ERP系统中的项目预算管控研究
顾昊旻+胡婷+方梅+赵叶燕+查淑青
摘要：文章研究了ERP系统中的项目预算管控，SAP系统通过项目管理模块来对各类项目进行管理，项目管理模块通过配置预算参数文件、容差限制等后台参数来实现项目预算管控的目标，从而实现项目的采购管理、合同管理和成本管理都能在ERP信息系统层面达到事前控制的效果，帮助管理者提升项目管理水平。
关键词：SAP系统；项目管理；预算管控
企業资源计划（EnterpriseResoursePlanning，ERP）系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。信息技术与先进管理思想在ERP系统中得到了融合。ERP蕴含了当今最先进的管理思想，反映了时代对企业资源的合理配置的要求，其己逐渐成为企业在信息时代生存和发展的重要基础，是现代企业的运营模式。
全球领先的商用软件厂商，是一家在全球50多个国家和地区有分支机构的跨国公司，也是在ERP系统全球市场占有率最高的软件产品，对于大型、集团性企业，企业管理系列软件（SystemApplicationandProductsinDataProcessing，SAP）往往是其首选[1]。本文主要对SAP系统中的项目预算管控进行讨论。
1项目预算管控的对象——WBS
SAP系统中使用项目管理模块（ProjectSystem，PS）来
对各类项目进行管理，项目是为完成某一独特的产品和服务所做的一次性努力，其具有如下特性[2]。
一次性：项目有明确的开始时间和结束时间。当项目目标己经实现，或因项目目标不能实现而项目被终止时，就意味着项目的结束。
独特性：项目所创造的产品或服务与己有的相似产品或服务相比较，在有些方面有明显的差别。项目要完成的是以前未曾作过的工作，所以它是独特的。SAP系统中，一个项目由项目定义和若干个工作细分结构（WorkBreakdownStructure，WBS）组成。
项目定义是一个总括的项目描述。项目定义为将来项目计划阶段所要创建的所有项目管理对象提供了一个框架。
WBS是以层次结构的形式将完成一个项目所要执行的任务层层细分所形成的项目结构。同时提供了关于项目的概览并且构筑了项目的组织结构和协调合作的基础，同时显示了项目在工作时间和金钱上的实际花费，可以应用它来计划时间、成本和分配预算。项目预算控制由WBS上的预算参数文件进行控制，在SAP中项目的预算分为年度预算和总体预
算两种，通过配置预算参数文件实现项目的预算管控模式。通过预算参数文件中的可用性控制选项进行配置实现，因WBS的形式为层次结构，子层的预算受到父级WBS的影响。若预算仅分配在父级WBS，则所有子层WBS的预算均受到总体预算控制。年度预算控制模式下，WBS受到年度预算控制，其中年度预算受到总体预算控制。若预算仅分配在父级WBS，则所有子层WBS的预算均受到父级WBS的预算控制。
2项目预算控制实现方式
SAP系统的预算可以实现按照项目对应的WBS来实现项目成本管控，也可以通过基金中心和承诺项目来控制预算，这两种类型的预算控制方式在安徽继远软件有限公司均有实现。目前安徽继远软件有限公司项目类型按照投资种类主要分为投资类项目及成本类项目，投资类项目受到项目预算的管控，成本性项目受到项目预算及基金预算的控制。通过基金中心、承诺项目实现成本性项目的基金预算控制，与此同时通过WBS的预算设置使其受到项目预算控制。项目在创建之时，系统会创建一个项目定义，若干个WBS元素，其中WBS元素层级根据对应的预算参数文件进行预算控制。WBS的层级结构决定了预算控制的细度[3]。
2.1总体预算控制方案
SAP系统中通过OPS9预算参数文件的配置，可以仅实现总体预算的管控而忽略每个年度的预算控制。在项目实施周期内，只制定一个总体预算额度，不论项目进行到哪个年度，只要不超总体预算则可以正常进行收采购、入账等发生预算消耗的业务操作。
2.2年度预算控制方案
在SAP的系统中进行年度维度预算控制的配置，也是使用OPS9配置预算参数文件来实现的。此项配置的重点是预算可用性控制，其中分配控制是否勾选决定着总体和年度预算控制维度的不同。如勾选分配控制总体选项，则表明该预算方案忽略年度控制；如果不勾选，则表明当前配置的预算方案为年度维度启用状态，即项目的预算需要每年都分配，且每年的预算数合计不得超过项目的总体预算。
2.3预算容差限制
可以在后台配置中对预算设定容差限制，针对不同的预算参数文件，在相应的控制范围内按照预算消耗的百分比设置对应的预警信息。例如，可以配置容差为：当预算花费达到90%时进行预警提示，在达100%时进行系统报错并执行刚性预算控制。
2.4激活预算有效性控制
预算有效性控制如何激活可以在预算参数文件中配置，一般选择在预算分配期间自动激活，如果配置成不激活，则需在项目创建后使用CJBV进行手工激活。
2.5科目设置元素
在标准WBS架构中进行配置，设置此标识后方能够对该WBS元素进行实际成本记账，可以根据业务需求对特定WBS设置不能记账。
3某些特定WBS不能记账的实现途径
3.1增强实现
事物码opsi配置标准校验，在预留出口“UF001”中实现当前WBS的验证，当前WBS如果符合配置表中的配置则校验该WBS是否为最底层，如果不是，则给出报错，如果配置表为空则报错提示维护配置表，报错提示信息可以根据具体业务需求在程序里设定。
3.2后台配置实现
在搭建标准WBS架构的时候，将不允许记账的WBS设置为不可记账，即“科目设置元素”的标识不勾选。根据WBS架构编码规范在系统中创建标准的WBS架构，项目在创建时采用对应WBS标准架构，再进行替换，故实现既定WBS不能记账的功能。
4常见问题及应对策略
项目预算分配按照业务环节的不同，占用的形式有所不同。己分配预算分为承诺值和实际值。其中承诺是指采购申請和采购订单的价格，实际指的是己经记入项目实际成本的价值。项目预算承诺来自于PR和PO，在PR到PO的转换过程中，包括删除、修改之类的操作，项目预算都常常会被多次占用和释放，这样就有可能在系统中看到的预算分配值与实际业务不符的情况，存在传递错误和失控的风险。如果使用中出现上述情况，就需要用户手动更新预算，从而保证线上报表与实际业务的一致性。
启用项目年度预算控制后，在实际业务中常常出现预算申请还未批复，即预算还未在系统编制就有项目采购行为发生的情况，这给用户使用带来了诸多不便。为了规避这种风险，要求企业在编制预算，尤其是年度预算的时候要充分考虑预算的不确定性，提高年度预算编制的准确性。为确保项目预算顺利实施管控作用，建议在项目预算强控之前，各业务部门进行充分沟通，制定完善的预算管理流程，避免刚性预算上线后业务流程产生不适应性，从而影响工作效率。
现实业务中部分业务部门实操人员对ERP系统的WBS编码控制预算的维度和细度不熟悉，常常将预算层层分解，甚至到最底层次，然而到实际业务流转的时候，年度预算控制得过细导致采购和收发货无法正常进行。针对这种情况，需要对应的管理部门首先要深刻理解ERP系统PS模块WBS在预算管理中的作用，并且定期组织对基层人员进行深入的宣贯和培训，保证用户正确使用PS模块的预算管理功能。
5结语
预算管理的信息化是一个长期、细致的工作，不等同于单纯上线一套软件或者把某些环节、功能等进行简单的电子化处理，而是需要企业的管理人员尤其是财务人员熟悉企业，深入了解企业的业务，熟悉企业的业务流、数据流，掌握流程的关键点、控制点。这样才能协助企业信息部门或者外部顾问构建信息化平台，实现相关信息系统的无缝衔接，达到预算管理全职员、全过程、全系统的维度。
[参考文献]
[1]姜丽.基于SAP系统的全面预算管理应用研究[D].天津：天津大学，2012.
[2]王纹，孙健著.SAP财务管理大全[M].北京：清华大学出版社，2010.
[3]王化成，伶岩，李勇.全面预算管理[M].北京：中国人民大学出版社，2011.
