统计，每日平均有280万人次对互联网档案馆上的资料进行访问。

    英国国家档案馆利用互联网开展档案活动，一直备受档案界关注，其中最具有广泛社会影响力的“探索你的档案”（Explore Your Archive-EYA）主题活动，与社会各界合作，激发了人们对档案工作的兴趣，加深了人们对档案的理解，提升了人们的档案意识，同时树立了档案部门良好的、具有亲和力的社会形象。EYA是由英国国家档案馆（TNA）、英国和爱尔兰档案与文件协会（ARA）联合主办的一年一度的主题活动，该主题活动以网络媒体交互与实体展览并行为主要形式，富有特色，利用传统媒体、网络社交媒体和形象大使等宣传形式，注重品牌效应、跨界合作，开展用户体验反馈和评价总结。档案部门在其中扮演了引导者、服务者而非主导者的角色，很好地将档案资源融入到社会公共服务体系中。

    （二）国内“互联网+”环境下档案管理发展现状

    1.数字档案馆建设。我国近年来加强档案信息化建设，数字档案馆建设取得了较大进展。深圳市档案馆、青岛市档案馆、杭州市档案馆等走在前列，为档案的查询和利用提供了及时、便捷的服务。

    2.跨地区档案服务平台建设。2019年2月，浙江省档案局和上海市檔案局经过深入探讨，达成共识：充分利用沪浙两地档案公共服务平台，探索跨省查档服务，从民生档案向开放档案延伸。这项工作已列入《长三角地区一体化发展三年行动计划（2018-2020）》，与社保、医保、就业等一样进入“共享普惠便利的公共服务”领域。

    3.档案微信公众号建设。近年来，围绕网络社交媒体开展的档案活动发展迅猛，比如各省级档案馆开展微信平台建设。据统计，截至2017年12月，在全国31个省级档案馆中，有20个省级档案馆开通了微信公众号。大部分省级档案馆微信平台建设处于成长期，微信公众号主要内容包括：档案史料、档案资讯、档案服务等。总的来说，这些微信公众号内容还不丰富、基础服务功能较为薄弱，缺乏互动交流板版块，影响力还有待于提升。

    在2018年全国档案微信公众号排行榜中，“金山记忆”力压群雄再次夺得全国微信公众号排行榜年度冠军。“金山记忆”是上海金山区档案馆主办的，之所以受欢迎，是借助互联网，让档案走进社会公众视野，拓宽档案服务领域，不再“以档论档”，而是关注档案历史价值、档案背后的故事、档案的人文情怀等，内容丰富、形式多样。

    上述这些都是在一定范围内进行档案信息的收集、利用和传播，无法真正实现在“互联网﹢”环境下档案信息资源的开放共享。五、“互联网+”环境下档案管理模式方面的重要举措

    （一）切实制定管理规划

    首先，培养大数据思维。在“互联网+”环境下，档案管理者在信息化建设过程中要树立大数据档案管理的思维，坚持“三融合”（技术融合、业务融合和数据融合）为主线，扎实推动“互联网+”档案高质量发展。

    其次，制定全面可行的规划。把握大数据时代信息量大、多样性、流动高速的特点，结合社会公共服务需求，制定总体目标和全面细致的规划。

    最后，构建机制体制。在新形势下，档案机构要跟上国家信息化的发展步伐，进行合理的布局，建立与其相适应的管理部门，比如档案大数据中心、互联网档案馆等，在规划和设计的基础上，制定具体的建设指南和实施办法，构建安全管理和监督制度，并对档案信息进行监测和风险评估，保证档案事业在公共服务领域的有序健康发展。

    （二）着力搭建大数据平台

    档案信息数据平台是大数据时代档案价值实现的有效载体，通过数据平台上有效的资源为用户提供准确、便捷的服务，提高工作效率和服务质量。目前，各档案局（馆）实体档案的数字化已基本完成，并建立了本单位的信息平台，提高了档案管理和服务能力。在大数据时代，各档案局（馆）要加大对公共档案资源的开放、共享和使用，要考虑将这些分散的信息平台如何有效衔接、融合，推动档案公共数据平台建设。

    “互联网+”档案是档案管理创新的基础，将从根本上改变档案管理模式，依托内联外通的档案信息管理“大平台”，推进档案开放共享的服务机制，拓展档案事业发展新空间，加快档案信息化建设步伐。

    参考文献：

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    [2]郝晓雅，蒋冠.英国国家档案馆“探索你的档案”主题活动介绍及启示[J].北京档案，2018（1）：37-40.

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    [4]赵彦昌，陈海霞.“互联网+”环境下档案APP发展的三大趋势探析[J].北京档案，2018（2）：9-12.

    [5]孙红光.“互联网+”环境下的档案数字化建设研究[J].兰台世界，2018（6）：59-61.

    作者单位：大连大学档案馆