高校学生档案管理机构设置问题及对策研究

    周莹莹

    摘要：本文对高校学生档案管理机构的隶属部门、建制和人员配置情况进行调查分析，针对其存在的问题，提出高校要明确学生档案管理机构的隶属关系、合理设置高校学生档案管理机构的建制、配备专职的学生档案管理人员等措施。

    关键词：学生档案档案管理机构设置

    学生档案是在学生管理活动中形成的反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的重要记录，是学生就业、升学、出国的重要依据。高校学生档案管理机构的设置直接关系到学生档案管理质量的优劣，体现了高校对学生档案管理水平的高低。《高等学校档案管理办法》对高校档案机构的设置及其管理人员作出明确规定，但对学生档案管理机构的设置并未统一规定。基于此，笔者在针对高校学生档案管理机构的设置、人员定编等进行调研的基础上，展开问题与对策研究，以促进学生档案管理的科学化和规范化。

    一、高校学生档案管理机构的调查方案设计

    自2017年1月5日至1月20日，主要采用电话调查并辅之实地考察的方式，对江苏省50所本科院校学生档案管理机构设置情况进行调研，调查内容涵盖学生档案管理机构隶属部门、管理机构的建制和管理人员的数量三个方面。目前江苏省共有52所本科院校，其中部属院校10所，省屬院校31所，市属院校5所，民办院校4所，中外合作办学2所。为保证调查结果的科学性，调研范围包括了专科、本科、研究生各层次学历学生的档案管理情况。需要说明的是，本次调查中，由于南京特殊教育师范学院和昆山杜克大学成立时间较短，故未纳入本次调研。

    二、高校学生档案管理机构设置现状及问题分析

    （一）职能部门管理高校学生档案占比六成

    1.由职能部门（档案部门、学生部门、教学部门）管理学生档案的高校数量较多、占比较高，共有30所，占总数的60%。在各职能部门中，隶属于学生部门的数量最多，共有22所。隶属于档案部门的仅7所，分别为东南大学、南京农业大学、南京工业大学、南京师范大学、江南大学、盐城师范学院和三江学院。隶属于教学部门的仅常州工学院1所。

    2.由学院（系）管理学生档案的高校有11所，占总数的22%。分别为南京大学、河海大学、中国矿业大学、中国药科大学、南京财经大学、南京信息工程大学、江苏师范大学、南通大学、常州大学、南京工程学院、泰州学院。

    3.由职能部门和学院共管的高校（学生档案平时由学院管理，毕业由学生工作处或招生就业处负责转寄的）有9所，占总数的18%。如由学生工作处负责转寄毕业生档案的南京航空航天大学，由招生就业处负责转寄毕业生档案的苏州大学、扬州大学、江苏科技大学、徐州工程学院、南京晓庄学院、苏州科技大学、常熟理工学院、南通理工学院8所高校。

    （二）高校学生档案管理机构的建制受限

    江苏省50所本科院校中，无任何职务级别的学生档案管理机构有39所高校，占总数的78%。正科级建制的有6所高校，分别为东南大学、江南大学、南京工业大学、南京农业大学、南京师范大学和南京理工大学，占总数的12%。副科级建制的有5所，分别为南京林业大学、南京邮电大学、江苏大学、徐州医科大学和苏州科技大学，占总数的10%。

    （三）高校学生档案管理机构人员配置不均衡

    在江苏省高校学生档案管理机构中，无专职档案管理人员的有20所高校，占总数的40%。配置1人的有16所高校，占总数的32%。配置2人的有8所高校，占总量的16%。配置3人的有4所高校，分别是南京农业大学、南京工业大学、江苏大学和南京理工大学，仅占总数的8%；人员配置最多的是4人，有2所高校，分别是东南大学和南京师范大学，仅占总数的4%。

    三、高校学生档案管理机构设置的建议

    （一）明确高校学生档案管理机构的隶属关系

    由调查可知，上述几种学生档案管理的方式存在各自缺陷。隶属二级学院管理的学生档案，由于人员变动频繁，毕业生查询档案去向是最大问题；隶属非档案部门、由其他职能部门（教务处、学生处等）管理的学生档案，主要是兼职人员负责管理，档案业务技能缺乏，管理不够规范，材料归档不全；隶属二级学院和档案部门共管的学生档案，双方责任界定不清，容易出现责任推诿的问题。综上可见，笔者认为较为理想的学生档案管理方式应由高校档案部门统一管理。理由有二：一是中共中央办公厅、国务院办公厅在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出：“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职、密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展”，并进一步要求，“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”[1]二是全国几乎所有高校都成立了档案馆或综合档案室等档案机构保管档案并提供利用。高校档案馆（室）作为学校档案管理的专门机构，具备符合要求的档案库房和管理设施。

    对于无法实现档案部门统一管理，由非档案部门管理的高校，应将学生档案管理职责纳入相关部门、二级学院档案工作计划，纳入档案人员的绩效考核，强化相关人员的档案责任意识。同时，高校档案部门应加强学生档案业务指导，及时向相关部门、二级学院传达学生档案工作的方针政策，并加强学生档案管理人员的业务培训，推动学生档案管理走向规范化。

    （二）合理设置高校学生档案管理机构的建制

    调查显示，非档案部门管理的学生档案管理人员，因受限于机构建制，在职务晋升、职称评聘上受阻较大。在调查的50所本科院校中，档案管理人员为副处级及其以上职务的，极少数享受正科或副科的待遇；教务处、学生处等职能机构的学生档案管理人员，属行政管理人员，不能评聘职称；隶属二级学院管理学生档案的人员，绝大部分是辅导员或秘书兼任，人员变动频繁，如岗位调整、职务晋升后不再兼管学生档案；即使岗位无变动，由于职务晋升、职称评审受限，管理学生档案的积极性不高。据此，笔者建议由高校档案部门统一管理学生档案，并设立学生档案管理科，与综合档案管理科、档案利用科、档案编研科等科室同为科级建制。2008年教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》第十二条规定“高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”[2]高校应制定政策，为学生管理人员在职务晋升、职称评聘上提供晋升空间，保障他们“能享有同其他行业档案工作人员一样的权利、义务和待遇”[3]；为学生档案管理人员提供相应的培训，调动学生档案管理人员工作积极性，全面促进高校学生档案管理水平的提升。

    （三）配备专职的学生档案管理人员

    1999年9月27日，由中央机构编制委员会办公室、教育部、财政部共同颁布的《普通高等学校编制管理规程（草案）》，明确档案人员为“教学辅助人员”，规定“学校教学科研人员和教育教学辅助人员应占学校人员总数的80%以上”。其中并未规定档案人员所占具体比例，但可为高校档案部门提供“设岗定编的基本依据”。[4]与此相联系，《高等学校档案管理办法》第十条规定：“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定”。[5]该办法为高校学生档案管理人员定编提供了主要依据。为此，笔者建议应按学生数量比配备专职的学生档案管理人员，并构建学生档案工作网络。该网络不属于常设性机构，可由相关部门、二级学院分管学生工作的负责人和兼职档案员（一般为辅导员、班主任和教务秘书）组成。学生档案工作网络是为弥补学生档案工作人员不足而设置的，其主要职责是根据学生档案的归档范围，协助档案馆（室）做好学生档案的收集工作并及时移交，配合档案馆（室）做好毕业生档案转递后的去向查询工作。

    *本文为2014年度江苏省档案局科技项目“就业视角下高校学生档案服务体系建设研究”（项目编号：2014-12）；2013年江苏省高校档案研究会科研课题“加强高校学生档案服务功能的研究”（项目编号：JS？ GDF2013-21）的阶段性研究成果。

    注释及参考文献：

    [1]中共中央办公厅、国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[J].中国档案，2014（5）：12-14.

    [2][5]高等学校档案管理办法[J].司法业务文选，2008（38）：38-45.

    [3]徐莉，安静.高校人事档案应纳入档案综合管理机制[J].兰台世界，2006（16）：33-34.

    [4]陈永生.论高校档案机构人员编制依据[J].城建档案，2016（2）：81-82.

    作者单位：盐城师范学院档案馆