医院电子档案管理系统浅析
陈继英
摘 要：目前医院电子档案管理系统存在电子文档存储不规范、保存空间载体不安全、工作思想意识欠缺、数据文档管理系统滞后等问题。因此我们要完善电子文档的安全性、保密性管理，加强医务工作人员的思想意识，完善医院电子文档的制度和法律法规建设，确保医院各个部门各项工作有效地进行下去。
关键词：医院；电子档案；管理；制度
中图分类号：G27 文献标识码：A doi：10.3969/j.issn.1009-6922.2018.03.016
文章编号：1009-6922（2018）03-79-04
进入二十一世纪以来，随着计算机网络技术的快速发展，推动了电子档案信息化进程不断加快，使得原来手工档案管理模式逐渐向着电子文档方式转变。医院是国家和政府重点关注的对象，不同于一般的单位企业，医院中各种类型病人和医务工作者的档案管理工作相当繁琐和复杂。繁重的管理档案工作会极大地降低医务人员的工作效率，甚至会出现档案归类错误、保存的档案丢失等情况。为了有效提高电子档案信息系统的安全保护能力，加强电子档案信息安全管理，促进档案事业快速发展。
一、目前医院电子档案管理系统存在的不足
众所周知，现代社会中随着电子化、网络化和大数据应用的广泛发展，科学的利用医院电子档案管理系统能够保证档案管理工作的高效性和完善性。但是，在管理医院的电子档案工作中，存在着电子文档存储不规范，保存空间载体不安全，档案数据安全思想意识欠缺，数据文档管理系统滞后等问题。正因为存在这样一系列的问题和难题，使得医院电子档案管理系统工作遭受着重大的考验。
（一）电子文档存储不规范
在科学网络技术快速发展的今天，电子文档的使用得到了大多数人的认可，但是有一部分医务工作者没有形成科学有效的电子文档归类管理的观念，有些电子文档在使用完成以后被随意放置、错乱放置或者不规范放置，这样就造成了存储空间的极大浪费，同时查找相关病例数据资料十分麻烦，还可能使得数据文档丢失，给医院的管理工作带来极大的损失。对电子文档的处理形式，目前医院还没有采用做出硬性规定，由此带来的问题是电子文件数据格式、版式没有标准可依，并且各个软件之间的差异导致了文件在格式、编码、读取方式和编辑手段的诸多不同，从而影响跨电子文档的管理、阅读和正常的调阅，给归档管理造成困难。
（二）保存空间载体不安全
由于电子文档普遍具有存储载体不固定性、保存路径可转换性和文档信息传输的开放性等特性，越来越多的医务部门或者科室通过网络或者U盘来传递文档信息，这极有可能使得网络病毒或者互联网上的不法分子恶意地破坏计算机中保存的文件，造成文件信息无法正常读取或者遭受到严重地损坏，更有甚者将会使得整个医院的电子文档管理网络无法正常地运行或者瘫痪。特别是医院档案自动化系统设计的时候并没有考虑到电子档案管理工作的特殊性、安全性和技术性，仅仅只是将归档文件简单地保存在计算机存储器上，万一存储载体信息系统发生问题，电子文档将会不可逆转的遭到破坏。
（三）工作人员认识欠缺
目前大多数的医务工作人员对于电子文档如何有效、安全保存的问题没有足够的思想意识，一些医院的档案管理人员对于电子档案管理和保存都是抱着无所谓或者是可有可无的思想，对于现代化的大数据网络关联保存查找技术没有过多地认知和了解，甚至一些工作人員存在排斥的态度，对于医院专门举行的电子管理培训班都丝毫不感兴趣，不想接触新鲜的事物，还是原地踏步。这些问题都将严重影响医院进步，使现代化电子档案管理系统无法有效使用。
（四）数据文档管理系统滞后
在现代化大数据中心管理方式下，快速的数据文件传输、多样性的文档类型和巨大数量的文件规模是大数据应用管理的特点。利用大数据模式进行相关数据的分类收集和查找匹配处理，是现代化医院档案管理的难点和需要突破的重点。对于医院的工作人员的薪金管理数据档案、病人就诊情况档案和医疗事故发生数量统计等方面，就是因为没有相对应的专业数据统计和分析软件，才导致在查找相应的数据文档的时候，不能快速地查找出相应的资料，这就使得档案管理上出现极大的不便，甚至是浪费巨大的人力和物力在不必要的地方上。
二、加强医院电子档案管理系统的对策建议
目前，随着互联网技术日新月异的发展，各种各样的电子文档归类管理软件或者商用软件在各类平台上得到了广泛的应用。但是，对于医院的电子文档管理方面，国家或者当地政府的有关部门并没有相关的法律来规范电子文档的存储。除此之外，虽然医院有关部门具有一些档案的管理条例或者办法，但是在实际的电子文档管理操作中却存在无序性、随意性和杂乱性。因此，我们需要研究一套有效的电子档案管理系统来完善相关文档的归类管理工作，使得医院的工作效率有大幅度的提高。医院电子档案管理规划的目标是：依靠国家和当地政府信息化的基础设施设备条件，加大运用各种政府部门网上平台、社会公众网平台和各种网络资源，通过先进的科学技术方法，集中建设和完善适应医院各个单位一定时期内电子档案管理规划要求的网络平台，开发符合电子档案管理要求的应用软件，加强馆藏档案资源电子化、增量档案数据化，实现对医院电子档案信息的网络化管理、多渠道分方位利用电子档案信息资源和大众化社会共享服务。
（一）完善电子文档的安全性、保密性管理
各个医院部门都保存了各自工作人员、病人信息、药物产品信息、设备仪器等重要的文件信息。电子文档档案管理系统的安全隐患包括数据盗取、黑客入侵、供电系统中断、保存载体破坏、非法人员访问、计算机恶性病毒、操作系统过度负载、伪造人员身份、管理权限丢失、数据恶性篡改、操作规范失误等。为了有效地避免这些信息遭受不必要的人为的、不可逆转的损坏，医院各个部门的电子档案应该做好安全性、保密性工作，同时加强管理工作的力度，采取相应的安全防范技术措施和有效的管理手段来消除这些安全隐患。例如，对于不同类型的电子文档应当由专人负责进行不同方式的保存处理，禁止其他无关的工作人员随意拷贝，在计算机上标注出能够代表其内容的检索标识或者名称。同时，对于医院的电子档案管理要进行定期的检查，对于重要的文件，在相对应的载体上注明特别保密和保密期限。将医院的电子档案的秘密级别进行多重等级划分，分为绝密、机密、秘密、公开四等，切实的落实好安全性的工作，保证万无一失。在医院档案系统保障体系的建设中，主要是从两个方面来实现。首先是通过电子信息安全等级的保护要求，完整配备高等级的软硬件设施，采用高科技的安全保障技术措施和方法，使得电子档案管理系统的要求达到二级（系统审计保护级）甚至是二级以上的安全措施保护标准。其次建立医院各个部门的健全和完善电子文档案馆安全管理条例法规制度，并严格按照标准实施。
（二）提高医务工作人员的思想认识
针对医院的医务工作人员对于档案的归档意识不明确这一问题，医院有关部门需要安排特定的培训课程来加强全体工作者的思想意识，开展相关电子档案管理软件使用培训，同时建立起有效的奖惩措施，确保医院中的医务工作者具有强烈的电子文档归档意识，提高医院的整体工作水平。首先，对于各类型的档案要按照工作范围来进行具体地归类划分，将不同保密等级、不同工作部门、不同病患类型进行有效地标识和储存，便于搜索查找。其次，加强电子文档管理相关制度的建设，把工作责任落实到每个电子档案的管理工作人员，建立起一套科学化、严格化、安全度极高的工作行政流程。最后，应当加强相关工作人员对于专业电子文档管理软件的熟练使用程度，这样才能真正的提高他们实际工作的效率，避免不必要的工作疏漏，从而更好地为医院病人提供高效可靠的服务。医院的医务工作者在收集病患的病例档案的相关信息、规划整理信息和提取信息的过程中，还应该采取一体化的措施，在电子档案管理的工作中实施和采取对应的考核机制，特别是在目前大数据技术发展的环境下，医院的档案管理工作者具备专业的医疗知识以外，还要求不断丰富电子文档管理的知识、不断提升自身的技能，做到不断进取，此外医院管理者应该对相关工作人员进行适时激励，增加工作积极性。通过这三个方面的意识形态的加强，才能够行之有效地提高医务工作者的思想意识，确保医院能够顺利地完成电子档案的管理工作。
（三）完善医院电子文档的制度和法律法规
目前，国家已经通过了相关电子文档管理的法律法规，例如《电子文件档案与管理规范》《电子公文归档管理暂行方法》。因此，医院各个部门应该以此为法律基础，制定符合各个部门實际要求的电子文档规章制度，将电子文档进行整理，包括分类、价值鉴定、开放审查、保密措施等，用规范化的条文明确记录下来，形成科学有效有序的管理制度。同时，档案管理者要加大后期对不同类型档案文件的检查、整理和有效利用。在查找医院电子文件或者数字档案信息之前，要求必须安排专业人员进行工作，通过文档技术查验，譬如完整性、准确性、清晰度，以便让医务工作者能够有效检索、阅读和理解电子档案信息，确诊病人的症状。另外还要注重电子文档的安全保存措施，保存载体中的原始内容数据应该和与查找单元建立有效和持久的联系，防止有人随意进入保存载体不负责任地对文档进行拷贝、修改、删除，定期对计算机载体进行杀毒防范，防止无关人员非法修改，采取安全保密技术措施，保证数据的可靠和可用。一旦出现数据丢失的情况，根据法律法规和相关的管理制度，立即对档案管理者进行严厉的惩处，并且勒令其找回原始文档数据。
三、总结
在计算机网络快速发展的推动下，电子档案管理是一种普遍的趋势，它广泛的应用在了各个社会领域，相比于传统纸质文档的管理方法，它具有极大的优越性。虽然目前还存在着电子文档管理不够完善等问题，但是利大于弊，我们应当采取有效的措施来克服这些问题，并且完善电子文档管理的相关工作，建立起切实的保障制度，加强医务工作人员的思想意识，在确定医院档案信息的系统安全保护措施等级时，医院应规定按病人服务安全保护等级和医务工作人员的系统服务安全的等级，对管理存在的一些问题要认真、严肃、有效地解决，从而促进医院各个部门的电子文档管理，使得医院的工作可以更加有效的完成，保证病人的身心健康不会因为医院的管理问题造成障碍，保证医院各个部门各项工作有效进行。
