大型保险企业档案“大集中式”管理模式的实践探索

    胡永贺

    摘要：保险档案是金融类档案的重要类型，具有来源广、数量大、管理成本高等突出特点，本文以安邦保险为例，以“大集中式”管理模式为视角，比较、分析不同管理模式下的异同以及“大集中式”管理模式的实践成效。

    关键词：保险档案大集中管理模式

    保险档案是保险企业在从事保险业务承保、理赔、再保险、市场开发等业务活动中形成的各种文件、材料、录音录像等，是保险企业档案的重要组成部分。保险企业对市场的响应速度很大程度上依赖于信息资源的质量和流转效率，而档案是保险业务活动最真实、最可靠的信息资源，因此加强并提升保险档案管理对于保险企业的快速健康发展具有重要的意义。

    一、保险档案的主要特点

    （一）档案来源广

    与全国性商业银行类似，大型保险企业业务布局全国，通常在全国各地设有不同层级的分支机构，以便拓宽销售渠道，增强理赔体系。以安邦保险为例，在全国设有超过30家区域机构，每家区域机构下设几家到几十家不等的市级、区县级分支机构。每个保险机构产生与其经营活动相对应的档案，档案来源及相应全宗具有层级多、数量大的特点。

    （二）档案数量大

    保险业务档案是保险企业档案的主要组成部分，业务档案量与业务发生量直接相关，如投保车险时，将会产生投保单、保单、身份证复印件等材料；出险报案后，还会产生现场勘查、理赔计算书等理赔材料。保险档案具有成套性、系统性等特点。以安邦保险2016年的归档情况为例，当年归档30万卷，其中业务档案（主要为承保类和理赔类）占总档案量的80%，其一年的档案归档量大致与建设周期10年左右、年产1200万吨的国内大型炼化工业工程档案数量相当。

    （三）管理成本高

    档案管理成本主要为存储成本、信息化成本、运输成本和人力成本等，其中存储和信息化成本高企是保险企业档案工作的突出特点。数量巨大的实体档案需要专门库房存放，档案库房空间压力极大。笔者调研发现，以大型保险企业一般年归档量30万卷计算，如采取托管寄存方式，年存儲费用平均在80万元以上，且档案短期内不销毁将造成存储费的逐年叠加。而随着在线投保、网络出单等方式的逐步推广，电子文件归档比重呈逐年上升趋势，为解决海量电子文件有效归档问题，确保电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性，档案部门需规划、实施、打通业务系统与档案系统之间的数据关联，建设电子文件平台，实施系统开发、系统集成等任务，档案信息化投入较大。

    二、存在的主要问题

    （一）档案未实行集中管理

    个别保险企业的档案部门侧重于管理类档案的管理，或者因业务档案数量较大、档案部门人力不足等原因，保险业务档案由业务部门独立管理，未定期向档案部门移交，导致业务档案管理不规范、公司档案处于分散、割裂的状况，档案遗失、查找不便等情况时有发生。

    （二）电子文件未实现完整归档

    随着保险业务信息化程度的不断提升，电子投保、网络出单已逐步成为重要的营销渠道，如何实现电子保单归档已成为亟待解决的首要问题。笔者调研发现，目前仍有不少企业尚未从传统纸质文件归档的思维方式、工作模式上转变过来，对电子文件归档的认识和应对不足，出现了未将电子文件纳入归档范围、原生电子文件打印归档、电子文件归档渠道未打通等问题，文件归档质量、效率较为低下。

    三、管理模式比较分析

    目前，从档案集中管理的维度看，具有代表性的管理模式有“大集中式”“区域集中式”和“分散式”三种。三种管理模式比较见表1。

    四、“大集中式”管理模式实践探究

    笔者调研发现，保险行业内大多数企业采取“区域集中式”或“分散式”管理模式，安邦保险是较少采取“大集中”管理模式的企业之一，实践表明：“大集中式”的管理模式在创新加强档案管理基础工作、档案管理保障体系等方面，解决档案集中、文件归档等主要问题方面，具有特有的优势。

    （一）档案管理基础工作

    1.档案收集

    采取“谁产生、谁积累、谁归档”原则，档案由生成部门向档案部门移交，并通过本级档案部门向上一级机构档案部门移交，最终逐级汇总、移交至集团总部。安邦保险以月度为单位完成区域机构及以下层级档案在区域机构层面的收集、汇总，以年度为单位完成区域机构档案向集团总部移交、汇总，形成了“逐级归档、层层汇总、定期移交”的档案收集、归档体系。

    2.档案整理

    按照“生成部门初步整理，档案部门系统整理”的职责划分，档案生成部门完成整理后，由档案部门做归档标识和整体梳理，实现整理任务的分工分解，将档案员从繁重的档案整理工作中解放出来，投入到建章立制、归档审核、保障利用等重点工作中。同时，“大集中式”管理模式有利于全集团整理标准的规范、统一。

    3.档案保管

    档案长期集中保管于集团总部是“大集中式”管理模式的突出特点。安邦保险采取当前年度的档案集中于区域公司层级，第二年整体移交集团总部保管的模式。集中保管较分散存储有较明显的成本优势，且管理规范性和安全保密性更高。

    4.档案利用

    在“大集中式”管理模式下，档案管理系统、电子文件平台等信息化建设由集团总部统筹规划，组织建设，有利于施行自上而下的顶层设计，捋顺档案部门与业务部门、IT部门之间的协作关系，打通业务系统与档案系统的归档渠道，及时响应电子档案的借阅。以安邦保险档案借阅为例，目前70%以上为电子档案借阅方式，也就是说通过统筹建设信息系统和档案数字化等方式能够满足绝大多数档案利用需求，个别必须进行实体档案借阅的，一般通过线下快递等方式实现。集团总部统筹推进档案系统建设、电子文件平台建设及线上借阅方式，有利于提升档案利用的效率和效果。

    （二）档案管理保障体系

    1.档案资源配置

    在档案人员管理方面，集团总部档案部门拥有“三定”权限，即由集团总部负责下属机构档案人员的定编、定员和定薪，能够通过“三定”权限将对档案工作、档案人员的管理要求落实到位。

    在档案经费管理方面，由集团总部统筹规划、采购和支出，档案专项经费较为充足，能够有效解决下属机构因重视不够、经费紧张等造成的主要矛盾。

    在档案物资管理方面，由集团总部集中管理，包括档案管理系统建设、电子文件平台建设、档案数字化加工、档案装具采购等，能够有效推动重点项目、重点工程长远规划、完善标准、落实到位。

    2.档案考核管理

    各级档案部门通过定期移交、阶段验收方式实现档案考核管理。区域公司以月度为单位完成本级和下属机构档案的移交与验收，集团总部以月度为单位对区域公司档案的归档率、归档时效进行考核。同时，集团总部以年度为单位对区域公司档案进行现场验收，形成检查和评价结果，并以书面形式予以反馈。

    档案考核结果能够与档案管理员月度、年度绩效奖金挂钩。对于问题突出、整改不力的机构，除通报批评以外，档案部门有权会同人事部门、审计部门对相关机构负责人进行问责，问责结果与相关负责人绩效奖金挂钩。

    档案工作是一项需要长期政策、人力、资金支持的基础性工作，实践表明，“大集中式”管理模式一定程度上体现了企业对于档案工作较高的重视程度，改善了长期以来资金、人力投入方面的问题困扰，对于推动和提升档案标准化、专业化和信息化水平起到了特有的作用。

    作者单位：安邦保险集团股份有限公司