规范职工培训档案管理的思考研究

    陆俊先

    [摘 要] 高校職工分为技术岗位、管理岗位、工勤岗位。档案管理实施新的管理制度，新的管理制度要符合高校的现实情况，及时解决档案管理出现的问题。记录档案实行电脑操作，节省了时间、人力，提高了工作的效率，减轻了员工的工作量，提高了高校的工作效益，推动了高校内部的发展。

    [关 键 词] 高职院校；档案管理；研究；问题

    [中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）13-0160-01

    一、高校职工

    高校职工分为技术岗位、管理岗位、工勤岗位等。技术岗位是教育方面的工作人员，如教师；管理岗位是管理高校的所有事物的工作人员，如教务处人员、就业处人员、档案处人员、校长处人员、学籍处人员、考勤处人员等；工勤岗位是管理学校后勤的人员，如打扫的阿姨、门卫大叔、食堂厨师、食堂服务员、宿舍的管理阿姨、书店的管理人员、管理电脑人员等。高校有不同的专业，也有不同的学历，每个专业有相应的管理职工，管理职工的学历或资历要符合管理专业。

    二、档案管理

    档案管理人员的工作是新学期开学需要给新的学生入职校园档案，每个学期的考试成绩，需要根据学校的考试次数进行入籍，每一次考试的成绩都要使用正确的方式进行入档。如果档案里的成绩或信息出现错误，会影响以后的就业事项或毕业事项，学生在高校中获得的奖项都要入档案，在毕业时领取毕业证都要明确标注，给学校留下最后的痕迹。档案的工作人员要有丰富的经验能力，在输入档案信息时不能有一丝马虎，如果档案出现问题，会影响学生以后的就业发展，也会给档案管理人员增加工作负担，档案的管理人员要对自己负责的工作有责任感，不仅对自己也要对学生负责，让学生对档案人员有信心，让高校的档案管理得以顺利实施。

    三、职工培训档案管理面临的问题

    （一）职工档案管理是不起眼的工作，要是不留意根本就不会知道有档案管理工作室，它不像教育部门引人注意，档案管理也不会在高校里有明显的成绩，档案只是高校幕后的工作。高校如果没有档案管理，高校资料就会乱成一团，学生的个人信息也易丢失，档案工作只在需要它的时候出现，不需要它的时候会是高校有力的后盾，高校不能没有档案管理这项工作，而现在的高校管理者都是兼任，没有固定的管理人员。在新学期开始时，档案的工作量是非常大的，档案管理的人员不静下心来是无法投入工作中的，若档案管理人员不是专业负责人员，缺少相关的管理经验，会给档案工作带来很多问题，使档案工作无法正常运行。高校在档案管理业务方面的培训资料甚少，培训资料不完整。因为，档案管理的工作非常的累，所以档案工作人员流失量比较大。

    （二）高校的档案管理制度比较落后，职工的培训档案管理工作存在很多盲点，高校的档案管理模式和管理过程都存在问题，管理模式比较单一，管理过程没有进行严格的监督，而且档案的管理与现实需要不符，高校的管理档案没有实施定期的管理方式，使一些学生新的动态没有及时更新，影响了档案管理的工作质量。

    （三）高校档案是人工记载的而非电脑记载，人工记载使用的人员较多，既费人力也费时间，还费资费，人工记载档案投入比较大，这样的工作占用了高校大部分员工。人工记载的档案不容易长时间保存，因为使用时间长，纸会变质，导致学生的基本信息不够完整。人工记载的信息不能共享，收集的资料也不够齐全，高校的档案管理信息无法实现与其他部门的共享，这样也影响了其他部门工作的效率。

    四、针对职工培训档案管理提出的对策

    高校要重视档案管理工作，严格看守学生的信息，档案管理实施新的管理制度，新的管理制度要符合高校的现实情况，能够及时解决档案管理出现的问题，找到问题的根源，加强档案管理者的专业水平，要及时记录学生的新动向。档案管理要聘用相关人员，提高员工素质，养成良好的服务态度，记录档案实行电脑操作，节省了时间、人力，提高了工作的效率。学生的档案内容齐全，内容不再凌乱，档案的内容一目了然，减轻了员工的工作量，搜索的信息比较方便，信息内容比较齐全，最重要的是能和其他的工作部门进行信息共享，提高了高校的工作效率，推动了高校的发展。

    高校要重视档案工作管理，严格看守学生的信息，档案人员的工作能力要加强，聘用专业的档案管理者，推动其他部门工作的开展。

    参考文献：

    [1]彭海翔.规范职工培训档案管理的几点思考[J].上海铁道科技，2017（3）：87-88.

    [2]吕阳.呼铁局职工教育管理系统的设计与开发[D].吉林大学，2016.

    [3]王婷.贵州花溪农村商业银行职工培训系统的研究与分析[D].云南大学，2015.