试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用

    张艳霞

    摘 要：本文讨论分析了档案管理基础工作的现状，介绍了现代档案管理中档案管理基础工作的作用，对如何完善现代档案管理中的档案管理基础工作提出了建议。

    关键词：现代档案管理；档案管理基础工作；作用

    目前档案信息化管理快速的发展，计算机处理数据速度快、效率高，具有很厚的准确性和科学性，因此深受青睐。在档案管理的基础工作中，计算机的运用效果十分明显，但是其中还存在一定的问题，因而需要完善现代档案管理中的档案管理基础工作。

    1 档案管理基础工作的现状及原因

    目前我国档案管理基础工作还存在着一定的问题，主要表现在以下几个方面。

    第一，档案管理人员不重视档案管理的基础工作，缺乏对础工作的重视，档案管理部门缺乏对档案管理人员的相关培训，缺少进行档案管理基础工作的人员，从而导致档案管理的各个环节存在漏洞缺陷和不合理。

    第二，未对档案进行合理的分类，严重降低了档案的使用效率，并存在档案存放的混乱。

    第三，未对档案进行正规的编号。目前我国对档案的编号没有专门的规定，许多档案管理部门对档案的编号仍然采用陈旧的方式，编号不够规范，从而也造成档案的管理水平较低，容易产生混乱和丢失。

    第四，档案的查询存在问题。由于案卷标题的不规范和页码的缺失，造成管理者在查阅时没有明确的目标，造成档案的漏查，同时也造成了归档的不便。

    第五，档案的使用效率存在不高的现象。目前大多数的档案管理部门都进行了档案的信息化管理，但仍然存在传统的档案管理方法，这也就导致档案的使用、检索存在限制，而较久远的档案还可能已经丢失，无法检索。

    第六，档案的保管不当。档案资料的实体存在应保管不当造成的缺页，少脚的现象，并且未能得到及时的补充和修复。

    2 现代档案管理中档案管理基础工作的作用

    档案管理的基础工作包括档案分类、档案装订、档案登记、档案查询和档案注销。档案分类即是按照一定的标准，档案的来源、时间、内容和形式特征等对档案进行有层次的分类。档案的装订一般采用三点一线的装订方法。档案登记采用册、表和单等多种形式是对档案的进出、整理、鉴定、保管和利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的完整性与安全性。

    做好现代档案管理中档案管理基础工作，将有助于提高现代化档案管理的正规化，明确档案信息的检索，并提高档案的使用效率。首先，做好对档案的分类、归档和有序的管理等基础工作是评价现代化档案管理水平的标准之一，将使档案的管理水平变得正规化。其次，现代档案管理大多使用电脑进行信息记录，做好档案管理的基础工作，将每个环节落到实处，将有效地减少档案检索时的问题，提高档案检索的效率。此外，档案管理部门每年收到档案的数量巨大，因此档案管理人员应当根据档案的重要程度选择优先整理的档案，从而提高档案管理的使用效率。还可以设置关键词等来提高检索效率的同时，提升档案使用效率。

    3 完善现代档案管理中的档案管理基础工作

    先前的讨论中已经说明了现代档案管理中档案管理基础工作的作用和重要性，因此需要进一步对档案管理基础工作中的进行解决，从而提高现代化档案管理水平和档案使用的效率。总结档案管理过程中的经验发现，需要通过制定科学严谨的制度规范，改进档案管理基础工作的方法和程序来实现这一目标。

    （一）重视档案管理基础工作，提高档案管理工作人员素质

    在档案管理工作中需要进一步重视档案管理基础工作，管理人员必须认识到档案管理基础工作对提高档案管理水平的重要性，进一步提高自身的档案管理意识，做好本职工作。合理化档案管理人员是年龄结构，增加年轻档案管理工作人员，提高工作活力，提高档案管理基础工作人员的素质，增加新的档案管理知识。

    （二）对档案进行全面的普查，去除杂劣。

    档案经过多年、多部门管理和多次利用，可能存在重份和没有利用价值的档案资料，因此需要对档案进行全面普查，去除重复的、无用的档案资料，避免资料的重复堆积，占用不必要的空间，造成档案管理的不便，同时避免在进行现代化计算机档案管理时出现档案的重复和低效率。

    （三）对档案资料进行重新组合，进一步使档案规范化

    对档案资料重新组合，消除内容混杂与组卷过厚的现象，重组的档案资料相互间应该存在某种联系，对无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工填写。这样可以使馆藏更加科学规范，从而提高现代化计算机档案管理的利用效率。

    （四）结合档案管理部门规范著录进行工作

    著录是现代化计算机档案管理的重要基础工作影响了计算机数据的准确性。

    我国颁布的《档案著录规则》是最基本依据。各个档案馆应该以《规则》为依据，结合自身的实际情况和计算机管理的技术要求，制定适合本馆著录工作的著录细则。在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，用计算机程序直接录入人名、地址、时间和用案卷目录，最后用计算机统一给出分类号。

    （五）加强提名的规范性，保证检索的准确率

    在保证档案检索查询的查全率的同时还应该保证检索的查准率。因此，在著录时要实现题名的统一规范。主要原则与要点是在题名项的填写过程中必须使机构简称规范，避免含混不清、文题不符和计算机无法识别的现象。只有做好了提名的规范，才能在进行计算机档案资料检索时事先快捷准确，保证档案的检索率和使用率。

    （六）重视对档案的保管

    对档案保管库设置专人管理，安装摄像装置。管理人员应该定期对档案进行检查，对缺损等进行及时修复和额补充，避免档案的丢失和损毁，只有做好档案管理基础工作，才能有效地保证在数据录入计算机室的完整性和准确性。避免应保管不当造成档案利用率的降低。

    4 结束语

    现代档案管理满足了社会现代化的发展的需要，为了保证现代档案管理工作的效率，提高档案管理的利用效率，必须引起档案管理人员的高度重视，通过做好档案进行全面的普查，去除杂劣；重新组合；结合档案管理部门规范著录进行工作；加强提名的规范性；重视对档案的保管等档案管理的基础工作，来保证现代化档案管理的进行，从而提高其工作效率的重要途径。

    参考文献：

    [1] 林洋.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科学与财富，2014，（6）.

    [2] 张红.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子，2014，（4）.

    [3] 徐晶.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].华章，2014，（1）.