信息时代下档案管理工作的创新
徐景超
摘要：信息技术和社会发展紧密相连，给人们的生活带来了翻天覆地的变化，打破了传统信息的闭塞。在这种背景下，档案管理信息系统建设应运而生，建立一套高效便捷的信息管理系统势在必行。所以应该突破旧有观念，构建一个信息化和数字化服务平台，奠定档案管理的基础。文章对当今档案信息管理做了简单陈述，对传统的信息模式进行了分析，并提出创新性的档案管理策略，以服务于信息时代下的档案管理。
关键词：信息时代 档案管理 创新 发展
中图分类号：G271 文献标识码：A
随着人类文明以及现代化进程的加快，科学技术出现了爆发式的增长，各种声音文字图像成为社会信息的主要传播媒介，因此需要建立一套科学的档案管理系统。档案在不同领域的作用是显而易见的，而且还需要人们通过发挥主动创造性来实现其价值。信息技术爆发式的发展，人类社会进入了信息时代。为了提升各自的竞争优势，每个行业都强化信息技术的应用。基于信息时代背景，有必要探索一条档案管理的新制度。
1 信息时代档案管理内容
档案管理与信息化有着密切的关系，因此，在操作过程中需要做好采集与存储管理。对于传统的档案管理而言，人为手工操作是主要手段，但是在信息化背景下，计算机处理却改变了以往的模式，提升了工作效率，增大了档案信息管理的精度。需要我们关注的是，档案信息管理在信息技术和数字技术发展的过程中，其操作主体仅限于相关的行政部门，而且还要服从于他们的规划与管理。在这样的背景下，档案信息管理有以下特点。一是相关部门在对档案信息进行管理的过程中需要结合档案的内容来进行规划管理，然后借助相应的法律法规进行科学操作；二是虚拟管理替代了实物管理，给各领域带来实质性的变革，是信息化时代发展的一个重要标志；三是数字化信息管理效率高，具有较高的精度，可以提升档案信息的管理效率。
2 传统信息管理的缺陷
传统的信息管理已经不能适应现代化工作的开展，传统的信息管理缺陷问题主要有以下几点。
2.1档案管理不受重视
在档案管理过程中，一些行政人员和领导集体忽视档案管理的重要性，把工作任务推给档案部门之后并不闻不问。随着时间的延长，就会造成非良性的循环，以致档案部门在档案管理工作中出现工作懈怠的现象。此外，对档案管理部门的重视度不够，是造成档案管理出现疏漏的重要原因。档案管理部门的工作人员，在个人利益上没有获取实在的好处，自然也很难把工作热情投入到档案管理中去。这些问题一直存在于档案管理工作中，是档案管理出现纰漏的重要原因。
2.2档案管理基础设施落后
根据实地走访和调查可知，很多部门没有设立存放档案的库房，往往把档案置于办公室中，这样操作不仅会妨碍正常的办公，而且还会造成档案管理的诸多问题。这种非专业化的档案管理，不但不能让所保存的档案质量具有完整性，而且还会损坏其中重要的信息，造成档案的残缺。此外，一些部门只顾着收集上级的红头文件，对其他的档案置若罔闻，会直接影响到档案的长期使用。
2.3档案内容与时代发展脱节
一些陈旧的档案资料放在档案室中未得到及时的更新，其内容就会失去价值，而且会缩小档案室的档案存储空间，造成资源的浪费。另外，一些无用的档案还会增加工作人员的工作压力，降低了档案的使用效率。有些档案只是随意的拼凑，没有任何的实际应用价值。管理人员对档案的不重视让档案管理工作一度陷入困境，所以端正档案管理人员的态度势在必行。因此要发动档案管理人员积极参与档案管理工作，及时更新档案内容，突破档案管理的局限性和滞后性，全心全意地为更多人提供科学有效的档案信息。
2.4制度缺陷导致档案管理机制缺失
一些单位建立的档案室只是一种形象工程，没有实际的价值。尤其是在管理层面，不规范的管理以及责任分配明确等让档案管理出现诸多问题。即便有建立档案管理的机制，组建档案管理小组，但是执行力度较弱，尚未开展科学的档案管理工作。
2.5体制缺陷让档案管理成为附庸
一些单位没有设立相关的档案管理人员，只是交付给办公室人员，作为其日常工作的一部分。所以他们很少会有时间进行档案整理和管理，即便参与管理，也心不在焉。没有专门化培训的档案管理人员，他们对档案管理知识就会严重匮乏，自然在档案管理工作上出现诸多的失误，因此单位的档案管理就会出现各种问题。
3 信息化背景下档案创新管理
针对传统档案管理带来的弊端，在信息化背景下必须要通过创新方式，提高档案管理工作的水平。
3.1信息管理层面
高速发展的信息技术可以服务于人们生活的方方面面，而且能够满足人们不同方面的需要。由于我国目前的档案信息管理处于一种分散的现状，所以要从人们的需求出发进行档案的科学管理。需要借助电子计算机将所有的档案信息输入到相关的电子设备，建立一个科学规范的信息管理系统，从而提升档案的整理管理效率。与此同时，一些单位在运行过程中因为外部因素出现系统故障，造成文件的损坏和丢失，需要利用总系统中数据进行修复处理，挽救信息损失。在集中化进行档案管理的过程中，需要借助相关的软件和先进的技术进行档案的管理，这样才能保证所有的档案管理具有规范性，也可以有效地整合各种信息资源。
3.2信息共享层面
信息技术的最大优势就是缩短了人与人之间的距离，拉近了部门之间合作的距离，能够实现更加高效的信息互换和交流。在档案管理领域，我国一直有分散管理的传统习惯，所以在信息共享方面还存在很多的不足，尤其是信息交流的程度较低，发展的水平滞后，以致最终的信息利用效率低于国际水平。所以需要提升信息管理的效率，实现高速的发展。在新时期的背景之下，需要不断地创新档案信息管理工作，建立统一的档案信息管理系统，搭建信息共享平台，保证所有的信息在不同的部门之间实现高效的共享。在运行过程中，工作人员需要对各种资源进行分类，这样可以帮助人们及时找寻到自己需要的信息，筛选自己有用的材料。档案管理部门要及时采取措施，强化各部门之间的日常交流，明确自身的工作重心，加大雙方的合作，提升对信息资源的利用效率，为最终高效的工作奠定扎实的基础。另外，各个部门还要对上传的信息资料进行明确的标注，这样可以为下一步的查询工作提供更多的便利。
3.3工作人员层面
档案的管理创新在信息化时代显得尤为重要，最为基础的就是档案管理工作人员的日常工作。所以我们在现阶段的主要工作，就是提升档案管理工作人员的创新精神和创新意识，这样才能够让档案信息管理的每一个环节都能实现精确化的管理，从而在保证效率的基础上实现高质量的档案信息服务。工作人员的创新精神对档案管理信息的处理尤为重要，所以各个部门在日常管理工作中要集中对管理人员的职业培训，强化各个部门之间的人才交流，提升档案信息管理的整体质量，上级部门要将档案管理部门置于正常部门的位置上，提升其现实的地位，甚至还需要加大对档案各部门的投入，对那些具有创新意识的管理人员实行奖励，激发他们爱岗敬业的意识，这样才能够让管理人员得到一种符合实际的回报。
3.4信息管理模式的优化
要想为信息化时代背景下的档案管理工作奠定一个扎实的基础，就需要不断地优化信息化档案管理的模式，创新档案管理机制。为了提升档案管理的服务水准以及质量，目前最为重要的工作就是集中管理档案，建设一个科学的系统来满足不同层次的人员需求。所以，需要统一管理，高效整合，对档案进行备份，保证所有的资料都能够健全。不同的单位和机关还要制定相应的档案管理模式，优化档案管理的每一个程序和步骤，提升档案管理的科学性。此外，还要不断地规范档案管理系统，制定相应的管理准则，对所有的档案信息管理设施进行规范化的升级处理，保证信息化档案管理模式符合现代社会和现代企业发展的需求。
3.5信息化档案管理平台的搭建
数据的统一化搜集以及处理需要一个可靠的平台，因此建立一个信息化的档案管理平台刻不容缓。 档案管理系统需要和发达的科学技术相结合，这样才能够为档案管理营造更好的发展空间。此外还要坚持相互合作，互利共赢的原则，实现管理模式从初级阶段到高级阶段的转变，成立综合性能较强的档案信息资料库，然后按照不同等级进行管理，形成一个体系完备的档案管理平台。打破传统的资料管理的时空局限，及时为人们提供可靠的信息数据。此外，还要强化信息平台的安全管理机制，避免出现数据信息泄露的现象。这需要管理人员高度重视信息管理工作，及时检测档案信息管理系统，保证管理平台的安全。
在实践过程中，信息化的应用不仅能够提升人们的整体生活水平，而且还能让社会进入一个快节奏时代。为了顺应时代发展的潮流，需要强化信息管理和建设，这样才能够在竞争激烈的时代中脱颖而出。作为每个行业领域在发展过程中积累下来的重要信息资料，档案管理工作越显重要。它是各领域未来发展的基石，即便其内容较为复杂，但是因為时代发展的需要，我们不得不转变原有的档案管理模式，提升档案管理的效率，加大对档案的创新工作，建立整套的信息服务体系，实现高效的档案信息管理。
参考文献：
[1] 程方园.浅谈信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2018（3）：62.
[2] 王世红.浅谈信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].办公室业务，2018（2）：176.
[3] 谷丽华.信息时代下档案管理工作的创新[J].佳木斯职业学院学报，2017（11）：482- 484.
摘要：信息技术和社会发展紧密相连，给人们的生活带来了翻天覆地的变化，打破了传统信息的闭塞。在这种背景下，档案管理信息系统建设应运而生，建立一套高效便捷的信息管理系统势在必行。所以应该突破旧有观念，构建一个信息化和数字化服务平台，奠定档案管理的基础。文章对当今档案信息管理做了简单陈述，对传统的信息模式进行了分析，并提出创新性的档案管理策略，以服务于信息时代下的档案管理。
关键词：信息时代 档案管理 创新 发展
中图分类号：G271 文献标识码：A
随着人类文明以及现代化进程的加快，科学技术出现了爆发式的增长，各种声音文字图像成为社会信息的主要传播媒介，因此需要建立一套科学的档案管理系统。档案在不同领域的作用是显而易见的，而且还需要人们通过发挥主动创造性来实现其价值。信息技术爆发式的发展，人类社会进入了信息时代。为了提升各自的竞争优势，每个行业都强化信息技术的应用。基于信息时代背景，有必要探索一条档案管理的新制度。
1 信息时代档案管理内容
档案管理与信息化有着密切的关系，因此，在操作过程中需要做好采集与存储管理。对于传统的档案管理而言，人为手工操作是主要手段，但是在信息化背景下，计算机处理却改变了以往的模式，提升了工作效率，增大了档案信息管理的精度。需要我们关注的是，档案信息管理在信息技术和数字技术发展的过程中，其操作主体仅限于相关的行政部门，而且还要服从于他们的规划与管理。在这样的背景下，档案信息管理有以下特点。一是相关部门在对档案信息进行管理的过程中需要结合档案的内容来进行规划管理，然后借助相应的法律法规进行科学操作；二是虚拟管理替代了实物管理，给各领域带来实质性的变革，是信息化时代发展的一个重要标志；三是数字化信息管理效率高，具有较高的精度，可以提升档案信息的管理效率。
2 传统信息管理的缺陷
传统的信息管理已经不能适应现代化工作的开展，传统的信息管理缺陷问题主要有以下几点。
2.1档案管理不受重视
在档案管理过程中，一些行政人员和领导集体忽视档案管理的重要性，把工作任务推给档案部门之后并不闻不问。随着时间的延长，就会造成非良性的循环，以致档案部门在档案管理工作中出现工作懈怠的现象。此外，对档案管理部门的重视度不够，是造成档案管理出现疏漏的重要原因。档案管理部门的工作人员，在个人利益上没有获取实在的好处，自然也很难把工作热情投入到档案管理中去。这些问题一直存在于档案管理工作中，是档案管理出现纰漏的重要原因。
2.2档案管理基础设施落后
根据实地走访和调查可知，很多部门没有设立存放档案的库房，往往把档案置于办公室中，这样操作不仅会妨碍正常的办公，而且还会造成档案管理的诸多问题。这种非专业化的档案管理，不但不能让所保存的档案质量具有完整性，而且还会损坏其中重要的信息，造成档案的残缺。此外，一些部门只顾着收集上级的红头文件，对其他的档案置若罔闻，会直接影响到档案的长期使用。
2.3档案内容与时代发展脱节
一些陈旧的档案资料放在档案室中未得到及时的更新，其内容就会失去价值，而且会缩小档案室的档案存储空间，造成资源的浪费。另外，一些无用的档案还会增加工作人员的工作压力，降低了档案的使用效率。有些档案只是随意的拼凑，没有任何的实际应用价值。管理人员对档案的不重视让档案管理工作一度陷入困境，所以端正档案管理人员的态度势在必行。因此要发动档案管理人员积极参与档案管理工作，及时更新档案内容，突破档案管理的局限性和滞后性，全心全意地为更多人提供科学有效的档案信息。
2.4制度缺陷导致档案管理机制缺失
一些单位建立的档案室只是一种形象工程，没有实际的价值。尤其是在管理层面，不规范的管理以及责任分配明确等让档案管理出现诸多问题。即便有建立档案管理的机制，组建档案管理小组，但是执行力度较弱，尚未开展科学的档案管理工作。
2.5体制缺陷让档案管理成为附庸
一些单位没有设立相关的档案管理人员，只是交付给办公室人员，作为其日常工作的一部分。所以他们很少会有时间进行档案整理和管理，即便参与管理，也心不在焉。没有专门化培训的档案管理人员，他们对档案管理知识就会严重匮乏，自然在档案管理工作上出现诸多的失误，因此单位的档案管理就会出现各种问题。
3 信息化背景下档案创新管理
针对传统档案管理带来的弊端，在信息化背景下必须要通过创新方式，提高档案管理工作的水平。
3.1信息管理层面
高速发展的信息技术可以服务于人们生活的方方面面，而且能够满足人们不同方面的需要。由于我国目前的档案信息管理处于一种分散的现状，所以要从人们的需求出发进行档案的科学管理。需要借助电子计算机将所有的档案信息输入到相关的电子设备，建立一个科学规范的信息管理系统，从而提升档案的整理管理效率。与此同时，一些单位在运行过程中因为外部因素出现系统故障，造成文件的损坏和丢失，需要利用总系统中数据进行修复处理，挽救信息损失。在集中化进行档案管理的过程中，需要借助相关的软件和先进的技术进行档案的管理，这样才能保证所有的档案管理具有规范性，也可以有效地整合各种信息资源。
3.2信息共享层面
信息技术的最大优势就是缩短了人与人之间的距离，拉近了部门之间合作的距离，能够实现更加高效的信息互换和交流。在档案管理领域，我国一直有分散管理的传统习惯，所以在信息共享方面还存在很多的不足，尤其是信息交流的程度较低，发展的水平滞后，以致最终的信息利用效率低于国际水平。所以需要提升信息管理的效率，实现高速的发展。在新时期的背景之下，需要不断地创新档案信息管理工作，建立统一的档案信息管理系统，搭建信息共享平台，保证所有的信息在不同的部门之间实现高效的共享。在运行过程中，工作人员需要对各种资源进行分类，这样可以帮助人们及时找寻到自己需要的信息，筛选自己有用的材料。档案管理部门要及时采取措施，强化各部门之间的日常交流，明确自身的工作重心，加大雙方的合作，提升对信息资源的利用效率，为最终高效的工作奠定扎实的基础。另外，各个部门还要对上传的信息资料进行明确的标注，这样可以为下一步的查询工作提供更多的便利。
3.3工作人员层面
档案的管理创新在信息化时代显得尤为重要，最为基础的就是档案管理工作人员的日常工作。所以我们在现阶段的主要工作，就是提升档案管理工作人员的创新精神和创新意识，这样才能够让档案信息管理的每一个环节都能实现精确化的管理，从而在保证效率的基础上实现高质量的档案信息服务。工作人员的创新精神对档案管理信息的处理尤为重要，所以各个部门在日常管理工作中要集中对管理人员的职业培训，强化各个部门之间的人才交流，提升档案信息管理的整体质量，上级部门要将档案管理部门置于正常部门的位置上，提升其现实的地位，甚至还需要加大对档案各部门的投入，对那些具有创新意识的管理人员实行奖励，激发他们爱岗敬业的意识，这样才能够让管理人员得到一种符合实际的回报。
3.4信息管理模式的优化
要想为信息化时代背景下的档案管理工作奠定一个扎实的基础，就需要不断地优化信息化档案管理的模式，创新档案管理机制。为了提升档案管理的服务水准以及质量，目前最为重要的工作就是集中管理档案，建设一个科学的系统来满足不同层次的人员需求。所以，需要统一管理，高效整合，对档案进行备份，保证所有的资料都能够健全。不同的单位和机关还要制定相应的档案管理模式，优化档案管理的每一个程序和步骤，提升档案管理的科学性。此外，还要不断地规范档案管理系统，制定相应的管理准则，对所有的档案信息管理设施进行规范化的升级处理，保证信息化档案管理模式符合现代社会和现代企业发展的需求。
3.5信息化档案管理平台的搭建
数据的统一化搜集以及处理需要一个可靠的平台，因此建立一个信息化的档案管理平台刻不容缓。 档案管理系统需要和发达的科学技术相结合，这样才能够为档案管理营造更好的发展空间。此外还要坚持相互合作，互利共赢的原则，实现管理模式从初级阶段到高级阶段的转变，成立综合性能较强的档案信息资料库，然后按照不同等级进行管理，形成一个体系完备的档案管理平台。打破传统的资料管理的时空局限，及时为人们提供可靠的信息数据。此外，还要强化信息平台的安全管理机制，避免出现数据信息泄露的现象。这需要管理人员高度重视信息管理工作，及时检测档案信息管理系统，保证管理平台的安全。
在实践过程中，信息化的应用不仅能够提升人们的整体生活水平，而且还能让社会进入一个快节奏时代。为了顺应时代发展的潮流，需要强化信息管理和建设，这样才能够在竞争激烈的时代中脱颖而出。作为每个行业领域在发展过程中积累下来的重要信息资料，档案管理工作越显重要。它是各领域未来发展的基石，即便其内容较为复杂，但是因為时代发展的需要，我们不得不转变原有的档案管理模式，提升档案管理的效率，加大对档案的创新工作，建立整套的信息服务体系，实现高效的档案信息管理。
参考文献：
[1] 程方园.浅谈信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2018（3）：62.
[2] 王世红.浅谈信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].办公室业务，2018（2）：176.
[3] 谷丽华.信息时代下档案管理工作的创新[J].佳木斯职业学院学报，2017（11）：482- 484.
