高校人物档案资源体系建设初探

    侯英杰

    摘要：本文在明确高校人物档案基本内容和重要意义的基础上，结合档案建设过程发展现状以及存在问题，诸如缺少法规、收集途径单一和编研力量不足等，提出建设高校人物档案资源体系的发展对策与途径，力求促进高校人才强校战略进一步发展。

    关键词：高校人物档案资源体系

    高等学校是国家培养人才的最高学府，具有强大的人力资源潜力，是推动社会发展和国家富强的重要基石。2018年习近平总书记在出席全国组织工作会议时指出：“要加快实施人才强国战略，确定人才引领发展的战略地位。”在这一纲领指引下，各高校档案馆作为学校无形资产的永久保管地，开始贯彻人才强校战略，开展人物档案资源建设，以进一步传承高校精神，凝练校园文化，助力人才发展。

    一、高校人物档案概述

    高校人物档案是指在某一领域贡献突出并在一定范围内具有影响力的人物，在其个人成长和社会生活中直接形成的历史记录。它能够保存和记录学校特定时期某一领域的发展状况，在一定程度上反映了学校的教学、科研及管理水平。

    高校人物档案对象比较广泛，既包括高校中教师、科研人员、管理者，也包括学校培养出来的杰出毕业生等，甚至还包括一些与学校重要历史发展阶段相关、具有一定影响力的人物。高校人物档案内容十分丰富，包括生平、传记、论文、专著、译著、笔记、日记、手稿、奖状、聘书、专题报道等。与此同时，档案形式极具多样性，包括文字、图表、声音、影像、实物等多种形式。

    习近平总书记指出，要深化人才发展体制改革，应最大限度把广大人才的报国情怀、奋斗精神、创造活力激发出来。建立和完善人物档案，对于高校提升自身影响、可持续发展并推动社会文化发展都具有深远意义。

    首先，建立高校人物档案，有利于进一步开展科学研究。高校人物档案中包括很多手稿、论著，其中蕴含着很多学术思想和个人论述，具有较高的学术研究价值。其次，利用人物档案资源来举办专题展览，出版传记、专著、回忆录等，能够展现杰出人物的时代风貌和精神品质，传递榜样力量，弘扬优良传统，激发广大师生的爱国情怀，争创世界双一流大学。最后，高校人物档案资源能够反映学校一定时期的办学历史和发展成就，传承校园文化，提高学校知名度和影响力。

    二、高校人物档案建设存在问题

    近幾年，各高校纷纷建立起了人物档案，并取得一定成果。但是由于缺少统一法规和人员编制缺乏等，各高校人物档案建设和管理水平参差不齐，普遍存在缺少系统性和整体性、可持续发展潜力不足等问题。

    （一）缺少法规建设与指导

    20世纪80年代，国内部分高校就开始尝试人物档案建设。1984年1月，南京大学率先通过征集方式组建“名人全宗档案”。此后，很多历史悠久的综合性院校也开始制订了人物档案管理办法，开展相关收集整理工作。例如北京师范大学建立了原校长王梓坤教授、外文学院刘宁教授、管理学院康仲远教授等一批人物档案，天津大学也收集了大量教授级以上的人物档案。这些高校开展人物档案收集工作起步较早，积累了一定的经验，为学校挖掘校史文化、开展校情教育提供了资源，也为制订统一的人物档案指导性规范奠定了基础。

    但是经历了30多年的发展，高校人物档案建设一直缺少统一的法规和标准。1994年颁布实施的《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》都将高校档案划分为党群、行政、教学、科研等11大类，其中并没有涵盖人物档案，仅在第一章《编制说明》的第五部分“关于实体分类中几个问题的处理”中指出“关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型档案的列类问题由各高校根据本办法的上述原则、内容、方法自行决定”。2008年出台的《高等学校档案管理办法》也没有涉及人物档案这一类别。直至今日，国家相关部门一直也没有出台过关于人物档案建设的相关管理办法。在这种长期缺少法规和标准的情况下，建立人物档案多出于各高校的自发行为，导致人物档案建设缺乏体系规划，人力、物力和财力等基础设施和配备条件不足，缺少发展动力。

    （二）档案收集途径单一

    目前高校人物档案收集主要通过公开宣传、个人捐赠的方式开展，收集渠道比较单一，档案数量和内容也就相应比较少。究其原因，主要是个人成果荣誉多是多年心血所得，来之不易，受传统观念的束缚，个人对捐赠心存顾虑，不愿捐赠个人相关物品。

    在这种收集环境下，捐赠者本人及家属对人物档案认识需要很长时间，档案征集过程比较漫长。每次捐赠都是经历了沟通、采访、征集等很多环节，大部分人物档案经历了多次反复征集才能全面获得。以对外经贸大学收集著名国际经贸学家姚曾荫教授人物档案为例，档案馆最早在2010年开始与其家人接触，征集相关实物，并在校史馆中进行展览。2011年9月，校史馆建成开馆后展出了姚先生的塑像，以及姚先生生前手稿、证书、奖章、钢笔、眼镜等实物。姚先生家人参观后也深受感动，又主动进行了两次捐赠，最终形成了较为丰富的人物档案资源。

    （三）后续编研传播不足

    高校档案人员编制有限，普遍缺少人物档案建设专职的机构和人员，这种状况导致编研传播缺乏后续力量。目前高校档案机构一般按照两种方法设置，一种是按照档案类别划分，如中国人民大学档案馆设置了综合办公室、学生档案证明办理中心、人事档案室、科技档案室、文书档案室五个科室；另一种按照档案工作流程划分，如北京师范大学档案馆设置了收集指导室、保管利用室、人事档案室、信息技术室等四个科室。不论何种方式，都很少有高校设置专门的人物档案编研科室，更谈不上设置专职的编研岗位和人员。档案馆只能把主要精力投入到档案的收集和保管上，编研活动多是利用工作之余展开，进展缓慢，成果也较为匮乏，人物档案的后期开发利用力量明显不足，严重影响档案的编研、传播。

    三、建设高校人物档案资源体系的途径

    高校档案馆应建立人物档案工作机制，扩展收集范围和渠道，不断丰富人物档案内容，通过信息化手段整合各类档案材料，形成数字化档案资源并进行深度开发和利用。

    （一）推动建立档案工作办法，规范各项工作标准

    在构建人物档案过程中，高校档案部门应先行制订合理可行的规划方案，加强管理工作建设。首先，高校档案馆应将建设人物档案纳入年度常规工作，制订人物档案构建工作的管理办法。其次，建立健全人物档案工作机制，投入必要人力、物力和财力，确保人物档案建档工作顺利开展。最后，随着人物档案收集工作的展开，对其中各项整理工作步骤做出明确规定，并针对人物档案收集、整理、鉴定、保管、统计和编研等问题制订相关规范细则，确保各项工作有规可依。在具备一定经验基础上，逐步构建人物档案标准化体系，促进各高校人物档案资源共享，提升档案构建工作的内涵与价值。

    （二）拓宽人物档案收集范围和收集方式

    高校人物档案的范围不仅包括知名教授、学者、校友，还应该包括行政管理者、在校生等。学校行政管理者，其个人发展、职业生涯与学校发展紧密相连，对于高校发展至关重要。当代大学生更是学校人才培养的重要成果，是今后重要的校友资源。因此，应将学校行政管理者和优秀学生纳入人物档案的收集范围，将他们的事迹、照片、资料等收集起来，不断扩充人物档案资源。

    在人物档案收集过程中，可通过时间和空间两个维度开展。在时间层面，可围绕人物成长的时间节点开展，即通过查阅人事简历，确立档案收集重点时期，如上大学、出版重要著作、当选重要职务等关键点，有重点和针对性地开展相关资料的征集。在空间层面，可围绕人物成长所在地开展。将其长期生活的地点确立为收集的空间维度，例如家、就读学校、工作单位、图书馆等，然后以其他地方的材料为补充。

    人物档案的收集不能只等待捐赠者主动上门捐赠，档案工作者应通过感情沟通维系关系，如到访名人故居、就读学校、工作单位等，主动开展相关采访与收集。近几年来，海外征集逐渐成为一条重要渠道。很多高校知名教授、学者都有早年留学经历，在海外著名大学的图书馆、档案馆、其他机构以及个人手中都散存着大量珍贵的史料资源。例如，中国第二历史档案馆为拓展馆藏资源，2004年奔赴美国接收美籍华人、美国加州圣迭戈大学朱葆瑨教授无偿捐献的我国民国时期知名的外交活动家郭泰祺个人档案，共计1700卷，25000件，照片1300张。这些经验都值得借鉴学习，高校在开展人物档案建设过程中可以通过接收捐赠、抄录、翻拍等不断拓展海外征集渠道，积累丰富的档案资源。

    （三）以信息化为手段，深入开展人物档案编研

    档案文化价值体现在从众多档案资料中挖掘出有价值的材料，通过深层次加工形成编研成果，使蕴含在其中的档案文化得以传播。因此，要发挥人物档案资源的价值，必须对其进行开发和利用。目前信息化发展为人物档案资源体系的建设和挖掘提供了有力的技术支持。高校檔案馆应充分发挥信息技术的优势，开展档案数字化建设，建立全面、立体化的人物档案资源体系；应加强对现有人物档案资料的整理和著录，通过全文扫描、数码录入、翻拍等方式将档案材料进行数字化转化，形成完整、准确的数据库，以方便检索和利用。

    首先，应从众多的档案材料中挖掘有价值的材料，通过深层次研究形成新的学术成果。对外经贸大学也曾特邀薛荣久教授对收集到的姚曾荫教授手稿等档案资料进行研究，编辑出版了《姚曾荫著述文集》三卷，115万字，共收录姚先生著述和文章60多篇，成为传承姚曾荫先生学术思想和理念的重要载体。可以看出，人物档案的深度挖掘可以推动学科领域进一步发展，具有重要的学术价值。

    其次，利用人物档案资源，配合学校的重大活动和中心工作，通过举办专题展览、建立人物纪念馆等多种形式，传承档案文化和学校人文精神。展览能够传递档案材料的丰富内涵、引起参观者思考，具有感染力和教育意义。例如中国政法大学档案馆经过多年的史料挖掘、实物收集，最终历时近十年建成钱端升纪念馆，较为完整地展示了我国当代著名政治学家、法学家、中国政法大学创始人钱端升先生的人生经历、毕生理想和学术才华，成为政法大学重要文化景观和育人基地。

    综上所述，高校档案部门应在规范和标准指导下，扩展人物档案收集范围和途径，利用信息化手段开展深层挖掘和编研，最终形成系统化、特色化的人物档案资源体系。

    参考文献：

    [1]冯惠玲.档案管理概要[M].北京：中国劳动出版社，1990.

    [2]朱文祥.群星闪烁[M].南京：南京大学出版社，1993：1-2.

    [3]唐慧雯.面向用户的内容与方式：美国高校名人档案网络传播现状分析[J].档案与建设，2018（5）.

    [4]王立伟.关于人物档案基本问题的思考[J].山西档案，2012（3）.

    [5]宋梦青.著名人物档案的构建研究——以申纪兰人物档案构建为例[J].中国档案，2016（8）.

    [6]张倩.高校人物专题档案大数据的潜在价值与挖掘利用[J].档案天地，2017（1）.

    作者单位：对外经济贸易大学档案馆/校史馆