档案资料规范管理探索

    摘 要 档案资料是机关、团体、社会组织和个人在从事社会活动中形成，具有一定参考价值的各类载体形式的记录总和。它是主观概念性与客观存在性的有机结合，它与资料、“ 档案”既有联系，也有区别，在实践活动中既不能把档案当作档案资料，也不能把档案资料作为档案，可以把档案资料运用“档案化”模式来规范管理，充分发挥档案资料价值，实现档案资料规范化管理的常态化与科学化。

    关键词 档案资料 规范管理 探索

    中图分类号：R197.2 文献标识码：A

    目前，针对档案资料的认识，比较普遍的认识是把其当作文件性质的文献资料，对我们的工作、生活和学习在一定时间范围内具有一定依据性或者参考性。在管理实践层面上出现了两种情况，一种是把其当作短期档案来处理，将其纳入保管期限为1-10年期间的一般性档案进行着规范化管理。另一种是将其当作一般性资料进行着“自然化”或者“无序化”管理。

    1存在的问题

    （1）档案资料认识模糊，未获得正确的对待。由于档案资料没有相关权威的认定，处于模糊认识之中，时为档案，时为一般性资料，即需要的时候就视其为档案一样厚爱，用档案的方式、方法来对其进行规范管理，不需要的时候，视其为一般性的资料，任其自由存放，让其自生自灭。

    （2）档案资料人为缺“位”， 无法施展其“为”。根据“为”与“位”的辩证哲识：有“为”才有“位”，有“位”才能有“为”的理解，可以是先有“位”，在既定“位”上充分发挥其价值，然后才有所作“为”。档案资料作为一种客观存在，它本身有自己的“位”，然而，其固有的“位”并没有被外界所认可，人为将其置放于其它的“位”，导致其应有价值无法发挥，其物质性“为”无法得到常态化体现。

    （3）缺乏规范或者标准的界定。到目前为止，国家党政管理和相关行业领域（尤其是档案行业）都没有关于档案资料的界定，但对其使用非常普遍（以档案行业使用为例），如《中华人民共和国档案法》第55条“各级各类档案馆应当配备研究人员，开展对档案内容的研究整理，提供档案利用咨询，编辑出版‘档案资料，满足社会各方面需要”；《档案管理违法违纪行为处分规定》第九条第二款：“擅自从档案中抽取、撤换、添加‘档案材料（档案资料）的”；《高等学校档案管理办法》中第八条第四款：“编制检索工具，编研、出版‘档案史料，开发档案信息资源”等。通过这些利用可以看出档案资料（档案材料）的存在是有一定的合法性的，但就是没有对其进行相关术语或者事物的明确界定，缺乏一种主观认可的客观存在性。

    （4）缺乏相关的管理规范体系。根据《中华人民共和国档案法》第55条中的档案资料术语的使用，标明档案资料是一种存在合法性的事物，也是一项合法性的工作，对其进行的系列工作应该具备一定的系统性与规范性，但在实际的工作实践工作过程中，既没有相关的法律、法规，也没有相关的行业规范，更没有形成相关的体系对其进行规范化的管理与制约。

    2规范管理档案资料的思路

    尽管档案资料的认识模糊，称呼混乱，自身无法入“位”，但毕竟它是人类社会生产力发展到一定阶段社会分工的产物，是人类社会文明的象征，既是一种客观存在性物质，也是一种主观概念抽象成果，是主观与客观共同作用的存在性物质。作为社会发展的推动者与承继者，我们有义务对其进行公正、客观、规范地管理，实现其科学发展，协同发展与生态发展。

    2.1正确认识档案资料

    档案资料即档案材料，亦称档案文献或者档案历史文献等，它是人类从事社会活动的产物。主要指：机关、团体、社会组织和个人在从事社会活动过程中形成的，具有一定参考利用价值的各类载体形式的原始记录总和。它的来源主体既包括机关、团体、社会组织与个人，也包括各项社会活动，如政治、经济、军事、科技、文化、教育、宗教、档案等活动。它的主要价值是参考利用价值，并且保管期限相对较短，一般不超过5年。它的载体形式与记录形式具有多样化与多元化的特性。从其运动周期来看，它主要在档案形成的前期，广义“文件”形成的后期。

    2.2正确区分“文件”、资料、档案资料与档案的关系

    它们四者之间的共性都是客观存在性物质，共同来源于机关、团体、社会组织和个人，并且从事社会活动，都是社会活动的产物，它们都存在着一定的利用价值，它们的载体形式都具有多样化与多元化。它们之间的区别主要是价值发挥的功效不同。文件是社会活动产物形成第一阶段，其主要价值是“管理”性价值，起上传下达的功效。资料与档案资料的主体价值是参考性价值，档案的关键价值是凭证性价值。其中资料与档案资料的根本区别在于资料是原始性与艺术性（图情文献）的集合体，档案资料是具有 “文件”性质原始性的记录集合。

    2.3对档案资料进行“档案化”管理

    档案工作从其历史产生发展到现在，已经形成了非常规范与标准的相关体系，但是档案资料工作到目前为止既没有相关规范，也没有相关标准，更没有相关工作体系，为了充分地发挥档案资料功能，我们可以对其进行一种创新的规范管理，即“资料档案化管理”。

    所谓“资料档案化”管理就是把档案资料视为档案，借用档案管理的思想、理念、法律、法规、制度、操作标准、规范、方式、方法对其进行简单、易操作，能安全保管和利用的一种管理模式。如部门立卷制度，定期收集归档集制度、统计制度、台账管理制度，目录检索与信息化管理等。

    2.4防止和消除两种极端管理思想

    由于长期以来形成的对档案资料的模糊认识和档案资料参考价值发挥规律性特点（用时有价，不用时无价），在对其进行管理的时候容易出现两种极端管理的思想与做法。

    （1）“档案资料就是档案”管理思想。在某个特殊时期，档案资料可能会发挥一定的价值与作用，尤其在进行相关的考核与考评的时候，我们可能会认为档案资料的重要性极大，甚至比档案的价值都重要，这个时候我们会不顾一切成本与劳动强度地去从事档案资料工作，完全把档案资料与档案等同化，也是“档案资料就是档案”认识的外在行为体现，这种管理思想和做法会浪费我们不必要的大量人力、物力与财力，同时也会使本该受到重点收集，分类与安全管理的档案受到忽略，出现顾此失彼。

    （2）过期资料管理思想。一段时间内，档案资料的参考价值得不到任何体现的时候，容易让一些管理者认为这些档案资料没什么价值，没必要花时间、人力、物力对其进行规范管理，只要有空地就存放或者随便找一处存放就行，甚至更有甚者直接销毁，这就是过期档案资料管理思想的直接体现。这种管理思想的危害性极大，容易造成档案的直接流失，或者后期档案收集不齐全、不完整与不系统，给我们的管理工作造成极大的麻烦与损失，它也是我们管理混乱与管理水平层次低下的直接体现。

    2.5建立适宜档案资料发展的相关体系

    虽然提倡“档案资料档案化”，但毕竟档案资料不是档案，并且也是目前没有档案资料独立的管理体系的条件下提出的。为了档案资料发展规范性，长久性与持续性，期盼国家相关职能单位制定相关的规范管理文件与制度，形成相关的管理体系，力争实现管理有依据，操作有规程，为档案资料价值发挥提供保障，实现档案资料规范管理的常态化与科学化。

    总之，我們要明确档案与档案资料有着千丝万缕的联系，但档案不是档案资料，档案资料也不是档案，它们都有着各自的特性，有着各自价值发挥的规律，我们不能从思想认识上模糊它们，实践行为上忽略他们，相反，我们要根据他们各自产生、存在和价值发挥的规律方面重视共性管理，也要根据个性对他们进行区别个性化管理，以获得管理最佳效益，实现“档案资料工作”与“档案工作”管理效益的科学化。

    作者简介：张继欣（1968.09-），女，黑龙江安达人，攀钢集团综合服务中心档案馆，本科，馆员；研究方向：档案管理实务、企业档案管理。

    参考文献

    [1] 覃兆刿.中国档案事业的传统与现代化[M].中国档案出版社，2003：8.

    [2] 第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议.中华人民共和国档案法（第五十五条）[Z].1987-09-05.

    [3] 朱铁志.“为”与“位”的辩证法[J].求是杂志，2017（13）：61-62.

    [4] 何嘉荪，马小敏.后保管时代档案学基础理论研究之四——档案化问题研究[J].档案学研究，2016（03）：4-11.