北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读

    熊延萍

    北京数字档案馆标准体系建设“八个标准”之一的《综合档案馆档案数字资源管理规范》于2016年10月19日由北京市质量技术监督局正式批准发布为北京市地标（DB11/T 1357-2016），2017年2月1日起开始施行。为更好地理解和执行《综合档案馆档案数字资源管理规范》（以下简称《规范》），现对《规范》进行一些解读。

    一、《规范》的出台背景

    当今社会信息技术飞速发展，信息化浪潮席卷全球，我国信息化建设的推进、电子政务的应用，对档案和档案工作产生着巨大影响。近年来，在国家档案局“存量数字化、增量电子化”战略部署下，北京市各综合档案馆馆藏档案数字化工作有步骤推进；同时，各综合档案馆也陆续接收电子档案，产生了大量档案数字资源。《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》将建设区域性数字档案馆列入工作目标，而《规范》是区域性数字档案馆标准体系建设的重要内容之一。目前，我们正在建设数字档案馆系统，全市档案数字资源都将在该系统中运行，迫切需要一套档案数字资源的管理规范。

    在总结以往人工管理、系统管理经验的基础上，以数字档案馆为依托，找规律、定规则，研究制定出了一套适用于综合档案馆档案数字资源管理的规范，这对北京市综合档案馆档案数字资源的共建共享具有现实指导意义，又为顺利建设区域性数字档案馆提供规范性支撑，引领全市档案数字资源管理工作向规范化、科学化方向迈进。

    二、《规范》的主要内容

    《规范》正文共包含8章，分别为总则、整理、建库、存储、利用、维护、传输和安全，合计47条。《规范》本着统筹规划、集中管理、分权负责、全程监管的原则，从综合档案馆档案数字资源的技术流程、数据类型、管理和技术要求三个维度来分析，实现对馆藏档案数字资源全生命周期的规范化安全管理，对综合档案馆馆藏档案数字资源从整理到维护，以及传输和安全等工作提出了技术要求和管理要求。

    （一）总则

    本章主要对档案数字资源提出了总体要求，包括规划、安全保障、制度流程、软硬件建设等。

    档案数字资源管理工作首先应确定好总体原则，编制中长期规划，且规划要与本地区、本行业、本单位信息化建设相适应。其次应建立安全保障体系、各项制度（包括管理维护、审批授权、监督检查、人员管理培训等），确保档案数字资源的安全。最后，档案数字资源管理需要依靠软硬件基础设施和业务系统来开展，故提出了软硬件选型和建设的总体要求。

    （二）整理

    理想情况下，接收进馆的档案数字资源，无论是电子档案本身，还是传统档案的数字化副本，数据格式都应该是规范的，否则，不予接收或重新修正。但现实工作中，由于多种原因，仍然存在不规范的馆藏档案数字资源。例如，北京市档案馆接收的奥运专题档案，由于版权属于国际奥委会，形成后不能擅自更改内容或形式，只能接收进馆后，用数字化副本来规范；又如，许多单位早期纸质档案数字化副本分辨率、展现形式等都不符合现有规范；因此，本章主要针对现实中存在着的不规范的馆藏档案数字资源的规范、整理提出具体要求、细则。

    整理档案数字资源时应先备份，避免整理出现问题时无法恢复数据。整理应在临时处理库中进行，而不是直接在正式的档案数字资源库中进行，避免操作失误导致正式的档案数字资源库破坏或失效。整理档案数字资源不是随意行为，想改就改，故应先履行审批程序。

    对于档案数字资源的格式、元数据、目录著录项《规范》中都提出了具体的要求，其他未提出具体要求的可参考相关规定。

    （三）建库

    存储、管理档案数字资源需要依赖资源库来开展，本章主要对建设档案数字资源库提出了具体要求、细则。

    首先应整体规划建设资源库，有效整合不同类别、依托不同操作系统或数据库的异构档案数字资源，避免缺乏规划导致以后异构档案数字資源进库存在不兼容、不匹配等问题。其次，建议按照不同需求建库，如临时库、正式资源库、利用库等，同时建议将结构化和非结构化数据从逻辑上分开建设管理，并兼顾档案诸如“全宗-目录-案卷-文件”层级结构等业务需求，以及使用相关的信息技术手段保证资源库的平稳运行，避免资源库搜索速度慢、扩容性差、系统中断等。另外，还应建立档案数字资源、元数据、目录数据之间的关联关系，如采用数据库视图、索引等来实现。其他的如参考规范建库、考虑扩容需求等，《规范》中也有具体要求。

    （四）存储

    建库后，需将档案数字资源存储起来，以便后续的利用、维护等，故本章主要对存储档案数字资源提出了具体要求、细则。

    档案数字资源有很多类别，如文本类、图形类、图像类、音频类、视频类等，建议逻辑上分类别分开存储（物理上是否分开存储需根据存储硬件的策略和性能分析确定），同理也建议将电子档案和传统载体档案数字化副本等其他档案数字资源逻辑分开存储，以便管理、备份、恢复时更灵活、更具针对性。存储的数字档案资源主要目的是长期保存和提供利用，《规范》中对长期保存和提供利用的档案数字资源存储环境、介质都有不同的要求。另外，长期保存的档案数字资源不应加密，其安全性可以从管理手段（如授权、审批等）、存储设备（如加强存储环境管理、存储策略优化等）上来加强。

    （五）利用

    本章主要对档案数字资源提供利用环节提出了具体要求、细则。

    首先对不同利用需求的档案数字资源要求相关人员应采用不同技术手段及时发布，以保证提供利用的档案数字资源的时效性。其次，发布应严格履行审批程序，且只发布鉴定为开放的档案数字资源，避免误发、错发等；发布时可根据利用需求进行相关的格式转换、数据压缩等技术处理，提高资源利用的安全性；对发布的途径也应多元化，如网络、抵馆现场利用等。再次，为方便群众快捷利用，因特网利用方式是单位主动发布的，无需审批程序，其他利用方式，都需履行审批程序；同时还应附加版权标识来提高档案数字资源利用的安全性。最后，《规范》中还提出了几种利用服务，但不限于这几种，有条件的单位可以自行增加。

    （六）维护

    本章主要对档案数字资源的数据检查、格式转化、迁移、统计和销毁等日常维护工作作了具体要求。

    首先，对长期保存的档案数字资源要求至少每两年进行一次“真实、完整、可用和安全性”四性检查，而经传输、迁移后的档案数字资源则应及时检查，以便及时发现问题并改正，具体要求按《规范》执行，有条件的单位也可高于《规范》要求执行。其次，长期保存的档案数字资源原则上是不允许改动的，但由于相关政策、技术发展、环境改变等因素导致不得不进行格式转换和数据迁移，《规范》对何时开展此两项工作作了详细阐述，同时对此两项工作也提出了具体要求。再次，档案数字资源的年度统计是要求的，其他统计分析则要求业务系统有能力及时实现。另外，档案数字资源的销毁处置需谨慎按照国标规定执行。本章最后一条要求对档案数字资源的操作（除检索和读取外）应有系统日志记录并至少保存一年，以备安全审计和处理故障时用。

    （七）传输

    档案数字资源的迁移、利用、存储备份等工作都涉及数据传输工作，故本章对在线、离线传输作了具体要求。

    （八）安全

    安全是档案数字资源管理的根本目的，贯穿整个档案数字资源管理工作，故本章主要从档案数字资源所依托的软硬件系统、应急响应工作、安全审计工作作了具体要求。

    三、《规范》释疑

    （一）《规范》的适用范围是什么？

    本《规范》适用于除涉密档案数字资源之外的北京市综合档案馆馆藏档案数字资源的全流程综合管理。

    （二）《规范》中第5.5条是如何定出的？第5.5条具体内容如下：

    5.5档案数字资源格式应符合如下要求：

    a）文本类档案数字资源标准格式包括PDF、OFD格式等；

    b）数据类档案数字资源标准格式包括DBF、XLS、XLSX格式等；

    c）图形类档案数字资源标准格式包括SVG、DWF、DWG及其他原始生成的矢量图格式等；

    d）图像类档案数字资源标准格式包括JPEG、TIFF格式等；

    e）音频类档案数字资源标准格式包括WAV、MP3格式等；

    f）视频类档案数字资源标准格式包括MPEG、AVI、MXF格式等。

    本条款主要规定了各类别档案数字资源的格式要求，主要根据（GB/T 18894《电子文件归档与管理规范》、（京档发[2009]1号）《北京市档案馆电子文件接收办法》以及北京市综合档案馆实际数据格式现状，并结合国家档案局和评审专家的反馈意见修改完善而最终定出本条款内容。

    （三）《规范》中第6.6条的“未來至少2年”、第9.2条的“至少每两年”、第9.8条的“至少保存1年”、第11.2条的“至少每两年”、第11.3条的“至少每两年”是如何定出的？

    这些条款里面所有的数值（如“保存1年、每两年”等）均为北京市档案馆实际工作经验累积，加之平时业务指导了解的信息综合而定的最低值，有条件的单位可以提高要求、标准。

    （四）《规范》中第7.7条“档案数字资源数据量占存储空间的80%时，应及时扩容”是如何定出的？

    一是结合业界经验，需要预留10%-20%存储空间用于存储内部raid等算法计算、存储远程复制、外部虚拟化、仲裁、数据交换等存储高级功能。二是如存储空间使用超过总容量80%之多，考虑业务数据增长，此时再进行扩容可能时间上来不及（考虑扩容项目周期），很可能会导致业务暂停，甚至存储爆满、数据丢失。三是市档案馆在实际工作中已遇到两次此类情况：两个档案业务系统的存储空间在使用至82%、88%时，系统响应时间延长约2～3倍，当时只能暂停相关档案业务，进行应急处理，扩容存储空间、清理数据、重新规划存储策略后，系统响应时间恢复至原本速度。

    综合以上经验，如存储空间使用超过80%，存储的读写性能（尤其是写性能）下降明显，为确保数据安全，业务顺畅，故定出此条款内容。

    （五）《规范》如何开展实施？

    北京数字档案馆系统将于2017年试运行，届时此《规范》将用于北京数字档案馆系统档案数字资源的管理工作。同时，将本标准的贯彻工作落实到日常的监督指导工作中，将其作为档案业务的日常性、基础性工作加以持续推动。在今后数字档案馆建设运行和日常实践工作中，积累经验，不断修订、完善此标准或补充相关系列规范、标准等。