出版单位内部控制存在的问题与对策

    李红梅

    摘要：随着我国市场经济的发展，在严峻的市场竞争压力与电子出版物的冲击下，传统出版单位正面临着前所未有的挑战。因此，通过对内部各项经营活动进行有效地控制，对于防范财务舞弊，减少内部管理的损失，提高出版单位的市场竞争能力具有重要作用。文章以如何完善出版单位内部控制问题进行研究，首先从提高经营管理水平、資产安全完整、控制内部风险和实现企业战略四个方面介绍了出版单位内部控制的重要性。然后，针对我国出版单位的实际情况，从内部控制风险意识、内部控制制度制定、内部控制落实、内部控制信息沟通以及内部控制的监督机制五个角度分析了现阶段出版单位内部控制存在的主要问题，并在此基础上提出对策建议。

    关键词：出版单位；内部控制；风险管理

    自财政部《企业内部控制基本规范》发布实施以来，出版单位结合自身特点积极推进内部控制工作，取得了一定的成效。但是，在企业内部控制制度的实施过程中，也还存在着各种问题。针对上述情况，本文从出版单位加强内部控制重要性角度进行研究，分析了目前出版单位内部控制存在的主要问题，并提出了相应的解决措施。

    一、出版单位加强内部控制的重要性

    内部控制是单位为了保护其资产的安全完整，保证经营活动符合国家法律、法规和内部规章要求，实现提高经营管理效率，防止舞弊、控制风险等目的，而在单位内部采取的一系列制度和方法。目前，市场竞争压力不断加大，出版单位面临严峻的竞争环境，加强内部控制显得更加重要，具体体现在如下几方面。

    （一）加强内部控制有助于提高经营管理水平

    内部控制是出版单位生产经营管理的基础，出版单位根据内部控制规范要求，结合本单位内部生产经营特点，如果能够制定出一套完整的内部控制制度可以对图书生产、采购、销售和财务管理等环节进行有效管理控制，将有助于在严峻的市场竞争条件下提高经营管理水平，增强市场竞争能力。

    （二）加强内部控制有助于资产安全完整

    出版单位资产主要包括固定资产和图书存货，上述资产具有变现困难的特点。因此，资产的管理水平将直接影响着企业的市场竞争能力与盈利水平。通过加强内部控制能够科学有效的监督和制约物资采购、计量、验收等各个环节，从而能够确保资产的安全完整，减少资产管理中的不利因素。

    （三）加强内部控制有助于控制内部风险

    出版单位生产经营过程中，要实现企业生存和长足发展的目标，应坚持全面性原则对生产经营过程中可能发生的风险采取适当的方法预防和控制。通过对本单位各部门内所有岗位进行合理的规划设置，明确部门间的权限划分，将能够有效控制企业内部风险。

    （四）加强内部控制有助于实现企业战略

    健全内部控制可以有效地将各部门的制度进行系统融合，把企业的生产、销售、财务等各部门工作结合在一起，从而促使各部门密切配合，以实现生产经营效率的提升，确保企业战略方针得以实现。

    二、现阶段出版单位内部控制普通存在的问题

    （一）风险防范意识不够

    部分出版单位管理者受以往计划经济的影响，往往内控意识淡薄，缺乏风险防范意识，加之在管理工作中，对图书出版流程不清楚，不了解图书编印发过程中的关键控制点，造成对财务、经营等方面风险疏于防范。甚至有的单位认为内部控制制度建设是财务部门的事情，尚未树立全部门、全环节、全员的参与意识，弱化了内部控制制度对本企业实现战略价值的功能。

    （二）内部控制制度不健全

    目前，一些出版单位针对内部业务活动控制不足，努力进行着调整，也根据生产经营情况制定了部分内部控制措施，但是仍未覆盖到业务操作的各个环节，存在内部控制不健全的地方。例如在实践中忽视了预算管理控制，编制预算未进行充分市场调查，预算制定缺乏相应的科学性。又例如图书库存管理控制不到位，生产部门和发行部门之间缺乏有效沟通造成生产图书过量印刷，在生产资金被大量占压的同时，也容易导致出版物的滞销。

    （三）内部控制落实不到位

    有些出版单位管理者对内部控制制度建设非常关注，制定过程中积极组织相关部门参与，也的确通过各种渠道参考了同行业其他单位的做法。但是，在很多领域与本单位实际情况结合地不够，尤其是未能充分征求基层的岗位人员的意见，使得内部控制只是停留在文件制定层面。而在内部制度印发后，单位内部各部门未对相关工作岗位人员进行培训，作为管理部门为了和生产部门减少矛盾，在实际操作中，则没有做到严格按照制度执行，使得内部控制制度没有真正得以落实，内部控制制度形同虚设。

    （四）信息传递不及时

    出版单位信息管理意识和能力较低，对信息的积累、传递和共享缺少主动性、系统性和计划性，造成信息传递受阻。例如，市场销售信息不能及时传递反馈到出版部门，会造成出版物难以反映市场的需求，贻误商机直接影响企业经济效益。又例如企业的财务报告信息不能及时传递到出版部门，使得出版部门不能了解图书利润实现情况，影响图书的再版重印数量的准确性。

    （五）内部审计监管力度不强

    目前，许多出版单位的监督主要靠内部审计部门来监控，但从实际情况来看，内部审计多是由财务人员担任，大多数的内部审计流于形式，在内部控制方面并没有发挥应有的作用。有些出版单位设置了独立的审计机构，但权限分配不明确，权威性较差，使得内部控制监督职责受阻，影响了内部控制制度的有效执行。

    三、加强出版单位内部控制的建议

    （一）树立全方位的风险防范意识

    出版单位要重视内部控制，树立风险防范意识。首先，通过设置风险防范内部机构，全面负责相关业务的风险评估，对单位内部可能存在风险的环节采用科学合理的方法进行分析，对风险发生的可能性及其影响程度进行排序，确定重点应防范的风险。并结合企业自身风险承受能力，综合权衡利弊后确定风险应对策略；其次，要树立全员参与意识，鼓励内部员工全面梳理工作流程，认真排查工作中存在的风险点，共同参与制定内部制度、规范内部工作流程；最后，财务部门作为企业资金管理使用的主要控制部门，应承担起风险防范的主要职责，充分考虑生产经营过程中可能发生的采购风险、销售风险、存货风险等方面制定切实可行的措施进行控制。

    （二）完善内部控制制度

    1. 强化预算管理控制

    预算管理控制是企业战略实现的重要保证，出版单位应建立全面预算管理制度，成立预算管理和决策机构，通过事先制定计划来防范经营风险，实现图书编印发环节的事前、事中和事后全过程控制。

    第一，加强预算编制环节控制。预算的编制必须以企业战略目标为基础，目标要细化到每个部门，各部门根据目标制定工作计划。出版单位应遵循“以销定产”的原则进行预算编制，根据图书销售预测编制生产预算。财务部门作为预算编制的主体，结合历史数据和现有资源对各部门预算数据进行分析，采用科学方法编制预算建议。

    第二，预算执行环节控制。预算执行阶段，各部门要严格按照预算下达指标合理安排生产进度、严格控制费用、积极组织销售。财务部门运用财务信息和其他相关信息监督预算执行情况，及时反馈给相关部门。如受客观因素影响，需要进行预算指标的调整，应严格按照权限与流程进行审批。

    第三，加强监督和考核环节控制。为使预算管理工作落实到位，出版单位应加强预算监督和考核体系建设。财务部门对预算执行情况进行监督，定期编报预算执行情况分析表，确保执行不偏离预算指标。此外，出版单位必须把预算的考核结果与各部门人员的工资、奖金挂钩，并与部门负责人的任免、升降、奖惩挂钩，确保预算管理工作落实到位。

    2. 强化资金管理控制

    第一，加强资金使用的总控制。财务部门按照年度预算统筹安排资金，根据资金使用的轻重缓急进行分配，切实做好资金在采购、生产等环节的综合平衡。为达到精细化管理，财务部门可将资金使用细化到每季、每月、甚至每周，动态控制，并对执行情况进行跟踪分析，避免营运过程中指标偏离计划，提高资金的使用效率。

    第二，制定授权审批制度。按照财经制度和本单位实际情况制定资金支付授权审批管理办法，明确各类结算业务申报程序及授权审批人的权限范围。财务部门在资金支付环节要严格把关，审核业务的真实性，对开具的发票真伪进行查验，严格监督资金支付。

    第三，制定不相容岗位分离制度。按照“管钱不管账”的原则，对资金管理岗位实行职责分离，明确岗位职责权限，使岗位和职务之间形成相互监督、相互制约的制衡机制。办理资金业务过程中，不得由一个人办理货币资金业务的全过程，相关印章和票据要分开保管。

    3. 强化图书存货管理控制

    第一，图书选题控制。图书选题的好坏直接影响着销售回款，并对是否会形成新的存货积压造成影响，所以出版单位应予以高度重视。在决定图书选题前，编辑部门、发行部门应会同财务部门进行充分论证，论证市场是否需求、政策是否允许等因素，预测图书成本投入、销售收入和获得的利润空间，科学确定图书起印数量。为确保图书利润的实现，出版单位应建立责任追究制度，图书的盈亏直接与个人经济利益挂钩，避免因个人决策失误造成图书盲目印刷。

    第二，图书发货管理控制。首先，制定明确的图书发货审批权限，仓储部门根据经审批的销售清单进行发货；其次，加强发出图书管理控制。出版单位图书销售大多数采取委托代销方式，财务部门应建立委托代销商品管理制度，将其视同应收账款管理，账款催收工作指定专人负责，并定期向销售商寄发对账单，充分了解代销图书的销售数量和库存情况，避免因大批量铺货造成图书管理失控。

    第三，图书存货实物管理。首先，建立出入库管理岗位责任制，明确岗位职责，详细记录图书库存入库、发货、退回等情况；其次，加强图书库存盘点，仓储部门每年定期会同财务部门进行实地盘点，核对财务账簿上的产成品库存数量与实物是否一致。产生的盘盈、盘亏图书查明原因并进行责任追究，财务部门依据盘点清单和核销报告及时进行账务处理；最后，建立销售退回管理制度，图书退货及时入库，经过甄选不能二次发行的图书，应按品种、册数逐一登记，经质检部门查验确认后提交请示报告进行处理。

    （三）提升内部控制制度的执行力

    内部控制制度的关键是落实，要严格按照制度管人、管事。内部控制制度的执行不是某一个部门重视就能落实的，需要财务、审计、纪监审等部门密切配合。首先，要树立一种敬畏制度的企业文化氛围。单位领导人应率先垂范，带头严格执行各项规章制度，执行过程中避免随意性；其次，作为资金管理的最为直接的控制部门，财务人员要认真学习财经法规知识、内部规章制度和各项业务工作流程，熟悉各环节内控要点，严把资金支付关口，降低资金浪费或滥用的风险损失；最后，要加强审计监督，对于制度落实不到位的部门和人员进行责任追究，提升内部控制制度的執行力度。

    （四）完善信息系统控制

    在科技高速发展的今天，出版单位应充分利用信息技术规范内部控制，将内部控制工作流程与信息系统有机结合，通过对工作人员权限控制，有效减少人为操纵因素。为加强内部信息的沟通，提高内部控制效率，出版单位应建立信息沟通制度。财务部门每月定期将各部门任务完成情况和财务状况等信息公布到办公网，便于各部门及时了解图书的整体收支情况，配合生产并积极组织收入。同时，各部门应将图书生产经营相关的市场动态信息及项目完成进度等相关重要事件及时发布到办公网，有利于部门间通过办公网进行信息的传递，互相配合工作，提高工作效率。

    （五）强化内部控制的监督

    内部监督是检验出版单位内部控制有效实施的重要手段，加强对执行情况的监督，能够及时发现内部控制在设计和运行方面存在的缺陷。出版单位应根据单位规模设置独立的审计部门，配备专职人员制定内部控制监督制度，明确内部审计机构工作职责权限，给予审计部门可以进行监督检查的职权，保证其工作的独立性，赋予内部审计机构独立开展监督和追查异常情况的权利。内部审计部门应充分行使其职权，监督内部控制制度是否存在漏洞、是否有效执行，确保内部控制制度有效实施。

    总之，内部控制对出版单位有效控制风险，顺利开展生产经营活动，实现企业经济效益是至关重要的。企业领导层应在思想上高度重视，从完善内部制度入手，不断提升内控执行力、加强内部信息沟通和审计监督等方面控制。同时，根据生产经营变化不断完善，保证企业内部管理规范，避免舞弊行为发生，最终实现达到企业战略的目标。

    参考文献：

    [1]康苗.关于出版企业内部控制制度的思考[J].科技与出版，2013（10）.

    [2]汤丽春.新闻出版事业单位内部控制建设和加强内部监督的建议[J].财会学习，2014（20）.

    （作者单位：民族出版社）