高校档案规范化管理的实施难点探究

    王辉

    一、引言

    档案管理是高校内部管理的重要工作之一，但是由于这一项工作得不到足够的重视，导致高校档案管理仍然存在一定的不规范之处，档案管理的实际作用得不到发挥，为此，新形势下高校要正视其档案规范化管理中的难点，并采取科学的应对措施，基于此，本文则针对高校档案规范化管理的相关内容展开讨论。二、高校档案规范化管理的重要性

    高校档案规范化管理，首先有利于提升高校的综合管理水平，在档案管理工作的支撑下，能够对教师的工作情况进行全面反映，然后为学校进行教师安排提供可靠的依据，而且根据档案信息，高校可以对本校学生状况有一个更为全面的了解，并以此为基础开展更具针对性的学生管理工作。比如在新生入学阶段，高校教师可以根据学生的档案信息了解学生的实际情况，然后制定科学合理的人才培养计划。三、高校档案规范化管理的实施难点

    （一）管理制度建设有所缺失

    高校档案管理这一方面工作的不足，很大程度是因为高校领导缺乏重视，一些高校领导将更多的精力和时间放在了大学生教育管理方面，但是针对本校的档案管理重视不够，往往只是全权交于特定的人员参与管理。学校虽然针对这一项工作设立了相应的管理制度，但是具体的工作往往无法按照制度要求严格执行，受此影响，学校的档案管理人员即使在工作中出现明显的随意性且达不到工作要求，往往也不会被发现，档案管理工作因此表现出明显的不规范之处。

    （二）档案管理信息化程度低

    档案管理信息化是现代各类机构档案工作的主要方向，但是一些高校在这一方面的工作中仍然表现出明显的落后，信息技术在档案管理中的融合程度相对较低，无法利用现代信息科技有力促进学校档案管理工作的开展。

    （三）档案管理机制有待完善

    档案信息包含多个类型，如人事信息、文件信息等，因此往往会涉及到高校内部的各个部门，但是在具体的档案管理工作实施中，档案管理部门与其它部门或人员之间并没有建立起相应的联系，缺乏必要的沟通，导致档案信息记录不完善，而且无法利用档案信息更好地反馈和指导其它部门的工作。

    （四）档案管理队伍建设有待加强

    任何一项工作实施推进都需要专业人员的参与，然而一些高校并不注重档案专业人才的开发，导致现有的档案工作者无论在档案信息搜集还是整理方面表现出明显的业余性，而且，即使学校引进了新的技术，其在技术应用的相关操作中也表现出适应性较差，进而影响到高校档案管理的规范化开展。四、高校档案规范化管理的实施

    （一）加强档案管理制度建设

    在新形势下，高校领导化要能够加大对档案管理工作规范实施的重视程度，谨防管理制度的形式化，围绕规范本校档案管理这一目的，重新审视管理制度建设这一项工作。为此，高校要能够对传统的管理制度内容进行调整，使得所建立起的管理制度更加的切合當前档案管理工作的实际要求，比如在制度中确立档案管理在本校的实际地位，在管理制度中做好职责划分，在制度中明确具体工作环节，使得所建立的制度具有明显的指引性，这样能够使本校的档案工作者明确自己的工作内容，并根据制度中的规定对其档案工作严格实施，并明确自身的责任。

    （二）加强高校档案管理信息化建设

    积极适应外部信息化环境的变化，并不断加大对现代科技的利用程度，是高校档案管理规范化的重要途径。为此，高校档案管理部门要积极寻求信息技术公司的帮助，并根据本校档案工作内容建立起特定的信息化档案管理系统。然后借助这一操作系统，进行本校档案信息的精准化处理，而且即使在短时间内处理类型不同且数量庞大的档案信息，出现错误的几率也非常低。另外，还可以根据本校档案管理内容的变化，开发针对性的工作软件，这对于高校档案管理规范化的提升有着重要的促进作用。

    （三）完善高校档案管理机制

    对于高校档案管理人员而言，在日常工作实践中，不能是本部门被孤立，而是要主动与学校的各个部门之间取得联系，了解其部门动态，并及时进行档案信息的补充和完善。比如档案管理部门要及时与学校人事部门取得联系，全面了解本校人事信息变动情况，进而为本校人事工作成效的提升提供有力的支持。

    （四）强化档案管理队伍建设

    高校领导要能够加强对档案管理队伍建设的重视程度，并且指导档案管理部门进行科学的人才开发。在具体的人才开发工作中，要能够注重专业化档案管理人员的引进，所引进的人员要具备一定的工作经验，具备先进的工作理念，具备熟练的工作技能，能够为本校档案管理工作提供有力的支持。五、总结

    综上所述，高校档案管理规范化开展有着重要的意义，为此，高校要能够对档案规范化管理的实施难点有一个全面的认识，并从多个层面人手有针对性的予以应对，以此不断提升其档案管理的规范化。