高效续编档案馆指南刍议
靳潇飒
摘要：档案馆指南是一本全面介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案和资料的工具书，在利用者和馆藏档案之间发挥着重要的纽带作用。由于馆藏档案数量的不断增加，档案馆指南也需要根据时代发展而不断更新。本文以2017年版《西城区档案馆指南》为例，从馆藏档案资源整合、馆内全宗排列布局方式、组织机构沿革情况、馆藏档案数据更新等方面入手，探讨高效续编档案馆指南的方法和措施。
关键词：档案馆档案馆指南工具书全宗
国家档案局《档案馆指南编制规范》（DA/T 3—92）中将档案馆指南定义为“全面介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料的工具书”[1]。档案不应只存于库房中，其价值应流传天下，让世人熟知国情、读史明智，增强民族自尊心、自信心和自豪感。档案馆指南便成为在社会公众和馆藏档案之間构筑起高效、稳固桥梁的关键，它对于检验和促进档案馆业务基础工作、提高档案馆工作水平、有效为社会主义现代化建设服务起着重要作用[2]。
一、2017年版《西城区档案馆指南》编修情况
西城区位于北京市首都功能核心区，地理位置十分重要，行政区划几经变动，档案馆指南也出现数个版本。早在1995年和1996年，原宣武区档案馆和原西城区档案馆便分别结合各自馆藏，相继编撰了《北京市宣武区档案馆指南（1995）》《北京市西城区档案馆指南（1996）》。2005年，原宣武区档案馆又在原版基础之上再次重修编撰《北京市宣武区档案馆指南（2005）》。2010年7月1日，国务院撤销北京市西城区和宣武区，设立新的北京市西城区，以原西城区和原宣武区的行政区域作为新西城区的行政区域，原西城区档案馆和原宣武区档案馆在合并后，也相应形成新的西城区档案馆北馆及南馆。因行政区划的重大变动，以及档案实体数量的不断更新，早年编修的三本档案馆指南已然不能完整反映出合区后西城区档案馆的整体样貌和七年来的最新发展态势，重新修订档案馆指南就变得尤为迫切。
2017版《西城区档案馆指南》（以下简称《指南》）在充分借鉴原有三本《档案利用指南》的基础上，依据国家档案局颁布的《档案馆指南编制规范》（DA/T 3—92）和《全宗指南编制规范》（DA/T14—2012），结合馆内最新实际情况进行编写，记录南北两馆目前馆藏档案情况和资料情况，是一本与时俱进的工具书，为立档单位及社会各界人士进行档案资料的检索查阅提供了极大便利。
二、指南续编过程中所面临的难题与具体解决措施
与现存前三版指南相比，《指南》所面临的新情况更为特别，因合区之故，2017年版指南既要将昔日两区馆藏档案及资料合编至一起，又要考虑合区后的最新态势，面临的难题主要集中在以下方面。
（一）全宗介绍的编写
全宗介绍是《指南》的主体和核心，其编写的好坏直接关系到《指南》质量的高低[3]，由于各档案馆馆藏档案数目和种类的不同，在具体编写过程中会遇到诸多问题：南北两馆资源整合问题、全宗编写排序问题、对撤销及合并单位全宗的编写问题。
1.南北两馆资源整合的问题及解决措施
虽然2010年原西城与原宣武便统一合并为新西城区，但由于两区档案馆馆藏档案数目庞大，新西城区档案馆馆址仍在筹备建设之中。截至2017年底，西城区档案馆仍采取南北两馆分立的模式，南馆保存原宣武区档案馆馆藏档案及合区后部分进馆档案，北馆则保存原西城区档案馆馆藏档案。历史发展进程的差异导致两馆全宗号与对应立档单位部门并不完全一致。
西城区特殊的历史发展产生了特殊的全宗排列方式，导致在续编过程中不能笼统地将南北两馆全宗合并书写。档案类名的确定和档案材料的划分要有客观性，应避免随意性，所以必须按照档案自然形成的规律，从全宗成分的实际出发，根据不同立档单位的职能、活动和全宗内档案成分的特点，科学合理地设置类名，有条理地进行归类，方能系统、真实、全面地反映立档单位活动面貌[4]。《指南》结合实际情况，将两馆馆藏档案分列两章进行书写，第二章着重介绍北馆（原西城区档案馆）概况，第三章着重介绍南馆（原宣武区档案馆）概况。为区分原宣武与原西城馆藏档案，每个档案全宗号数字前都加汉语拼音字母以示区别，XC（“西城”汉语拼音首字母）代表北馆（原西城区档案馆）馆藏档案，XW（“宣武”汉语拼音首字母）代表南馆（原宣武区档案馆）馆藏档案，便可起到一目了然的效果。
2.全宗编写排序的问题及解决措施
《档案馆指南编制规范》（DA/T 3—92）中对全宗介绍编写顺序作出如下定义，“依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍……馆藏重要全宗一般要逐个介绍；非重要全宗可将职能、任务、性质相近的组合在一起综合介绍”[5]。参照编制规范要求，结合编制旧例及其他地区档案馆指南编制办法，全宗介绍续编主要可采取以下两种编写顺序：一是按照全宗号的前后顺序依次进行编写；二是根据各立档单位不同性质和职能先进行相关分类，再进行编写。
《指南》借鉴2015年版《通州区档案馆指南》以及《绍兴市档案馆指南》，但在具体操作过程中发现，按照全宗号顺序依次进行编写弊端较大，不仅会使得整本书结构臃肿、喧宾夺主，同样也会让《指南》篇幅庞大、不便利用[6]。因此，《指南》采用的是第二种编写排序方法，即按照党群序列（区委、人大、政协、群团组织）、区政府及各委办局序列、城建城管序列、科教文卫体序列、街道序列、垂直单位序列、国资委序列等全宗群顺序进行分类，再在每个类别下按全宗号顺序依次进行编写，最后汇总形成完整的全宗体系。
3.编写更名、撤销及合并单位全宗的问题及解决措施
伴随区情政情的不断变化、经济的高速发展及社会各界活动的日益丰富，各立档单位也发生极大变化。在续编过程中必须用发展的眼光看问题，详细了解各立档单位最新发展态势，尤其是对撤销及合并单位全宗应及时更新。采用“成立、设立、设置、演变、更改、改为、改组、改隶、隶属、变更、合并、合署办公、撤并、撤销、结束、瘫痪”[7]等词语用法时，需严谨、真实、准确地反映其在各个时期的演变过程。
2017版《指南》在各全宗介绍下都详细标明了该立档单位进馆档案的起止时间，例如：中共北京市宣武区委员会（1949～2010）全宗，是指宣武区委档案的最初形成时间为1949年、进馆档案年份终止时间为2010年。由于西城区行政区划曾历经内二区与内四区、西单区与西四区、西城区与宣武区等多次变化，因此各全宗单位的名称以合并后的现有名称或撤销时的名称为准。历经多次调整、多次变化名称的立档单位，编写名称时以馆藏档案截至时的名称为准、予以在目录前标识。
在编写撤销机关、临时机构等已经终止的立档单位，或档案已经终止向档案馆移交的立档单位时，应查明其档案移交终止年度，并在全宗名称后加“”号标识，并在该全宗介绍前标注“本全宗已终止”字样。
（二）各类信息的核实与补漏
在续编过程中，对各立档单位内部机构的设立和变更情况、党政机关主要领导人和负责人具体任职的情况等各类信息，均参照三本旧有指南，并结合各立档单位所撰写的《全宗介绍》、《组织机构沿革》、《大事记》等编研材料进行更新。但囿于建国初期档案、革命历史档案因年代久远而记录不准确，加之各立档单位的档案室管理人员水平参差不齐，导致在整理和编写各类编研材料时详略不一，信息完整性和准确性也不能完全得到保证。归档文件材料完整率低以及档案中缺少记录、记录不完善等情况都给《指南》的续编带来极大挑战。
当一些历史问题已无法查证时，具体补救措施包括：从其他关系较为密切的全宗处找寻；参考《组织史》、《党群志》、《政权志》等较为严谨的史志，相互验证、注明出处；对于一些“两块牌子、一套人员”的立档单位，以及“合署办公”、“对内对外名称不同”的单位，更应仔细弄清来龙去脉，理清其历史上的机构沿革和发展变化[9]。
（三）语言和词汇的使用
一部高质量的档案馆指南应该是信息内容与外部形式的完整统一[10]，在编写过程中，除充分熟悉馆藏档案内容、核实信息准确性之外，还应认真锤炼语言词汇，力求在保证内容真实客观的基础上，让语言词汇更加通顺朴实，体现工具书的目的和功效。
《指南》不同于学术著作和文学创作，其工具书的特性决定了它的语言主要是说明、叙述性的，专业性不能太强，也不能带有文学色彩。这就要求编纂者在概述时应尽量使用中性词，用词要准确、语气要适当、语言要简练，不能将个人看法带入书中，也不能对内容作任何渲染和抒情式描写[11]。
三、指南续编的经验
总而言之，《指南》基本完成续编任务，在“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“馆藏资料介绍”几个方面基本达到“系统、科学、实用”[12]的效果。在此次续编过程中，有如下经验可与业内同行分享[13]：
1.丰富的馆藏档案资源及科学有效的档案管理体系是编修一部高质量《档案馆指南》的基石。巧妇难为无米之炊，应当用续编《指南》的方法来促进收集、整理、编目、保管、鉴定、统计等各项基础工作的进行。只有各项基础工作健全完备，续编《指南》工作才易于开展。
2《.指南》的關键在于对全宗介绍的编写。全宗介绍是《指南》一书的主体和核心，高水平的全宗介绍是编纂出一本高质量《档案馆指南》的关键所在。编写过程中必须将主要精力投入全宗介绍，在“全宗名称、全宗号、立档单位沿革、档案情况、档案内容介绍”[14]各方面都应做到准确完整、简明扼要。
3.须正确处理开放与保密的关系。续编过程中要高度重视保密工作，对部分涉密档案严格把控，谨防在编写中泄露国家机密。同时也要从实际出发，对于保密期限已满、可向社会开放的档案，应坚定不移贯彻《档案法》各项规定，经档案馆开放鉴定工作小组鉴定后向社会开放，续编版《指南》也应及时更新保密档案到期开放的内容，做到与时俱进。
4.《指南》编写须源远流长。随着社会发展，馆藏档案和资料的数量也会不断增加，馆藏内容也会随之更新，各阶段的《指南》编写只能反映当时档案馆馆藏档案和资料的情况。续编《档案馆指南》并非一劳永逸之事，而是一项需要不断重复和更新的工作。每次续编都应查漏补缺，在尊重原有《指南》的基础上尽量完善，并留下续编底稿，总结经验教训，以供后来续编人员借鉴参考。
注释与参考文献：
[1]档案馆指南编制规范（报批稿）[J].档案工作，1988（9）：1.
[2]张玉荣，陈壮.编制档案馆指南方法的几点认识[J].四川档案，2004（5）：37.
[3]罗培.《档案馆指南》中“全宗介绍”编写琐谈[J].档案与建设，1989（6）：38.
[4]彭会兰.编写《档案馆指南》全宗介绍的几点体会[J].档案学研究，1995（2）：41-42.
[5]国家档案局.中华人民共和国行业标准：档案馆指南编制规范[J].贵州档案，1996（3）：16-18.
[6]徐玉清，王阿茶，王茂法.编写《绍兴市档案馆指南》的体会[J].浙江档案工作，1983（8）：16-18.
[7][11]柯黎，孙铁鹰.琐谈编写《档案馆指南》体会[J].湖北档案，1997（6）：24-25.
[8]北京市西城区档案馆编.西城区档案馆指南（2017年版）[M].西城区档案局（馆），2017（12）：2-3.
[9]罗昌俊.当好兰台的“架桥人”——编写《档案馆指南》的经验与教训[J].四川档案，1996（3）：35-37.
[10]翟春宗.浅谈《档案馆指南》编写中的语言词汇运用[J].湖北档案，1997（3）：41.
[12]冯玉江.系统、科学、实用——《档案馆指南编制规范》小议[J].湖北档案，1994（5）：17-18.
[13]司马实.编纂《档案馆指南》浅议[J].档案管理，1988（1）：27-29.
[14]翟学超.档案馆指南编制方法的几点认识[J].档案学研究，1992（3）：25.
作者单位：北京市西城区档案局
