浅谈经济师如何控制企业的采购成本
周茉
摘要：随着时代的不断发展和进步，我国各行业发展水平也得到了明显的提升，而物资采购作为企业生产经营活动的重要组成部分，经济师在采购成本控制中发挥着重要的作用，经济师是负责企业采购的重要人员，它不仅可以对采购成本进行直接有效的控制，同时还能够为企业领导出谋划策，制定科学策略有效降低采购成本，进而提升企业市场竞争能力。基于此，文章通过对当前企业采购成本面临的风险因素进行分析探究，并提出有效的成本控制措施。
关键词：经济师；企業采购成本；风险因素；控制方法
采购成本主要就是指企业在各种采购活动过程中的一种货币表现，为了实现采购目标而付出经济资源代价和价值，或者企业为了获得一定的物资而花费的费用，就是在物资采购中的包装、存储、购买、运输以及装卸等环节所要付出的财力、人力、以及物力等资源的总和。但是，当前企业在进行成本控制过程中还面临着一些风险和影响因素，如人员素质相对较差、供应商管理不当、缺乏完善的采购计划等，这些严重影响着企业的成本控制效果，需要经济师采取有效措施进行解决，这样才能推动企业的可持续发展。
一、当前企业采购成本面临的风险以及影响因素
（一）风险分析
1. 固有风险。其主要就是指在不对外部因素和内部结构进行考虑的情况下，采购中的某一环节可能存在的失败风险。通常情况下，企业所面临的固有风险就是指市场风险，通常因为市场价格存在较大的不确定性，从而造成企业采购活动失败的风险。在采购中虽然提倡坚持“公平、公开”的基本原则，但是由于客观条件和主观因素的限制，无法保证购买商品的质优价廉性，从而预期目标的实现也得不到保证。
2. 计划风险。企业在进行采购活动中，如果经济师没有对市场和供应商进行科学全面的分析，制定的采购计划存在不合理的现象，那么很容易形成计划风险，在采购数量、交货日期、商品质量以及技术要求等严重偏离了预期采购目标，这不仅会影响着采购工作的顺利进行，同时还严重影响着成本控制效果。
3. 合同风险。在与供应商签订采购合同后，有的供应商会出现延期交货、商品质量不达标、数量不够等违约行为，合同中虽然制定了一系列的违约处罚条例，但是合同履行会受到很大的影响，商品没有及时到位，很容易影响企业的生产经营进度或者正常发展。因此，经济师应该充当市场调查的角色，将各商品供应商进行综合分析考虑，尽量选择信用良好、生产能力强的企业进行合作，确保物资能够保质保量按期到位，推动本企业各项生产经营活动的顺利进行。
（二）影响因素
1. 人员素质相对较差。在企业发展过程中，普遍存在着采购人员综合素质差的现象，由于企业忽视了物资采购工作的重要性，所以缺乏对采购人员进行各种教育培训工作，使得采购人员的采购能力相对较差。而且在商品采购过程中，有的经济师不是很熟悉和了解商品的真实价格。在商务谈判时也只能对商品价格进行简单的横向比较，没有对商品成本进行科学全面的分析，所以只能将商品报价作为商务谈判的主要条件，这样无法保证物资购买成本的最低性。
2. 供应商管理不完善。经济师在控制采购成本分析中，缺乏对供应商进行动态维护和管理，没有根据市场变化和自身发展情况进行最优化的供应商选择，长时间内都是认准一个供应商，很容易形成供应商的垄断行为，从而使买卖双方存在不平等交易现象，导致企业无法通过合理的价格来进行物资的采购。
二、加强企业采购成本控制的有效策略
（一）制定完善的采购计划，有效降低企业采购风险
1. 明确物资采购数量。经济师在制定采购计划过程中，要坚持适量原则，虽然采购数量越多价格就越优惠，但并不是采购数量越多越好，采购成本很容易受到库存成本和资金周转率的影响。首先，采购部门和经济师要认真核对和审查物资购买清单，将物资购买数量控制在合理的范围内。其次，认真核对商品使用部门领导是否在请购单上进行签字同意。在采购那些需求量较大的原材料中，如零配件等，经济师要通过多种采购数量所产生的成本影响进行分析。成本分析通常包括：归类各项清购项目，通过经济指法进行成本测算；在对采购数量较少的物品，可以通过对照资金来进行成本控制分析。
2. 供应商的精确定位。采购部门在采购活动之前，需要将自身的购货单发送到各个供应商手中，并且向他们索要商品的供应价格、付款条件、质量指标、交货时间以及折扣标准等。然后根据以上资料对各供应商进行全面充分的对比分析，从中选择成本最低、信誉良好的供应商进行合作。同时，在进行采购活动中还要坚持“适地”原则，尽量选择本地或者距离本企业较近的供应商，这样不仅能够有效降低商品的运输成本，而且还有利于进行沟通和协调，促进合作的顺利进行，进而从整体上降低采购成本。
3. 合理确定采购时间。如果商品采购不及时，延误了物资到位时间，那么很容易使企业发生待料停工的现象，进而影响着生产和销售活动的顺利进行。因此，经济师应该合理分析企业的生产经营情况，合理确定物资采购时间，结合时间特点采取针对性的采购方法。例如，对于那些现用现购的物资，应该根据物资的具体使用日期来测算出准确的采购时间；在坚持最佳成本的采购原则时，需要通过公式将采购时间长短计算出来；在控制存货过程中，应该运用存量控制来确定采购时间；对于那些需要定期进行采购的物资，需要制定采购时间表，保证物资能够按时进行采购。
（二）进行科学的价值分析
要想将采购成本控制在合理的范围内，首先就需要经济师做好科学的价值分析，为采购活动提供经济性和合理性的指导。首先，效用分析。通常情况下，物资类型不同其效用也不同，但是也存在一些物资在某一方面的效用相同。所以，经济师要充分了解每一种物资的效用，从可行性和经济效益角度出发进行全面的比较分析，最终做出合理的选择。其次，成本分析。对企业的各项工作成本进行具体分析，充分掌握项目运作成本和所需物资成本的变动规律。再次，对商品内部的各构成要素进行分析，如商品的尺寸、零件、形状、公差等要素，从而确定能够有效降低成本的方法。最后，功能分析。将零件作为对象、商品功效作为目标进行零件的分析对比，全面考虑这一零件是否可取消、是否可调整以及是否可替代，从而找出最优的设计方法。
（三）创新物资采购途径和方法
近年来，随着网络信息技术的发展，出现了各种电子商务平台，为人们的生产生活提供了极大的便利条件，经济师也可以将眼光放到网络环境中去，通过电子商务平台进行物资的采购，在降低采购成本的同时，也能够提升物资采购效率。通过电子平台能够方便经济师更加全面、清晰、透明的了解供应商们的生产经营情况，可以从用户评价、商品库存数量、商品价格、厂家地址等多个方面进行对比分析，从而选择距离最近、评价信用良好、库存充足的供应商进行合作。同时也可以与供应商进行在线协商和议价，这样不仅缩减了供应商的分析时间和谈判时间，同时还可以减少大量的人力、物力、财力投入，减少物资采购中不必要花费的成本。此外，企业也可以与其他同类企业合作进行联合采购，有效解决因为单个订单数量少而无法满足优惠条件的矛盾，这样不仅可以加强同类企业之间的合作，相互之间交换情报，增强采购绩效，同时还有利于实现双赢的目标。
物资采购活动作为企业生产经营活动的重要组成部分，要想在这一环节实现成本的有效控制，就需要充分发挥经济师的市场分析、内部管理作用。经济师在进行成本控制工作中，应该充分考虑当前企业物资成本面临的各种风险，结合自身发展和市场情况制定科学的采购计划，合理确定物资采购数量和采购时间；对供应商以及商品类型进行全面的价值分析，做出正确选择；创新物资采购途径和方法，加强与同类企业的合作，在有效降低采购成本的同时，加强企业间的交流与合作，实现企业的可持发展。
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（作者单位：中国电力工程顾问集团华东电力设计院有限公司）
