浅析事业单位会计信息化建设

    陈欣

    摘要：会计信息化建设在提高工作效率、完善财务数据、强化统计分析等方面具有重大作用，文章在以往理论研究成果的基础上分析了会计信息化建设的目的和意义，探讨了会计信息化建设的重点工作，并结合自身工作实际对事业单位会计信息化建设提出了若干设想。

    关键词：会计信息化；会计电算化；信息系统

    目前，学界关于会计信息化建设的理论研究汗牛充栋，对于会计信息化建设在经济发展中的作用给予了厚望，但这些论述较少涉及行政事业单位。笔者以一个基层事业单位财务工作人员的视角分析了会计信息化建设的必要性、面临的困难和采取的对策。

    一、研究目的和意义

    （一）会计信息化的发展

    会计信息化在我国已经有三十多年的发展历史，其发端可以追溯到上个世纪七十年代末的会计电算化工作。随着信息技术的不断发展，在1999年“会计信息化理论专家座谈会”上，专家们建议将“会计电算化”改为“会计信息化”。

    然而，会计信息化与会计电算化有着本质区别，会计电算化强调会计数据处理的规范化，“规范性”是会计电算化的第一要务。而会计信息化增加了使用者需求这个维度，强调会计结果在完善财务会计数据信息化的基础上侧重于满足单位内外信息使用者的需求。

    （二）会计信息化面临的问题

    学者杜安国认为虽然计算机技术和信息管理技术变革性地改变了信息管理的模式，但许多行政事业单位的会计工作还处在手工阶段，面临的主要问题有：

    第一，未建立信息化管理的宏观框架。行政事业单位的会计目的主要是收付实现，没有外部会计信息化的系统性要求，所以内部尚未形成统一的管理思路。

    第二，会计信息化制度不健全。会计信息化不仅需要信息系统，还需要完善系统的管理制度作为基础，目前行政事业单位会计工作在这方面尚属欠缺。

    第三，信息质量有效性差。数据归集和使用缺乏统一有效的技术平台，行政事业单位会计信息的外部使用者（一般是主管部门）无法有效获取基层单位的数据信息，导致信息不对称，影响工作统一部署和执行监督。

    （三）会计信息化的重要作用

    参考美国《财务会计概念公告》对会计报告使用者的论述，笔者认为事业单位的财务会计报告的主要使用者为：内部工作人员、主管部门和审计监察部门。

    第一，对内部工作人员的作用。有学者认为如果能减少人对会计工作的干预，会计信息可以更真实地反映会计主体的原貌。实践表明，会计信息化契合了这一思想，它能够很大程度地提高和保证会计信息质量，同时可以提高工作效率。

    第二，对主管部门的作用。建立统一的会计信息化平台，可以强化主管部门的监督管理，运用数据挖掘等先进的统计分析技术还可以准确地查找辖区内存在的问题，为科学决策提供依据。

    第三，对审计监察部门的作用。财务工作涉及党风廉政建设，会计信息化能够更加规范财会工作，有效防范廉政风险，同时，能够及时为审计监察部门提供准确信息，配合相关部门开展工作。

    二、会计信息化重点工作

    会计信息化的重点工作涉及会计信息化体系架构、会计信息系统建设、会计信息支配权等几个方面。

    （一）会计信息化体系架构

    学者在企业的会计信息化建设方面提出了MIS环境、AIS系统、ISCA模型等诸多理论，这些理论体现了集群化研究、系统分工、功能整合的思想。文章认为事业单位的会计信息化体系架构也可以借鉴上述先进的经验。整个体系架构可以分为会计信息管理、人员权限管理、会计系统操作、财务数据分析和风险监督管理五个部分。

    （二）会计信息系统建设

    会计信息化与会计信息系统两者相互依存、相互促进。针对前文论述的事业单位会计信息化体系架構，文章认为应建立五个会计信息系统：即数据信息管理系统、人员权限管理系统、会计操作系统、数据统计分析系统和风险监控系统。

    普里戈金（耗散结构理论的创立者）指出：“复杂系统的稳定性必须取决于复杂系统的通讯能力。”由此可见，不同系统之间应建立数据接口，进行数据交换，或者完成数据共享，保证通讯能力的畅通。不同系统内部根据工作内容细化为不同的功能模块；不同的功能模块通过权限控制，即每一名员工或者外部使用者根据权限查看、使用相应数据，没有权限无法使用系统数据。

    （三）会计信息支配权

    美国管理科学家达文波特（T.H.Davenport）提出了四种信息支配模式，即君主模式、联邦模式、分封模式和无政府模式，四种模式体现了会计信息使用主体对信息支配从集权到分权的程度。其中，君主模式最为集中，联邦模式次之，分封模式较分权，而无政府模式则极端分权。文章认为权限分配不仅涉及数据信息安全，更涉及工作管理链条的完整和管理环节之间的制约。所以，会计信息化建设应该坚持集中领导下的适度分权原则，兼顾工作效率和工作监督。

    三、会计信息化构想

    在讨论了会计信息化重点工作的基础上，笔者将以幼儿园为例介绍事业单位会计信息化的构想。

    （一）数据信息管理系统

    信息生态环境由种类纷繁的信息所组成，进入会计信息系统数据与信息必须具备有限性与可筛选性。数据信息管理系是基础，为其他系统提供数据源。

    第一，基本功能。该系统负责储存基础信息并进行简单的信息运算，例如根据考勤结果计算员工工资福利、计算入园儿童应缴纳的园费、餐费等。

    1. 人员信息：教职员工信息、入园儿童信息。

    对教职员工和入园儿童应进行唯一代码管理，方便经费计算等与财务相关的工作，唯一代码的编码规则为“入园年份+入园月份+三位顺序号（系统从001开始自动生成）”。教师、入园儿童同部门（班级）之间的对应关系由人工录入，如需调整也要经过人工通过系统操作变更。

    2. 经费信息：包括经费划拨、经费报销、资金使用等信息。

    3. 預（决）算信息：包括年度预算信息、年度决算信息。

    4. 考勤记录信息：包括教职员工的考勤记录信息、入园儿童的出勤记录信息。

    5. 资料信息：经费划拨、资金使用、出勤信息等需要有文件资料且按照规定应该扫描进入系统的，存储在“资料信息”中。

    第二，实现途径。一是手工初始化录入，例如入园儿童的基本信息、预（决）算信息等；二是通过其他系统调取，例如教职员工的信息可以通过教师系统调取，该系统采用数据库技术进行管理。

    （二）人员权限管理系统

    第一，基本功能。通过权限管理来实现不同岗位的人员使用不同的系统功能模块，防止岗位之间交叉操作，形成管理环节之间的监督和制约。

    第二，实现途径。按照不同岗位和管理制度的规定设置不同权限，主要分为经办权限、复核权限、审批权限三种，同一工作人员不能具有两种以上的权限。

    （三）会计操作系统

    第一，基本功能。该系统负责完成工资发放、园费和餐费的收缴、财务报销、经费划拨、凭证打印等工作。

    第二，实现途径。按照工作管理制度设计系统操作流程，不同经手人员在系统中进行经办、复核、审批等操作，实现网上办公。

    （四）数据统计分析系统

    第一，基本功能。该系统完成与财务工作相关的统计分析工作，并运用数据挖掘等技术进行一定程度的财务预测。

    统计内容包括资金收入、资金使用（工资福利、物资采购、房屋修缮等）、预（决）算资金、出勤情况等；统计口径包括时间、性别、班级类别（大、中、小班）、园级类别（总园、分园）等。财务预测是指利用历史数据统计分析规律，指导下一步财务工作，例如统计分析入园儿童出勤分布情况，安排下一步物资采购的财务支出等。

    第二，实现途径。解决不同系统之间、系统内部各个数据库之间数据调用的准确性问题，按照不同统计维度（口径）对统计内容进行统计，生成符合筛选条件的统计表。

    （五）风险监控系统

    第一，基本功能。实现事业单位预（决）算相符合、日常财务开支等财务工作的系统监控，出现计划与实际不相符或者费用奇高奇低等情况，系统自动提示、报警。

    第二，实现途径。在系统中设置相应指标或建立相应的比对勾稽关系，设置差额幅度，触及差额幅度的上限或者下限，系统完成自动提示工作。

    四、结语

    会计信息化建设本身是一项系统、复杂的工作，对于事业单位财务信息使用者具有重大意义，在保证会计信息准确性、提高效率、财务预测、完善审计监督等多个方面都会发挥巨大的作用，值得进行深入研究和思考。

    参考文献：

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    [2]吴江涛.会计确认研究[M].经济科学出版社，2012.

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    [4]杨周南.论会计管理信息化的ISCA模型[J].会计研究，2003（10）.

    [5]杜安国.行政事业单位会计信息化内外部问题研究[J].财会经纬，2008（01）.

    （作者单位：天津市河西区第十六幼儿园）