《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）解读

    肖秋会 詹欣然

    摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。

    关键词：电子文件归档电子档案管理规范

    Abstract： In this paper， the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar？ chiving and Electronic Records Management is ex？ plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions， the functional requirements for busi？ ness system that form electronic documents， the ar？ chiving of electronic documents ， the management of electronic records and？so？on. Moreover， this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard.

    Key words： Electronic documents； Archiving； Electronic records； Specification.

    2002年12月4日，國家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。[1]该标准明确界定了电子文件、元数据、迁移等关键性术语的概念，规定了电子文件的归档管理流程以及电子文件的存储载体和存储格式，对于规范我国电子文件的归档管理发挥了重要作用。随着我国各项电子业务的迅速发展，电子文件的类型、格式及生成环境发生了很大变化，2002年《规范》已经不能满足电子文件归档与电子档案管理的现实需要。2016年8月29日，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会联合发布了新的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）（以下简称为2016年《规范》），2017年3月1日开始实施，[2]代替2002年《规范》。本文分析了2016年《规范》在结构和内容方面的特点，并指出其不足之处。

    一、2016年《规范》的结构特点

    与2002年《规范》相比，2016年《规范》的整体结构具有如下特点：第一，新增了“业务系统与电子档案管理系统”这一章，从前端着手，对电子文件产生的业务系统的归档功能进行了较为全面的规定；第二，改节为章，扩充细化。例如，“电子文件的归档范围”从原来第六章“电子文件的收集与积累”下的一个小节扩充为单独的一章；第三，跨章合并，聚合内容。在原第九章增加了“电子档案备份”“电子档案元数据的维护”这两个小节，强调了备份及元数据维护对于电子档案安全管理的重要性，并将电子档案的存储、备份、利用、统计、元数据维护这几个部分统一归并为“电子档案的管理”，层次分明。具体见表1。

    二、2016年《规范》的内容特点与变化

    2016年《规范》在总则部分明确规定，电子文件归档与电子档案管理应纳入单位的信息化建设规划，并从全程管理理念和前端控制原则出发，规定了电子文件形成或办理部门、档案部门、保密部门、信息化部门等与电子文件形成、归档及管理和维护相关的各个部门的职责；将适用范围从2002年《规范》的“党政机关”扩大至“机关、团体、企事业单位和其他组织”。2016年《规范》所依据和参考的标准文件数量在2002年《规范》的基础上大幅增加扩充，共增加了22个标准性文件，其中有10个国家标准，8个行业标准，4个国际标准，提升了标准的适用性和支撑的广泛性。除此之外，2016年《规范》的内容更为充实，对指导我国现阶段电子文件归档及电子档案管理具有较强的指导作用。具体如下：

    （一）全面修订了术语及定义

    2016年《规范》对术语进行了全面修订，主要体现为：

    第一，新增了9个术语，分别是“电子档案”“组件”“可靠性”“业务系统”“电子档案管理系统”“移交”“归档”“登记”“转换”，澄清了相关概念。其中：（1）“电子档案”是“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件”，明确了电子文件与电子档案之间的联系与区别。（2）“业务系统”是“形成或管理机构活动数据的计算机信息系统”。该定义准确阐述了业务系统的性质和特点，体现了前端控制的管理理念及对电子文件形成环境的重视。（3）“电子档案管理系统”的定义为“对电子档案（3.2）进行采集（3.11）、归档（3.12）、编目、管理和处置的计算机信息系统”。（4）“组件”是“构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等”。该定义明确了电子文件的结构，对其完整收集和归档具有重要指导作用。（5）“可靠性”是“电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事物、活动或事实的性质”。（6）“移交”是“按照国家规定将电子档案（3.2）的保管权交给国家档案馆的过程”。（7）“归档”是“将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件（3.1）及其元数据（3.3）管理权限向档案部门提交的过程”。该定义明确了归档的对象、范围、性质和要求。（8）“登记”是“电子档案进入电子档案管理系统（3.10）时赋予电子档案唯一标识符的行为”。“登记”是电子文件在归档过程中成为电子档案必须履行的一项法定程序，新增这个术语十分必要。

    第二，修订了8个基本术语与定义。如：将“元数据”的定义修改为“描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据”，修改后的术语定义与国家标准《信息与文献文件管理第1部分：通则》（GB/T 26162.1：2010）和国际标准《信息与文件文件管理第一部分：通则》（ISO15489-1：2001）保持了一致。

    第三，删除了“背景信息”“逻辑归档”“物理归档”这3个术语，将“背景信息”归入“元数据”范畴。2016年《规范》删除或者说回避了对“逻辑归档”“物理归档”这两种归档方式的区分，它所规定的电子文件归档方式到底是怎样的？ 8.2.2作了如下规定：“应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档”。

    （二）对业务系统提出了档案化管理的功能要求

    2016年《规范》的5.1专门对业务系统提出了归档管理的功能要求：业务系统应该具备形成、收集、整理、归档电子文件的功能，以及保存修改信息，生成归档数据包，跟踪、审计电子文件的功能。另外，要求业务系统在电子文件流转期间能够实现对其元数据的收集，并且保持元数据与电子文件之间的关联。这项规定有助于从前端着手对形成流转阶段的电子文件进行控制，以确保对后端归档保存的电子档案进行管理和四性的维护，充分体现了电子文件管理的前端控制思想。

    （三）重视元数据的归档及维护

    元数据与电子文件不可分割，它对于电子文件的四性确认和维护，以及电子档案的发现、组织与检索及提供利用都具有重要的作用。2016年《规范》较为详细地规定了元数据归档的相关内容，并对元数据维护提出了相关要求：

    1.指明了归档元数据的类型及范围。规定文书类、科技类、邮件类、网页和社交媒体类、各种专业类电子文件的元数据归档范围参考《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）执行。另外，针对声像类电子文件具体列出了应归档元数据的类型。

    2.规定了元数据鉴定工作细则。要求在元数据鉴定过程中，负责人要确保元数据的数量准确、齐全、完整，保证电子文件及其元数据之间的一一对应，确保元数据的完整性。

    3.规定了不同种类的元数据的归档格式，与不同归档接口相对应的归档格式，以及声像类电子文件元数据、应用软件形成的电子文件元数据的归档格式。

    4.规定了电子档案元数据维护的相关内容，包括：元數据的维护范围、维护措施、维护目标等。

    （四）明确规范了电子档案管理系统的基本功能，重视电子档案安全保障

    2016年《规范》详细规定了电子档案管理系统的管理配置、电子档案管理、安全管理、系统管理及纸质档案管理这5个方面的基本功能，并从制度建设、基础设施和日常管理3个方面对电子档案管理系统的安全管理进行了规范，强调了安全保障工作的重要性。

    （五）详细规定了电子文件的归档流程与时间、归档方式和归档文件格式

    2016年《规范》详细阐述了电子文件归档与编目的要求：

    1.规定了电子文件的归档流程。8.1.1规定，“电子文件形成或办理部门、档案部门可在归档过程中基于业务系统、电子档案管理系统完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、填写电子文件的归档登记表等主要归档程序”。

    2.规定了电子文件鉴定工作的内容及要求：负责人不仅要对电子文件及元数据本身鉴定，也需要对电子文件的网络环境、存储介质等进行鉴定。实际上包括内容鉴定和技术鉴定两个方面的要求。

    3.指明了电子文件的归档时间和归档方式。8.2.1规定，“电子文件形成或者办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，归档时间不得迟于电子文件形成后的第2年6月”。8.2.2规定，“应基于安全的网络环境或者专用离线存储介质，采用在线归档或者离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及元数据的归档”。8.2.3对归档接口做了较为具体的规定。

    4.详细规定了不同种类的电子文件的归档格式。8.3规定了文本及位图文件类、版式文件类、数据库类、计算机辅助设计与制造类、照片类、公务电子邮件类以及各种专业软件生成的电子文件的归档格式，操作性较强。8.4还专门规定了电子文件元数据的归档格式。

    5.规定了电子档案编目流程及档号的编制规范，要求“档号应能唯一标识全宗内任一电子档案或纸质档案”。

    （六）详细规定了电子文件收集与整理的内容及要求

    1.明确了电子文件及其元数据收集与整理的时间及责任部门。7.1.1规定，电子文件的收集“应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成”，收集部门为“电子文件形成部门”，这与4.3部门职责与分工前后呼应。

    2.细化了电子文件完整性的要求。7.1.2要求“同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整”，并详细列举了声像类、邮件类、网页和社交媒体类、各种专业类电子文件的完整性要求。

    3.明确规定了电子文件的保管期限及分类方案，规范了电子文件纸质文件目录数据建设，电子文件的排序、命名与关联元数据等具体要求。

    （七）详细规定了电子档案存储、备份、统计和利用等基本工作内容

    1.细化了电子档案存储方面的要求，存储对象包括电子档案、元数据及电子档案管理系统。如9.1.3规定“在线存储系统应实施容错技术方案”。

    2.增加了电子档案备份的规定，包括：备份方案和备份策略、备份管理，离线备份与灾难备份。如9.2.2提出了电子档案近线备份与灾难备份的基本要求，包括备份的方式、备份的范围、相关的标准规范等。

    3.增加了电子档案利用、统计方面的要求。如9.3.1提出“电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定”。

    可见，2016年《规范》高度重视电子档案备份和元数据维护工作，加强了对电子档案安全保障方面的规范性要求。

    （八）规定了电子档案处置的相关要求

    1.细化了电子档案的鉴定与审查方面的规范。如10.1.5“到期电子档案移交进馆前，应进行解密审查”部分属于新增内容，该部分与《中华人民共和国保密法》（2010）保持一致，实现了标准与法律法规的衔接。

    2.增加了电子档案转换与迁移方面的规范，包含电子档案与元数据转换与迁移的情境、转换与迁移的流程与要求。如10.2.6规定，电子档案转换与迁移之后需要重新对电子档案及元数据进行备份。

    3.细化了电子档案的移交与销毁规范，包括移交流程、移交单位、移交方式，销毁流程等。如10.3细化了电子文件的销毁流程，并规定“将被销毁的电子档案的元数据移入销毁数据库”。

    三、2016年《规范》的不足及改进建议

    综上所述，2016年《规范》大幅修订了相关术语、明确规定了业务系统的归档功能、高度重视元数据归档及维护、加强了电子档案备份等安全保障要求、规定了电子档案鉴定与审查以及迁移、转换等处置规范，使其内容更为充实、严谨、系统，具有针对性和可操作性。

    笔者认为2016年《规范》尚存在一些待完善的地方：

    第一，部分內容有待细化。如对于处在破产、合并等特殊时期的归档单位，2016年《规范》及参考标准《电子档案移交与接收办法》[3]在移交时间、移交范围、移交流程与接收对象等方面的指导性和参考性不足。

    第二，迁移和转换这两个术语的界定有待商榷。关于迁移，OAIS对“数字迁移”定义为“开放档案信息系统为了长期保存数字信息对其进行的转换。它区别于一般的转换，具有以下三个特征：（1）旨在保存需要保存的全部信息内容；（2）新的档案信息（包）替代旧的档案信息（包）；（3）转换的控制和责任归属于开放档案信息系统”。[4]In？ terPARES将“迁移”定义为“将文件从一个系统或存储介质转移到另一个系统或存储介质的一个过程，以确保在系统和文件介质随时间丢失或老化的情况下，能够实现对文件的持续访问”。[5]IFLA（国际图书馆协会联合会）的数字信息保存报告将“迁移”定义为“从一种硬件/软件环境到另一种硬件/软件环境，或从一种计算机技术到另一种计算机技术的定期转移”。[6]关于转换，OAIS将“转换”定义为“在数字迁移过程中对档案信息包的内容信息或者保存描述信息的一种改变”。[7]维基百科将“数据转换”定义为“在计算机技术中，数据转换是将数据从一种格式或结构改变为另一种格式或结构的过程”。[8]可见，根据OAIS对于迁移和转换的定义，迁移是随着技术的变化和更新而定期地转换数据的一种处理过程，转换是迁移的一种手段。综合上述各方的定义，本文建议将“迁移”定义为：在维护电子档案真实性、完整性和可用性的前提下，定期将电子档案从一个系统转移到另一个系统、从一种存储介质转移到另一种存储介质、或者从一种格式（结构）转换为另一种格式（结构）的处理过程。建议将《规范》中“转换”定义修改为：在维护电子档案真实性、完整性和可用性前提下，在数字迁移过程中改变档案信息包的内容信息或者保存描述信息的处理过程。

    *本文为教育部人文社会科学重点研究基地重大项目“我国档案安全保障体系构建的理论与实践研究”资助成果之一，项目批准号：15JJD870002。

    参考文献：

    [1]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局.电子文件归档与管理规范： GB/T 18894-2002[S].北京：中国标准出版社， 2003：3.

    [2]中华人民共和国国家标准化管理委员.电子文件归档与电子档案管理规范： GB/T 18894-2016[S].北京：中国标准出版社， 2016：6.

    [3]中华人民共和国国家档案局.电子档案移交与接收办法[EB/OL].（2012- 12- 03） [2018- 01- 03].http：// www.saac.gov.cn/xxgk/2012-12/03/content_21104.htm.

    [4] [7]国际标准化组织.空间数据和信息传输系统的开放档案信息系统（OAIS）参考型：ISO14721：2012[S].Ge？ neva：ISO， 2012：9.

    [5] Duranti L. InterPARES[J]. Marcia J Bates， 2010，7（10）：3006-3012.

    [6] IFLA.The Memory of the World in the Digital Age ： Digitization and Preservation [EB/OL]. [2018-01-03].http ： // www.archives. gov/records-mgmt/resources/ socialmediacapture.pdf.

    [8] Wikipedia.Transformation [EB/OL]. [2018- 01-03].https：//en.wikipedia.org/wiki/Transformation.