大数据背景下企业档案信息服务体系构建策略研究

    张诗茉+张爽+徐杰+孙巍

    摘要：本文重点着眼于大数据背景下企业档案的发展现状，分析和论证全面构建企业档案信息服务体系的必要性，提出信息化服务的具体思路和相关措施，为构建适应新形势下的企业档案信息服务体系提出建设性的意见和建议。

    关键词：大数据企业档案信息服务体系

    伴随着大数据时代的到来，传统企业档案的内涵和外延正在经历一场前所未有的深刻变革。当下的企业档案工作格局、管理模式和操作方法，与大数据时代的“做新、做多、做好、做快”的整体信息数据处理优势相较，亦在潜移默化地进行着碰撞和契合。全面推进大数据时代的信息技术与企业档案的融合进程，倾力打造全新企业档案信息服务体系，为企业的健康快速发展提供更全面、更快捷、更安全的档案服务，已成为当务之急。

    一、大数据背景下构建企业档案信息服务体系的必要性

    （一）有助于转变档案信息服务思想

    以往的企业档案信息服务思想是将档案信息服务看作是本机构的一种正常业务来完成，被动而消极。而在大数据时代，企业档案利用者则对企业档案馆（室）的服务质量和水平提出了更高的期待和要求。企业档案部门应以此为契机转变服务思想。企业档案信息服务要逐步实行以用户为中心，在满足用户个性化需求的同时，提供更好的人性化服务。大数据为企业档案馆（室）服务思想的转变提供了现实基础，其丰富的档案信息资源使企业档案馆（室）为用户提供准确的解答、优质的服务成为了可能。

    （二）有助于丰富档案信息服务内容

    数据的快速增长为档案服务提供了丰富的档案资源，使得企业档案部门的工作内容能够打破原有的限制，而提供巨量的档案信息资源。就企业档案馆（室）而言，档案资源除了储藏在本馆（室）内的档案资源外，还可以与其他档案馆进行档案信息资源共享，以克服本馆（室）档案资源的局限性，为利用者提供更丰富、更有效的档案资源。这些海量的档案信息资源为企业档案馆（室）信息服务提供了内在的数据支持，使其提供的服务内容更加丰富多彩，满足利用者的多方面需求。

    （三）有助于完善档案信息服务方式

    以往的档案信息服务模式基本上都比较倾向于被动服务，企业档案部门很少主动服务，而服务方式也极为简单。最常见的服务方式是用户提出查档要求，企业档案工作者根据其需求查找相应的档案信息资源以提供利用。而在大数据时代，档案部门可以在保持原有的服务方式基础上，利用各种电子设备和数据技术扩大服务范围，提高服务质量。大数据背景下，企业档案馆（室）信息服务应在提高原有服务水平和服务质量的同时，积极主动地向本系统内外发布一些档案信息，进行档案信息推送，提高服务效率。

    二、大数据背景下企业档案信息服务的现状

    （一）企业档案信息服务体系的概念尚未真正树立

    一直以来，企业档案管理都存在着重视保管而忽视利用的现象，没有对档案信息进行充分开发利用，更很少上升到信息服务的高度。对于档案工作来说，保管不是最终目的，利用才是出发点和立足点。这种重藏轻用的思想对档案信息服务的影响非常严重，不利于档案信息服务的发展和质量提升。另外，由于企业档案机构的管理问题，员工缺乏明确的绩效考核，容易产生惰性，缺少服务的主动性和参与性，缺乏创新意识，对于信息服务需求关注比较少。

    （二）企业档案信息服务人才匮乏，整体关注度不高

    目前档案部门所提供的信息主要是内容较为单一的科技档案和行政类文件。对于具有较高参考价值的综合性资料的提供比较少。同时，由于企业档案管理的自动化和网络化水平不高，管理工具和手段比较落后，以及宣传不到位等原因，很多人不能有效了解档案信息服务工作，无法实现对档案信息服务的有效利用。低质量的档案信息服务工作很难获得全公司的广泛关注和高度认可，档案专职岗位因此也缺乏对优秀人才的吸引力，专业人才的匮乏又导致档案信息服务难以优化升级，难以形成良性循环，难以促进企业档案信息服务的提升和发展。

    （三）檔案信息查询难度大

    随着档案信息化建设的发展，所需查找的档案信息往往淹没在大量的档案信息中，检索速度急剧下降。如何在海量复杂的档案信息中快速准确地查找到利用者所需的档案信息是企业档案工作者要解决的首要问题。同时，企业档案数据主要基于本地（单机管理），无论是结构化数据还是非结构化数据都比较零乱、不便管理，不能实现数据共享，原有的档案数据系统已经很难适应时代发展的要求。

    综上所述，本文所要构建的企业档案信息化服务体系，主要针对现阶段档案信息服务工作存在的问题，打造具有既能够体现多样化特点，包括网页、图像、音频视频、文档等多元化数据，又能保障获得高质量的档案数据信息的档案大数据系统平台。该平台不仅可以通过内网获取现有局域网中的元数据、中心数据、引用数据、运行数据、用户数据、服务数据等结构化数据，还可以通过外网、RFID射频、B/S移动输入等多种方式实现用户反馈、监视器采集、远程应用系统数据等非结构化数据的获取、采集、变更和处理。

    三、大数据背景下构建企业档案信息服务体系的思路和措施

    （一）总体思路

    从档案的收集、管理、利用来看，在传统管理方式下，“收”是各部门移交；“管”是手工管理，手工查询；“用”是提供查阅服务。在大数据时代，“收”是数据实时、自动归集；“管”是采用云平台存储、计算、分析；“用”则是分析、发现与预测，为企业创造价值。根据国家电网档案信息化建设多年积累的经验，针对系统建设的自动化、智能化目标，依据计算机数据管理规则，笔者的基本思路是主要采用垂直+水平的分布式档案数据库模型，从处理平台、电子文件归档、信息加工、数字档案馆（室）建设四个层面构建企业档案大数据信息服务系统。

    （二）主要措施

    1.处理平台