高校声像档案的收集工作存在问题和对策研究

    汪倩秋

    摘要：随着高校声像档案数字化程度的提高，高校声像档案的收集工作暴露出收集归档意识不足、收集不全面和不规范等问题。本文结合档案工作的实际问题，提出通过加强宣传培训、科学远程归档、有效扩充内容等方式，给出了高校声像档案收集的新策略。

    关键词：声像档案收集高校

    高校声像档案直观、生动地记录了学校各个发展时期党政、教学、科研、交流、校园文化等方面的变化和发展历程，是高校档案的重要组成部分，具有重要的保存和利用价值。随着我国高校档案事业的快速发展，对声像档案在管理和建设上提出了更高的要求。为了避免和减少声像档案的流失，实现声像档案的长久保护和高效开发与利用，必须做好声像档案的收集工作。

    一、高校声像档案收集的现状及问题

    河海大学在百年校庆制作校史馆的过程中，暴露出了声像档案管理中的许多问题，主要表现为以下两点：一是许多声像档案信息不全。目前高校档案馆中的许多馆藏声像档案因年代已久，缺少必要的说明，常常出现照片无法对应、文字说明不规范、像素和格式不符合归档要求等问题，影响了声像档案开发利用工作的开展及其作用的发挥。二是声像档案普遍存在内容单一的现象。学校声像档案多是领导开会、会议和文艺活动等的记录，记录高校科研、教学、工程等方面的声像档案很少。拍摄记录下来的实验过程、研究过程、课题答辩、课题论证、科研成果及其运用效益等声像档案是“宣传学校科研活动的活态资料”[1]，教研活动的精品课程、示范课程、学科竞赛等是学校教学成果和历史的重要证据，这些声像档案作为教师从事科研的重要参考和文书档案的重要补充，是学校学科建设、科学研究、平台建设等方面的重要参考，其缺失无疑是一种遗憾。

    二、高校声像档案收集不齐全的原因

    在实际工作中，高校声像档案比文书、教学等种类档案的收集工作要困难得多，其主要原因主要有三点，一是声像档案收集歸档意识不足。随着科技的发展，声像档案拍摄成本和门槛逐步降低，人人都可以是拍摄者，但大多数声像档案形成者缺乏收集归档意识，这使得声像档案的收集工作无法有效推进。二是，声像档案收集不全面。目前，高校声像档案还没有一个统一实用的分类，且档案管理人员在接收、管理声像档案时，不重视档案相关信息和题名的清晰与完整，这些都造成了部分声像档案的收集不全面。三是，声像档案收集不规范。许多高校声像档案管理人员技术能力薄弱，声像档案立卷归档存在混乱现象。

    三、解决声像档案收集不齐全的对策

    （一）注重宣传，加强培训

    为了切实做好声像档案的收集工作，高校档案部门须充分运用展览、知识竞赛、定期培训等多种形式，大力宣传《普通高等学校档案管理办法》《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》等制度规范，向校内外普及声像档案知识，培训内容主要为以下几点：

    1.声像档案的分类。为了使档案收集者明确声像档案收集的范围和内容，河海大学档案馆在《高等学校档案实体分类法》十个一级类目的基础上进行优化，将声像档案分为党政，教学，科研学术，外事活动，产品、仪器设备，文体，校园建设，获奖，人物九个一级类目，这一分类不仅有利于拓宽收集渠道，也能够有效保证声像档案收集的完整性。

    2.声像档案的管理技术。技术问题包括“资料生成的基本原理、复制所需要的必须环境、声像资料信息的存储、电脑文件格式之间的相互转换，以及一定水平的声像操作技术和声像播放仪器的正确使用”[2]等等。数码声像材料的采集格式应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 11821-2002）的要求，载体材料必须保持原貌，不能磨损、划伤和进行技术修改。档案收集者应将归档的声像材料在相应设备上演示或检测，做到声像内容清楚完整。

    3.声像档案的标注和组卷、编号规则。声像材料应将原件归档，对于有底片的照片必须将底片与照片同时归档。在接收档案后，声像档案管理人员要将声像材料进行组卷、编号，并根据事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素填写文字说明，录入相应的管理系统。对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应选择具有代表性的照片归档，并注明参见号，“既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性”。[3]

    因为声像档案载体的特殊性，声像档案的立卷有几点特殊说明：（1）声像档案立卷形式应和本单位的其他种类档案保持统一，因为声像档案数量较多，河海大学档案馆声像档案采用三级类目分类组卷。（2）通常声像档案年代越久，就越珍贵，一般都永久保存。（3）对于归档年度不明确的声像档案，按照1915年至1952年间的档案（老河海时期）以1952为年度号；1952年至1985年间的档案（华东水利学院时期）以1985年为年度号；1985年后，因年代近，容易指认，则根据实际归档时间来制定年度号。（4）同一张照片可能有胶片照片、底片和数码照片多种形式，统一用同一档号，不做特别区分，但需在存档时做好备注。（5）各类活动（党政、教学、科研、外事、文体活动）和会议档号为“20**-1SX01.1-1～n”（见图1），人物照片档号为“20**-1SX01.2-1～n”，毕业合影，科研证书，获奖证书，校园建设，产品、仪器设备等以此类推。

    （二）科学征集，远程归档

    1.建章立制，合理征集

    学校应充分重视声像档案收集工作，制定相关规章制度，并定期进行检查指导。各高校档案部门应采用重点收集和广泛收集相结合的策略，重点收集宣传部、办公室、经常被委派参与拍摄学校重大活动的老师等声像档案较为集中的部门和个人，并在学校各部门、各学院设置兼职声像档案员。同时，高校档案管理部门应积极扩大声像档案收集的范围，每年定期向校内教职工征集一两次声像档案，充分利用网络和联系新闻媒体等机构，及时收集与本校有关的声像档案。

    2.开设端口，远程归档

    为了提高高校声像档案信息和内容的完整度，以及各归档者的积极性，档案馆可为各兼职声像档案员开设本校的声像档案系统端口，使其可以进行网络远程归档（见图2）。同时，各部门在完成远程网络归档后，须将声像档案实体移交学校档案馆进行统一保管。档案管理人员应选择部分价值珍贵和具有历史意义的数码照片进行冲洗，建立专门的表、册、卡分门别类整理后，有序地上架归档。

    声像档案远程归档有以下优点：一是能够提高兼职檔案员的归档意识。各兼职档案员可以在线看到其他兼职档案员的归档情况，这不仅量化了各档案管理人员的归档工作，也便于进行年度工作考核。二是收集工作效率提高。各兼职档案员可在本校局域网内随时随地对声像档案进行保存和归档，收集工作变得更加便捷。三是有利于提高声像档案信息的完整度。如果声像文件的文字说明六要素填写不完整，兼职档案员则将无法将相关声像档案录入系统。这不仅有利于解决声像档案文件名填写不规范、不齐全的问题，也保证了声像档案来源的可靠性。同时，远程归档有一些缺点和需要注意的问题，一是安全性问题。多个端口必然会给系统增加一定的危险系数。为了解决这个问题，在档案传输过程中，应使用VPN，https等技术，以有效保证数据安全。同时在客户端中对不同的档案管理人员设置不同的权限，结合硬件加密设备，能够保证客户端设备的使用安全。通过从传输和端使用两方面对系统进行安全控制，从而保证安全地使用系统。二是归档的声像文件容易重复，这需要利用图像识别等技术改进系统，系统提示重复的照片，管理员审核把关后，进行取舍和删减。

    （三）弥补短板，扩充内容

    1.加强声像档案的收集工作

    “随着记录手段和方式的现代化、多元化，资料的内容更加丰富多彩”，[4]档案管理人员要提高学校教职工声像档案意识，及时向相关科室或部门收集有保存价值的声像资料。高校科研平台中的图书资料、仪器设备等购买后须先拍照，再使用，以便留下反映当时教学、科研情况的声像档案。在学校举行相关活动时，档案管理部门应派员提前介入，加强指导，必要时可直接参与相关活动材料的收集，凡在科研课题、基本建设项目等活动中产生的声像材料，应随项目文件一同归档，从而不断丰富声像档案内容。

    2.利用口述档案等扩充内容

    为了有效地保护历史记忆，让每一张照片都“有话可说”，更好地保存和保护声像档案，在实际档案工作中，我们可以利用口述档案和馆藏文书档案等来补充和印证声像档案，通过亲历者的回忆和文件资料，从多个侧面、多个角度真实地再现声像档案背后的历史原貌，从而扩充声像档案的内容。这不仅可以纠正以往校史和某些事件中的错误，揭示某些重要史实的细节与背景，以及背后鲜为人知的感人故事，从而勾勒出一个立体生动的历史脉络，以帮助人们更真实地了解学校的发展史。

    *本文系江苏省高校档案研究会档案科研课题《数字化背景下高校声像档案的管理研究》（项目编号：jsgdz2016-02）的阶段性研究成果。

    参考文献：

    [1]聂亚林，高校声像档案资料分类的思考[J]，黑龙江史志，2015（11）：87.

    [2]蒋万萌，医院声像档案的管理与开发利用探讨[J]，科技创新与应用，2013（29）：275.

    [3]金秀凤，马耀武.现代远程开放教育中声像档案管理之管见[J]，南京广播电视大学学报，2002（04）： 19.

    [4]聂亚林.高校科研类声像档案资料开发利用的思考[J]，城建档案，2015（06）：30.

    作者单位：河海大学档案馆