档案业务外包中管理机构与服务机构的角色定位探究

    沈东芳+聂二辉

    摘要：随着档案外包服务日臻完善、服务地位趋于认可、档案人才加速流入，档案业务外包成为一大趋势。处于需求方和供给方的档案管理机构与档案服务机构，面临着强弱势转换、主被动周旋及监理欠缺的困境，需要明确二者角色定位，即从利益相关到利益一体，从标准局外人到标准制定者，从监理欠缺到联合监理。

    关键词：档案业务外包档案管理机构档案服务机构

    2014年，中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出：“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务。”在此推动下，档案管理机构外包档案业务得到了长足发展。在档案业务外包渐成主流的大背景下，明确档案管理机构和档案服务机构的角色定位，有利于行业的健康和有序发展。需要说明的是，当前档案中介机构并非真正意义上的档案中介机构，应为“档案服务机构”。[1]（鉴于诸多关于档案服务机构的研究内容多以档案中介机构为名，故本文中引用的部分文献沿用档案中介机构的名称。）

    一、档案业务外包渐成主流

    20世纪90年代末，全国仅有100多所档案中介机构。然而，截至2015年11月，全国各级工商行政管理局备案登记的档案中介机构就有640多个。[2]档案服务机构数量的增加意味着越来越多的档案管理机构不断将自身的档案业务外包出去，除了民营档案服务机构逐渐占据主导地位外，外资型档案服务机构也陆续进驻国内。纵观整个档案业务外包的内外部环境，可以发现档案业务外包逐渐成为发展主流。

    （一）外包服务日臻完善

    档案业务外包服务的逐渐完善主要体现在两个方面：一是档案服务机构的业务范围不断扩展。现阶段，档案服务机构的业务范围包括档案寄存、档案整理、档案数字化、档案管理咨询和档案开发利用，[3]逐步形成以档案为核心的服务体系。二是单一档案服务机构的业务范围开始涵盖档案管理的全流程，能够提供档案从保管到利用的一站式服务，对档案管理机构而言，这种一站式服务有利于更好地发挥档案价值。

    （二）服务地位趋于认可

    档案管理机构在业务外包后，能够对档案管理机构产生积极的反馈，既能够对当前服务表示认可，又会引荐给直属或横向关联单位，扩大档案服务机构的业务范畴，推动档案服务机构的壮大。当档案服务机构获得客户认可后，将更利于其规模扩大和业务拓展，带动整个行业的进步。

    （三）档案人才加速流入

    档案服务机构的人员构成较为复杂，素质参差不齐。对于成熟的档案服务机构而言，人员构成理应存在高中低的层次，不同层次的人员又会匹配到相应的业务环节。据此，不能简单地认为档案服务机构人员素质普遍较低。随着档案服务机构的发展速度加快，无论是薪酬水平，还是职业通道，都越来越具有竞争力，这对高素质人才的吸引力越来越强，将促进档案专业人员的迅速涌入。

    二、档案业务外包中管理机构和服务机构的困境

    整个档案业务外包过程中，档案管理机构和档案服务机构分别扮演着需求方和供给方的角色。档案业务外包也是一种买卖的关系，同样也会出现失衡状态，但又表现出特殊性。买卖达成之前，档案管理机构拥有买或者不卖的绝对话语权，档案服务机构会主动寻求自身改变；买卖达成之后，档案管理机构容易产生系统依赖，随着时间推移逐渐变得弱势，档案服务机构主动改善的积极性会有所丧失，会被动地应对档案管理机构的需求。在整个买卖过程中，监理机构缺乏有效的监管和约束，这些都不利于供给双方角色的明确和档案业务外包的发展。

    （一）需求方的强弱势转换

    对于产品而言，如果不是必备品，而买家又能够负担得起，那么买家就可以根据自身需要决定买或者不买，在这种情况下，其基本处于主导地位。档案业务外包就处于这样的状况，对于档案管理机构而言，它包括交易前的强弱势交叉和交易后的相对弱势。

    交易前的强势较易理解，买方掌握买或者不买的绝对主动权，特别是在买或者不买都不会对业务造成较大冲击和影响的情况下。同时也存在交易前的强弱势交叉的情况，即虽然档案管理机构面临着买或者不买的绝对话语权，但是也隐含着购买时缺乏选择的弱势。当档案业务外包服务较为紧缺时，一旦档案管理机构出现外部行政命令或内部领导强压的情况，就会因选择过少而处于相对弱势的地位。这种交易前的强弱势交叉是档案业务外包行业起步阶段的典型特征。交易后的相对弱势是指当档案管理机构将档案业务外包后，容易产生对档案管理系统的依赖，一旦后期维护费用出现问题，档案管理机构就有可能瘫痪。此外，由于档案管理机构人员的流动，可能出现新人无法判定整理后的档案是否达到国家或省市标准，容易被档案服务机构所遏制并处于相对弱势地位。

    （二）供给方的主被动周旋

    面对档案管理机构的一项或多项需求，档案服务机构作为供给方会主动向档案服务机构提供服务。档案服务机构的主动服务需要档案管理机构不断投入资金，而现阶段的档案业务外包，大体上前期阶段资金充裕，后期较为短缺。从这个角度上说，档案服务机构在前期表现积极，主动为档案管理机构解决系统、数字化等遇到的各種问题，优化自身服务。后期由于资金投入的减少，档案服务机构比较被动，使得档案系统功能得不到完全保障，对档案管理和利用带来负面影响。

    （三）档案业务外包的监理欠缺

    现阶段，档案服务机构无法对所提供的服务进行有效监控，无法进一步提升服务质量；另一方面，档案行政管理部门对档案中介服务的监管只停留在备案和许可程度上，未能对档案业务外包服务实行有效的监督和管理。[4]具体而言，档案管理机构主要通过过程中的抽查以及结项时的验收进行监控，但是过程中出现问题整改的情况并不多，因此不能得到档案管理机构和档案服务机构的足够重视。而验收阶段，档案管理机构并不会严格审查各个环节和内容，面对档案服务机构呈现出来的最优部分，更利于验收通过，即使对瑕疵部分提出整改，档案服务机构也具备相当的调整能力。

    三、档案业务外包中管理机构和服务机构的角色定位

    通常情况下，买家购买卖家的服务或者产品都是当次或短时间内完成，较少像档案管理机构和档案服务机构相互之间频繁互动和长时间依托。因此，并不能将档案管理机构和档案服务机构之间的角色和关系简单地理解为买家和卖家的角色及关系。它们之间的这种特殊角色及关系，也决定了档案管理机构和档案服务机构需要进一步明确角色定位。

    （一）利益相关到利益一体

    档案管理机构作为档案信息资源的管理者，对发挥档案信息资源的价值承担着主要责任。而档案服务机构将最新的档案管理系统和数字化设备运用到档案信息资源的开发利用中，影响着档案价值的发挥。档案管理机构和档案服务机构都是围绕档案开展各项活动的，档案作为核心，将二者关联。需要注意的是，只是利益相关并不能保证档案发挥最大的社会和经济效益，因此需要构建一种利益一体的关系，从而形成合力共同促进档案事业的发展。档案是档案管理机构和档案服务机构赖以生存的基础，档案管理机构和档案服务机构所开展的数字化、开发利用等都是为了实现档案价值。从这一角度出发，档案管理机构和档案服务机构需要以档案为核心形成利益共同体。

    （二）标准局外人到标准制定者

    在档案行政管理部门制定的一系列档案标准中，很少有档案服务机构参与，原因在于现阶段的档案服务机构规模较小、影响力不足，并且高素质档案专业人才欠缺，这都造成了档案服务机构在标准制定中的局外人身份。为了更好地打造档案业务外包的一站式服务体系，档案服务机构需要从自身入手，优化人才结构，提升档案业务外包的专业水准，在档案行政管理部门的指导和监督下参与有关档案的各项标准建立过程，甚至尝试制定某一档案类型的外包服务标准，获得档案行政管理部门的认可及推广，树立标准参与者乃至制定者的角色。

    （三）监理欠缺到联合监理

    建立有效、健全的监管机制是保证外包服务商规范服务，敦促其合法经营的重要手段，企业具体实施监督权的人员要定期对外包商的服务进行评分与考核，对外包商违反合同的行为及时发现并指正，以保证企业既定目标的顺利、高效实现。[5]此外，建立联合监理的机制更能促进档案业务外包目标的达成。作为监理方，一般是独立于档案管理机构和档案服务机构之外的第三方，但现阶段并未存在此类第三方。作为过渡阶段，可以实行由档案管理机构、档案服务机构和专家学者共同构成的联合监理机制，定期组织座谈会，以保证档案业务外包服务的顺利进行。

    注释及参考文献：

    [1]黄霄羽，朱敬敬.档案中介机构应当正名[J].档案学通讯，2012（5）：93-97.

    [2]古淑婷.国内档案中介机构发展探析[J].現代经济信息，2016（8）：381-382.

    [3]陈嘉男.我国档案中介机构研究综述[J].云南档案， 2015（3）：45-50.

    [4]张根水.档案中介服务质量评价指标体系构建研究[J].浙江档案，2015（2）：23-25.

    [5]李梅，张小锋.企业档案外包服务风险分析[J].中国档案，2014（11）：38-39.