加快医院档案管理信息化的策略探究

    王绍锋

    摘要：随着计算机与网络的普及，网络信息技术被广泛应用于生活中。网络信息技术对人们的影响是巨大的，改变了人们的生活方式、丰富了社会贸易内容、提高了管理效率。为了提升医院管理效率，信息化的管理方式被运用到医院常规管理中。文章从医院档案管理出发，对目前医档案管理的现状进行分析，并针对医院档案管理信息化建设提出建议。

    关键词：医院；档案管理；信息化建设；建议

    医疗水平与医疗设备是医院硬实力的体现，而医院管理方式则代表了医院的软实力，随着信息技术的不断发展，医院管理方式逐渐由传统的方式向信息化方式转变。以患者就诊为例，为了提高医院服务质量与效率，医院都建立了“一卡通”体系，患者凭借医院发放的就诊卡，可以实现挂号、就诊、取药、检查、提取化验单等内容，此外，很多医院可以在手机客户端或者微信公众号进行挂号。信息化管理不仅提高了医院的运行效率，还为患者提供更加便捷的医疗服务。

    一、医院档案管理的内容

    档案管理是医院管理中的重要内容，医院各项工作的开展都要记录归档。目前医院档案管理内容主要有以下几点：1.行政档案管理。行政管理主要是指：对医院科室、组织或者部门进行管理，并且记录下每个科室、组织的工作内容。2.财务档案管理。财务管理涉及内容有：患者就诊费用、药品购买费用、医疗设备购买费用、工作人员工资以及医院其它进、支出费用，财务档案管理主要针对医院财务资料进行管理。3.人事档案管理。人事档案管理主要有：工作人员的合同管理、工作人员履历材料管理、医保等材料管理。此外，医院人员调度也要记录在案。4.患者档案管理。医院每天都要接受很多患者，患者的就诊科室、就诊单、所使用的的药物清单都是患者档案管理的范畴，此外很多重大病患或者慢性疾病，医院需要长期跟踪治疗，就诊过程中使用的材料都会被医院进行归档管理，这样可以为患者提供有效的医疗数据。5.科研档案管理。医院不仅能够为患者提供优秀的医疗服务，还是医疗科研单位，很多医院都在进行医疗科研技术的研究工作，在科研过程中，科研数据、科研程序以及每次的科研结果都需要进行归档管理。并且一些重要数据还需要进行备份处理。

    二、目前医院档案管理信息化的现状及其原因

    （一）现状

    为了提高管理效率，很多医院档案管理也采取了信息化的管理方式，但是很多医院信息化管理进程并不完善，或者处于半信息化管理的状态。在管理档案过程中，很多医院投入了相应的管理设备，但是在档案归档、储藏、查阅等方面，还是采取传统的方式，医院档案并没有进行数据、信息化处理，只是在计算机上记录了档案属性、归档时间以及保存位置，查阅者只是通过计算机查找医院档案，并没有真正的实现档案在线阅读，如果想查阅档案，只能调取传统的纸质档案。

    （二）原因

    目前医院档案管理大多处于半信息化的状态，很多档案并没有进行数据、信息化的处理，其原因主要有以下几点：1.医院不重视。档案信息化管理可以提高医院运营管理效率，但是医院涉及的档案内容较多，因此在档案信息化管理的过程中需要很长周期，也就是说档案信息化管理的优点短期内体现不了，此外档案信息化建设需要购买相应的管理设备，聘请专业的系统管理、维护人员，很多医院只顾眼前利益，不愿增加档案信息化管理方面的投入力度。2.医院档案属性复杂。医院档案种类较多，例如：财务、行政、人事等方面，同时从材质上划分，医院档案属性也比较多样化，例如：PPT、视频、文本文档、CT片、彩超片以及其它紙质材料。有些档案可以进行信息化处理，但是有些档案却并不适合进行数据化处理，例如：CT片、X光透射片。因为这些材料在查阅时必须借助背景光板，在计算机屏幕上看的效果并不好。3.工作人员缺乏专业的知识。受传统档案管理方式的影响，很多档案管理人员缺乏对信息的数据化处理能力，不能满足档案信息化管理的要求。同时很多档案管理人员缺乏责任性，对档案的分类、归档没有按照工作标准进行。

    三、医院档案信息化管理的措施

    （一）制定完善的信息化管理制度

    对于档案的管理来说，在强化信息化建设的同时一定要确保档案管理的安全、档案管理的工作效能，就必须构建相关的管理制度，实现科学化和规范化管理，这样才能实现责任明晰，权责分明，保障档案资料信息的及数据的安全运行。在管理制度上，按照法治建国的思路，在档案管理中还需要实现规范化和创新化。在以往的档案管理中，更多的时候都是人为命令管理，制度成为了一种摆设和形式，所以在制度的构建中首先要确立制度至上的原则，用制度约束人。在加快档案信息化建设的时候，在制度的建设中要实现同步化和适应化，构建彼此匹配的制度规范：一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；三是统一档案管理标准，在档案的管理中，最为繁琐的工作 就是设备档案进行分类和归档，所以建立统一的管理标准就可以减少相关的工作量，提升工作效率。

    （二）建立专业的信息化组织

    档案信息化管理离不开专业团队的支持，针对信息化管理团队建设可以采取以下措施：1.选择合适的管理系统。档案管理信息化实质是通过专业管理系统对档案进行分类、储存，但是每个医院的组织结构、运营方式存在很大区别。因此在选择信息化管理系统时，要从医院自身需求出发，并且要与医院将来的发展策略相适应，这样才能让信息化管理系统真正融入到医院档案管理中。2.聘请专业的团队。医院档案涉及的内容相对繁杂，并且档案属性比较多样化，在信息化管理建设初期，医院应该聘请专业的数据信息化管理队伍，对传统的档案进行数据处理，同时要对信息化管理系统需要进行定期维护和升级。3.对档案管理人员进行培训。针对目前档案管理人员缺乏工作能力的情况，医院必须强化对现有档案管理人员的信息化处理能力进行培训，让每个档案管理人员都能满足信息化管理的需求。如果医院感觉对现有工作人员培训需要大量的时间，还可以提高档案管理人员的招聘门槛，通过招聘的方式来解决人才不足的问题。

    （三）强化信息化管理设备建设

    实现档案管理的信息化建设，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保信息化建设中所需要的设备和机械工具，这是实现档案管理信息化建设的基础工作。随着社会的发展，档案管理工作面临着前所未有的挑战，从档案的搜集、整理、归档、开发和利用，都需要实现智能化、动态化、自动化和规范化的挑战，同时随着档案资料的增多，需要从业人员借助信息化建设的硬件设施来提高工作效率。随着计算机技术的普及和网络的发展，以及打印机、复印机、各种通讯设备等技术的应用，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。

    （四）强化信息化安全管理

    随着信息技术的发展，很多人拥有过人的计算机处理能力，一些不法分子利用管理系统的漏洞盗取医院内部资料。例如，很多人利用计算机应用技术盗取患者的资料，根据医院保存的患者档案显示的内容，对患者进行精准诈骗。不法分子冒充某个医疗机构，让患者防不胜防，很容易获取患者的信任，因此这种诈骗的成功几率很高，所以在档案信息化管理建设的过程中，医院要强化信息化安全管理，定期对档案管理系统进行检测，发展系统漏洞及时处理，此外医院还要强化档案管理人员的管理，防治档案管理人员泄露档案，避免监守自盗情况的发生。

    四、结束语

    医院档案信息化管理还处于发展阶段，由于种种原因很多医院档案管理还处于传统状态或者半信息化管理状态，随着信息技术的不断发展，未来医院档案信息化程度会日益加深。

    参考文献：

    [1]马志波.高校档案管理信息化探索[J].卫生职业教育，2010（21）.

    [2]李福英.浅谈实现医院档案管理信息化的措施[J].黑龙江档案，2013（04）.

    （作者单位：宁德市医院）