《企业档案工作规范》（DA/TT422- 20099）要点解读及内容分析
嘎拉森
企业档案作为企业生产、经营和管理活动的原始记录，是维护企业合法权益必不可少的凭据，对于企业的发展具有重要的参考利用价值，是企业宝贵的信息资源和重要资产。在激烈的市场竞争中，如何做好企业档案工作，为企业生产决策、管理运营提供参考信息与凭证资料，已成为企业经营管理活动中面临的主要问题之一。为指导新时期、新技术背景下的企业档案工作，国家档案局于2009年11月2日发布了《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）（以下简称《规范》），该标准于2010年1月1日起开始实施，根据《中华人民共和国标准化法》（2017年11月4日修订）的规定，该标准属于行业标准中的推荐性标准，是国家档案行政管理部门鼓励采用的行业推荐性标准之一。
本文就该标准的主要特点、内容等进行一些解读，供大家在实际工作中参考。
一、《规范》的制定背景
国家档案局于2003年停止了全国企业档案工作目标管理活动，企业档案工作走上了自主发展的道路。但在实际业务活动中，企业档案工作仍存在较多的问题，尤其缺乏专业的指导与规范，其中以新建企业最为突出。一方面因为管理层在建立档案工作制度时缺乏规范性参考；另一方面，企业的档案工作人员多为兼职或非档案专业出身人员，既无理论积累，也缺少实践经验，亟需一份统一的标准来对他们的具体业务工作进行指导。虽然国家档案局、国家经委、国家计委于2002年联合颁布出台了《企业档案管理规定》，但其高度概括的原则性要求依然无法在实践层面指导企业具体业务工作的开展，各地档案部门也缺乏科学的依据对企业档案工作进行指导和有效评价。
此外，随着理念认识与技术环境的变化，原有的相关规范已经无法再适应当今的档案工作要求，企业档案信息化建设急需规范性文件的指导。正是在这样的背景下，国家档案局组织有关专家与省市档案部门对以往企业档案工作经验进行了系统梳理和总结，并在此基础上参照国家有关法规和标准起草制定了《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）。以期规范企业档案工作，使之更好地服务于企业生产、研发、经营活动和管理工作。
二、《规范》的体例与内容构成
《规范》共分九章及两个资料性附录，包括：“范围”“规范性引用文件”“术语和定义”“档案工作总则”“档案工作组织”“档案工作制度”“档案业务工作”“档案信息化建设”以及“档案工作设施设备”。以及附录A：“企业文件材料归档范围和保管期限表”和附录B：“档案交接登记表”。
《规范》前六章明确了该标准的适用范围，界定了标准中涉及的重要术语及其定义，确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，可以说是《规范》的“总纲”。第七到九章在前文的基础上具体指出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置的工作流程及相应的工作方法与技术指南。附录A企业文件材料归档范围和保管期限表以职能为分类标准将十个大类的企业文件材料归档范围与保管期限进行了规范。附录B表格样式给出了档案交接登记表、温湿度登记表、销毁清册、借阅档案登记表、档案利用效果登记表五个档案工作中常用的登记表格的具体样式。
三、《规范》的主要特点
（一）系统性和引领性
《规范》从企业档案工作的原则、任务出发，系统、全面地对企业档案工作的体系建设、制度建设、业务规范建设、信息化建设进行了规范与说明，将具体业务管理标准与系统管理标准相结合，填补了我国企业档案工作标准化建设的空白，是当前和今后一段时间内国有企业开展档案工作的思想和行为指南。
（二）思想理念的先进性
《规范》的内容体现了国内外企业档案管理的先进理念。第一，《规范》采纳了档案资产概念。2001年国际标准ISO15489.1《信息与文献——文件管理：通则》中首次正式提出档案资产属性概念。《规范》认为企业档案“是企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，将企业档案纳入企业资产的范畴。第二，《规范》采纳了档案工作全员责任理念。国际标准ISO9001《质量管理体系要求》中提出了全员参与和领导作用的理念。《规范》在工作组织与业务活动两个部分中都强调了企业领导、各部门乃至全员与档案工作的紧密联系与责任，反复树立企业档案工作的全员责任意识。第三，企业档案管理中的前端控制理念。文件生成于企业各业务部门，企业档案的質量取决于归档文件是否符合真实、完整、准确、系统的要求。因此，前端控制就显得尤为重要，《规范》对前端控制提出了明确的规定要求，体现了前端控制思想在企业档案规范化管理实践中的应用。第四，《规范》明确了企业档案工作的信息化建设战略发展方向。《规范》回应了国家档案局“存量数字化、增量电子化”的战略部署和ISO15489.1《信息与文献——文件管理：通则》中对信息化条件下文件管理系统设计的思想，明确了企业档案信息化建设的目标与原则，将信息化建设作为企业档案工作在新技术环境下的战略性方向。
（三）实践应用的可操作性
《规范》从宏观上确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，对于企业领导部署档案工作具有参考与指导价值，也为评价档案工作提供了可参照的标准体系。在宏观管理的基础上同时注重标准细则实践的可行性，同时在附录中以表格的形式对企业生产、经营、科研活动中可能涉及到的十类企业文件材料的归档范围和保管期限进行了清晰明确的规定，具有良好的操作性。
四、《规范》的主要内容
《规范》的主要内容可以从以下几个方面来理解。
（一）《规范》的适用范围
《规范》适用的主体对象是：大中型工业企业。其他类型的企业及事业单位也可参照适用。
（二）术语及定义
《规范》对企业档案的定义是：“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。”企业档案的概念是由反映科技、生产活动的科技档案发展而来的。2002年国家档案局、国家经贸委和国家计委联合颁布的《企业档案管理规定》中，对企业档案的定义是：“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”体现了随着业务类型和技术环境的变化，企业档案类型、载体的多样化，以及社会主义市场经济体制下企业档案对于国家和社会的责任与价值。
对比《规范》和《企业档案管理规定》对于企业档案的定义，变化主要有三。一是在定义中增加了“研发”；我国体制转变后，许多科研设计单位转为企业，其他以往从事生产的企业也相继设立研发部门。“研发”的增加主要是针对上述这类企业或企业中新增的研发活动。二是删去了“有保存价值”前“对国家、社会和企业”这一限定性表述，这一变化主要是由于经济体制改变后，我国企业构成从单一的公有制企业转变为以公有制为主体，多种所有制企业共同发展的格局。企业的主体限制有了松动，企业档案发挥价值的主体也更具多样性。原有的限定性表述就显出其局限性。但此处的删减也并非是对企业档案对于国家和社会价值的否定，不论企业的所有制如何，企业档案都是我们国家与社会的重要无形财富积累和信息资源储备。三是将“文件材料”变更为“文件”。“文件材料”一词在企业档案管理工作中被使用多见于20世纪90年代前，彼时将“材料”专指为“科技文件材料”，是指在科研、设计、生产、建设等工作中，以特定的图形、符号、文字、数字和音像，描述自然现象、专业技术活动与传递科技思想的最初记录，是科学技术档案的前身。[1]随着技术变革与企业业务类型的拓展，企业档案的载体形式已远不止上述几种类型，因而《规范》淡化了对档案载体与形式的描述。
纵观“企业档案”定义的发展变化，我们可以看到随着学界和业界对档案本质、价值认识上的加深和外部体制环境、技术环境的变化而引发的对于企业档案范围、形式、价值主体等在认识上的全方位升级。
《规范》对“企业档案工作”的定义是：“企业履行档案管理职责的行为和活动。”此定义将企业档案工作的实施主体规定为企业而非企业档案部门，是对ISO9001《质量管理体系要求》中的“全员参与”和“领导作用”理念的贯彻。企业档案工作中，档案管理职责和活动不仅仅专指档案管理人员从事的具体业务活动，各级人员都要从自身定位出发，从宏观把控、制度建设到具体业务等各级层面上把握好企业活动的档案形成，保证档案管理工作的顺利开展。
《规范》对“电子档案”的定义是：“具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。”国家档案局颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》中，电子档案的定义被诠释为：“具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。”《规范》将“参数和其他相关数据”明确为“元数据和背景信息”。1997年国际档案理事会电子文件委员会在《电子文件管理指南》中提出了文件的三要素观，即文件由内容content、结构structure、背景context这三个要素构成。其中内容指文件中所包含的表达文件形成者或形成机构的意图的信息。组织方式是指文件内容的信息组织构成、表达方式。背景指文件所处环境，文件的背景信息包括文件之间的相互关系、形成文件的业务活动、文件的技术环境等[2]。电子档案是具有保存价值的电子文件分类集合体，因而也遵循电子文件的构成三要素。《规范》中的“元数据和背景信息”主要针对上述三要素中的“背景”，在档案管理工作中，电子档案的内容与结构一般都能得到妥善管理，而元数据和相关的背景信息则较易被忽视。但是背景信息所包含的文件间相互关系、形成文件的业务活动、文件的技术环境对于理解和利用电子档案具有重要参考价值。因而《规范》对此做出了明确说明。
《规范》对“档案信息化”的定义是：“运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。”档案信息化工作中，运用信息技术是最重要的前提手段，信息化对象不仅仅是档案本身，还包含归档文件、数据信息资源，并且要特别注意将档案信息化区别于档案数字化，完善的档案信息化建设成果要实现对档案“收、管、存、用”整个业务流程的系统支持。
（三）总则明确了企业档案工作的性质、原则、任务与责任
总则首先对企业档案和企业档案工作的性质与作用进行了明确。“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。”这充分体现了《规范》对企业档案及企业档案工作的价值认同、作用肯定。企业档案是企业生产、经营、管理活动的原始记录，能够最直接、最真实地反映企业不同发展阶段的各项业务活动轨迹和企业发展脉络，也记录了企业管理者在各历史时期不同业务活动中的思维过程，对企业文化积淀、发展规划与决策具有極其重要的参考价值。在企业解决法律争端、处理法律案件中，企业档案是非常重要的法律凭据。企业的所有业务活动开展与管理决策都离不开档案的支持。
《规范》将企业档案工作的管理原则规定为在企业资产关系为纽带基础上的“四个统一”（统一领导、统一管理、统一制度、统一标准）。符合我国档案统一领导、分级管理的总体方针，有助于企业档案工作的宏观掌控和高效开展。
企业档案工作的任务和方法是以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
企业档案工作的责任是采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统与安全。档案的安全包括档案实体安全与档案内容安全，完整是指档案收集的齐全程度，系统是指档案整理的系统性，准确是指科技档案内容的准确性。
（四）企业档案工作的组织
《规范》对企业档案工作组织从系统建设、职责划分、人员队伍建设三个方面做出了规定。
在组织系统建设规定中，在机构设置方面，企业要根据自身规模与管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。在人员体系建设方面，要确立档案工作的分管领导及各下设机构或项目的档案工作负责人，并配备稳定的专兼职人员做好档案工作。并由此建立起以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。
在管理职责划分中，《规范》对企业、企业部门、档案部门的职责进行了细分与明确。企业对于企业档案工作负有宏观管理职责。企业部门的责任就要从微观层面的日常业务活动入手，保障本部门文件与档案的完整、系统、准确和高质量。档案部门作为企业档案工作的主要掌舵者，就要从宏观统筹与微观业务两个方面，统筹规划好企业档案工作，做好企业档案的收管存用工作，对其他业务部门的文件档案管理活动进行指导与监督。
在人员队伍建设方面，《规范》从知识水平和业务能力两个方面提出了要求。作为管理企业最重要知识资产的档案人员，最基础的要求是遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。其次，档案部门负责人与档案人员至少应具备大学专科以上学历或同等学力水平。并应当定期接受档案业务培训，保证业务能力和水平。
（五）企业档案业务工作
从企业档案定义不难看出企業档案、企业档案工作与企业各项业务活动有着非常紧密的联系。企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，《规范》要求企业对档案工作予以足够重视，在企业文件形成阶段就对其进行前端控制。具体工作原则是“三纳入”“四参加”与“四同步”，《规范》在7.1企业档案工作与业务活动中对此进行了具体表述。
对于档案业务工作的具体规定，《规范》尊重了企业档案业务流程的基本生命周期，涵盖了文件的形成、积累、归档、收集、整理、保管、鉴定、统计、利用九个方面。
1.文件的形成与积累
《规范》规定文件形成时应当使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。这是因为文件一经形成并发出后其内容便不可更改、无法撤回。所以文件形成时的载体、记录方式、内容质量都对后续管理利用有着决定性影响。形成后的积累环节也是为了文件归档进行必要的准备工作，由于文件形成者是出于业务需求生成文件，未必具有档案意识和档案素养，为避免重要原始信息的遗失损坏，《规范》规定文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交相关档案人员保管。
2.文件的整理与归档
对于文件的立卷整理，《规范》强调要遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。并根据文件类型、载体形态的不同，参照相应国家标准进行科学整理。保持文件间的有机联系不仅能使之排列有序、检索高效，还能够最大程度上确保档案信息的完整性，体现出整个活动的全貌，从而更好地发挥其价值。[3]
企业档案不仅是企业生产经营、科学研究的重要参考凭据，也是企业记忆的重要记录载体，因此《规范》的文件归档范围涵盖了企业生产经营的全过程，使得企业档案能够完整反映企业发展历史与进程的全貌。归档文件的来源也不仅限于本企业内部形成的文件。其他与企业有合作、隶属、业务来往关系的机构形成的文件若对于企业有保存价值，也被列入归档范围。不同文件因其效力与重要程度的差异，归档时间被划分为定期归档与随时归档两种，《规范》也分别对应作了详细说明。以电子文件为例，《规范》要求电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。并从责任制、质量要求、原件、附带材料、份数等几个方面对归档文件做了进一步的细致要求。
归档文件的交接是档案收集的第一步，《规范》规定文件管理人员或各部门业务人员要按照《档案交接登记表》向企业档案部门提交归档文件。档案部门在接收时要对文件的质量进行检查核对，双方签字确认。
企业档案的整理要遵循全宗原则，区分全宗进行档案的分类、排列与编目。《规范》并未对分类规则、类别号、档号类型进行强制性要求，而是指出在保持相对稳定性和可扩充性的条件下，可依据企业管理职能，结合档案形成特点制定。
3.档案的保管与鉴定
企业档案的保管主要涉及档案存放方式、档案入库前处置、库房管理三项内容。《规范》规定档案存放的柜架要依据载体特性差异进行选择，在放置时要注意特殊类型档案的保护。重要档案进行异地备份，以防丢失或数据损坏。入库前对档案进行必要去污、消毒、修补。入库后库房的管理主要涉及“八防”、库存清点几个方面，并有其他可参照标准进行参考。
鉴定工作涉及档案存毁，不可轻视，因此《规范》规定企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会，负责确定档案保管期限和到期档案鉴定。档案的保管期限分为定期和永久两种，《规范》规定档案保管期限应根据其对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用以及历史研究价值确定。保管到期的档案要进行二次鉴定再决定其存毁。
4.档案的统计与利用
档案统计工作也要保持连续性与及时性。根据《规范》的规定，及时性指档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。连续性是指将档案统计工作常态化进行，使档案统计工作纳入正常企业工作轨道。《规范》规定企业应建立档案工作统计台账，量化档案工作。据此，管理者能够科学的统计数据，对企业档案工作进行有针对性的优化决策。
发挥档案价值的根本途径是对档案内容数据和信息进行充分利用与深度开发。在档案利用方面，《规范》从促进开放利用的方式和保障利用中的档案安全两方面做了规定。《规范》规定档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。具体的提供利用方式可以采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复印件、缩微件和电子档案。为提高利用效果，最大程度发挥档案深层次价值，《规范》推荐企业通过对档案信息进行分类汇总、综合整理及分析研究等方式，形成专题汇编、专题材料或深层次加工材料等成果，也可以利用档案举办档案陈列或展览。但提供利用服务中保障档案安全是首要条件，对此《规范》规定企业应当根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。
（六）企业档案信息化建设
随着近年来电子政务的广泛应用，档案信息化建设工作被摆在越来越重要的位置。《规范》紧随办公环境和技术环境的变化，对档案信息化建设的主要方面提出了提纲挈领的规范性要求。
第一，《规范》明确了档案信息化的目标与原则是：“企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，并坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。”
第二，《规范》要求企业档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能。《规范》还规定，企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求，档案管理系统软件的配置要适应本企业信息化建设发展需要，与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
第三，《规范》规定将归档要求及功能直接嵌入文件生成系统，并参照有关规定将电子文件完整、准确地归档。考虑到传统载体档案数字化加工的成本与利用效率，《规范》推荐企业根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对其实施数字化。针对不同类型的传统载体档案给出了推荐参考的标准。
第四，在电子档案的保管阶段，《规范》规定参照纸质档案分类方案对电子档案进行整理并以“一式三套”的形式进行脱机保存，将“存”“用”分离。电子档案载体应设置为禁止写操作状态，以保障电子档案的真实性、可靠性与完整性。
第五，在电子档案的网络化服务阶段，《规范》从提供高质量服务和保障档案安全两个方面进行了规定。在高质量服务方面，《规范》要求企业应建立馆（室）藏档案目录数据库，逐步实现档案的全文检索。并在权限范围内保障数字化档案和归档电子文件提供利用的时效性。在档案安全性保障方面，《规范》要求将涉密档案管理系统与互联网物理断开，非涉密档案管理系统也要与互联网进行逻辑隔离，并对系统采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。通过物理方式和技术手段最大限度上保障电子档案的安全性。
（七）档案工作设施设备
《规范》从档案库房、业务技术用房、阅览及陈列室、档案装具、保护设备及技术设备五个方面对对档案工作设施设备进行了规范。
档案库房应设置在远离存在安全隐患的场所，且应配置温湿度监控设备等必要的设施保障档案的安全。并充分考虑档案及其装具的承重要求，档案工作发展的面积需要。业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。阅览及陈列室的设置应以方便用户为原则。档案装具的选择上，应兼顾牢固耐用与安全保护。技术设备则应根据档案工作中的整理、修复、利用与信息化各自的需求配备相应的设施设备。
参考文献：
[1]吴宝康等.中国大百科全书档案学分册[M].北京：中国大百科全书出版社，1993.
[2]冯惠玲.电子文件管理100问[M].北京：中国人民大学出版社，2014.
[3]王英玮等.档案管理学[M].4版.北京：中国人民大学出版社，2015.
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院
