国家综合档案馆参与非政务社交媒体信息存档的途径研究

    蒋冠+冯湘君

    摘要：国家综合档案馆是公共记忆机构之一，既要关注国家记忆的保存，又要兼顾社会大众的记忆建构，应该主动参与非政务社交媒体信息存档，并在其中发挥作用。利用网站与社交媒体、开展演讲与报告以及举办外展活动等方式为个人或社会组织开展社交媒体信息存档提供指导服务；通过接受捐赠、代管代存与资源收购等方式吸纳存档社交媒体信息资源；通过协同建设与经费支持等方式支持公益性社交媒体信息存档项目。

    关键词：国家综合档案馆社交媒体网络信息存档

    由个人或非政府组织所使用的非政务社交媒体上所产生的信息是主体活动以及某些社会事件的生动记录，无论对于个人还是整个社会来说，都是一种宝贵的历史与记忆资源，其保存问题也应得到档案馆、图书馆等公共信息机构与记忆机构的关注。但因其庞大的数量和分散存在的状态决定了它们的保存不可能全部由国家机构完成。为维系社会记忆的连续性，图书馆、档案馆、媒体、政府以及其他社会文化机构应共同承担保护记忆的职责，但个人记忆的创建者也应担当起保存集体记忆基因的任务。[1]因此，区别于政务社交媒体信息的集中存档，非政务社交媒体信息适宜于采用分散存档的模式，即在公共信息机构或记忆机构的参与与协助下，社交媒体用户对自身所产生的信息进行保存。国家综合档案馆是公共记忆机构之一，既要关注国家记忆的保存，又要兼顾社会大众的记忆建构，应该主动参与非政务社交媒体信息存档，并在其中发挥作用。

    一、开展指导服务

    在数字时代，个人在生活中所产生的信息大部分是以数字的形态而存在。与纸质文件相比，数字对象在保存过程中会因密码丢失、存储环境失效或损坏、数据丢失等而无法读取。数字内容可能难以捕获，难以组织和使用，并且由于技术的变化而容易过时。这些因素使得个人数字信息保存难度更大。由于数字信息的脆弱性，保存个人数字资料需要一定程度的管理，对于想要传递个人数字记忆的个人和家庭来说，计算机时代带来的一个重要影响是每个人都必须是自己的数字档案管理员。而普通社会公众往往缺乏信息保护意识和专业的存档知识，因此个人数字信息更加脆弱、更加容易损坏流失。对于国家综合档案馆而言，开展相应的行动，通过一定的途径对个人或社会组织开展社交媒体信息的存档行为提供指导与帮助至关重要。具体而言，其可以采取如下几个方面的措施：

    （一）充分利用网站与社交媒体开展指导服务

    1.国家综合档案馆可以制作社交媒体信息存档指南、技术小贴士与工具包等，利用网站、博客、微博账户与微信公众号等渠道为公众提供指导服务，还可以通过优酷等平台提供各种各样的演示视频与讲座视频。其中，开通有关社交媒体信息存档指导的博客，是国家综合档案馆协助个人或社会组织开展社交媒体存档的重要方式。

    2.召开网络研讨会。在技术迅速变化的环境下，个人或社会组织如果没有妥善保管自身所产生的社交媒体信息，就可能会失去长期访问的机会。但如果要针对性地为公众提供有关社交媒体信息存档的指导服务，就必须注重广泛的公众参与，充分了解公众的真正需求与存在的问题。因此，国家综合档案馆可以通过网络研讨会的形式，在网络社交发起相关的讨论，旨在帮助观众了解有关社交媒体存档问题的基本知识，向非专业人员提供基础性的指导和必要的入门技能。

    3.出版电子出版物。将社交媒体与网站上最精华的内容收集到电子出版物中，并提供给公众通过免费电子邮件订阅。制作电子出版物的目标是使其成为社交媒体信息存档新手的入门书，以及为有更多经验的人员提供学习资料，每个条目的标题都可以链接到博客上的原始帖。

    （二）开展演讲与报告

    一般而言，作为信息专业人员，图书馆员和档案工作者都受过相关的培训，擅长为机构或组织收集、保存和维护书籍、档案、照片和其他文件。公众对于社交媒体信息存档建议的来源很少，图书馆和档案馆处于填补这一空白的合适位置。档案工作者和其他信息专业人士可以通过开展演讲与报告等形式，为所在区域的公众或社会组织提供这方面的指导。

    （三）举办外展活动

    国家综合档案馆还可以通过举办“社交媒体信息保存周”、“社交媒体信息存档日”等外展活动，与公众进行面对面的交流，为有意保护个人社交媒体信息的公众提供现场指导和帮助。

    二、吸纳社会资源

    “专业的档案机构、协会不仅可以在后保管时代扮演指導和咨询角色，为个人和社群的档案管理提供支持与建议，随着合作的深入和互信机制的建立，双方还可以进一步交换各自馆藏和知识”。[2]个人和社会组织所使用的社交媒体所产生的信息是对当代社会微观运行情况的生动反映，国家综合档案馆在为社会公众提供社交媒体信息存档指导服务的同时，还可以适当选择一些具有典型性与代表性的主体所保存的社交媒体信息融入自身的馆藏，吸纳社会档案资源，从而优化馆藏资源的深度与广度。具体而言，国家综合档案馆可以通过以下三种渠道收集个人或社会组织的存档社交媒体信息。

    （一）接受捐赠

    档案捐赠一直是各级国家综合档案馆馆藏资源建设的重要手段，对于丰富档案馆馆藏资源数量，优化馆藏结构具有重要意义。在数字时代，随着智能手机的普及和社交媒体的广泛使用，原生性的个人数字信息大量产生，国家综合档案馆也可以考虑接受社会公众与组织所保存的数字信息捐赠。不过，这类业务的开展，需要国家综合档案馆建立健全相应的机制。对于接受社交媒体信息捐赠的形式、内容范围以及具体的方式、手续等都需要做出明确的规定。并且，对于捐赠资源的相关权益，也应有清晰的界定与划分，以免因此而引发不必要的法律纠纷。此外，还需要制定相应的激励政策，对社交媒体信息捐赠行为进行有效的引导，形成长效机制。

    （二）代管代存

    在现代社会，越来越多的记忆以数字形式而存在，人们需要开始考虑确保他们的数字内容也能被传承下去。随着社会的发展，国家综合档案馆因其公共性的地位与特质，以及拥有专业化的保存条件与设施，有望成为社会所认同的可信数字仓库，个人所产生的数字信息长期保存的难度也因此而得到解决。当前，着力提升档案创新能力与服务能力，已经成为各级档案局（馆）的工作重心。国家综合档案馆可以依托数字档案馆，开展社会公众或组织社交媒体信息的代管代存业务，并将其作为档案馆服务创新的一种方式。个人或社会组织，自愿将自己所保存的社交媒体信息寄存在档案馆。档案馆按照双方的约定，承担保存责任，并在授权的范围内享有对代管资源的使用权。

    （三）资源收购

    国家综合档案馆可以通过收购的方式，获得由其他社会组织已存档的社交媒體信息，将其纳入馆藏予以保管。

    三、支持公益存档

    有学者认为，“档案是作为证明、反映或说明与其生成过程相关联的事实而留存备用的记录（符号记录）”。[3]基于对档案的重新定义，凡是基于保存凭证（证据）的需要，个人、组织有意识地留存备用的记录，不论其具体形态如何，都属于档案的范畴。国家所设立的档案馆主要致力于收集与保存体制内机构在规范的业务环境下所产生的有保存价值的文件材料，而各种社会力量，如研究所、高校等文化类、研究类机构以及社群组织、个人收藏者等基于某些特殊的目的而收藏各种不同类型的历史记录，实际上也是一种档案保存行为。这些分散的档案存储，与国家档案馆的馆藏一起，共同反映社会运行的轨迹，对于构建完整的社会记忆有着重要的价值。基于社交媒体的广泛使用与社交媒体信息的大量产生以及其具有多方面的价值，可以预见，将会有越来越多的学术团体、研究机构、遗产机构、民间组织等社会力量，开展社交媒体信息的收集与保存活动。国家综合档案馆及其工作人员应加强与这些机构或组织的合作，积极支持非政务社交媒体信息的社会公益性存档活动。具体有如下几种方式：

    （一）协同建设

    国家综合档案馆可以通过协同建设的方式与某些致力于社交媒体信息存档的机构或组织建立合作关系。在此过程中，档案馆工作者只为其提供人才支持与技术指导，并不把存档社交媒体信息纳入馆藏，不承担存档信息的具体管理与保存业务。通过这一方式，一方面，社交媒体信息公益性存档主体可以从国家综合档案馆获得实质性的帮助与支持，另一方面，综合档案馆可以直接从其获得档案资源或获得在档案馆网站或内部服务终端设置联机检索或在线访问其数字档案资源的入口的权限，彼此共建共享数字档案资源空间。这一方式是参与式管理思维的具体表现，可以在一定程度上实现双赢。

    （二）经费支持

    随着社会力量的崛起，国家力量不再是档案事业的唯一承担者，非官方组织推动档案事业发展的力量逐渐显现出来。非政务社交媒体使用广泛，信息量巨大，信息存档工作难度极高，仅靠国家综合档案馆难以承担和完成这一艰巨任务，公益组织等民间力量的参与是必然趋势。政府部门是公共利益的代表，在现代社会治理结构下，基于保护公共历史资源与文化遗产的职责，国家对于某些公益性的民间档案收藏行为，可以通过适当的经费资助而予以支持。这是政府购买公共服务的一种形式，也是引入社会力量参与社会治理的一种实践。

    *本文系国家社科基金青年项目“基于档案部门视角的存档网络信息采集模式研究”（批号：12CTQ039）、“质量导向型数字档案资源建设模式研究”（批号：12CTQ041）研究成果之一。

    参考文献：

    [1]梁广寒.个人数字化记忆的安全保存[J].中国档案，2008（8）：64-65.

    [2]冯雪，王英玮.全局性档案管理体系与参与式档案管理模式研究[J].浙江档案，2017（1）：28-30.

    [3]蒋冠.基于主体视角的档案本质属性研究[J].档案学研究，2014（6）：12-19.

    作者单位：1.天津师范大学管理学院2.南开大学商学院