试论航空企业档案工作的转型与创新

    张宁

    摘要：当前我国关于智慧档案馆的理论研究和建设实践不断深入，并取得了一定的成效。航空企业作为我国重要的军工企事业单位，其档案工作重要性不言而喻。结合新理论、新实践的发展，本文通过分析当前航空企业档案工作现状及存在问题，提出了新时期航空企业档案工作转型与创新的对策与建议。

    关键词：档案工作智慧档案转型创新航空企业

    随着网络和信息技术的快速发展，大数据、云计算、人工智能的研究越来越深入，档案信息化建设在经历了档案数字化、数字档案馆的十年稳固发展，逐步进入探索和实践智慧档案建设的新阶段。我国档案学术界关于智慧档案、档案智慧化管理、智慧档案馆等的研究如火如荼，浙江、青岛、南京等地关于智慧档案建设的实践已取得一定成果。在当前学术趋势背景、新技术背景、新社会发展背景下，重新审视航空企业档案工作具有重要的战略意义。一、新时期航空企业档案工作转型与创新的方向

    （一）档案数据是流动的能量符号

    在数字环境下，档案存在形态不再是传统纸质形态，而是以数字化的符号形态存在。尤其是大数据、云计算和移动网络技术的广泛应用，使得档案不仅最大限度地体现了“信息层面的价值”，也最大限度地发挥了其“数据层面的价值”。正是因为这种价值的被认知才使其所包含的知识得以提炼，其所蕴含的智慧得以显现。档案不再是孤立的数据，而是流动的能量符号，成为主动的驱动力量，通过数据驱动业务发挥“数字引擎”作用，并在流动中实现符号-数据-信息-知识-智慧的转变，不断助推业务质量和效率的提升。

    （二）档案管理模块深入融合业务流程体系

    企业信息化与档案信息化同步规划、同步建设、同步发展既是基本原则，也是发展趋势。档案管理模块融入企业业务流程体系的程度成为档案信息化建设成果的一个重要评定标准。从我国各省市数字档案馆、智慧档案馆建设实践成果可见，传统档案管理“末端收集、分段管理、独立开展、纸介文档”的模式已然不符合新时期社会发展要求，取而代之的是“前端控制、全程管理、协同运营、电子文档”的管理模式。档案管理模块不再孤立，而是在企业治理框架下通过顶层设计与其他业务模块产生相互关联和协同，从而打破各类数据条块的分割约束，畅通信息通道，为档案数据的智慧管理、智慧开发以及智慧利用提供契机与可能，以实现档案数据的新能力和新价值。

    （三）智慧档案馆是档案信息化建设的新阶段

    智慧档案馆研究缘起于智慧城市概念的提出，是在智慧城市建设的大背景下逐渐渗透到档案工作领域的。智慧档案馆是档案信息化建设的新阶段，在巩固和提升数字档案馆建设成果的基础上，采用物联网、云计算、大数据等新技术，构建智能管理多元化档案信息资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。其主要特征是智能、泛在、互联、便捷、高效，其核心功能不仅在于档案信息和知识的收集、组织传递和共享，还在于对档案信息和知识的转化，即促进用户对档案信息和知识的内化、活化、价值化。智慧档案馆是档案事业纳入国家智慧战略体系、适应国家宏观战略布局的必然选择，也是档案馆转型创新与智能化技术交汇融合的必然产物，符合新时代下用户对未来档案馆服务新形态、新内容和新路径的期盼。二、当前航空企业档案工作的现状及存在问题

    （一）重视度有提高，但整体发展思路不清晰

    随着航空企业信息化的发展，企业领导和档案部门对档案信息化建设的重视度不断提高，在人、财、物分配上给予了一定支持，主要表现在档案信息管理系统的购置升级以及实体档案新馆的建设。但整体发展思路不清晰，即使有《航空工业企事业单位数字档案馆等级考核评定验收管理办法》可参考进行数字档案馆建设，但从企业全局出发可发现，档案工作欠缺长期发展规划，在档案信息收管存用的理念、范围和模式方面缺乏清晰的目标设定。

    （二）制度体系建设有进步，但仍不完善

    2012年航空工业集团公司编制档案工作制度体系表，采用树状结构显示档案工作制度体系构成及关系，将涵盖制度分为以下三个层次：档案工作规定、档案管理制度、档案工作细则。经过几年发展，各航空企业档案制度体系建设不断加强，各门类档案管理基本制度基本健全，关于數字档案馆建设管理的标准规范也在不断研究制定中。但普遍缺乏档案工作管理的顶层文件和一些工作细则，例如信息系统三员管理制度、数字资源管理制度、软硬件基础设施建设技术要求、系统安全控制要求等。

    （三）管理模式有改变，但未实现单套制

    随着计算机技术应用的普及、电子文件的产生，尤其是航空企业引入PDM、TDM等数据管理系统后，纸质文件和电子文件按照业务流程“双轨制”流转，档案管理模式也相应发生改变，不仅归档模式为“双套制”，而且件的全生命周期受控管理也从传统纸质流转发展为电子文件流转。但在此过程中并未实现单套制管理，即属于电子形式的档案就保存电子的，属于纸质的档案就保存纸质的，原生状态就是“原件”。

    （四）信息孤岛已被打破，但与异系统融合度不高

    顺应时代发展需要，档案工作已从末端管理、被动接收向全程管理、主动融合转变，档案信息管理系统与OA、PDM、TDM等建立数据归档接口，并在一定程度上参与异系统关于电子文档分发受控归档等模块的开发设计。档案管理模块不再孤立，信息孤岛现象已被打破，但就数据流通性、可用性而言，档案信息管理系统与异系统之间的融合度不高。这主要表现为：被动接收归档的电子文件，无审核驳回权限；电子文档的分发受控管理不能同步异系统；异系统电子文档创建分类不清晰严重影响归档后的分类整理。

    （五）档案信息化在发展，但建设水平参差不齐

    航空工业自2007年开始就在全行业开展企业数字档案馆建设工作，截至2017年已有77家单位通过建设方案评审，其中55家通过了评定验收。应该说，近十年来航空工业档案信息化建设取得了较好的成绩，档案工作现代化水平不断提高。但纵观全行业，各航空企业档案信息化建设水平参差不齐，数字档案馆评定等级有高有低，即使被评定为一级数字档案馆，其档案信息化发展空间仍然巨大，距离智慧档案馆建设要求仍有很大差距。尤其是在航空工业全面推进基于MBD三维设计制造等技术的形势下，航空档案的形式、内容、存储介质和管理方式都面临新的挑战，档案信息化工作碰到新的瓶颈，必须寻求新的突破。

    三、航空企业档案工作转型与创新的对策与建议

    （一）明确档案信息化建设的发展思路

    要明确檔案信息化建设的发展思路，首先思想观念必须转变，要摆脱固有的档案思维，用全新的视角去审视档案工作。档案信息化建设是一个连续性的过程，随着时代背景变换，并且在不同阶段有着不同的内涵与内容要求，因而需要立足实际现状，不断创新思维。一方面，从理论层面深化对档案信息化的研究与探索，无论是数字档案馆还是智慧档案馆，都要从更加长远的视角设计档案信息化建设的目标、原则、方法、内容与路径。另一方面，要立足航空企业具体实际，研究档案信息化建设的内涵与基本路径。当前各航空企业正致力于建设数字档案馆并开展档案数字化工作，在此基础上，档案信息化建设要进一步将档案工作充分融入企业信息化建设中，要深入进行电子文件管理和档案信息资源整合与开发的数字转型，将新技术应用于流程再造与系统建设中，逐步实现档案管理的自动化向智能化、智慧化有序升级。

    （二）建立健全档案工作制度体系

    航空企业应多关注和借鉴国内外各行业档案工作制度体系的建设情况，结合自身特点，制定符合企业档案工作发展需求的制度体系，同时注意适时修订、完善。基于现实问题，需要注意建立健全的档案工作制度：一是综合性的管理制度，主要有档案工作管理办法、档案机构工作职责、档案岗位责任制度等。二是各门类档案基本管理制度，主要有管理类档案、实物档案、知识产权档案、标准档案、电子档案等管理制度。三是业务管理方面的制度，主要包括安全保密、鉴定销毁、执法监督、人员培训、档案工作奖惩等。四是专项工作制度，主要是数字档案馆建设的规范标准。

    （三）实现单套制管理必须强化顶层高端设计

    随着档案信息化建设的深入开展，档案单套制管理成为必然发展趋势。要实现真正意义上的“原生状态”档案单套制管理，实现“智慧企业”背景下的“智慧档案”，档案部门必须切实参与企业档案信息化顶层设计。尤其是基于数字档案馆建设的前车之鉴，智慧档案馆的顶层设计应是一个全方位、多角度、立体式的战略架构和总体设计。从管理层次上，既要有宏观层面的企业政策引导和支持，又要有中观层面的制度体系保障，还要有微观层面的建设、运行与维护管理等具体措施的实施。从管理空间范围来看，需要在企业治理框架下统筹规划档案工作与其他要素相互关联和协同发展，既要兼顾各要素因业务体系不同而形成的数据条块分割的格局，又要充分考虑到档案工作的特殊需求。

    （四）打造功能强大的档案管理软件

    当前航空工业已实现数字档案馆建设共享平台的统筹规划，全行业一盘棋。大多数航空企业均使用航空兰台档案资源综合管理系统（简称兰台系统）进行档案资源管理，这也为以后各航空企业档案数据的互通互联打下了基础。然而，兰台系统并非十全十美，其自身存在一些设计小缺陷，尤其是其检索功能、多媒体管理、三维数据归档管理等方面。要重塑兰台系统，发挥其最大价值，一方面要从系统整体设计入手，结合档案信息化发展的新理论新技术、提升档案管理智慧化程度，在预归档和交换模块、电子文件归档接收模块、电子档案长久保存系统、电子档案共享利用等方面不断完善，开发与异系统数据“一键式”归档模块，并确保电子文档的真实、完整、可用和安全。另一方面要从企业档案工作实际出发，定制特色功能模块，增强档案数据、信息、知识感知和处理能力，实现智慧档案馆新范式转型。

    （五）多途径提升档案信息化建设水平

    1.管理转型与技术升级联动创新。航空企业档案工作已进入新的发展阶段，在深入推进档案信息化建设的新时期，需要以管理转型与技术升级为两大主线展开联合式行动，从而带动档案工作的持续创新与发展。一方面，从管理转型层面来说，档案管理智慧化意识需持续提升，战略与指导性制度需加强制定，档案管理机制需优化调整，档案工作融合企业信息化的全局统筹需不断深入。另一方面，档案管理主体应及时识别前沿技术，并结合实际情况明确新技术的应用方向，将新技术应用方案与档案信息化平台建设作为管理转型的重要支撑予以设计和布局。需要注意的是，档案信息化建设不能过于膜拜新技术的应用，在更好履行企业档案工作基本职能的前提下，找到档案工作与新技术应用之间的合理融合点显得尤为重要。

    2.以档案信息服务带动全新发展。进入大数据时代，档案部门的作用不仅局限于对档案进行集中管理和提供查询利用，还应扩展对档案信息资源的挖掘、分析、提炼，将“死档案”变为“活数据”，通过多种方式展现档案价值，以档案信息服务带动档案工作的全新发展。主要方法包括以下几种：一是注重档案编研工作，根据主营专业方向和科研人员需求，增加档案科研成果。二是丰富档案信息资源种类，将不涉密且利用率高、教育宣传意义强的档案进行分类有序化整合，以简明的图文混排或生动的视频录像等形式予以展现。三是扩展宣传服务渠道，通过网站、微博、微信等重塑档案文化新形象，并注重提升档案知识含量和用户体验舒适度。

    3.构建多层次档案人才体系。做好档案工作，人才是关键。一方面，企业应转变档案管理和用人观念，完善用人机制和人才培养计划，积极构建多层次档案信息化人才队伍。既要有高层次研究型档案专业人才，全面负责企业档案工作规划和信息化发展，又要有初中级管理型和实用型档案专业才人，负责档案收管存用等具体工作，还要有一专多能复合型人才，负责新理论、新技术与实际工作的结合应用。另一方面，基于新时代档案工作的范围广、难度大、挑战多的现实，档案工作者自身也应树立终身职业教育观念，从实际出发加强培养现代化管理应用能力、档案信息开发能力以及勇于开拓创新能力，积极迎接新时期档案信息化工作挑战，逐步转变角色，向积极的档案文化塑造者、新平台建设合作参与伙伴、新时期技术专家的方向不断进步。

    参考文献：

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    作者单位：中国飞机强度研究所