《电子档案管理基本术语》（DA/TT 588）解读及存在问题的思考（上）

    王英玮

    

    

    术语在本质上是由概念和名称（指称）两个方面组成的语言符号。一个术语是特定概念总体的一部分。同属一个概念总体的各个术语之间在概念上存在着相互依存、相互制约的关系。人类社会的信息技术、记录技术、存储技术的持续性进步和发展，已经在很大程度上颠覆了人类传统的档案记录、保存和管理方式与行为。2014年12月31日，国家档案局为规范电子档案管理中新概念的定义和指称，统一表达这些新概念，维护电子档案管理领域术语的一致性和逻辑上的完整性，促进电子档案的科学管理，推动档案事业的长远发展，发布了中华人民共和国档案行业推荐性标准《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）。该标准于2015年8月1日起实施。本文根据术语学的相关理论和档案学的相关理论研究成果，对该标准进行一些解读，并对其中存在的问题谈谈相关看法。

    一、电子档案管理基本术语标准的主要特点

    就整体而言，该标准主要体现出以下几方面的特点：

    （一）创新性和规范性

    我国开始关注电子文件和电子档案的实践与学术问题研究以来，电子文件和电子档案管理的社会实践及学术理论研究都得到了很大发展，相关的国际交流活动也日益增多。能否适应这种变化的需要，并更加有效地促进我国电子文件归档和电子档案管理的健康有序发展，提升在国际交往中的话语权，减少内外交流中的术语使用不规范的现象，迫切需要一部规范化的专业术语标准。《电子档案管理基本术语》（以下简称T58）的发布和实施，无疑是满足这些社会需要的成果，是我国官方发布的第一部关于电子档案管理术语的行业推荐性标准。T58填补了我国电子档案管理术语标准方面的空白，在一定程度上丰富了我国档案工作专业术语的内容，也为修订《档案工作基本术语》（DA/T1）提供了可资参考的经验。

    （二）专指性和逻辑性

    T58是针对电子档案管理领域中常见的、重复性很高的概念客体，按其在电子档案管理流程中出现的顺序加以整合和编排，形成的我国首部电子档案管理基本术语标准。在电子档案管理领域中，人们所使用的概念往往都同电子档案的业务管理流程密切相关。所以，按电子档案管理流程，即电子档案的收集与整理、电子档案的鉴定与处置、电子档案的保存与利用的流程顺序来编排相关术语，为该标准的实施和应用提供了方便条件。

    （三）遵从性和涵盖性

    T58编制工作的参与者，按照《术语工作原则与方法》（GB/T10112）、《标准化工作导则》（GB/T 1）、《术语学基本词汇》（GB/T 15237）、《術语工作概念与术语的协调》（GB/T 16785）等国家推荐性标准的规定，开展了电子档案管理基本术语的选择、定义和编排。T58的框架逻辑结构完整，除“前言”“引言”“参考文献”“汉语拼音索引”“英文对应词索引”外，共分6章，对77个术语概念进行了标记和定义。其中一般性术语概念25个，电子档案的收集与整理术语概念14个，电子档案的鉴定与处置术语概念10个，电子档案的保存与利用概念术语13个，电子档案安全术语概念15个。在这些概念中，属于第一层次的概念75个，第二层次的概念2个。就总体而言，T58涵盖了电子档案管理领域多数常见的、重复性很高的术语概念。如果能够将目前国内外电子档案管理领域中的术语概念作进一步的梳理，该标准的涵盖性会变得更符合实际的要求。如在一般性概念中，应增加“电子档案生命周期”“连续体”等术语概念。

    二、电子档案管理基本术语标准的主要内容

    （一）电子档案管理一般术语概念

    T58在第2章中，共选取了25个一般术语概念（其中第一层次概念23个，第二层次概念2个）。主要采用内涵定义模式，逐一对每个一般概念进行了说明。为了加深理解、避免歧义，T58对某些一般术语的一些重要的但不能作为区别性的特征以及典型外延例证，还采用了注释和示例的方法予以明确。具体的术语定义方式包括：

    1.单一定义方式

    所谓单一定义方式就是通过对概念内涵特征的直接揭示，而不加注释、示例等说明其外延特征的定义方式。T58对“电子文件”“电子档案”“数字档案馆”“打包信息”“内容”“结构”“物理结构”“可靠性”“完整性”“可用性”“全程管理”“电子签名”等一般概念的术语定义，采用了直接定义的方式予以规定。如：对“全程管理life-cycle management”的术语定义是：“对电子文件（2.1）形成、办理、归档（3.5）以及电子档案（2.2）维护、利用（5.13）和最终处置（4.9）（销毁（4.10）或永久保存（5.1））全过程进行的控制。”

    再如，对“可靠性reliability”的术语定义是“电子档案（2.2）的内容（2.13）完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。”对“电子签名electronic signature”的术语定义是“电子文件（2.1）中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。”

    2.定义+注释方式

    这种术语定义方式是在对概念的内涵进行揭示的基础上，为了更便于使用者对术语的理解，避免交流和使用中的歧义和误用，再通过加注的方式进一步说明概念外延特征、出处特征的术语定义方法。T58的第2章中的“电子文件管理系统”“电子档案管理系统”“开放档案信息系统”“信息包”“背景”“元数据”“真实性”等术语的定义，采用了注释方式。通过注释说明术语概念的外延典型特征。如“电子文件管理系统elec？ tronic document management system”（用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统）的注释为：“电子文件管理系统是业务系统的一个子系统”。说明了“电子文件管理系统”同“业务系统”两个术语概念之间的整体与部分的外延关系。又如“电子档案管理系统”（对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统）的注释为“电子档案管理系统通常用于电子档案（2.2）形成单位，更注重对电子档案（2.2）的管理。系统通过维护元数据（2.16）及电子档案（2.2）之间的联系，支持电子档案（2.2）作为证据的价值。”再如“真实性”（电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质）的术语注释为“具有真实性的电子档案（2.2）由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或者误用过的情况，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。”

    有些电子档案管理一般术语在其他标准中已经定义过了，在T58中被重新选用，并根据电子档案管理的特殊要求进行了修改，并通过注释说明了相关依据和出处。如“元数据”术语的定义（描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据），就是在GB/T 26162.1-2010《信息与文献文件管理第一部分：通则》的3.12的“元数据”的术语定义（描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据）的基础上，修改后编制的。T58对“元数据”的注释为：“注：改写GB/T 26162.1-2010，3.12。”

    3.定义+示例方式

    即通过示例来进一步说明被定义术语的外延特征的术语解释方法。T58第2章中的“业务系统”“逻辑结构”“文件格式”等，采用了这种定义方式。

    T58对“业务系统”的术语概念定义是：“形成或管理机构活动数据的计算机系统”。但是，究竟有哪些常见的业务系统呢？人们往往会产生疑问。通过该术语的示例“电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。”这种疑问就迎刃而解了。在T58之后发布的国家推荐标准GB/T 18894-2016中，对“业务系统”的术语示例中，提供了更多的外延性例证，包括：办公自动化系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

    T58对“逻辑结构”的术语概念定义是：“电子档案（2.2）内容（2.13）各信息单元之间关系的描述。”通过示例：“电子档案的字体字号、文字的排列、章節的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等”，人们在使用这一术语概念时就会清楚哪些因素属于电子档案逻辑结构的外延特征。

    T58对“文件格式”的术语定义是“电子文件（2.1）在计算机等电子设备中组织和存储（5.3）的编码方式”。但人们常常会对具体的电子文件编码方式存在疑问，而通过示例：“文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；图形格式DWG、DXF、IGS等；音频格式wav、mp3、mid等；视频格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等”，这种疑问就得到了很好解决。

    4.定义+参见方式

    对于不存在属种关系、整体和部分关系，但存在相关关系（如同一属概念中的各个种概念，同一整体概念中的各个部分概念等）的术语概念，T58采用了这种术语定义方式。

    如第2章中的“提交信息包”“存档信息包”“发布信息包”三个相关概念的术语解释都采用了这种方式。这三个术语概念的上位属概念均为“信息包”，三者之间是“同属异种”的并列关系。通过参见方式，可以加深对这三个概念的理解及其相关关系的认识程度。

    第2章的术语概念的解释，就目前来看，尚有一些需要完善的问题。其中包括：

    第一，对应英文的翻译问题。如，“电子档案”的英文对应词为electronic record和archival electronic re？ cord。而该标准题名中对电子档案的英文对应词则为electronic records。一个用单数表示，另一个用复数表示。说明术语的编写者并没有真正认识清楚“电子文件”和“电子档案”的全部内涵特征。

    第二，对某些术语概念的逻辑关系和内涵特征揭示不到位。如对“电子档案”的内涵定义中，只是说明了其价值特征和管理特征，即“具有凭证、查考和保存价值”（电子档案的价值特征）和“归档保存”（电子档案的管理特征），并没有对电子档案的本质特征进行揭示，如集合特征（有机体特征）等。尽管“电子档案”同“电子文件”之间存在着十分密切的术语概念联系，但毕竟“电子文件”只是构成“电子档案”的因素或元素而已。因此，将“电子档案”的术语概念定义为“具有凭证、查考和保存（5.1）价值并归档（3.5）保存（5.1）的电子文件”的术语思路是有失偏颇的。较为合理的术语定义应为：电子档案（elec？ tronic records；archival electronic records）是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件集合。

    第三，对某些术语的编码层次性、规范性尚需加强。如“业务系统”和“电子文件管理系统”两个概念之间是整体和部分的关系，在术语编码上，就应对“电子文件管理系统”的编码作第二层次编码处理，即将目前的“2.4”修订为“2.3.1”为好。再如，“信息包”与“提交信息包”“存档信息包”“发布信息包”等3个术语概念之间是典型的属分关系；应将目前标准中的“提交信息包”“存档信息包”“发布信息包”3个术语的编码调整为第二层次的编码。

    第四，对某些术语的典型外延特征还需要补充和完善。如“电子签名”的术语定义“电子文件（2.1）中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。”使用者看了以后，并没有形成一个较为清晰的概念认识，所以有必要通过示例或加注的方式，对电子签名的典型外延特征，如电子签名采用的技术、常见类型等予以进一步说明。实际上，如果根据我国的《电子签名法》及相关理论和实践成果，可以很清楚地说明这一点。电子签名采用的主要技术手段是密码技术，目前在国内外电子签名中广泛使用的非对称密匙加密技术（使用这一技术后对签名以及经签名的特定数据电文的改动都能及时发现）。与传统的手写、印章认证方式相比，电子签名十分可靠安全。

    第五，对某些术语定义的专指性尚需加强。如对“电子档案管理系统”的定义中，将“电子文件管理系统”的内涵特征混于其中，人为增加了定义的模糊性。这个问题在其后修订发布的国家推荐标准GB/T18894-2016中得到了很好解决，该标准对“电子档案管理系统”的术语概念定义是：“对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。”

    （二）电子档案的收集与整理术语概念

    T58的第3章对“电子档案的收集与整理”术语概念进行了系统梳理，并进行了相对规范的术语定义。本章共计14个第一层次的术语概念。其中包括：捕获、登记、分类、著录、归档、网络文件存档、移交、接收、关联、挂接、嵌入、封装、聚合、传输等。捕获、登记、分类等3个术语概念的定义是通过改写的方式完成的。具体内容和分析结果见下表：

    T58的第3章对其余11个术语概念定义及相关分析说明如下：