加强馆藏资源建设的三个途径
王振威
摘要：本文对目前档案馆藏的三种主要来源进行了比较分析，围绕构建“五位一体”的档案馆和档案“三个体系”建设，对档案馆藏资源建设提出了建议和对策。
关键词：档案资源档案馆档案收集
随着我国经济社会的发展，档案馆作为地区重要的文化设施发挥着日益重要的作用。2009年国家档案局提出将档案馆建设为爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心的“五位一体”的档案馆。2010年国家档案局又提出建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系的“三个体系”。拥有丰富的档案馆藏，是充分发挥档案馆功能的基础。如何有效收集各种档案资料、保存好地区记忆，成为各级档案部门工作的重点。
一、目前档案收集工作存在的问题
充分认识“五位一体”和“三个体系”建设，为丰富馆藏提供了广阔的空间。目前档案馆藏来源主要有依法接收、开展征集和自主收集三种主要途径。按照“五位一体”和“三個体系”建设的要求，丰富馆藏方面仍存在一些不足。
（一）接收档案质量不高
依法接收档案是各级档案馆根据《中华人民共和国档案法》和《档案馆工作通则》等有关法律法规，接收本区域立档单位档案进馆的行为。但是如下问题导致目前档案馆的档案接收质量不高：部分立档单位文件归档范围和档案保管期限表多年没有修订，一些事关单位和个人权益的应归档的文件没有归档，该收集的材料没有收集，导致档案保管期限划分不合理，归档文件不完整；一些单位重视文书档案，轻视照片、音像、实物和专门档案；归档文件质量不高，有的归档材料不是最终版本，正式文件应加盖单位公章的没有盖章，应需要领导签批的没有领导签批标记。
（二）征集档案不足
征集档案是档案馆根据国家档案管理规定，向社会征集有价值档案材料的工作。部分档案馆对档案征集工作的重要性和必要性认识不足，未开展或不重视开展征集工作。档案馆较少向社会广泛宣传捐赠或寄存档案的益处，导致征集档案工作成效低，馆藏档案来源单一，内容、种类雷同。
（三）开展自主收集不够
自主收集是指档案馆为保存地方发展记忆，采取拍照、摄像、走访等方式主动记录本地区的发展变化。自主收集是档案馆工作人员或档案馆委托社会单位开展收集档案资料的行为。收集的档案内容明确具体、结构完整系统、来源稳定。一些档案馆对此项工作缺乏足够认识，导致反映本地区的标志性街道地区、特色产品、名胜古迹、风俗习惯、文化传承、领导足迹、知名人士或家族等材料在档案馆中难觅身影。
二、档案收集存在问题的原因
（一）惯性思维导致依法接收档案的质量参差不齐
各单位在开展归档工作时，往往简单沿袭原有的归档范围。主要原因一是档案人员换岗较频繁，新手对档案工作缺乏全面深入细致的了解。为完成归档任务，只能照搬照抄原有的做法。有些档案员从事档案工作一两年，稍有经验又被换到其他岗位，导致归档人员专业素养缺乏。二是部分多年从事归档工作的人员，总是依照老规矩开展归档工作，对本单位新产生的档案不了解，同时与业务科室缺乏有效及时的沟通，导致一些文件材料未能及时纳入归档范围。三是有的科室工作人员以文件放在手头查阅方便为由隐匿文件，不主动将应归档材料移交档案室，导致归档材料不完整。
（二）对征集工作重视不足
档案馆面向社会开展征集工作是丰富馆藏的重要途径，也是馆藏来源多样化的有效手段。有的档案馆存在看摊守业的观念，没有建立征集制度或征集制度不落实，没有向社会广泛宣传，没有将征集工作纳入单位及部门工作计划职责，形成征集工作流于形式的局面。
（三）自主收集尚未达成共识
档案馆结合区域发展主动出击，开展拍照、摄影、采集口述档案等工作，收集与本地区有关的图册、画册等资料，或到其他单位复制与本地区有关档案资料，是弥补馆藏某一门类、内容的不足，全面保存地区记忆的有效方式。长期以来，一些档案馆将自主收集视为无关紧要的事情，自主收集档案行动迟缓或措施不力，有的对收集到的档案没有进行后续整理、管理滞后，导致自主收集的档案不能真正发挥作用。
三、丰富馆藏资源的措施
（一）依法接收重在质量
依法接收的档案是馆藏档案的主体，也是地区核心档案，具有权威性、系统性。各级档案馆应高度重视依法接收档案的数量和质量，采取强有力措施保障应接收档案能够及时、保质、完整地接收进馆。各单位档案工作人员要切实履行职责，把好文件归档关。档案行政管理部门要采取精细化管理，对各单位每年归档质量做好审核验收工作。
一是注重归档工作的宣传和控制，不断提高归档工作质量。要加强各单位档案人员培训，健全档案管理制度，在各进馆单位形成人人了解档案工作，人人重视档案的氛围。增强各单位档案工作人员的责任意识、使命意识，提高他们的工作积极性和档案业务技能，保证归档质量。每件档案都要收集齐全完整、整理规范、著录准确、保管期限划分合理。归档文件应为最终版本，确保附件及相关材料齐全，书写装订材料合乎规定，正式文本应有印鉴，如有电子版应一并收集归档。
二是注重档案门类齐全完整。各单位应归档的各种门类载体材料均应归档。长期以来大多数单位重视文书档案、财务档案，忽视其他门类载体档案。在日常指导中，应明确要求各单位除文书、财务档案以外，照片、录音录像、实物、专门档案、资料等应一并收集归档。
三是重视归档材料的完整。例如，各立档单位有重要领导视察时，通常有汇报材料、宣传视频短片、幻灯片、接待方案等，归档时应将相关材料同时归档。国家新修订的保管期限表，将涉及个人的文件延长了保管期限，一些单位对此类材料并未纳入归档范围，如独生子女审批表、二胎审批表、工资变动表、个人档案转移通知单、单位职工名册、职工调动关系介绍信、职务任免文件、人员奖惩、单位行政、党委会会议记录纪要、员工缴纳社会保险记录、住房分配、住房补贴材料、单位重大资产处置材料、重大事件材料等。以笔者负责的单位的住房补贴工作为例，为完整收集住房补贴材料，需要将每年单位报表、每年的调整报表、住房补贴资格公示、发放证明等材料全部纳入住房补贴档案归档范围。一个单位的档案应比较完整地反映该单位的主要职能工作、每个职工重要履历事件和开展业务工作中涉及的其他单位及个人的完整信息。
四是注重收集时限。通常国家规定第二年六月底前应将各单位上一年形成档案整理完毕。各类档案材料要及时收集，特别是重大活动、重大事件、重要会议、突发事件应明确专人进行收集、拍照、摄影。应把握收集工作的重要时机，如若不能及时有效收集，一些档案材料将无法收集或收集的不完整。
（二）档案征集重在坚持
档案馆要利用每年的“档案馆日”“法制宣传日”以及档案展览、档案查阅大厅、本地区广播、电视、报纸等不同形式和场所，广泛宣传档案征集工作，加深居民对档案工作的认识，扩大征集范围，完善征集制度，丰富征集来源。
在征集时要注重档案材料来源的广泛性和多样性，激发普通居民捐赠积极性。在征集工作中可以借鉴外国档案馆的经验。例如，美国某些档案馆对征集材料在内容上并不做特殊要求，只要能反映历史、有特色的材料都进行收集。对捐赠者应发放捐赠证书，进行表彰并给予一定的奖励。征得捐赠者同意，档案馆可以在不同场合方式公布捐赠信息，这样能够起到很好的宣传引导效果。
档案馆工作人员要具有敏锐的“嗅觉”，从报纸、广播、网络等各种途径，获悉有关信息后主动出击，上门开展征集工作，打好“感情牌”。征集工作要与捐赠者保持长期联系，让捐赠者切实感受到档案工作者的关心和尊重。
将征集档案列入档案局（馆）年度工作计划，明确专人负责，纳入单位工作目标考核。开展征集工作还应列入单位财务预算，确保必要的征集经费。同时，应加强人才队伍建设，培养档案征集、鉴定方面的专业人员。
（三）自主收集重在明确目标
随着社会的进步，一个地区在不断发展变化，城市面貌日新月异，居民的衣食住行也在悄然改变。原有的习俗、方言不断演变，特别是民营经济、个体工商户、合伙制机构、城市乡村的建设、城乡路网的发展和驻区机关、企事业单位、军队的变迁，不断改变着地区面貌。
担负保存地区发展记忆的各级档案馆，要肩负起自己的使命，健全自主收集档案制度，完善措施，强化落实，将本地区的变化主动记录下来。自主收集档案资料的关键，是档案馆结合馆藏和本地特色，明确收集方向，持之以恒。自主收集可以是本地区城乡面貌照片、具有代表性的特色居民照片、方言土语口音、特色景点、知名人物口述档案、知名单位或特色产品、重大事件资料等。
许多知名人物具有特殊的经历，如何保存好这些社会记忆，成为档案馆自主收集的主要内容。例如，北京“大中电器”创始人张大中先生当年亲手制作的落地灯成为该公司的历史记忆，也是时代发展的重要标志物。一些司空见惯的场景随着时代发展都成为了回忆，因不属于归档范围，在档案馆里也很难找到有关资料。例如为反映计划经济时期生活用品定量供应情况，北京市档案馆曾举办票证展览，从票证视角反应当时生活。某报纸曾刊登过个人收藏的粮店春节限量供应的海报和老百姓排队购买冬储大白菜的照片。
檔案馆开展自主收集，既可以安排本馆人员拍照、摄影、采集，也可以委托社会单位来开展，双方签订服务合同，档案馆出资金、方案，社会单位负责落实，档案的所有权属于档案馆。比如可以委托资质较高的照相馆拍摄街景或活动影像资料，对重要的街道间隔一段时间拍摄一次全景，以形成完整系统的城市记忆照片资料。
一个地区的档案馆，应比较完整地记录本地区发展变化的脉络，记载重要事件，不仅是官方的档案馆，也应反映居民日常生活变化的点滴，成为维护普通居民权益的资料库和居民忆旧怀旧的场所。档案馆应通过不断完善依法接收，加强档案征集，建立健全自主收集，持之以恒地丰富馆藏。
