浅析网上报销系统对企业财务管理的促进及风险防范

    贾菲

    摘要：网上报销系统通过在线单据填写、业务审批、财务审核实现财务信息化、一体化，是e时代新财务手段。网上报销系统给财务管理带来变革的同时，其自身的数据安全和系统风险控制也面临考验。在新形势下對企业网上报销系统进行风险防范十分必要。

    文章首先简要介绍了网上报销系统的概念，网上报销系统即通过程序协助企业完成报销业务这项工作的软件系统。

    其次从现代社会互联网技术进步，软硬件成熟的条件；企业管理对信息的需要与渴求；以及现在手工报销方式远远无法满足现代财务管理的现状等几个方面说明，网上报销系统应用对于大中型企业迫在眉睫，可以起到事半功倍的管理效果。

    然后通过网上报销系统简易流程图直观分析了网上报销系统相比传统手工报销方式在企业内控、财务管理、支付工续、后期查询统计等方面的优势。

    最后重点阐述在选择网上报销系统、建设网上报销系统以及后期使用、维护系统时，各环节需要考虑的风险及如何规避这些风险。文章旨在使网上报销系统在实际工作中真正做到科学合理、安全规范地运行，使财务管理能够更好发挥推动企业高效运作的重要作用。

    关键词：网上报销系统；风险防范；预算控制；企业内控

    网报系统是基于网络的在线报销系统。员工通过网报系统可以随时登录网址填写报销信息提交报销申请，系统通过设定好的审批流按管辖权按金额等逐级报送，领导通过网报系统进行审批，最后到达财务部。财务部对原始凭证审核无误后，通过网上银行转账支付，最终自动生成会计凭证的管理软件。简单讲就是企业利用计算机和通信技术，对财务报销工作进行集成和提升所形成的信息化管理平台。

    一、大环境下的财务报销

    随着信息技术的飞速发展和互联网技术的全面普及，各种系统管理软件日趋完善，同时兼具灵活性与可扩展性，完全可以适应任何企业的报销流程与内控设计，实现不同企业的个性化需求。现在的技术环境已经给企业使用网报系统提供了成熟完善的软硬件条件。

    现代企业向着智能型管理方式转变，费用合理化、管理规范化、预算制定的精准、执行程度的把控、内部控制的科学严谨、管理会计的数据支持等等都需要以信息为支撑。这就对信息的真实准确、及时有效和保密性都有很高的要求。现在大多数企业都制定了相应的管理办法与流程，但在管理制度执行与贯彻过程中，经常无法实现预期的管理目标。原有的经验式、手工式的管理方式已经远远无法满足现代企业管理的需求。

    财务工作也向着支持型和管理型转变，进一步加强财务管理，完善管理制度，切实有效地执行公司财务预算，降低成本，提高经济效益。现在绝大多数企业都实现了会计核算的电算化，但功能往往局限于制作会计凭证，自动生成报表这条主线。在现实财务工作中仍有许多像报销这项工作一样，虽不算高精尖工作，但业务量大，后续支付、填制凭证中存在重复劳动的工作内容，而且直接与现金存款挂勾对准确性及时性要求相对较高的工作。很大一部分财务工作者将大量的时间和精力用于这种重复的业务工作中，无法实现向“战略财务”的转型。因此急需充分利用各种管理软件将财务人员从原始的工作方式中解脱出来，实现财务工作走上信息化、高效率的现代化运行方式。

    二、网报系统的功能优势

    网上报销系统起着信息收集平台的作用，将报销工作内容模块化，用计算机程序来实现“一条龙”式的处理方式，所有的费用支出都可以通过网上报销系统，实现数据收集、数据规范、完成数据共享、数据集成，其核心是辅助实现企业内部控制。

    （一）业务规范，信息传递流畅

    报销单定义规范。填写的信息有容错控制，单据格式统一，防止报销单据“一人一样”。费用标准规范，系统定义各费用标准，超标准金额系统自动提示，防止超标费用报销。差旅补贴标准规范，系统定义补贴标准，防止标准不一。

    网报业务信息内容完整减少或杜绝了人为出错，信息收发及时便捷，减少实物传递，并且保密性强。

    （二）管控严格，层次清晰

    预算实时监控、强化财务管理。网报系统可以实现预算全过程控制，预算执行、费用明细都可以实时查阅，分部门、时间、费用项目、人员，追查到具体凭证。随时掌握预算执行情况并做出及时调整，随时掌握现金流满足财务的精细化管理需求。

    审批流程清晰，内控规范。系统定义内控流程，内控固化，多级领导审核、多级金额审核、重点项目管理层层审核，防止越级越权审批。

    （三）简化工序，高效透明

    第一，员工操作时间灵活，财务工作集中。该系统实现报销全过程上网，员工可以自由安排时间使用该系统填报单据，随时掌握报销单的进度，做到流程透明化。领导随时审批，方便灵活。财务按统一时间集中审核集中支付，缩短时间减少错误。第二，员工填制报销单时，其基础信息都是自动获取，无需重复录入。报销单金额自动累加，减少出错率。根据不同的业务固化会计科目，自动制证降低工作强度，也使费用项目应用规范一致。第三，网报系统减少人为干预，网上批量支付多级复核，快捷高效，支付更便捷。

    三、实施网报系统的风险管控

    网报系统的优点很多，但软件永远不能解决所有的问题，还需要严谨的管理制度来弥补软件系统可能带来的各种风险，将风险降到可承受范围内。

    （一）风险管控思路

    1. 以企业管理信息系统整体布局为前提考虑网报系统的功能定位

    任何软件在设计与应用时都应当考虑与其他管理软件的协调与相互数据支持，规避成为信息孤岛的风险。首先要从企业整体考虑，对管理系统整体布局的规划，需要解决哪几个方面问题实现哪种功能；然后将实现同一功能集合汇总将其模块化，以便于与其他功能的模块和整体管理软件进行衔接。

    网报系统作为企业管理信息系统财务管理下的一个组成部分，主要解决企业各类费用的填报、审批、预算分配监管等功能，并配合银行支付软件及制证软件完成便捷支付和自动制证功能。

    规模越大的管理信息系统越需要长时间来完成设计，而整体布局的前瞻性严重影响最终管理信息系统的实用性。这就需要在项目实施前要进行严谨的科学论证，降低或避免创新不足和资源浪费的风险。

    2. 根据企业自身特点决定开发方式

    整体布局设计完成后还要考虑具体的开发方式，降低资源浪费、成本过高等风险。系统开发的效率、质量、成本等很大程度取决于系统开发的方式。主要的开发方式有：自行开发、委托开发、外购软件等。每种开发方式都各有利弊，在选择方式时要着重考虑人力、财力和时间的投入。

    如果采取自行开发方式，要使网报软件能够达到预期使用效果至少要配备相应数量的技术开发人员，而一般企业的自主研发能力都很欠缺，需要特意从人才市场上招聘人员，并且开发人员技术水平也很难准确掌握。采取这种方式设计的软件能够完全适合企业自身业务特点而且后期维护者就是软件设计者对软件十分了解，维护方便快捷灵活，维护成本相对较低。但设计周期长必须要考虑推迟实现软件使用的损失；软件的设计水平完全取决于工程师的技术水平不确定性大并且要考虑后续修改完善的成本。

    外购软件选择的范围相对较大，而且市场上已经有很多相对成熟的网报系统软件，可以了解各软件的优缺点做到货比三家。在网报系统的开发方式来讲采取外购方式应该更能够体现成本效益原则。

    3. 外购网报系统需要考虑的方面

    外购网报系统的选择至关重要，首先要考虑系统的软硬件两方面的兼容性。软件方面因为软件的使用绝不是孤立的，在考虑与其他管理软件之间能否很好的数据沟通；硬件方面要考虑什么样的硬件条件才能够较好的运行该网报系统。其次是考虑选购的网报系统软件的灵活性和可扩展性，包括单据设计是否灵活、审批流设置是否流畅等都影响该软件能否适应本企业的业务特点。最后是后续的运行维护成本和及时性，任何软件都有可能存在故障隐患，企业的部门与人员调整等也会影响到软件的运行，后续维护费用和及时响应性也是需要认真考虑的。

    （二）系统开发设计与实施环节的风险管控

    选择外购软件在设计开发环节比自行开发要相对简单，但也有很多需要重视的环节。首先是否符合内部控制要求，其次是否授权管理得当，是否充分利用该信息技术实施了有效控制等。应当尽量做到减少或消除人为因素带来的缺陷，把制度与制衡的因素嵌入到流程设置之中。

    在开发实施环节还要考虑以下几个方面。数据可靠性，保证数据在系统内传输不出现数据丢失遗漏，信息传递准确；后期可调整性，保证软件在未来几年内因企业人员变动部门结构调整等能实现系统运行流畅；界面友好易用性，操作界面风格统一，处理流程简单，提示通知及时准确；安全性，在软件内、系统内、企业内数据均有较高的安全保密性；数据共享与权限，在一定条件和范围内，各部门均可按自己的职责权限查阅各种信息。

    在进行二次软件开发过程中，要加强信息系统开发的全过程跟踪管理，要做到专人沟通，专人跟进，确保按时保质完成。二次开发沟通的越细致在后续运行使用中更合理更顺畅，必要时可以二次开发人员与财务相关岗位工作人员专题沟通讨论。

    信息开发完成后要注重信息系统的验收及后续培训工作。必要时应当组织有相关专业技术能力的个人或机构独立的对开发完成的网报系统进行验收测试。因为公司内每位员工都需要该软件进行报销工作，要组织全体员工进行软件使用培训，不仅要做到会用会看，而且要做到利用网报软件更好的服务工作，尤其是部门管理者及企业管理者，要学会如何应用网报系统实时查询了解费用情况及预算执行情况等管理方面的内容。

    （三）系统运行应用环节的风险管控

    用户名和密码是登录网报系统的唯一身份认证，不同权限的人员也是通过用户名及密码查阅自己权限范围内的信息。从企业层次及员工层次都要加强对自身密码的严格保护，不能随意泄漏，如因个人泄漏密码造成他人违规操作给企业或个人造成损失的要追究泄漏人的责任。

    网报系统要与资金支付系统、制证系统无缝连接，形成管理闭环。报销支付环节及制证环节都要求网报系统与其对应的支付系统及制证系统的数据可以互相核对，保持数据的一致性。

    （四）系统维护环节的风险管控

    系统运行维护和安全措施不到位，可能导致信息泄漏或毁损，系统无法正常运行。网报系统软件往往存储于企业服务器中，使用者只是远程调用服务器程序。服务器的用户名和登录密码应该是企业的计算机硬件管理部门知晓，而网报系统的系统管理员只知晓网报系统的用户名与密码及修改方式。在需要对网报系统变更或修改时，需要两方人员同时在场才能实现，任意一方人员单独都无法对网报系统软件进行删除、修改、升级及配置系统环境。

    注重关键设备的日常维护与检查。未经授权，任何人不得接触关键信息設备。加强网络安全管理，建立系统数据定期备份制度。使用正版杀毒软件定期对服务器的软硬件安全进行检查，防止数据丢失或泄漏。在现实工作时经常会听到“这些信息都上网了没有了纸质的东西不踏实，万一数据偷失怎么办”。网报系统可以根据企业员工的承受能力逐步减少纸质凭证。努力做好数据备份和定期检查制度，一般系统都会有自动备份功能，但具体工作时不能一切靠机器，要设专人定期检查自动备份功能是否运转正常，将备份的数据刻制光盘或移动硬盘等方法多方式备份，并严格按规定做好光盘及移动硬盘的保管保存工作。

    四、结语

    任何信息系统的添置都需要成本，不仅是软件程序设计实施需要成本，而且在程序设计完成后还需要特意花时间和人力对程序进行运行测试，以保证程序在正式使用时能够流畅准确的运转，后续还会产生相关维护费用等。

    推行网报系统经常会遇到一些阻力，这些阻力很大程度并不是软硬件的限制，往往是思想观念上的障碍，人们经常只愿按部就班的延续老方式老方法做事情。现代企业管理要扭转企业管理者的思想态度，尽快推动思维上的转变，正确认识现代科技带来的便利。

    在现代技术领域中已经有很多先进的技术方法，管理信息系统、大数据已经广泛的对企业的经营管理决策提供数据支持。在现代企业管理中应该更多的发现和使用新技术方法，利用这些技术方法更多、更快、更详细的为企业的战略目标制定、企业经营决策、日常管理提供指引。以丰富、准确、及时的数据为基础，为企业财务决策与分析提供数据来源、数据处理、数据分析，提高管理水平，推进管理现代化。将财务工作从主要侧重于记账类会计，对已发生的经济事项进行记录的传统会计逐步向管理会计发展。利用有关信息参与内部经营管理，使企业内部管理更加精细，加强内部预算，加强管理方面的作用，有利于推动企业管理目标的实现，做到“上医治未病”。

    参考文献：

    [1]陈虎.论会计信息化与网上报销[M].经济科学出版社，2005

    [2]黄颖.财务管理信息系统建设的发展与实践[M].中国电力出版社，2007

    [3]王海林.财务管理信息化[M].电子工业出版社，2015

    （作者单位：中国建筑工业出版社）