浅论油气田勘探开发档案工作中的前端控制
闫洁
摘要：油气田勘探开发档案是油气勘探开发工作的重要成果之一，对其进行科学的管理对指导石油天然气勘探开发科研生产工作具有重要的意义。本文探讨了在油气田勘探开发档案前端控制的含义，阐述了在油气田勘探开发档案工作中实施前端控制的意义，并分析了具体的前端控制措施。
关键词：石油天然气勘探开发档案管理前端控制
一、引言
油气田勘探开发档案是指在油气田勘探开发过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，既包括石油天然气勘探与开发工作中形成的文字、图表、数据、声像、不同载体的科技文件材料，也包括岩心、岩屑、测试样品、各类标本等各種实物资料。20世纪末和21世纪初，信息技术的飞速发展带来了电子文件数量的“井喷”，电子文件的系统依赖性、信息与载体可分离性、易变性等特点给传统的档案管理理论带来了巨大挑战。为应对这种挑战，档案学界提出了前端控制的思想，该思想要求对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至形成之前就对文件从形成一直到归档整个过程进行通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督，它要求档案工作者由只关注“后端”转而将注意力放到“前端”。油气田勘探开发档案的前端控制，就是将档案管理工作介入节点前置到油气勘探开发生产科研活动开始之前，对某一油气勘探开发生产科研活动各阶段形成的文件进行全生命周期的全面规划与预先规范，对文件形成、积累、立卷、归档等过程进行实时跟踪监督和节点把控，确保档案质量。
二、在油气田勘探开发档案工作中实施前端控制的意义
（一）有利于保障油气田勘探开发档案的齐全完整
油气田勘探开发档案一般是以石油天然气勘探与开发地质科研课题或子课题、生产任务或工程等某一项具有特定内容的工作过程中形成的全部科技文件材料为建档单位进行归档和管理的。在实际油气田勘探开发工作中，资金投入大、周期长、专业多、参建单位多，形成的油气田勘探开发档案数量很多。以钻探一口探井为例，涉及综合研究、井位论证、地质设计、工程设计、钻井工程、测井、录井、分析化验、试采、地面工程等一系列工序和专业，分别由多个参建单位负责，形成的档案少则几百件多则几千件。如果在工作之初不从源头对档案工作进行要求，则难以将各个工序、各个专业以及各参建单位在工作中形成的系列科技文件材料齐全完整的归档。
（二）有利于保障电子油气田勘探开发档案的科学管理
随着信息技术在油气勘探开发工作中的应用越来越深化，传统工作时形成的很多纸质档案逐渐以电子文件的形式在各种管理信息系统中生成，电子油气田勘探开发档案占馆藏的比重越来越大并呈不断增加趋势，随着国家档案行政管理部门电子档案单套制归档试点工作的不断推进，电子档案最终将取代纸质档案成为档案管理工作的主要对象。在油气田勘探开发档案工作中实施前端控制，在各种管理信息系统设计之初，即将档案管理的系列要求封装入系统之中，确保系统形成的电子文件，无论是从内容规范、编制格式，还是文件存储格式、元数据、背景信息等方面，都符合长期乃至永久保管的要求，既可避免双套制模式下的人力、物力和财力的重复投入，也有利于保障电子油气田勘探开发档案的科学规范管理。
（三）有利于促进油气田勘探开发档案的共享利用
信息时代，以互联网、局域网和管理信息系统为依托，提供档案的跨时空利用服务是大势所趋。要实现这种提供利用服务方式，齐全完整、标准规范的馆藏档案资源是基本保障。在油气田勘探开发档案工作中实施前端控制，制定明确的油气勘探开发科技文件材料归档范围，确定各专业科技文件材料的编制内容和格式要求，细化各类电子文件的存储格式、命名规范以及在存储载体内的组织方式，建设各业务系统与档案管理系统的数据接口与数据交换机制，可建立一套统一规范的，符合档案管理要求的档案资源，为提供油气田勘探开发档案的跨时空利用服务提供资源保障。
三、在油气田勘探开发档案工作中实施前端控制的具体措施
（一）强化前端控制思想，建立油气田勘探开发档案管理网络
首先，油气田勘探开发企业档案部门可结合“6·9国际档案日”、矿业权变动日等特殊时期，加强对《档案法》及其实施办法、《地质资料管理条例》及其实施办法的宣传，不断提升勘探开发科研生产业务主管部门、相关文件材料形成部门领导及工作人员的档案意识。其次，油气田勘探开发企业档案主管部门，应加强与勘探、开发、科研等业务主管部门，以及企管、财务、法律、信息等职能部门的沟通和协调，建立档案工作联席会议制度，通过明确相关业务主管部门的归档责任、约定文件归档的合同条款、建立档案工作考核体系、参与有关重要业务节点会议、建立专兼职档案工作人员队伍、参与业务系统的设计与研发等措施，建立并不断完善公司档案管理网络，将档案工作的相关要求前置到各项业务活动开始之前，在企业内部实现前端控制思想的落地实施。再次，油气田勘探开发企业档案主管部门要与相关业务主管部门合作，落实油气勘探开发科研生产活动关键节点的档案工作“四同步”要求，即下达计划任务与提出科技文件材料立卷归档要求同步，检查计划进度与检查科技文件材料的形成积累情况同步，评审、鉴定、验收项目成果与验收归档科技文件材料同步，上报登记、评审奖励项目成果以及生产、科研人员考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。
（二）建立并完善油气田勘探开发档案管理制度体系。
制度是管理的行为过程准则，它规定了人们在各种活动中应遵循的原则和方法。油气田勘探开发档案管理制度体系建设应包括两个方面：一是档案管理组织体系方面的制度，包括管理体制、管理机构、管理职责、管理界面、管理措施等方面的制度建设，在这些制度中融入前端控制的相关要求，不断完善油气田勘探开发档案管理组织体系；二是档案管理工作环节方面的制度，包括油气田勘探开发档案的立卷归档、整理编目、著录标引、信息化管理、日常保管、利用服务、上交汇交等各工作环节的具体要求，通过这些制度，不断规范油气田勘探开发档案的管理。
（三）建立并完善油气田勘探开发档案管理标准体系。
标准是对大量重复的现象做出统一规定，是行为成果的重复。油气田勘探开发档案管理标准体系建设应包括三个方面，一是关于文件立卷归档方面的标准，包括归档范围、分类、编号与编目、立卷归档要求、保管期限等方面的要求，通过这些标准的执行，将油气田勘探开发档案管理的具体要求固化在文件材料形成之时；二是关于油气田勘探开发科技文件材料编制方面的标准，包括科技文件材料的相关责任项规范、报告编制的内容与格式规范、绘图规范、印制规范，电子文件的命名规范、存储格式优选、在载体中的组织方式等方面的标准与规范，通过这些规范的执行，可以实现油气田勘探开发纸质文件和电子文件的统一与标准，以满足档案管理的要求；三是油气田勘探开发档案验收技术规程，通过规范验收流程、验收方法、验收标准，以确保上述相关标准的贯彻执行，确保前端控制的相关要求得以真正实现。
（四）推进档案管理系统与业务系统的融合
随着信息技术的发展与深化应用，油气勘探开发生产科研活动中形成的科技文件材料，很多以电子文件的形式在各业务系统中生成。在此情况下，实施油气田勘探开发档案管理的前端控制，必须加速推进档案管理系统与业务系统的融合，一方面，档案部门要参与各业务系统的设计与研发，将油气勘探开发工作各专业的业务标准、档案管理系列标准的相关条款，以及档案管理的相关要求，在业务系统研发之初封装到系统中去，以确保业务系统按照标准规范生成电子文件。另一方面，要建立档案管理系统与各业务系统的数据接口，通过数据接口对业务系统生成的电子文件进行在线归档和相关著录数据的共享与服用。
（五）加强档案工作者的素质培养
首先，要转变档案工作者“重后端轻前端”的传统管理理念，将档案工作介入节点前移，突破档案工作置于后端被动接收、给什么收什么的传统模式，深入油气田勘探开发生产科研一线，主动掌握油气勘探开发科研生产活动中科技文件材料的形成与运转控制权，将工作重点由相关文件材料归档后的整理、保管等，向前期主动参与重要会议和关键节点工作，指导、监督和检查科技文件材料的形成、积累等方面转移。其次，要加强对档案工作者油气勘探开发知识的培训，油气田勘探开发档案的形成，涉及地质、测绘、地球物理勘探、地球化学勘探、钻井、测录井、油气田开发、集输、储运等各个专业，要加强对档案工作者上述相关知识的培训，才能在指导相关科技文件材料的形成、积累、整理、接收验收、移交归档等工作时，有的放矢，科学准确。再次，要提升档案工作者组织、沟通与协调能力。实施前端控制，档案工作者从后端走到前期参与其中，组织制定归档工作计划，明确文件归档标准与要求，参加重要会议与节点工作，对参建单位文件形成、积累和预立卷工作进行现场监督、指导和检查等工作，都需要档案工作者具备出色的组织、沟通与协调能力。
四、结语
将前端控制思想引入油气田勘探开发档案管理工作，从油气勘探开发生产科研活动开始前就对相关科技文件实施节点把控与全程跟踪管理，有利于规避管理风险，保证油气田勘探开发档案的完整、准确和系统，最大限度地发挥油气田勘探开发档案的作用。
注释和参考文献：
[1]中国石油化工集团公司.中国石化档案管理培训教材[M].北京：中国石化出版社，2013年：123.
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[3]国土资源部.国土资源部关于加强地质资料管理的通知（国土资规〔2017〕1号）[Z].北京：国土资源部， 2017.
[4]刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].浙江档案，2001，（1）：22-24.
[5]李銘.档案化管理前端控制和全程管理的核心[J].浙江档案，2005，（11）：6-7.
作者单位：中国石油化工股份有限公司上海海洋油气分公司
