浅谈档案保密工作中面临的问题与对应策略

    李新梅

    摘 要：本文主要介绍了档案保密工作的重要性，通过对目前档案保密工作中存在的问题进行讨论分析，提出了与其相对应的相关措施。

    关键词：档案保密；问题；应对策略

    档案保密工作是档案管理工作人员应尽的职责，做好档案的保密工作有利于保守国家机密，有利于保证人们的利益不遭受损害。特别是在当今信息化飞速发展的时代，档案的管理面向数字化、信息化，提供便利的同时也为档案的保密工作带来了新的挑战。

    1 档案保密工作的重要性

    档案室重要信息与资料的载体，做好档案的保密工作就显得尤其重要。做好了档案保密工作，有利于维护国家的安全与人民的合法权益。档案保密工作的重要性在于，首先档案保密是档案管理的基础工作。档案包括了大量的各类的信息内容，包括了国家相关的军事信息、科技信息与公共信息等，而这些信息的保存需要进行一定的保密工作。否则，档案泄密将有可能对国家、社会和人民造成较大的损失。

    其次，做好档案保密工作还有利于公平竞争环境的建立。档案资料中的信息还是单位内部客观实际情况的反映，如果没有做好档案的保密工作导致档案资料的恶意泄露，被不法分子利用，将失去档案本身的意义，对市场的秩序和安定造成负面影响。

    2 档案保密工作中存在的问题

    （一）档案保密意识薄弱，人员素质不高

    我国档案保密工作自改革开放前就开始进行，目前档案保密工作相关规定比较多，档案的管理比较开放，并且档案的利用的也比较频繁，但是很多档案保管人员对档案的保密意识不够，没有认识到档案一旦泄密的利害关系，缺乏对档案保密的重视，无法明确档案事都应当保密，从而造成了档案保密工作的许多失误和利益的损失。

    （二）没有完善的档案保密管理制度

    传统的档案管理机制要求，档案被确定密级的，在档案收集、整理带最后的归档前，归档人员必须对档案的密级进行重新鉴定标注，这一密级标识将一直伴随着该档案。然而很多档案馆，并没有对档案按照密级区分保存，甚至忽视和搁置档案入库之后的密级鉴定工作。这就导致档案的密级不清，如导致档案不应该公开的被公开，保密级别混淆等现象。

    （三）档案保密环境存在漏洞

    社会发展的信息化使得档案管理也变得信息化，相较于传统的档案管理工作，保管员对档案及其索引工具的实体监控与保管较弱，其泄密窃密的可能性较大。因为网络是一个开放环境，信息在产生、处理及传输的过程可以被任何人进行相关信息的查询，存在安全应换，并且软件系统容易受到恶意的攻击，出现安全漏洞，给不法分子以可乖之机。

    传统方式对档案的利用形式主要是对档案进行尸体的查阅和复印。这种情况的利用易于控制，因为档案的利用有一定的范围和规定，同时不会对档案造成更改和损坏。而档案的信息化利用不易于控制，尽管档案资料的利用便捷迅速，但是档案本身存在一定的风险，容易被更改而破坏档案的原始性、真实性。而恶意的入侵也造成档案保密的安全隐患。如黑客攻击政府、军队和商业等部门，窃取绝密的档案资料，对威胁了国家的安全，也为企业造成了经济损失。

    （四）档案保密现代化管理存在较大差异

    目前，档案管理实现了信息化，但是各个档案管理部门的信息化设备存在较大的差异，没有统一的标准和统一的要求与组织。各个档案保管部门只是根据自身的情况与需要进行设备的购置，设备型号不统一，管理水平存在差异。并且许多设备功能比较单一，无法实现标准化，完整性的档案管理和保密工作。

    3 针对保密工作中问题的应对策略

    （一）增强档案保密意识

    首先，重视档案管理工作人员养成形成保密意识并养成保密的习惯，并创造良好的保密工作环境氛围。其次，重视保密工作的宣传教育方式。在传统的经验基础上，做到对保密工作宣传的多样化，可通过网络进行保密知识测试、有奖答题竞赛和手机短信等方式达到宣传档案保密工作的方式。还可以通过技术演示等手段，生动直观地开展保密宣传教育。再次，档案保密工作的宣传教育应结合实际，通过典型案例的分析达到良好的宣传教育效果。认清保密工作任务以及泄密的严重后果。此外，要根据保密人员的实际情况进行针对性的宣传教育。对领导应当突出保密工作的领导责任，可以通过讲座、组织学习等形式来进行；对涉密人员，应讲清保密制度和法律责任，突出保密法规保，证保密人员的政治纪律、行为准则和工作习惯；对新增档案保密人员及时进行保密知识技能培训，掌握保密技能，增强保密法制观念。

    只有切切实实地增强广大干部职工保密意识，组成良好的档案保密工作队伍，才能保证档案保密工作取得成效。

    （二）完善档案保密制度，增强法制建设

    档案管理部门应该加强档案保密制度的建立，完善保密制度，增强法制建设，依法进行档案保密工作。

    在档案保密工作中进行制度的不断规范，使工作规范化法制化。首先，建立一系列的档案信息化和保密的制度。为了确保档案信息平台的安全，管理系统软件的开发应该严格按照计算机系统的建设标准进行。其次，成立领导小组实现对档案信息化管理的领导，宏观调控，协调各项管理工作；成立技术小组，负责档案的安全，促进档案保密工作的进行。此外，对档案保管库设置专人负责，对保管库进行科学的管理。

    （三）改善档案保密环境

    对档案的利用要做好监督措施，根据被利用对象的不同目的，针对利用的心理和动机进行重点监督。如在档案保管室安装摄像监视器，防止档案查阅者对档案的偷撕和涂改，及时提醒档案翻阅时的不良行为。对损坏档案严重的要及时报告，并及时查处。

    由于档案管理的信息化程度加快，还应该从多个方面来改善档案信息化利用下的保密的环境。首先，档案保密工作人员应当熟练掌握计算机知识和网络安全技术。其次，档案保密工作人员在具有扎实的业务能力的同时，应参与网络信息技术的研究，对网络、密码、技检等方面的问题进行分析和解决。防止在档案信息在利用时被恶意的修改，

    4 结束语

    档案管理人员应当充分认识到档案保密工作的重要性，通过对档案管理部门管理层与工作人员保密意识的培养，促进保密工作制度的完善，实现档案保密工作的良好环境，从而避免档案的泄密，避免危害国家和人民的时间发生。

    参考文献：

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    [2] 郭淑月.档案保密工作面临的挑战与对策[J].山东档案，2011，（3）.

    [3] 宋芸.新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].才智，2011，（26）.