基于新媒体的档案管理思路探析
程安琪
摘 要 新媒体时代已然到来，无论是广度还是深度，新媒体在各行各业所引发的变革都是毋庸置疑的，包括档案管理领域。如何充分发挥新媒体技术及平台的优势，找到提升档案管理工作效率的新途径，是当前档案工作者普遍关注的课题。因此，本文结合新媒体对档案管理工作所带来的影响，探讨了基于新媒体的档案管理思路，以便更好地推动档案管理工作朝着科学化方向发展。
关键词 档案管理；新媒体；思路
中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2096-0360（2018）03-0035-02
近些年来，新媒体技术在各个行业各个领域均得到了广泛的关注和应用，也为档案管理工作的改革与创新提供了可能性。如何将新媒体应用于档案管理工作中，加强档案管理信息化建设，是摆在每位档案工作者面前的重大课题。
1 新媒体对档案管理工作的影响
新媒体具有良好的互动性、便捷性、资源海量等优势，因而对档案管理工作带来了巨大的影响，主要体现在如下几个方面。
1.1 提升了档案管理效率
对于某些发展相对落后的地区，还未将新媒体技术应用于档案管理工作中，仍采用传统的档案管理方式，导致档案管理效率低下、死板枯燥，只能被动地查询各类档案资料。而新媒体技术应用之后极大地减少了档案工作者的工作量，提升了档案管理效率，管理方式也更为便捷，利用互联网即可展开信息查询与管理，不仅节约了人力，还节省了时间，促进了档案事业的进步。
1.2 促进了档案的开发、利用与宣传推广
对于传统档案管理模式而言，由于工作量繁重，因而难以充分开发和利用档案资源，而档案的宣传与推广工作也受制于地区和某阶层群体。新媒体技术的出现打破了这一局限性，其不仅优化了档案管理模式，实现了档案资源的充分开发和利用，还为档案资源的宣传、推广提供了多重渠道，档案工作者可以利用互联网、手机媒体、数字电视、微信公众号、微博等宣传和推广档案资讯，宣传范围遍及全国，甚至全世界，目标受众更为全面，普及率更高。
1.3 健全了档案管理机制，保障了档案资源的安全性
新媒体平台的应用极大地优化了档案管理环境，健全了管理机制。对于很多需要保密的档案资料，传统管理方式无法有效地保障档案资源的安全性、完整性、可靠性，不少档案部门或多或少存在着档案泄露等问题，这也是档案管理工作面临的严重问题。网络信息平台的应用有效解决了这一问题，加强了用户身份的验证与审核，无授权用户无法查阅，如此保障了档案的安全性。
2 依托新媒体技术开展档案管理工作的思路
根据上述分析可知，新媒体技术的出现极大地便利了档案管理工作，因此，必须充分利用新媒体技术的优势，加强新时期档案管理工作，如此方可切实提升档案管理的实效性，促进档案事业的健康、持续发展。对于档案管理工作而言，其主要涉及到档案的收集、整理、保存、服务工作等方面，可以依托新媒体技术平台，优化各个环节，提升档案的管理水平。
2.1 借助新媒体，做好档案的收集、整理工作
档案收集、整理时，需要档案管理部门及工作人员及时地将工作中所形成的材料、文件、证明等档案加以收集，并定期将其存放在档案袋中，以便提供利用服务。传统人工收集与整理费时费力，效率低下，可以借助于新媒体技术的优势、潜力，充分利用之。
具体而言，首先需要通过多媒体、扫描技术、数据库、3D式虚拟交互技术、VR、MR、AR等技术，将传统纸质档案资源转化为电子档案信息。可以效仿韩国文化档案管理局，构建起在线百科全书，借助于新媒体技术、互联网平台等，对档案资源、信息进行记录、收集，各团体、个体用户可以及时提供档案资源动态，并高效地将信息传播给大众。同时，借鉴“美国记忆工程”、日本“亚太文化数据库”、台湾“兰屿媒体与文化数字典藏”工程等优秀经驗，充分利用新媒体的跨区域传播优势，打造跨地区、跨国界合作模式，争取最大范围地收集档案资源。
其次，顺应“互联网+”时代新要求，借助于微信平台，在各服务地区构建起相对稳定的档案工作服务群。同时，利用计算机互联网，疏通档案材料的收集渠道，积极开发、利用手机端档案管理应用程序或软件，利用手机或其他移动设备与互联网相连，即可对档案管理程序进行访问，实现档案资源客户端收集与整理，这样，档案管理人员利用手机即可进行档案管理。例如，武汉档案馆开发了一款档案管理应用程序，除了面向大众公开信息查询、互动、订阅、阅读等服务以外，还提供了馆内日常管理功能，极大地提升了管理效率，提高了管理人员的工作热情。再如，福建某档案馆研发了一款档案管理平台，档案管理者为该系统的管理员，大家可以在周末假期上线跟踪档案管理进程，极大地提升了管理业务水平。近几年一款“档案管理云平台”吸引了很多档案工作者的注意，利用该程序软件可以对档案信息进行类型划分、整理，同时还可以帮助各企事业单位进行档案管理，利用该平台将散落工作中的文件夹、档案等按类别传送到云平台上，实现了档案资源的便捷管理。
2.2 利用新媒体，优化档案的保存、服务工作
对于以服务大众为使命的档案工作者而言，必须打破传统的封闭状态，寻找开放式管理方法，积极顺应新媒体的要求，学习、掌握新媒体技术，将创新理念根植于心，不断优化档案的保存、服务工作，提升档案的利用效率。
一方面，应依托互联网等平台，加快构建档案资源“大数据”中心、档案数字化博物馆等网站，加强对档案信息的数字化管理。同时，积极探索档案资源数据库的建设，动态统计档案分布情况，迅速掌握同类档案的整合状态，构建起良性的档案管理生态圈。通过数字化方式对档案信息进行记录、保存，达到档案网络传承的目的，为档案注入活力。
另一方面，基于新媒体平台，发挥档案服务工作更大的价值。例如，北京故宫博物院开发了手机“档案之屋”，将非遗档案资源融入其中，用户可通过体验层感受到非遗档案的魅力。在“互联网+”时代，档案管理者可以通过微信、微博、QQ、微视频等手段进行档案信息存储、研究，可文字化、可录音、可录像的数字化档案信息成为人人皆可利用的资源。截至2016年底，苹果App store成功上线的档案相关手机App已多达26种，此类手机App借助于互联网平台、手机客户端迅速发布、传播，分享档案相关资讯和信息，形成新的传播空间。
此外，可以依托互联网微博，开展档案服务工作。例如，有些档案管理部门已经开发和使用了政务微博系统，该系统设置有自定义菜单、直播等途径，有助于刺激受众与之互动。档案工作者可以利用粉丝服务平台，将主动选择权交给用户，用户订阅后可以更精准地获取档案信息服务，这样有助于节约档案工作者的时间，其能够有更充足的时间与订阅对象展开实时互动，根据用户反馈内容优化档案管理机制。福建档案某馆已经开通了政务微博系统进行档案管理，并设置了九大板块，包括档案资讯、档案法规、业务信息推送、档案文化展示、用户反馈、微课堂、精品典藏、深度阅读、档案云阅读等，为用户带来新鲜感的同时，也为档案管理工作的创新提供了新思路。档案政务微博安排专门的管理人员负责收集该平台使用过程中的专业化问题，确保管理适宜，同时，其能够对各管理人员服务情况、才做情况进行自动化统计，发掘管理工作中可能存在的问题，反馈给相关人员加以改进。工作人员只需要将本单位的档案资源进行网络形式加工、整理，即可利用政务微博系统进行档案管理。
3 结束语
一言以概之，在如今这个新媒体背景下，要想更好地适应时代的发展步伐，要求档案工作者在档案管理工作中，必须能够转变传统观念，加强新媒体技术的应用，充分利用新媒体的优势，做好档案管理技术架构的设计，通过动态增加存储、计算、商品等资源，促进新媒体在档案管理中的应用，方可逐步提升档案管理水平，促进档案事业的不断进步与发展。
参考文献
[1]杨太阳.外国档案工作：为网络世界的记忆存档——访互联网网页档案馆创始人布鲁斯特·卡尔[J].中国档案报，2017，12（3）：107-109.
[2]刘丽.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J].环球市场信息导报，2017，15（34）：113-114，294.
[3]王瑛斌.浅谈新闻档案在网络环境下的创新与管理[J].学理论，2013，11（1）：128-129，332.
摘 要 新媒体时代已然到来，无论是广度还是深度，新媒体在各行各业所引发的变革都是毋庸置疑的，包括档案管理领域。如何充分发挥新媒体技术及平台的优势，找到提升档案管理工作效率的新途径，是当前档案工作者普遍关注的课题。因此，本文结合新媒体对档案管理工作所带来的影响，探讨了基于新媒体的档案管理思路，以便更好地推动档案管理工作朝着科学化方向发展。
关键词 档案管理；新媒体；思路
中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2096-0360（2018）03-0035-02
近些年来，新媒体技术在各个行业各个领域均得到了广泛的关注和应用，也为档案管理工作的改革与创新提供了可能性。如何将新媒体应用于档案管理工作中，加强档案管理信息化建设，是摆在每位档案工作者面前的重大课题。
1 新媒体对档案管理工作的影响
新媒体具有良好的互动性、便捷性、资源海量等优势，因而对档案管理工作带来了巨大的影响，主要体现在如下几个方面。
1.1 提升了档案管理效率
对于某些发展相对落后的地区，还未将新媒体技术应用于档案管理工作中，仍采用传统的档案管理方式，导致档案管理效率低下、死板枯燥，只能被动地查询各类档案资料。而新媒体技术应用之后极大地减少了档案工作者的工作量，提升了档案管理效率，管理方式也更为便捷，利用互联网即可展开信息查询与管理，不仅节约了人力，还节省了时间，促进了档案事业的进步。
1.2 促进了档案的开发、利用与宣传推广
对于传统档案管理模式而言，由于工作量繁重，因而难以充分开发和利用档案资源，而档案的宣传与推广工作也受制于地区和某阶层群体。新媒体技术的出现打破了这一局限性，其不仅优化了档案管理模式，实现了档案资源的充分开发和利用，还为档案资源的宣传、推广提供了多重渠道，档案工作者可以利用互联网、手机媒体、数字电视、微信公众号、微博等宣传和推广档案资讯，宣传范围遍及全国，甚至全世界，目标受众更为全面，普及率更高。
1.3 健全了档案管理机制，保障了档案资源的安全性
新媒体平台的应用极大地优化了档案管理环境，健全了管理机制。对于很多需要保密的档案资料，传统管理方式无法有效地保障档案资源的安全性、完整性、可靠性，不少档案部门或多或少存在着档案泄露等问题，这也是档案管理工作面临的严重问题。网络信息平台的应用有效解决了这一问题，加强了用户身份的验证与审核，无授权用户无法查阅，如此保障了档案的安全性。
2 依托新媒体技术开展档案管理工作的思路
根据上述分析可知，新媒体技术的出现极大地便利了档案管理工作，因此，必须充分利用新媒体技术的优势，加强新时期档案管理工作，如此方可切实提升档案管理的实效性，促进档案事业的健康、持续发展。对于档案管理工作而言，其主要涉及到档案的收集、整理、保存、服务工作等方面，可以依托新媒体技术平台，优化各个环节，提升档案的管理水平。
2.1 借助新媒体，做好档案的收集、整理工作
档案收集、整理时，需要档案管理部门及工作人员及时地将工作中所形成的材料、文件、证明等档案加以收集，并定期将其存放在档案袋中，以便提供利用服务。传统人工收集与整理费时费力，效率低下，可以借助于新媒体技术的优势、潜力，充分利用之。
具体而言，首先需要通过多媒体、扫描技术、数据库、3D式虚拟交互技术、VR、MR、AR等技术，将传统纸质档案资源转化为电子档案信息。可以效仿韩国文化档案管理局，构建起在线百科全书，借助于新媒体技术、互联网平台等，对档案资源、信息进行记录、收集，各团体、个体用户可以及时提供档案资源动态，并高效地将信息传播给大众。同时，借鉴“美国记忆工程”、日本“亚太文化数据库”、台湾“兰屿媒体与文化数字典藏”工程等优秀经驗，充分利用新媒体的跨区域传播优势，打造跨地区、跨国界合作模式，争取最大范围地收集档案资源。
其次，顺应“互联网+”时代新要求，借助于微信平台，在各服务地区构建起相对稳定的档案工作服务群。同时，利用计算机互联网，疏通档案材料的收集渠道，积极开发、利用手机端档案管理应用程序或软件，利用手机或其他移动设备与互联网相连，即可对档案管理程序进行访问，实现档案资源客户端收集与整理，这样，档案管理人员利用手机即可进行档案管理。例如，武汉档案馆开发了一款档案管理应用程序，除了面向大众公开信息查询、互动、订阅、阅读等服务以外，还提供了馆内日常管理功能，极大地提升了管理效率，提高了管理人员的工作热情。再如，福建某档案馆研发了一款档案管理平台，档案管理者为该系统的管理员，大家可以在周末假期上线跟踪档案管理进程，极大地提升了管理业务水平。近几年一款“档案管理云平台”吸引了很多档案工作者的注意，利用该程序软件可以对档案信息进行类型划分、整理，同时还可以帮助各企事业单位进行档案管理，利用该平台将散落工作中的文件夹、档案等按类别传送到云平台上，实现了档案资源的便捷管理。
2.2 利用新媒体，优化档案的保存、服务工作
对于以服务大众为使命的档案工作者而言，必须打破传统的封闭状态，寻找开放式管理方法，积极顺应新媒体的要求，学习、掌握新媒体技术，将创新理念根植于心，不断优化档案的保存、服务工作，提升档案的利用效率。
一方面，应依托互联网等平台，加快构建档案资源“大数据”中心、档案数字化博物馆等网站，加强对档案信息的数字化管理。同时，积极探索档案资源数据库的建设，动态统计档案分布情况，迅速掌握同类档案的整合状态，构建起良性的档案管理生态圈。通过数字化方式对档案信息进行记录、保存，达到档案网络传承的目的，为档案注入活力。
另一方面，基于新媒体平台，发挥档案服务工作更大的价值。例如，北京故宫博物院开发了手机“档案之屋”，将非遗档案资源融入其中，用户可通过体验层感受到非遗档案的魅力。在“互联网+”时代，档案管理者可以通过微信、微博、QQ、微视频等手段进行档案信息存储、研究，可文字化、可录音、可录像的数字化档案信息成为人人皆可利用的资源。截至2016年底，苹果App store成功上线的档案相关手机App已多达26种，此类手机App借助于互联网平台、手机客户端迅速发布、传播，分享档案相关资讯和信息，形成新的传播空间。
此外，可以依托互联网微博，开展档案服务工作。例如，有些档案管理部门已经开发和使用了政务微博系统，该系统设置有自定义菜单、直播等途径，有助于刺激受众与之互动。档案工作者可以利用粉丝服务平台，将主动选择权交给用户，用户订阅后可以更精准地获取档案信息服务，这样有助于节约档案工作者的时间，其能够有更充足的时间与订阅对象展开实时互动，根据用户反馈内容优化档案管理机制。福建档案某馆已经开通了政务微博系统进行档案管理，并设置了九大板块，包括档案资讯、档案法规、业务信息推送、档案文化展示、用户反馈、微课堂、精品典藏、深度阅读、档案云阅读等，为用户带来新鲜感的同时，也为档案管理工作的创新提供了新思路。档案政务微博安排专门的管理人员负责收集该平台使用过程中的专业化问题，确保管理适宜，同时，其能够对各管理人员服务情况、才做情况进行自动化统计，发掘管理工作中可能存在的问题，反馈给相关人员加以改进。工作人员只需要将本单位的档案资源进行网络形式加工、整理，即可利用政务微博系统进行档案管理。
3 结束语
一言以概之，在如今这个新媒体背景下，要想更好地适应时代的发展步伐，要求档案工作者在档案管理工作中，必须能够转变传统观念，加强新媒体技术的应用，充分利用新媒体的优势，做好档案管理技术架构的设计，通过动态增加存储、计算、商品等资源，促进新媒体在档案管理中的应用，方可逐步提升档案管理水平，促进档案事业的不断进步与发展。
参考文献
[1]杨太阳.外国档案工作：为网络世界的记忆存档——访互联网网页档案馆创始人布鲁斯特·卡尔[J].中国档案报，2017，12（3）：107-109.
[2]刘丽.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J].环球市场信息导报，2017，15（34）：113-114，294.
[3]王瑛斌.浅谈新闻档案在网络环境下的创新与管理[J].学理论，2013，11（1）：128-129，332.
