浅谈中专学校档案工作的规范化标准化管理

    林丽平

    摘要：档案管理是中专学校科学化管理的重要内容之一，是一项影响着学校办学规模，影响着学校发展未来的重要工程。本文着重指出了当前中专学校档案管理的主要问题，提出了加强档案管理规范化标准化建设切实可行的措施。

    关键词： 中专学校 ；档案管理；规范化；标准化

    近年来，随着办学速度的飞速发展，办学规模的不断扩大，中专学校的各种文件资料也种类繁杂逐年递增，学校档案室，实际上已转化为信息交流中心和集散地。简单的“保管式”管理，已经不能适应档案管理的发展，中专学校档案管理的改革势在必行。

    当前中专学校档案管理中存在的问题

    （一）档案管理制度不健全

    目前，学校档案管理存在制度不健全的问题。档案管理工作责任制的缺失，导致在档案管理实际工作中发生责任遗漏互相推诿、分类混乱简单的情况，影响档案的利用率，要想获得高效的档案管理效果，必须将档案进行科学的处理。此外，在档案管理工作中，应对不同的档案按照不同程度进行分级划分，但目前缺少分级划分标准也导致档案管理工作的缺失。

    （二）缺少档案管理人才

    在学校档案管理岗位上缺少专业的档案管理人才，这对档案管理工作的规范化、标准化进程影响很大。现有档案管理人员存在轻视档案管理工作，只是简单对档案进行归类，导致档案的真正价值没有得到充分发挥。部分档案管理员缺少专业的理论知识，缺乏先进的管理技能，存在档案分级、分类的错误，严重的甚至因为保管方法不当而损坏了档案资料。这都给档案管理工作带来阻碍。

    （三）缺乏档案工作交流平台

    中专学校之间的档案工作交流平台极其匮乏，可以交流借鉴的兄弟学校屈指可数，因而，长期摆脱不了档案员不能借鉴其他单位的优秀做法和经验而闭门造车的困扰，直接导致档案管理远远落后于学校的其他各项事业。

    档案管理标准化规范化的措施

    （一）建立规范化制度

    要实现档案管理的规范化，就必须建立完善的管理制度。规范化制度主要包括人员培训制、人员分工制和资料分级制。首先，如今，档案管理知识在不断发展更新，建立完善的培训机制，可以帮助档案员及时更新档案管理工作知识，掌握先进的工作技能。学校可以根据实际情况，为档案管理人员提供不同的培训方式。比如，安排外出学习培训机会，学校应鼓励档案员参加脱产学习或者在职函授学习以提高专业技能。此外，对于一些工作岗位无法离人的档案员，可邀请专家到学校对其进行培训。其次，建立管理责任制。在档案管理的标准化规范化过程中人的要素是第一要素。研究表明，责任明确可大大提高人的工作效率。所以，责任制的重点就是要解决人浮于事的难题，做到人人有事做，事事有人做，事事有人负责，人人对事负责任。根据部门进行划分，或者对工作人员的工作现状进行设置，进而制定出不同工作人员的不同责任制度，杜绝互相推诿、管理混乱现象。第三，建立分类分级制。在实际管理中，档案的重要程度存在着一定差别，这要求在档案管理时，必须对档案进行标记分类分级，如建立行政、党群、基建、财会、教学、科研、仪器设备等不同类别不同级别的制度。实践证明，纲举目张，通过统一的分类分级，进行有针对性的管理，事半功倍。

    （二）培养专业管理队伍

    做好档案管理工作，离不开专业的档案管理人才，中专学校要注重专业管理队伍的培养。首先，要引进专业档案管理人才，实际上档案管理工作专业性极强，从收集、整理到分类、编研再到开发档案信息以利用各个环节，都要求档案管理人员高效的开展，及时引进专业管理人才势在必行。其次，要建立档案管理工作网络。档案业务人员协同计算机技术人员配合利用学校的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上校园网，实现档案信息的网上检索，如我们校园网站、教务处公邮上的信息每位老师都可以直接上网查询，特别是近年新成立的学校网管中心，具体负责校园网管理，方便了教师与学生的上网查询，并利用“天翼领航”进行群发信息，及时和师生交流沟通，确保档案收集工作及时顺利展开。档案管理是一项复杂的系统工程，建立一个自上而下的档案管理工作网络具有重要意义。例如，成立一个以学校校长为组长，各处室领导为成员的档案管理领导小组，小组设立综合档案室，由各处室推举一名职员兼职档案室的档案员，由兼职档案员具体负责本部门的文件材料收集、整理、移交等工作。

    （三）搭建中学学校档案管理交流平台

    各个中专学校档案管理工作的发展步伐不同，有的已经在档案管理规范化标准化上取得了显著成绩，有的则刚刚起步。全面收集在学校工作中具有保存价值的档案，将文书档案体系、任职资格体系、岗位工资体系和业绩评价体系结合起来，就我校而言，从1985年成立的“福建省石狮鹏山工贸学校”再到1999年12月的“福建省石狮鹏山工业学校”，再到2002年4月与“福建省石狮华侨职业中专学校”合并，并改名为如今的“福建省石狮鹏山工贸学校”一系列体制的改革，档案在学校历史延续中充当着不可或缺的角色，因此，彼此之间的交流就显得尤为重要。为了推动各个学校的档案管理工作，应着手成立中专学校档案工作管理委员会，由委员会牵头经常组织一些档案工作经验交流会、档案管理学术研讨会等活动。具体操作如下：定期召开以季度或者年度为节点的总结大会，利用总结大会要求与会者提交一份档案管理工作方面的论文，并由档案管理委员会成员进行评审，对工作中的难点和好的经验进行探讨。建立工作联系群，借助互联网技术建立档案管理员工作群，通过这一交流平台，各中专学校档案管理员可以不受時间和地域限制，自由探讨档案管理工作。

    总之，只要通过培养档案专业管理人才，提高档案管理工作的效率，建立档案管理的规范化标准制度，就能最大限度地发挥中专学校的档案资料的作用。档案工作的规范化标准化管理对中专学校实现校园科学化管理有着重要意义。

    参考文献

    [1]黄洁.浅谈中专学校档案工作的规范化、标准化管理[J].办公室业务，2016，03：122.

    [2]陈庆.浅谈学校档案工作的规范化、标准化管理[J].扬州教育学院学报，2011，03：89-91.

    [3]张宏图.浅谈学校档案工作的规范化标准化管理[J].办公室业务，2016，18：149.