谈高校特色档案功能的发挥

    摘要：特色档案是高校档案的一部分，也是学校及社会需要广泛利用的资源。开发利用高校特色档案、实现特色档案功能最大化是当前和今后高校档案工作的一项重要内容，也是高校档案馆与工作者适应现代高等教育事业快速发展的必然要求。本文从高校特色档案的内涵说起，分析了特色档案的主要内容、价值，并着重从内生性建设、外向型传播、效能最大化等方面解析了高校特色档案功能。

    关键词：高校特色档案资源建设功能发挥

    高校档案客观真实地记载了学校教学、科研、党政管理等职能活动及高校发展的历史轨迹，是学校开展各项工作、进行各项改革、优化各项服务必不可少的重要信息来源。独具特色的高校档案资源是学校建设与发展的宝贵财富，也是党和国家教育事业的重要组成部分。

    一、高校特色档案的内涵

    《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》（教育部高等教育司，2004年8月）中明确界定：“特色是指在长期办学过程中积淀形成的，本校特有的，优于其他学校的独特优质风貌。”笔者在《高校档案信息资源深度开发利用工作探析》一文中对其内涵进行了阐述：“高校特色档案是指高等学校在教学、科研及各项管理活动中直接形成的，具有高校独特内涵和反映学校办学特色并具有查考利用价值的各种历史记录。”[1]高校特色档案大致可以归纳为以下几类（见图1）：

    1.特色人物档案，主要包括如下内容：一是杰出教职工代表的档案，如学校知名学者、教授、研究人员、做出杰出贡献的职工等；二是学生代表人物的档案，如知名校友、获得特殊贡献或特别奖项的在校学生等；三是其他具有影响力的人物的档案，如学术带头人、学科带头人、特聘教授等。

    2.重大活动档案，如举办校庆、院庆、召开国际国内重要论坛、大型会议等形成的档案。

    3.特色荣誉成果档案，既包括学校在教学、科研、竞赛等活动中形成的重要档案材料及获奖证书、奖品等，也包括上级部门、各级领导、友好单位、社会知名人士等因学校在工作和服务中取得的优异成绩而颁发或赠予学校的各类奖品、证书、赠品等。

    4.历史档案，主要指那些记录和反映学校发展过程、变更变迁等的重要档案，如反映学校筹备、成立、选址更名、变迁、院系调整、专业设置与增减等内容的文件、图纸、照片、声像资料等。

    5.其他特色档案，如反映学校办学特色与理念的各类实物档案、各级领导参观视察学校形成的档案、学校对外交流、新闻报道等过程中形成的档案等。

    二、高校特色档案的价值

    （一）高校特色档案是优化馆藏结构、提升馆藏质量的重要途径

    高校档案馆在长期的发展过程中，形成并积累了大量不同种类、不同载体的档案。庞大的馆藏资源，对高校档案馆的管理与利用来说是极为艰巨的任务，尤其对那些办学历史悠久、馆藏资源丰富的高校档案馆来说更为复杂。因此有针对性地对馆藏资源内容进行筛选、甄别、鉴定，进行去粗取精、去伪存真的整理、概括，从而对那些能够客观真实反映学校历史、体现办学特色的馆藏进行优化，形成特色档案，既能够优化馆藏内容与结构，又能够提升馆藏质量与内涵，从而可以更好地满足利用者的需求。

    （二）高校特色档案是围绕中心服务大局、助推学校事业发展的重要手段

    随着经济社会的快速发展以及改革开放的不断推进，高校各项事业的发展也在持续不断的迈上新台阶，如何更好地围绕学校的中心任务、助推学校各项事业的发展是学校每个部门当前及今后应当考虑的头等大事。高校档案馆也应当紧密围绕学校的中心工作与重点任务，强化服务意识，不断开发出新的、深层次、高质量的档案编研产品与成果，形成一些具有学校特色的档案“精品”“珍品”，全面提升档案馆的服务层次与功能，从而高效地、有针对性地服务并助推学校事业的发展。

    （三）高校特色档案是彰显办学特色、发挥高校档案育人功能的重要方式

    各高校档案馆所藏的珍贵特色档案集中体现了学校的办学理念、发展轨迹、管理模式、教学质量、科研水平等，具有高度的浓缩性与展示度。通过对高校特色档案资源的挖掘与开发，能够多角度、深层次、全方位的展现学校的办学历史、发展特色、治学精神等，让师生及社会更好地了解学校，扩大学校的影响力，推动学校整体事业的发展。同时，利用馆藏特色档案的丰富内容对广大师生进行思想政治、科学文化、艺术审美、爱国爱校等教育，能够极大地激发师生学习、工作、生活的热情，从而优化教书育人环境、丰富校园文化氛围、传承办学精神。

    三、高校特色档案功能的发挥

    （一）“收”“管”齐头并进，推动高校特色档案内生性建设

    1.创新模式，加强高校特色档案的收集与征集。一是要加强常规特色档案的收集与归档，一方面制定并完善特色档案的收集、归档办法，在归档范围上围绕学校办学特色、中心工作、重点任务等厘清归档范围，在归档内容上要确保齐全完整，对学校各部门的特色档案做到“心中有数”，切忌千篇一律；另一方面在收集方式方法上，要与学校各职能部门保持沟通，对特色档案在调研的基础上做到重点跟踪，必要时要将收集工作前置，做到及时收集、随时归档；二是要做好特色档案的征集工作，一方面要加大宣传力度，鼓励社会组织和个人主动向学校档案馆移交或捐赠，必要时可给予一定的物质或精神奖励（如捐赠证书、特别贡献奖）等以增强其移交、捐赠的意愿与意识；另一方面围绕学校的“三重”（重大人物、重点工作、重大事件）开展专题性或抢救性征集；三是创新征集方式方法，通过有偿购买、征购等方式弥补馆藏特色档案的不足。

    2.规范管理，建立特色档案信息資源数据库。一是要按照档案整理三原则（全宗原则、来源原则、事由原则）进行规范有序的整理立卷，确保案卷、文件之间的有机整体性，方便管理利用；二是对馆藏特色档案进行规范化管理，可设立专室专柜由专人管理，也可散存于各案卷，但需建立特色档案目录以方便查找利用；三是建立高校特色档案信息资源数据库，对特色档案进行专门的保护与限制利用。特色档案资源数据库的主要内容来源于对馆藏现有的特色档案的数字化加工、扫描，对及时归档的特色档案的数字化加工、扫描，以及接收的电子文件等。[2]对这些接收归档的特色数字档案资源，我们既可挂接于相应的档案管理系统、档案网站或数字化校园平台，也可借助相应的辅助工具如检索工具、网络工具等进行有效的管理，并在保证安全的前提下提供利用。

    （二）“编”“宣”双管齐下，重视高校特色档案外向性传播

    1.提升水平，深度编研高校特色档案。一是要找准特色，明确编研主题。可围绕学校重大人物、重点工作、重要事件等，摸清高校档案利用需求趋势，结合现实焦点及社会发展动态等以确定主题，尤其对那些利用率高、利用价值大的特色档案，要重点关注；二是要借用技术，创新编研形式。高校档案编研不能仅局限于编写参考资料、汇编档案文件、编史修志等，它的形式应该是多种多样的，如借助于现代化的办公设备，利用信息通讯技术、多媒体技术、声像技术等将各类文字、图片、声像等结合起来形成立体化的特色编研成果；三是要深入挖掘，形成特色编研成果。高校特色档案需要研究，更需要深入的挖掘、提炼、总结，做到“编”“研”结合，加大“研”的分量，编写出具有一定质量和深度的、具有较高利用价值的特色编研成果，从而提高其效用。

    2.突破传统，重视高校特色档案的外向型传播。《高等学校档案管理办法》（2008年9月1日起施行）第35条明确要求：“高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。”对编研成果的宣传推广就是对档案工作的最好宣传。一是转变观念，主动宣传，积极改变不事张扬、低调朴实的工作方式与作风，养成主动宣传意识，自觉发掘工作中的亮点与特色，充分利用学校及社会资源，变“被动式”服务为“主动式”宣传；二是抓住契机，重点宣传，围绕社会及学校的热点问题、重要节庆日等，尤其是围绕学校重点工作、重大纪念活动等，抓住有利契机，结合馆藏，开发、编研特色档案产品，重点宣传，达到事半功倍的效果；三是创新形式，全面宣传，借助现代信息通信及网络技术，打造全方位立体化档案宣传网络，在档案馆主页、校内电子屏、微信平台、高校新闻网站以及校外广电媒体、网络媒介上做全面宣传；四是健全机制，长效宣传，高校档案馆应建立起特色档案宣传工作的长效机制，将其纳入到部门规划中来，组织专人负责，形成规范合理的耕作制度，深入持久地开展宣传工作。

    （三）“联”“享”并驾齐驱，强化高校特色档案效能最大化

    1.合作共赢，联合开发高校特色档案。牢固树立“大档案观”及开放利用理念，通过联合开发将“死档案”变为“活信息”。一是高校档案馆与校内相关机构部门要联合开发特色档案资源，借助校内重大活动、重要庆典、重点工作等，深入挖掘学校特色档案，汇聚智力成果，促使特色档案价值最大化；二是高校档案馆与其他高校档案机构要联合开发特色档案，充分利用各自馆藏特色档案，找寻共通点、互联互通、取长补短，联合开发编研高质量的档案成果；三是高校档案馆与社会各界要联合开发特色档案信息资源，借助社会力量，集思广益，快出、多出特色档案成果，增强开发成果的社会适应性及影响力；四是开展高校特色档案的国际化联合开发，通过国际合作与交流，学习、借鉴国外先进的开发经验，增强与国外档案的合作与交流。[3]

    2.优化机制，共享高校特色档案资源。一是各高校档案馆应主动转变观念，大力推进并实现高校特色档案资源的共享，树立以利用者为中心的服务理念，通过搭建与政府机构、企事业单位及其他民间组织甚至于个人信息交流的桥梁，主动提供档案信息为之服务，从而实现彼此间的良好互动与合作，实现高校特色档案的社会价值；二是高度重视，加大投入，夯实高校特色档案资源共享的基础，要形成校级、各职能部门及档案馆领导高度重视档案工作的局面并取得各教职员工的配合与支持，加大经费投入，为实现高校特色档案资源的共享保驾护航；三是建立高校特色档案联盟机制，这是实现特色档案资源共享的有效途徑，通过建立高校档案联盟，可以加强各高校档案管理机构之间的沟通与协作，推进档案信息资源共享的标准化建设，整合、优化各高校档案馆的特色档案资源，实现资源的优势互补与借鉴；四是建立特色档案联动发布机制，及时通过电视、网络、平媒、网站、微信平台等发布信息资源，实现馆藏特色档案资源及其开发成果的共享。[4]

    内生性建设是基础，外向性传播是手段，其目的都在于实现馆藏特色档案效能最大化（见图2），最终形成“人无我有、人有我优、人优我特”的良好局面，凸显高校档案馆的地位及档案工作者的价值，从而适应现代高等教育事业迅速发展的需要，为学校及经济、社会发展服务。

    参考文献：

    [1]程栋梁.高校档案信息资源深度开发工作探析[J].兰台世界，2017（8）：20.

    [2]侯英杰.高校特色档案资源管理探析[J].北京档案，2014（10）：31.

    [3]王熙.论网络时代下的高校档案联合编研[J].兰台世界，2011（15）：65.

    [4]卞咸杰，卞钰.试析高校档案信息资源共享的发展轨迹[J].档案管理，2018（3）：62.

    作者单位：华东理工大学档案馆